Страсбург, 21 декември 2006 г.

Уважаеми г-н Х,

На 16 и 26 ноември 2004 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия относно неплащането на сметка в рамките на проекта „xyz“.

На 15 декември 2004 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 30 март 2005 г. Препратих Ви го с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 24 май 2005 г.

На 21 септември 2005 г. поверените ми служби се свързаха със службите на Комисията по телефона, за да поискат актуализирана информация.

На 10 октомври 2005 г. изпратих писмо с допълнителни запитвания до председателя на Комисията. Комисията изпрати допълнителното си становище на 7 декември 2005 г. Препратих Ви го с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 16 февруари 2006 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя релевантните факти в обобщение са, както следва:

В периода от октомври 2003 г. до януари 2004 г. жалбоподателят е ръководител на екипа по проекта „xyz“. В контекста на този проект жалбоподателят е предоставял услуги по договор, сключен с дружеството „Y“ (Споразумение No 035/CSV3016/2003), подписано на 15 и 21 октомври 2003 г.). Тази компания е част от консорциум, "Z", ръководен от компанията "B". Y все още не е платил сметката си в размер на 14 221,70 EUR заедно с лихвите.

Договорът между жалбоподателя и Y предвижда, че „изпълнителят ще плати само действително отработените и одобрени от Клиента дни“. Тъй като „клиентът“ е Комисията, жалбоподателят е имал пряк интерес от това дали Комисията е платила за извършената работа. На 24 август 2004 г. жалбоподателят изпрати писмо до члена на Комисията Нилсън с искане Комисията да разгледа въпроса, за да ускори процедурите.

На 12 ноември 2004 г. генералният директор на Службата за сътрудничество EuropeAid отговори от името на комисар Нилсън. Отговорът се отнася до обсъждания, които са в ход от февруари 2004 г. между Комисията и Z относно качеството на услугите, предоставяни по рамков договор No 2003/72193, сключен през октомври 2003 г. В резултат на тези обсъждания Комисията реши да спре плащането на окончателната фактура, докато Z не предостави допълнителна информация.

Жалбоподателят отбеляза, че не е запознат със съдържанието на горепосочените обсъждания между Комисията и Z. Жалбоподателят също така счита, че услугите, които е предоставил, са задоволителни. Възнаграждението на другите партии е платено. Освен това Комисията е използвала предоставените от жалбоподателя документи за проекта на Съвета на Европа, за който е била предназначена. Жалбоподателят също така посочи, че дружеството Y не е знаело каква допълнителна информация е била поискана от Комисията.

На 16 и 26 (1) ноември 2004 г. жалбоподателят подава настоящата жалба до Европейския омбудсман, в която твърди следното:

Налице е ненужно забавяне в решението относно плащането на неговата сметка, тъй като Комисията не е изпълнила задълженията си към своя изпълнител Z.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията направи следните коментари:

Договорът за техническа помощ „xyz“ е възложен на консорциума Z, състоящ се от дружествата Y и B. Договорът е подписан от Комисията на 13 октомври 2003 г. и от Z на 15 октомври 2003 г. на обща стойност 64 995 EUR. В началото на договора е извършено авансово плащане в размер на 38 997 EUR (60 % от общата сума).

Екипът на проекта се състоеше от ръководител на екипа и експерт по реформата на системите за социална закрила, въпреки че беше предвидено и наемането на местни експерти от държавите бенефициери. За да изпълнят необходимия мандат, експертите трябваше да координират дейностите си с министерствата на социалните въпроси в държавите бенефициери, както и със съответните отдели на Съвета на Европа и Пакта за стабилност за Югоизточна Европа („Пактът за стабилност“) (вж. мандата на договора със Z (2)).

Жалбоподателят е бил нает от дружеството Y и е работил по тази задача като ръководител на екипа на проекта. Изпълнението на договора е засегнато от някои проблеми по отношение на качеството на предоставяните услуги.

Що се отнася до твърдението, че е имало ненужно забавяне в решението относно плащането на сметката му, тъй като Комисията не е изпълнила задълженията си към своя изпълнител Z, Комисията първо припомни фактите:

В началото на договора, на 16 октомври 2003 г., жалбоподателят е участвал заедно с други експерти в среща в Страсбург, където е имал възможност да получи подходяща информация и да се запознае с рамката за развитие на проекта. Въпреки това, когато на 9 януари 2004 г. службите на Комисията получиха проекта на техническо задание от изпълнителя, бяха изразени съмнения относно разбирането на проекта от страна на ръководителя на екипа. Проектът на документ не беше качествен и ясен и показа различен подход от този, посочен при първите контакти с жалбоподателя.

На 13 януари 2004 г. в помещенията на Комисията се проведе среща с жалбоподателя, за да се установи какво е направено до този момент и да се обясни на жалбоподателя как да продължи работата, за да получи краен продукт в съответствие с мандата на договора. Заключението от тази среща беше, че нивото на ангажираност, знания и експертен опит на жалбоподателя не отговаря на очаквания стандарт. След срещата Комисията потвърди необходимостта от по-широки и конкретни цели и направи ясно разграничение между вече установените проблеми и резултатите, които могат да бъдат постигнати с този проект. Това наложи пренаписване на проекта на техническото задание въз основа на по-точна информация от полето (т.е. от посетените държави бенефициери). Подробен доклад за мисията също трябваше да бъде предоставен до 22 януари 2004 г. Предвиждаше се новият мандат да бъде одобрен на среща в Страсбург на 22—23 януари 2004 г. със съответните отдели на Съвета на Европа и Пакта за стабилност. Докладът трябваше да включва цялата необходима информация, за да се направи окончателната оценка на следващата версия на проекта на мандат.

Тъй като договореният на срещата краен срок не беше спазен, на 26 януари 2004 г. службите на Комисията поискаха от Z да изпрати проекта за мандат и приложенията най-късно до 31 януари 2004 г.

На 3 февруари 2004 г. отново е установен контакт със Z. Този път изпълнителят по рамковия договор беше предупреден също така, че Комисията може да прекрати договора поради липса на качество и нарушаване на договорните условия, тъй като — въпреки споразумението, постигнато на срещата с жалбоподателя — не е получена обратна информация от него.

С електронно писмо от 9 февруари 2004 г. Z информира Комисията, че е получило от Y преразгледаното техническо задание и някои материали, изготвени от жалбоподателя. Както обаче признава самото Z, представянето на тези документи не е било възможно поради липсата на техническо качество. Комисията също така беше информирана, че междувременно работодателят на жалбоподателя е поискал от друг експерт да преразгледа техническото задание. Службите на Комисията информираха консорциума, че не следва да се наемат други експерти без предварителното одобрение на Комисията.

До средата на февруари 2004 г. Комисията получи окончателния мандат, който отговаряше на поисканите качествени критерии. С електронно писмо от 20 февруари 2004 г. Комисията ги одобрява и уведомява Z за намерението си да не предостави пълно плащане на неизплатената фактура. Мотивите за това решение са липсата на реакция от страна на жалбоподателя и лошото качество на неговата работа, както и фактът, че окончателното задание е изготвено от друг експерт. В това електронно писмо Комисията също така насочи вниманието на изпълнителя към последиците, произтичащи от лошото изпълнение и значителните закъснения.

На 2 април 2004 г. Z изпраща на Комисията окончателна фактура за предоставените услуги, която възлиза на предвидената в договора сума (64 975 EUR (3)). Тъй като вече е извършено авансово плащане в размер на 38 997 EUR, дружеството иска да му бъде изплатена дължимата сума в размер на 25 978 EUR. На 1 юли 2004 г. Комисията отново уведомява Z, че част от фактурата е недопустима. На среща, проведена на 6 юли 2004 г., Комисията отново се позовава на причините, свързани с лошото изпълнение и със закъсненията, като основание за намаляване на сумата, която трябва да бъде изплатена. Беше постигнат компромис със Z, който се съгласи да изпрати правилно формулирана фактура.

Едва на 2 ноември 2004 г. Z възобновява контактите си с Комисията, като се извинява за липсата на обратна връзка и предлага среща с координатора на новия консорциум. Комисията не счете такава среща за необходима, тъй като не бяха предоставени нови елементи.

Накрая, с електронно писмо от 15 декември 2004 г. Z изпраща друга окончателна фактура на обща стойност 48 475 EUR. Тази нова фактура заменя представената през април 2004 г., в която общата сума възлиза на 64 975 EUR. Тъй като в началото на договора е извършено авансово плащане в размер на 38 997 EUR, дружеството иска да му бъде изплатена нова сума в размер на 9 478 EUR. С електронно писмо от 20 декември 2004 г. службите на Комисията поискаха искането за плащане да бъде официално подадено в съответствие със съществуващите правила. Това искане беше повторено на 13 януари 2005 г. в телефонен разговор със счетоводния отдел на Z. Неизплатеното плащане в размер на 9 478 EUR ще бъде надлежно обработено при получаването на такава фактура.

В допълнение към обяснението на фактите Комисията отбеляза, че иска да подчертае, че няма договорни отношения с жалбоподателя, като страните по договора са Комисията и Z.

По отношение на забавянето на плащането на услугите на жалбоподателя (14 221,70 EUR) Комисията призна, че е спряла плащането на фактурата, представена през април 2004 г., поради горепосочените причини. Това решение обаче не е било насочено към жалбоподателя, а към Z като договорен партньор на Комисията. Несъмнено времето, необходимо за вземане на решение относно плащането на фактурата, е било дълго. Комисията поднесе извиненията си на жалбоподателя за това забавяне. Значителна част от този период обаче се дължи на липсата на обратна връзка от страна на дружеството в продължение на почти четири месеца.

Що се отнася до факта, че в договора на жалбоподателя с Y се посочва, че „изпълнителят ще плати само действително отработените и одобрени от клиента дни“, Комисията отбеляза, че това се отнася до договорните отношения между жалбоподателя и Y.

Комисията също така заяви, че няма задължение да информира пряко жалбоподателя. Съгласно член 3 от договора между жалбоподателя и Y координаторът на проекта на изпълнителя е лицето, което отговаря както за даването на указания в областта на управлението на проекта, така и за информирането му за всеки въпрос, свързан с проекта. Z беше непрекъснато информиран за липсата на удовлетворение от страна на Комисията и се съгласи, че някой друг следва да отговаря за изготвянето на проекта за мандат.

Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че Комисията е използвала изготвени от него документи и по този начин е приела, че неговите услуги са с необходимото качество, Комисията посочи, че не е използвала проектите на документи, предоставени от експерта, поради простата причина, че те са с лошо качество.

Писмото на жалбоподателя до комисар Nielson от август 2004 г. беше първият и единствен контакт на Комисията с жалбоподателя след срещата, проведена на 13 януари 2004 г. През цялото това време жалбоподателят не е осъществявал контакт със службите на Комисията.

Въз основа на гореизложеното Комисията счете, че нейните служби са действали правилно и са спазили правилата и принципите, които са задължителни за нея.

Забележки на жалбоподателя

В обобщение жалбоподателят направи следните забележки:

Няма официално решение, в което Комисията да е посочила причините, поради които счита, че изпълнението на договора със Z е недостатъчно. Комисията не е представила доказателства, че проектът на мандат не е ясен и качествен или че жалбоподателят като ръководител на екип не е имал правилното мнение по проекта.

Комисията не посочи автора на заданието, получено през февруари 2004 г. Жалбоподателят заяви, че въпросният мандат може да бъде само този, който е дал на Y на 9 февруари 2004 г. Комисията е трябвало да провери това.

Електронната версия на техническото задание беше изпратена за първи път на отговорния служител на Комисията (ръководител на проекта) по електронна поща на 9 януари 2004 г. Срещата на 13 януари 2004 г. е била изтеглена напред, тъй като жалбоподателят е планирал да отиде в Америка по важни причини през втората половина на януари 2004 г. Тази електронна версия от 9 януари 2004 г. не беше пълна, тъй като някои части не бяха попълнени поради заболяване на експерт, с други думи поради непреодолима сила. На срещата на 13 януари 2004 г. беше договорено, че тези части ще бъдат завършени, но нямаше спор относно недостатъците по отношение на качеството. Не е оправдано жалбоподателят да трябва да поеме отговорност за факта, че друг експерт е болен. На този експерт обаче е платено.

Противно на първоначално предвиденото на първото заседание, отговорният служител на Комисията изиска представянето на подробен доклад за командировката и провеждането на втори отчет.

След като жалбоподателят се е върнал от Америка на 1 февруари 2004 г., той е изготвил нова версия на мандата на 9 февруари 2004 г. Те са изпратени на неговия работодател, който ги е препратил на Комисията на 11 февруари 2004 г. В електронно писмо от 20 февруари 2004 г. до Z отговорният служител на Комисията изрази задоволството си от новата версия, очевидно без да осъзнава, че тя е изготвена от жалбоподателя, въпреки че жалбоподателят е информирал отговорния служител на Комисията. Служителят на Комисията обаче посочи, че не желае да използва документа. Що се отнася до качеството на предоставените услуги, жалбоподателят отбеляза, че документите, изпратени на Комисията през февруари 2004 г., съответстват на разпоредбите, съдържащи се в договора на жалбоподателя, и на образеца за нормалната тръжна процедура. Жалбоподателят счита, че е изпълнил изцяло възложената му задача.

След 9 февруари 2004 г. жалбоподателят не е изслушал отново Комисията. Жалбоподателят е научил от Y, че Комисията едностранно е прекратила договора и е отказала плащането на таксите на жалбоподателя, без да посочи причини за това.

Жалбоподателят посочи, че макар Комисията да е отбелязала, че не е използвала документа поради лошото му качество, отговорният служител, като е прочел документите, го е използвал съзнателно или несъзнателно.

Жалбоподателят счита, че името и честта му са опетнени в този случай. Освен това жалбоподателят научава от Y, че отговорното длъжностно лице е предложило на Z да плати на жалбоподателя 20 % от хонорарите му без обяснение, но че след като е изслушал жалбата до омбудсмана, той е обвързал предложението си с условието жалбоподателят да оттегли жалбата си. Поради това жалбоподателят счита, че е бил подложен на натиск.

Понастоящем вземането на жалбоподателя възлиза на 14 221,70 EUR плюс лихва в размер на 1 986,53 EUR на обща стойност 16 208,23 EUR.

Въз основа на гореизложеното жалбоподателят стигна до заключението, че:

1. Комисията не е мотивирала възраженията си, които са довели до неплащане на хонорарите му,
2. Комисията не е спазила член 41 от Хартата на основните права, съгласно който той е трябвало да бъде изслушан, и следователно:
3. вече не съществува правно основание за отказ за плащане; и
4. Комисията следва да му заплати пълния размер на таксата и допълнителните разходи, включително лихвите за забава, в размер на 16 208,23 EUR.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ ЗАПИТВАНИЯ

На 21 септември 2005 г. службите на омбудсмана се свързаха по телефона със служителя на Комисията, отговарящ за досието, и попитаха дали има нова информация след становището на Комисията от 30 март 2005 г. по отношение на плащането на фактурата на Z. Служителят на Комисията информира службите на омбудсмана, че след искането на Комисията от 20 декември 2004 г. до Z не е представена фактура и не е получено допълнително съобщение от Z.

След внимателно разглеждане на становището на Комисията и забележките на жалбоподателя омбудсманът счете, че са необходими допълнителни проверки. Поради това на 10 октомври 2005 г. той изпрати писмо до Комисията с искане да предостави становище относно следните нови твърдения, повдигнати от жалбоподателя в неговите забележки:

(1) Жалбоподателят твърди, че отговорният служител на Комисията е изискал представянето на подробен доклад за мисията и провеждането на втори отчет. Тези елементи не бяха предвидени в първоначалния брифинг (вж. стр. 3 от забележките на жалбоподателя, „niet gecontracteerde wensen“).

(2)(а) Жалбоподателят твърди, че името и честта му са опетнени в този случай.

(2)(б) Жалбоподателят твърди, че е бил подложен на натиск, тъй като е научил от Y, че отговорният служител на Комисията е предложил на Z да му плати 20 % от хонорарите му без обяснение, но че след като е изслушал жалбата до омбудсмана, предложението е било поставено в зависимост от оттеглянето на жалбата от жалбоподателя.

На второ място, омбудсманът поиска от Комисията да го информира за положението във връзка с неизплатената фактура от Z в размер на 9 478 EUR и перспективите за плащане.

Допълнително становище на Комисията

В допълнителното си становище Комисията представя накратко следните коментари:

На 16 октомври 2003 г. в Страсбург се провежда среща между Комисията, жалбоподателя и други експерти с цел преглед и разясняване на работата, която трябва да се извърши. На 9 януари 2004 г. Z изпраща на Комисията проекта за мандат. Този проект беше счетен за незадоволителен. Поради тази причина на 13 януари 2004 г. е проведена нова среща с ръководителя на екипа (т.е. жалбоподателя). Протоколът от това заседание, който Комисията приложи към допълнителното си становище, беше изпратен на изпълнителя. Комисията поиска от жалбоподателя, inter alia, да пренапише проекта за мандат и да представи подробен доклад за мисията, който да бъде представен до края на януари 2004 г. Този срок не беше спазен.

На 9 февруари 2004 г. изпълнителят изпрати писмо до Комисията, в което заяви, че е получил преработения проект на техническо задание, но счита, че документът не е ясен. В същото електронно писмо изпълнителят заяви, че е поискал от германски експерт, специализиран в областта на социалната сигурност, който познава добре Балканите, да преразгледа отново проекта за мандат. Окончателният проект на мандат, съответстващ на изискваните стандарти за качество, беше окончателно получен в средата на февруари 2004 г. Поради тези закъснения Комисията и нейният изпълнител се споразумяха, че следва да се предвиди намаляване на окончателното плащане.

По отношение на новите твърдения на жалбоподателя Комисията направи следните коментари:

Що се отнася до първото ново твърдение , мандатът на договора между Комисията и Z изисква експертите да координират дейността си с министерствата на социалните въпроси или техните еквиваленти в държавите бенефициери, с отдел „Социално сближаване“ на Съвета на Европа и с инициативата за социално сближаване на Пакта за стабилност. Имената на лицата за контакт бяха дадени на експертите преди възлагането. Провеждането на срещи и докладването по тях са необходими и безспорно задължение на всеки, който изпълнява мисия в рамките на договор. Самият изпълнител е признал задължението си да информира Комисията за резултатите от договорите на своите експерти и съответните органи и е изпратил на Комисията набор от меморандуми за мисията.

Първият проект на мандат обаче не отговаряше на стандартите, а меморандумите за мисията бяха твърде кратки, за да позволят правилна проверка на приноса на местните органи. Поради това Комисията беше задължена да поиска от изпълнителя да изготви нов проект на мандат и да представи подробен доклад за мисията до 22 януари 2004 г. Ако качеството на извършената от изпълнителя работа беше добро, Комисията със сигурност нямаше да поиска подробен доклад за командировката.

Що се отнася до второто ново твърдение , Комисията посочва, че е длъжна да гарантира качеството на работата, за която плаща в рамките на договор. При настоящия договор извършената от изпълнителя работа не отговаря на изискваните стандарти за качество. Поради това Комисията е била длъжна да уведоми изпълнителя, че следва да коригира работата и да приведе нейното качество до равнището, изисквано от договорните ѝ задължения.

Комисията изразява съжаление, че жалбоподателят е бил обиден от факта, че Комисията не е могла да приеме работата, изготвена от него и представена от изпълнителя. Трябва обаче да се подчертае, че намерението на Комисията никога не е било да опетни името и честта на жалбоподателя.

Що се отнася до втората част от второто ново твърдение, в становището си жалбоподателят отправя сериозни обвинения, които Комисията категорично отхвърля. Както вече беше споменато, Комисията и нейният изпълнител са предвидили намаляване на окончателното плащане, тъй като изпълнителят е приел, че работата не е доставена навреме. Комисията не е запозната с последиците, ако има такива, от това споразумение за жалбоподателя. Ако имаше последици, това би бил въпрос, по който Комисията не би имала никакво право да се намесва. В това отношение трябва да се припомни, че договорният партньор на Комисията е Z, а не жалбоподателят.

Що се отнася до искането на омбудсмана да бъде информиран за настоящото положение във връзка с неизплатената фактура в размер на 9 478 EUR от Z и евентуалното ѝ плащане, Z е изпратил последната си фактура на Комисията по електронна поща, което не е приемливо. На 20 декември 2004 г. Комисията иска от Z да изпрати официална фактура по обикновена поща, но тази фактура все още не е получена.

Комисията отново ще се свърже със Z и ще поиска от него да представи горепосочената фактура възможно най-скоро. Получаването на фактурата би позволило на нейните служби да извършат съответното плащане.

Допълнителни забележки на жалбоподателя

Жалбоподателят представи накратко следните допълнителни забележки:

Комисията прие окончателния проект на мандат, но заяви, че това не е документът, който той е представил, без обаче да представи доказателства за това. Малко вероятно е неговият документ да не е бил използван при подготовката на проекта, който е бил предмет на задачата на жалбоподателя.

Той не е знаел за споразумение между Комисията и изпълнителя за намаляване на окончателното плащане.

Що се отнася до твърдяното опетняване на името му, той не е склонен да посочи името си за нови проекти в своята област, тъй като не е искал да поеме риска проектите да бъдат отхвърлени само поради факта, че името му е включено в списъка на експертите. Той смята, че интересите му са били накърнени.

Що се отнася до твърдения натиск, Комисията му е предложила устно да оттегли жалбата си.

Все още няма окончателно решение за плащането.

Комисията не е обяснила защо той не е бил незабавно уведомен за твърдените недостатъци на работата му. Този провал противоречи на принципите на добрата администрация.

Трябва също така да се припомни, че закъсненията не се дължат на него, а на заболяването на колегата му (което е случай на непреодолима сила) и че въпреки това на колегата му е било платено.

РЕШЕНИЕТО

1 Предварителни бележки относно обхвата на разследването

1.1 В периода от октомври 2003 г. до януари 2004 г. жалбоподателят е ръководител на екипа по проекта "xyz". В контекста на този проект жалбоподателят е предоставял услуги по договор, сключен с дружеството Y, което е част от консорциум Z, ръководен от дружеството „Б“. Според жалбоподателя Y все още не е платил сметката си в размер на 14 221,70 EUR заедно с лихвите. Договорът между жалбоподателя и Y предвижда, че „изпълнителят ще плати само действително отработените и одобрени от Клиента дни“. Жалбоподателят счита, че предоставяните от него услуги са задоволителни. Възнаграждението на другите партии е платено. Освен това Комисията използва документите, предоставени от жалбоподателя за проекта на Съвета на Европа, за който е предназначен. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че е имало ненужно забавяне в решението относно плащането на сметката му, тъй като Комисията не е изпълнила задълженията си към своя изпълнител Z.

1.2 В тази връзка омбудсманът би искал първо да посочи, че не съществуват преки договорни отношения между самия жалбоподател и Комисията, която следователно не е субектът, отговорен за плащането на таксите на жалбоподателя. Договорът, който жалбоподателят е сключил в настоящия случай, е договорът „Споразумение Y No 035/CSV3016/2003“, сключен с дружеството Y и подписан на 15 и 21 октомври 2003 г. Y е част от консорциума Z и отговаря за заплащането на жалбоподателя за неговите услуги (4). Договорните отношения между жалбоподателя и Y обаче са извън обхвата на компетентност на омбудсмана. Омбудсманът посочва, че исковете на жалбоподателя срещу Y, включително плащането на неговите такси, могат да бъдат предявени в съответствие с точка 19 („Уреждане на спорове“) от договора му с Y, в която се предвижда, че „неговото споразумение е подчинено на законите и юрисдикцията на държавата Х. Ако възникне спор от или във връзка с това споразумение, компетентният орган е Съдът на град Х (държава Х).“

1.3 След това уточнение договорът, на който се основава твърдението на жалбоподателя, е договорът, подписан между Комисията и Z на 13 и 15 октомври 2003 г. Омбудсманът отбелязва, че този договор се състои от i) писмо с договор No 2003/72193 (рамков договор AMS/451 - лот No 8); ii) общите условия на договорите за услуги на EuropeAid; iii) офертата на рамковия изпълнител; и iv) техническото задание на договора. По отношение на този договор омбудсманът би желал да поясни следното:

1.4 Съгласно член 195 от Договора за ЕО омбудсманът е оправомощен да получава жалби "относно случаи на лошо администриране в дейността на институциите или органите на Общността". Омбудсманът счита, че лошо администриране е налице, когато публичен орган не действа в съответствие с правило или принцип, които са задължителни за него (5). Следователно лошо управление може да се установи и по отношение на изпълнението на задължения, произтичащи от договори, сключени от институциите или органите на Общностите.

1.5 Омбудсманът обаче счита, че обхватът на проверката, която може да извърши в такива случаи, е непременно ограничен. По-специално омбудсманът е на мнение, че той не следва да се стреми да определи дали е налице нарушение на договора от някоя от страните, ако въпросът е спорен. Този въпрос може да бъде разгледан ефективно само от компетентен съд, който ще има възможност да изслуша доводите на страните относно съответното национално право и да прецени противоречиви доказателства по всички спорни фактически въпроси.

1.6 Поради това омбудсманът счита, че в случаите, свързани с договорни спорове, той има основание да ограничи разследването си до проверка дали институцията или органът на Общността са му предоставили последователно и разумно изложение на правното основание за своите действия и защо счита, че становището му относно договорното положение е обосновано. Ако случаят е такъв, омбудсманът ще заключи, че неговата проверка не е разкрила случай на лошо администриране. Това заключение няма да засегне правото на страните договорният им спор да бъде разгледан и официално разрешен от компетентен съд.

1.7 Омбудсманът отбелязва, че в допълнителните си забележки жалбоподателят е направил ново твърдение, а именно, че Комисията не е обяснила защо той не е бил незабавно информиран за предполагаемите недостатъци на неговата работа и че това противоречи на принципите на добрата администрация. В тази връзка омбудсманът счита, че за да не забави допълнително решението си по настоящата жалба, той ще ограничи своето разследване до твърдението, изложено в първоначалната жалба, и допълнителните твърдения, съдържащи се в забележките на жалбоподателя. Жалбоподателят е свободен да подаде нова жалба до омбудсмана, след като е предприел съответните предварителни административни действия пред Комисията. Омбудсманът обаче отбелязва, че Комисията не е имала договор с жалбоподателя. Поради това е трудно да се разбере защо Комисията е трябвало да бъде задължена да информира жалбоподателя за недостатъците на неговата работа.

2 Твърдението относно i) ненужно забавяне на решението относно плащането на сметката на жалбоподателя и ii) непредвидено изискване за представяне на доклад за командировката

2.1 Жалбоподателят твърди, че е налице ненужно забавяне в решението относно плащането на неговата сметка, тъй като Комисията не е изпълнила задълженията си към неговия изпълнител Z. Жалбоподателят по-специално твърди, че макар предоставените от него услуги да са задоволителни, неговата сметка в размер на 14 221,70 EUR все още не е платена от Y, тъй като според твърденията Комисията е поискала допълнителна информация. Жалбоподателят също така посочи, че Комисията е използвала неговите документи за проект в Съвета на Европа, за който те са били предназначени.

2.2 В становището си Комисията отбеляза, че когато на 9 януари 2004 г. нейните служби са получили проекта на техническо задание (6) от своя изпълнител (т.е. Z), те са имали съмнения относно разбирането на проекта от страна на ръководителя на екипа (т.е. жалбоподателя), тъй като проектът на документ не е бил качествен и ясен. На среща с жалбоподателя на 13 януари 2004 г. се стигна до заключението, че техническото задание се нуждае от пренаписване и че новите условия ще бъдат одобрени на среща на 22—23 януари 2004 г. С електронно писмо от 9 февруари 2004 г. Z уведоми Комисията, че е получило преразгледаното техническо задание от Y, но че представянето на документа не е било възможно поради липсата на техническо качество. Комисията също така беше информирана, че работодателят на жалбоподателя е поискал от друг експерт да преразгледа техническото задание. До средата на февруари 2004 г. Комисията най-накрая получи новия проект на мандат, който отговаря на изискваните качествени критерии, и с електронно писмо от 20 февруари 2004 г. ги одобри. Тя обаче информира Z за намерението си да не плати пълната фактура поради липсата на реакция от страна на жалбоподателя, лошото качество на работата му, значителните закъснения, които са настъпили, и факта, че окончателният мандат е изготвен от друг експерт. С електронно писмо от 15 декември 2004 г. Z изпраща нова фактура, заместваща по-ранна фактура от 2 април 2004 г., за сумата от 48 475 EUR и претендира плащането на неизплатената сума от 9 478 EUR. Комисията посочи, че неизплатеното плащане ще бъде надлежно обработено след получаване на официално представена фактура. Накрая Комисията подчерта, че не е имала договорни отношения с жалбоподателя. Комисията обаче поднесе своите извинения на жалбоподателя за забавянето при вземането на решение по отношение на фактурата, като заяви, че значителна част от забавянето се дължи на липсата на обратна информация от Z в продължение на почти четири месеца. Комисията също така заяви, че не е използвала документите, изготвени от жалбоподателя, тъй като те са с лошо качество.

2.3 В становището си жалбоподателят поддържа жалбата си. Във връзка с основното си твърдение той направи допълнително твърдение, а именно, че отговорният служител на Комисията е изискал представянето на подробен доклад за командировката и провеждането на втори отчет, както и че тези елементи не са били предвидени в първоначалния брифинг.

2.4 В допълнителното си становище относно новото твърдение Комисията заяви, че е поискала от жалбоподателя да пренапише мандата и да представи подробен доклад за мисията до 22 януари 2004 г. Комисията посочва, че провеждането на срещи и докладването за тях са необходими и безспорно задължение на всеки, който изпълнява мисия в рамките на договор. Ако качеството на извършената от изпълнителя работа беше добро, Комисията със сигурност нямаше да поиска подробен доклад за командировката.

2.5 В отговор на искането на Омбудсмана да бъде информиран за настоящото положение във връзка с неизплатената фактура в размер на 9 478 EUR от Z и перспективите за нейното плащане, Комисията повтори това, което беше заявила в първото си становище: Z е изпратила последната си фактура на Комисията по електронна поща, което е неприемливо. На 20 декември 2004 г. Комисията е поискала от Z да изпрати официална фактура по обикновена поща, но тази фактура все още не е получена.

2.6 Следователно в настоящия случай омбудсманът - както вече беше посочено в точка 1.6 по-горе - трябва да провери дали Комисията е представила последователно и разумно правно основание за своите действия и защо счита, че становището ѝ относно договорната позиция по отношение на изпълнението на задълженията ѝ към изпълнител Z е обосновано.

2.7 Омбудсманът отбелязва, че предметът на договора между Z и Комисията е бил "Подготовка на мандата за проекта по Регионалната програма за действие CARDIS за 2003 г. "Програма за подкрепа на социалните институции". Експертите за изпълнение на тази задача са: i) жалбоподателят като ръководител на екип; ii) експерт по реформата на системата за социална закрила; и iii) местни експерти. В графика за плащане се предвижда, че Комисията трябва да извърши авансово плащане в размер на 60 % от ,, а именно 38 997 EUR, при започването на договора и че „остатъкът [] е дължим в срок от 60 дни от получаването на окончателната фактура със списъка на оправдателните документи и след одобрение на окончателния доклад“. Жалбата на жалбоподателя се отнася до това предполагаемо забавяне на плащането на остатъка.

2.8 Омбудсманът отбелязва, че в точка 5 („Докладване“) от мандата на договора се предвижда, че „експертите ще изготвят първи проект на мандата на проекта преди 17 октомври 2003 г. и ще изпратят електронна версия на английски език на ръководителя на проекта от ЕК. Окончателната версия, също и по електронен път, се очаква не по-късно от 24 октомври 2003 г.“(подчертаването е добавено). Съгласно собствения му договор с Y жалбоподателят е консултантът, който отговаря за предоставянето на услугите, изисквани съгласно техническото задание на договора между Комисията и Z, и му е предоставено копие от това техническо задание под формата на приложение В към договора му с Y.

2.9 Що се отнася до изпълнението на договора, сключен между Комисията и Z, а именно представянето на мандата от Z на Комисията и неизплатеното плащане на сметката на Z от Комисията, от материалите по делото е видно, че хронологията на фактите е следната:

На 16 октомври 2003 г. в Страсбург се провежда среща относно проекта, в която жалбоподателят участва заедно с другите експерти. Първият проект на мандат беше изпратен на Комисията от Z на 9 януари 2004 г. Тъй като Комисията не е удовлетворена от тяхното качество, тя решава да организира втора среща с жалбоподателя на 13 януари 2004 г., за да обясни на жалбоподателя как да продължи по-нататък. На 19 януари 2004 г. отговорният служител на Комисията изпраща електронно писмо до Z, в което се позовава на срещата от 13 януари 2004 г. и изразява надеждата си, че екипът от експерти, ръководен от жалбоподателя, ще достави краен продукт с високо качество. На 26 януари 2004 г. той изпраща друго електронно писмо на Z, в което отново се позовава на много лошото качество на проекта за мандат и определя нов краен срок 31 януари 2004 г. за представяне на окончателния мандат. На 3 февруари 2004 г., след като не получи отговор от жалбоподателя, служителят на Комисията изпрати ново електронно писмо до Z, в което се посочва възможността за прекратяване на договора поради неспазване на условията на договора и недостатъчното качество на доклада, представен от жалбоподателя.

В електронно писмо от 9 февруари 2004 г. до отговорния служител на Комисията Z посочва, че жалбоподателят е изпратил нова версия на техническото задание на Y. Y счита, че качеството на новата версия не е достатъчно добро, за да може тази версия да бъде предадена на Комисията, и поради това е поискал от германски експерт, специализиран в областта на социалната сигурност, да ги преразгледа и да ги представи до 11 февруари 2004 г.(7). Поради това Z поиска нов краен срок. С електронно писмо от 11 февруари 2004 г. служителят на Комисията отговори, че не може да бъде нает нов експерт без предварителното одобрение на Комисията.

С електронно писмо от 11 февруари 2004 г. Z изпраща преразгледания мандат на съответния служител на Комисията. В отговора си от 20 февруари 2004 г. последният посочва, че документът е много по-близък до изискваното качество. Той обаче информира Z, че предвид лошото качество на извършената работа и тъй като Комисията не е получила новини от жалбоподателя след срещата на 13 януари 2004 г., той обмисля да не одобри цялото плащане на таксите на жалбоподателя и съответно да информира отговорния финансов отдел. В този контекст той се позова на общите условия на договорите за услуги на EuropeAid.

На 2 април 2004 г. Z изпраща на Комисията окончателна фактура в размер на 25 978 EUR (т.е. 64 975,8 EUR (8) минус вече платените в началото на договора 38 997 EUR). След среща с координатора на Z на 6 юли 2004 г., на която Комисията потвърждава намерението си да не плаща цялата сума по фактурата поради лошото изпълнение и свързаните с това закъснения, Z се съгласява да изпрати нова фактура. С писмо от 2 ноември 2004 г. Z се извинява за липсата на обратна информация и за дългия период от време, изтекъл между срещата на 6 юли 2004 г. и нейната реакция. Z обясни, че координаторът на консорциума е напуснал през септември 2004 г. и че предаването на работата на приемника на координатора е отнело повече време от очакваното. Поради това тя предложи среща с координатора на новия консорциум. На 15 декември 2004 г. Z изпраща нова фактура за сумата от 9 478 EUR (т.е. 48 475 EUR минус вече платените 38 997 EUR) и отново се извинява за причиненото от закъснението неудобство. В отговора си от 20 декември 2004 г. служителят на Комисията обаче поиска искането да бъде официално представено на финансовия екип в съответствие с правилата. В становището си от 30 март 2005 г. по жалбата Комисията посочва, че ще обработи окончателното плащане след получаването на коригираната фактура. В допълнителното си становище от 7 декември 2005 г. Комисията заяви, че тази фактура все още не е получена.

По отношение на предполагаемите забавяния във връзка с плащането на сметката на жалбоподателя

2.10 Омбудсманът отбелязва, че твърдението на жалбоподателя е, че е имало ненужно забавяне в решението относно плащането на сметката му, тъй като Комисията не е изпълнила задълженията си към своя изпълнител Z. Омбудсманът счита, че е логично да се приеме, че всяко задължение от страна на Комисията да плати за услугите на жалбоподателя предполага представянето на фактура (обхващаща тези услуги) от Z на Комисията. В това отношение омбудсманът отбелязва, че Z е изпратил окончателна фактура на Комисията на 2 април 2004 г. и че са изминали три месеца, преди Комисията да организира срещата на 6 юли 2004 г. Омбудсманът отбелязва, че Комисията е поднесла своите извинения на жалбоподателя за това забавяне, но също така е посочила, че значителна част от общото забавяне се дължи на липсата на обратна информация от Z в продължение на почти четири месеца (9). Омбудсманът счита, че Комисията е трябвало да отговори по-бързо на фактурата, изпратена на 2 април 2004 г. Разглеждането на тази фактура обаче би изисквало фактурата да бъде представена в съответствие със съществуващите правила. Комисията обаче твърди, че случаят не е такъв и Z изглежда не оспорва това. Омбудсманът отбелязва също така, че Z изглежда не е реагирал на искането на Комисията от 20 декември 2004 г. за представяне на нова фактура. Омбудсманът отбелязва също, че през декември 2005 г., когато Комисията е представила допълнителното си становище, Z все още не е представил официална фактура.

2.11 Що се отнася до представянето на последната фактура на Z от 15 декември 2004 г. (за сума в размер на 9 478 EUR), омбудсманът отбелязва, че Комисията не е обяснила подробно какви са нейните възражения срещу тази фактура. Що се отнася до формалните аспекти, омбудсманът отбелязва, че точка 5 „График на плащанията“ от писмото за сключване на договор No 2003/72193 между Комисията и Z предвижда, че исканията за плащане трябва да се подават до финансовия отдел. В това отношение омбудсманът отбелязва, че последната фактура на Z (която е приложена към електронното писмо на Z от 15 декември 2004 г.) не е била изпратена на финансовия отдел, а на ръководителя на проекта на Комисията. Що се отнася до твърдението на Комисията, че фактурата е изпратена по електронна поща, омбудсманът отбелязва, че в точка 7 от писмото за сключване на договор ясно е посочен пощенският адрес, на който е трябвало да бъдат изпратени исканията за плащане. Омбудсманът обаче отбелязва също, че от съответната кореспонденция по електронната поща от 15 и 20 декември 2004 г. между Z и Комисията става ясно, че възраженията на Комисията не са били ограничени до формални аспекти, а са се отнасяли и до същество (10). Изглежда обаче, че този въпрос се отнася преди всичко до отношенията между Z и Комисията.

2.12 Въз основа на горепосочените съображения Омбудсманът счита, че Комисията е представила последователно и разумно правното основание за своята позиция по отношение на този аспект на случая.

По отношение на изискването за представяне на доклад за командировката

2.13 Що се отнася до допълнителното твърдение на жалбоподателя, че противно на предвиденото, отговорният служител на Комисията е изискал представянето на подробен доклад за командировката и провеждането на втори отчет, омбудсманът отбелязва, че точка 4 („Местоположение и продължителност“) от мандата на договора предвижда, че „се планира да има отчет и отчет с водещия експерт [т.е. жалбоподателя] и ръководителя на проекта на ЕК и представител на Съвета на Европа [Съвета на Европа] или в Брюксел, или в Страсбург“. Омбудсманът отбелязва, че тази формулировка, особено след като се отнася до „планирано е“, не изглежда да налага в абсолютно изражение провеждането само на един инструктаж и един инструктаж. Формулировката изглежда по-скоро се отнася до нормалната ситуация, при която договорът ще бъде изпълнен, както е предвидено. В настоящия случай обаче, когато Комисията е изразила сериозни резерви по отношение на качеството и яснотата на представения проект на мандат, омбудсманът счита, че горепосочената формулировка не изглежда да възпрепятства Комисията да поиска от жалбоподателя да присъства на втора среща (информация) на 13 януари 2004 г., за да обясни своите опасения по отношение на желаното качество на проекта на мандат.

2.14 Що се отнася до изискването за представяне на подробен доклад за мисията до 22 януари 2004 г., омбудсманът отбелязва, че член 24 от общите условия на договорите за услуги на EuropeAid предвижда, че „консултантът [т.е. Z] предоставя на ръководителя на проекта такава информация, свързана с услугите и проекта, каквато ръководителят на проекта може по всяко време да поиска“. Поради това омбудсманът счита, че предвид по-специално проблемите с качеството на представения първи проект на мандат, Комисията е имала право да изиска такъв подробен доклад за мисията.

2.15 Въз основа на горепосочените съображения Омбудсманът счита, че Комисията е предоставила последователно и разумно описание на правното основание за изискваното представяне на подробен доклад за мисията и провеждането на втори отчет.

2.16 Въз основа на гореизложените съображения не беше установен случай на лошо администриране от страна на Комисията.

3 Предполагаемо опетняване на името и честта на жалбоподателя

3.1 В становището си жалбоподателят твърди, че името и честта му са опетнени в този случай.

3.2 В допълнителното си становище Комисията изрази съжаление, че жалбоподателят е обиден от факта, че не може да приеме произведението, произведено от него, но подчерта, че никога не е имала намерение да опетни името и честта на жалбоподателя.

3.3 В допълнителните си забележки жалбоподателят заявява, че не желае да посочва името си за нови проекти в своята област, тъй като не желае да поеме риска проектите да бъдат отхвърлени само защото името му е в списъка на експертите. Жалбоподателят счита, че интересите му са били увредени.

3.4 Омбудсманът отбелязва, че коментарите на Комисията биха могли да се отразят на репутацията на жалбоподателя. Изглежда обаче, че тези коментари не са били направени публично достояние. Освен това нищо не подсказва, че Комисията е възнамерявала да опетни имиджа на жалбоподателя. Освен това омбудсманът отбелязва от електронното писмо на Z от 9 февруари 2004 г. до Комисията (11), че самата Y е изразила становището, че проектът за мандат, представен от жалбоподателя, не е достатъчно качествен, за да бъде предаден на Комисията. Въз основа на тези съображения не може да се установи случай на лошо администриране по отношение на този аспект на делото.

4 Твърдението за оказване на натиск върху жалбоподателя

4.1 Жалбоподателят твърди, че е бил подложен на натиск, тъй като е научил от Y, че отговорният служител на Комисията, когото жалбоподателят е посочил, е предложил на Z да му плати 20 % от хонорарите му, без да посочва причини, но че след като е изслушал жалбата до омбудсмана, той е обвързал предложението с оттеглянето на жалбата от жалбоподателя.

4.2 В допълнителното си становище Комисията категорично отхвърля сериозните обвинения, отправени от жалбоподателя. Комисията заяви, че Комисията и нейният изпълнител са обмислили намаляване на окончателното плащане, тъй като изпълнителят е приел, че работата не е доставена навреме. Комисията не беше запозната с последиците, ако има такива, от това споразумение за жалбоподателя. Ако имаше последици, това не би било въпрос, по който Комисията би имала каквото и да е право да се намеси. В това отношение Комисията припомни, че неговият договорен партньор е Z, а не жалбоподателят.

4.3 В допълнителните си забележки жалбоподателят заявява, че не е запознат със споразумение между Комисията и изпълнителя за намаляване на окончателното плащане. По отношение на твърдения натиск жалбоподателят заяви, че Комисията е предложила устно той да оттегли жалбата си.

4.4 Омбудсманът отбелязва, че твърдението на жалбоподателя, ако бъде установено, е много сериозно и че омбудсманът ще разследва задълбочено това твърдение. В допълнителните си забележки обаче жалбоподателят изглежда размива твърдението си, като заявява, че „устно от страна на Комисията беше предложено да оттегля жалбата си. Преживях това като натиск (12)". Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е останал неясен по отношение на това твърдение и не е предоставил конкретни подкрепящи елементи. Той например не е посочил на коя дата Комисията е трябвало да направи това предложение. Изглежда също така, че твърдението се основава на доказателства от слухове, получени от Y, а не на прекия опит на жалбоподателя с Комисията. Въз основа на гореизложеното Омбудсманът счита, че по-нататъшни проверки по това твърдение не са оправдани.

5 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Комисията. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Първоначалната жалба, подадена на 16 ноември 2004 г., се отнася до два въпроса, а именно i) предполагаема липса на отговор на писмото на жалбоподателя до члена на Комисията Nielson от 24 август 2004 г. и ii) предполагаема ненужна забава в решението относно плащането на сметката му. Въпреки това, след като междувременно получи от Службата EuropeAid отговора от 12 ноември 2004 г. на писмото си до члена на Комисията Nielson, жалбоподателят изпрати писмо до омбудсмана на 26 ноември 2004 г., за да му благодари и да поддържа само второто твърдение.

(2) „Референтните условия“ е трябвало да бъдат изготвени съгласно договора и са представлявали услугата, която трябва да бъде предоставена, докато „референтните условия“ са били условията, приложими към договора.

(3) Леката разлика от 20 EUR изглежда се дължи на грешка, допусната от дружеството, тъй като първоначално договорените такси възлизат на 64 995 EUR вместо на 64 975 EUR.

(4) Разпоредбите относно плащането на жалбоподателя са посочени в точка 6 („Възнаграждение“) и точка 8 („Плащания“) от договора му с Y.

(5) Вж. Годишен доклад за 1997 г., стр. 22 и сл.

(6) „Референтните условия“ е трябвало да бъдат изготвени съгласно договора и са представлявали услугата, която трябва да бъде предоставена, докато „референтните условия“ са били условията, приложими към договора.

(7) Оригиналното писмо на френски език от 9 февруари 2004 г. гласи следното: "Il [le plaignant] a, en effet, envoyé une nouvelle version révisée à la fin de ce WE à Y mais ceux-ci ont jugé que la qualité de ses termes de référence n'était pas suffisante pour vous la transmettre. Ils ont donc demandé à un expert allemand spécialisé en sécurité sociale et ayant une bonne connaissance des Balkans de les réviser à nouveau. // Ils ont donc demandé un expert allemand spécialisé en sécurité sociale et ayant une bonne connaissance des Balkans de les réviser nouveau. Cet expert s'est engagé à nous les soumettre pour le mercredi 11 février [2004]".

(8) Леката разлика от 20 EUR изглежда се дължи на грешка, допусната от дружеството, тъй като първоначално договорените такси възлизат на 64 995 EUR вместо на 64 975 EUR.

(9) В това отношение омбудсманът отбелязва, че Z действително два пъти се е извинил, а именно в писмените си съобщения от 2 ноември 2004 г. и 15 декември 2004 г., за липсата на обратна информация след срещата от 6 юли 2004 г. и за забавянето на реакцията му. В писмото си от 2 ноември 2004 г. Z обяснява, че координаторът на консорциума е напуснал в средата на септември 2004 г. и че предаването на тази координация е отнело повече време от очакваното.

(10) В електронното си писмо от 15 декември 2004 г. до Комисията Z написа: "Ще Ви бъдем благодарни, ако приемете издаването на приложената окончателна фактура, свързана с горепосочения проект"и добави: "Надяваме се, че нашето предложение е приемливо". В отговора си от 20 декември 2004 г. ръководителят на проекта на Комисията заяви: „Бих искал да Ви информирам, че на този етап не съм в състояние да Ви предоставя какъвто и да е вид споразумение във формата, който предложихте, поради следните причини: никога не съм получавал официално предложение от г-жа [L]; всъщност се срещнахме през юни 2004 г., когато обсъждахме тези въпроси, но никога не съм получавал каквато и да е обратна връзка относно каквото и да е обсъждане за резултата от този въпрос. Първата реакция след тази среща беше писмото на [жалбоподателя] директно до комисар Nielson (...) Докато не получа допълнителна информация, не виждам причина да променя оценката си по отношение на качеството на услугите, предоставяни от екипа по проекта и от ръководителя на екипа (...)“.

(11) Оригиналното електронно писмо на френски език от 9 февруари 2004 г. е възпроизведено в бележка под линия 7 по-горе.

(12) В нидерландския оригинал: "Mondeling werd zijdens the Commissie voorgesteld dat ik mijn klacht daarop zou intrekken. Ik ervoer dit als druk".