Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят, фондация, работеща в областта на подкрепата за изборния процес, подаде заявление в контекста на покана за представяне на предложения за финансиране от ЕС на проект в подкрепа на капацитета за провеждане на панафрикански избори [1] Поканата беше управлявана от Делегацията на Европейския съюз в Африканския съюз под отговорността на Европейската комисия в качеството ѝ на „възлагащ орган“. Поканата за представяне на предложения беше разделена на две обособени позиции. Жалбоподателят е подал заявление за обособена позиция 1.

2. Като част от процеса на кандидатстване жалбоподателят представи концептуална бележка, в която поиска финансиране от ЕС в размер на 90 % от допустимите разходи [2] Заявлението на жалбоподателя беше предварително подбрано и той беше приканен да подаде пълно заявление. В пълното заявление жалбоподателят е поискал финансиране от ЕС в размер на 95 % от допустимите разходи.

3. Комисията отхвърли заявлението на жалбоподателя, тъй като той вече не отговаря на всички критерии на поканата за представяне на предложения, по-специално защото процентът на исканото финансиране от ЕС е над прага от 90 %. 

4. На 29 юли 2023 г. жалбоподателят поиска от делегацията да преразгледа това решение. Тя твърди, че това е печатна грешка, която се дължи на изготвянето на няколко заявления за финансиране от ЕС по едно и също време. Тя счита, че делегацията е трябвало да поиска разяснения, вместо да отхвърли заявлението ѝ. Жалбоподателят също така изрази загриженост пред делегацията относно потенциален конфликт на интереси във връзка с обособена позиция 2 от поканата. Тя твърди, че експерт, който е участвал в разработването на проекта, финансиран по настоящата покана, работи за субект, кандидатствал за обособена позиция 2.

5. На 2 август 2023 г. делегацията отговори. Тя поддържа позицията си относно отхвърлянето на заявлението на жалбоподателя. В него се посочва, че жалбоподателят е трябвало да получи предупредително съобщение в системата за онлайн кандидатстване, когато е предоставил информация, която не е в съответствие с насоките за поканата. Що се отнася до твърденията на жалбоподателя за потенциален конфликт на интереси във връзка с обособена позиция 2, делегацията обясни, че поканата е изготвена вътрешно от ръководителите на проекти в делегацията и че не е установен конфликт на интереси.

6. Недоволен от отговора на делегацията, през септември 2023 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

Проучването

7. Омбудсманът започна проверка на решението на делегацията да отхвърли заявлението на жалбоподателя и на начина, по който тя е разгледала опасенията на жалбоподателя за потенциален конфликт на интереси във връзка с обособена позиция 2.

8. В хода на проверката омбудсманът провери досието по случая. Делегацията също така предостави разяснения в отговор на въпросите, зададени от омбудсмана. Отговорът беше споделен с жалбоподателя, който представи коментари.

9. Впоследствие разследващият екип на Омбудсмана се срещна с представители на Комисията и делегацията, за да получи допълнителни разяснения по двата аспекта на жалбата. Омбудсманът сподели доклада от срещата с жалбоподателя, а жалбоподателят представи коментари по доклада.

Отхвърляне на заявлението на жалбоподателя

Аргументи, представени на омбудсмана

От Комисията

10. Комисията изясни основанията за отхвърляне на заявлението. Тя обясни, че в Насоките за кандидатите за безвъзмездни средства, които са част от документите по поканата, се посочва, че кандидатите могат да кандидатстват за безвъзмездни средства от ЕС в размер на максимум 90 % от допустимите разходи.[3] Документите по поканата включват „контролен списък за самонасочване“, приложен към насоките, в който кандидатите се приканват да проверят дали отговарят на всички критерии по поканата, преди да подадат заявлението си, включително да гарантират, че процентът на поисканото финансово участие на ЕС не надвишава максималния праг.[4] В поканата се посочва, че „всяка грешка, свързана с точките, изброени в контролния списък [...], или всяко значително несъответствие в пълното заявление (например ако сумите в работните листове за бюджета са непоследователни) може да доведе до отхвърляне на заявлението“.

11. В този случай делегацията е отхвърлила заявлението на жалбоподателя, тъй като той не е спазил една от точките, изброени в контролния списък, а именно, че е поискал размер на финансирането от ЕС, който надвишава максималния процент, разрешен в рамките на поканата.

12. Комисията отбеляза, че в рамките на поканата има възможност да поиска разяснения, „когато предоставената информация е неясна“. Това е в съответствие с Финансовия регламент [5], който позволява коригирането на очевидни технически грешки в документите за кандидатстване, за да се избегне отхвърлянето на заявления с добро качество на чисто формални основания.[6] Въпреки че Финансовият регламент не включва определение за това какво представлява явна техническа грешка, според вътрешните насоки на Комисията тези грешки включват грешки в изчисленията в бюджета или явно неразбиране на формуляра за кандидатстване. Задача на Комисията е да установи във всеки отделен случай кои обстоятелства могат да представляват явна техническа грешка. След това Комисията има право на преценка, за да реши дали е обосновано, въз основа на конкретната ситуация, да коригира грешката, която е възможност, а не задължение съгласно Финансовия регламент.

13. В този случай Комисията счете, че не е оправдано да иска от жалбоподателя разяснения или да коригира грешката, тъй като грешката на жалбоподателя не е очевидна техническа грешка. Комисията счете, че жалбоподателят „последователно и съзнателно“е използвал цифрата 95 % (а не 90 %) като процент от финансирането от ЕС в бюджета, приложен към пълното заявление. Тя отбеляза, че предложението за участие в размер на 5 % изглежда е стандартната политика на жалбоподателя, както е посочено в писмото до делегацията от 29 юли 2023 г., и следователно представлява съзнателен избор на жалбоподателя.

14. Освен това Комисията заяви, че грешката не е проста и лесно разпознаваема грешка, като една цифра е използвана неправилно, погрешно изчисление, несъответствие в бюджетния лист или грешка, показваща, че жалбоподателят е разбрал неправилно условията на поканата. По-скоро жалбоподателят е изчислил целия бюджетен лист, като е умножил прогнозните допустими разходи по желания процент на финансиране от ЕС. Поради това Комисията заяви, че тъй като грешката на жалбоподателя „не е формален недостатък, а съществено отклонение от условията на поканата“, нейната корекция би довела до нарушение на равното третиране на заявителите.

15. Комисията също така заяви, че в съответствие със съдебната практика на ЕС [7] очевидна техническа грешка не може да се отнася до информацията, която е необходима, за да не бъде отхвърлено заявлението, какъвто е случаят в настоящия случай. По-специално Комисията отбеляза, че от документите по поканата за представяне на предложения става ясно, че предложенията, включващи искания за процент от финансирането от ЕС, по-висок от максимално разрешения, са основание за отхвърляне на заявлението.

16. Освен това Комисията отбеляза, че преди да подаде заявлението си, жалбоподателят е трябвало да получи предупредително съобщение за грешката в системата за онлайн кандидатстване. Въз основа на последваща симулация с помощта на системата за онлайн кандидатстване Комисията заяви, че следното съобщение се появява „важна информация (която не блокира) Искано участие на ЕС като % от общите допустими разходи, моля, вижте раздел 1.3 от насоките за процента(ите), разрешен(и) по поканата (или обособената позиция)“.

От жалбоподателя

17. Жалбоподателят заяви, че позицията на Комисията е явно неразумна. Той твърди, че допуснатата грешка е явна техническа грешка и че Комисията е трябвало да поиска разяснения от него, а не да отхвърли заявлението.

18. Жалбоподателят твърди, че не е допуснал умишлено тази грешка, тъй като е подал пълното заявление с цел да бъде избран. Тя е поискала правилния процент на финансиране от ЕС в концептуалната бележка. В писмо до делегацията тя действително е изяснила как е допуснала грешката. Това се дължи на факта, че ЕС е променил стандартния процент на финансиране от ЕС от 95 % на 90 %. Жалбоподателят твърди, че писмото до делегацията, в което се обяснява грешката, не може основателно да представлява доказателство, че той умишлено е променил процента в заявлението си.

19. Освен това жалбоподателят заяви, че понятието за явна техническа грешка не се ограничава до „извиними грешки“, които се отнасят до ситуации, произтичащи от неяснота или неясни инструкции в документацията по поканата. Той обхваща и технически грешки, като например случаи, при които е налице ясно и явно несъответствие между процента, посочен на два отделни етапа от процедурата за подбор, както е в настоящия случай. 

20. Поради това жалбоподателят счита, че решението на Комисията да го изключи от процедурата е непропорционално и противоречи на принципа на добро финансово управление. Жалбоподателят твърди, че Комисията е трябвало да поиска разяснения и че това не би променило заявлението му, нито би му предоставило предимство, тъй като максималният размер на финансирането от ЕС се прилага еднакво за всички заявители.

21. По отношение на предупредителното съобщение жалбоподателят заяви, че Комисията не е предоставила доказателства, че такова съобщение се е появило към момента на подаване на заявлението. Комисията се е основала само на последваща симулация, а не на конкретни доказателства от момента, в който е използвала формуляра за кандидатстване. Освен това, дори да се предположи, че такова съобщение се е появило, Комисията не е обяснила защо не е въвела по-ефективни и незабавни гаранции, като например незабавно уведомяване на жалбоподателя, че изявлението е недопустимо, или направо възпрепятстване на представянето му.

Оценка на омбудсмана

22. Финансовият регламент дава възможност за коригиране на „очевидни технически грешки“, за да се предотврати отхвърлянето на заявления с добро качество на чисто формални основания.[8] Въпреки че няма точно определение на това какво представлява явна техническа грешка, във вътрешните насоки на Комисията [9] тези грешки се определят като липсваща информация/данни, лесно разпознаваема текстова грешка (грешка/пропуск) и противоречива информация. Това може да бъде например преизчисляването на първоначално неправилно изчислени разходи, заявител, който не е разбрал правилно къде да представи приноса на ЕС в бюджета, или заявител, който е поискал безвъзмездни средства в по-голям размер от максималния размер, разрешен от поканата. Той може също така да включва поискан размер на безвъзмездните средства, който не е попълнен, или грешен избор на вид действие или грешен избор на PIC номер.

23. Освен това, за да се счита за очевидна техническа грешка, такава грешка не следва да изисква корекция, която би довела до съществена промяна на заявлението или би променила условията на поканата, тъй като това би поставило под въпрос резултатите от оценката и би засегнало равното третиране на кандидатите. В това отношение, ако кандидатът направи грешка по отношение на някой от критериите за допустимост или допустимост, тогава такава грешка не може да се счита за явна техническа грешка, тъй като неспазването на тези критерии само по себе си е основание за отхвърляне на кандидатура.

24. Комисията твърди, че грешката на жалбоподателя е съзнателен избор и не може да се счита за очевидна техническа грешка. Въпреки че Омбудсманът признава, че жалбоподателят е можел да действа по-внимателно, когато е подал заявлението си, Омбудсманът не е убеден в обяснението, предоставено от Комисията, поради следните причини.

25. Що се отнася до намерението на жалбоподателя, омбудсманът счита позицията на Комисията за неубедителна. Жалбоподателят не е имал интерес да подаде заявление с процент на финансиране от ЕС, по-висок от максимално допустимия по поканата. Освен това тя първоначално е използвала правилния процент в концептуалната бележка. Писмото на жалбоподателя от 29 юли 2023 г. до делегацията не доказва, че грешката е била умишлена. По-скоро в това писмо жалбоподателят обясни защо е допуснал грешката в пълното заявление, а именно че автоматично е използвал същия процент, който е използвал при предишни покани (5 % съфинансиране), което е стандартният процент на Комисията от финансирането от ЕС, предоставено при предишни покани. Фактът, че жалбоподателят също е изразил опасения в това писмо относно намаления процент на финансиране от ЕС, по никакъв начин не доказва, че грешката е била умишлена или че предложението за участие от 5 % е било „стандартната политика“ на жалбоподателя.

26. Омбудсманът счита, че въз основа на собствените вътрешни насоки на Комисията грешката на жалбоподателя е трябвало да се счита за очевидна техническа грешка. Това беше лесно разпознаваема грешка, тъй като не беше възможно даден субект да получи финансиране от ЕС в размер на повече от 90 % и това противоречи на информацията, предоставена преди това от жалбоподателя в концептуалната бележка. Освен това, противно на твърденията на Комисията, грешката не е засегнала целия бюджет. Във формуляра за кандидатстване за безвъзмездни средства жалбоподателят е изчислил всички разходи независимо от размера на полученото финансиране от ЕС. Грешката се отнася само до една формула в един бюджетен лист [10].

27. Във всеки случай очевидните технически грешки не са ограничени по брой или степен, нито са ограничени до случаи, в които кандидатът не разбира правилата. Във вътрешните си насоки Комисията посочва като примери за очевидни технически грешки факта, че заявител е поискал безвъзмездни средства, по-високи от максималния размер, разрешен от поканата, или изобщо не е попълнил размера на безвъзмездните средства. Тези положения са сходни с разглежданото в настоящия случай.

28. Въпреки че максималният процент на финансиране от ЕС е формално изискване в рамките на поканата, той не е критерий за допустимост или допустимост. Следователно фактът, че дадено заявление включва цифра, която не отговаря на това изискване, не следва сам по себе си да бъде основание за отхвърляне на заявлението. Коригирането на предложение, за да се гарантира, че процентът на финансиране от ЕС съответства на прага, не би променило съществено заявлението, а по-скоро е формалност. Това е административна проверка, която не би оказала въздействие върху оценката на заявлението. Коригирането на такава грешка просто би довело до намаляване на размера на поисканите безвъзмездни средства. Въпреки че процентът на финансиране от ЕС е включен в „контролния списък за самонасочване“на поканата, в който се посочва, че „всяка грешка, свързана с точките, изброени в контролния списък [...], може да доведе до отхвърляне на заявлението“, Комисията трябва да прилага този контролен списък в съответствие с Финансовия регламент, който налага задължение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да коригира или да поиска разяснения относно очевидни технически грешки.

29. По отношение на твърдението на Комисията, че не съществува задължение за искане на разяснения или коригиране на очевидни технически грешки, омбудсманът отбелязва, че макар във Финансовия регламент да се посочва, че възлагащият орган „може“ да коригира очевидни технически грешки, в същата разпоредба се посочва, че той следва („трябва“) да поиска разяснения, освен в надлежно обосновани случаи.[11] Освен това вътрешните насоки на Комисията изрично предвиждат, че в съответствие с принципа на добра администрация отговорният разпоредител с бюджетни кредити трябва да поиска от заявителите липсваща информация или да поясни подкрепящите документи, които не са предоставили поради явна техническа грешка.

30. По отношение на предупредителното съобщение в системата за онлайн кандидатстване Омбудсманът отбелязва, че Комисията не е била в състояние да потвърди със сигурност съдържанието на изскачащото съобщение, което жалбоподателят е трябвало да получи, когато е подал заявлението си. Във всеки случай, въз основа на симулацията, предоставена от Комисията, омбудсманът отбелязва, че предупредителното съобщение е доста общо и не показва ясно, че е налице грешка в заявлението. Освен това, дори ако предупредителното съобщение е било по-ясно и жалбоподателят е трябвало да бъде по-внимателен при подаването на заявлението си, това не променя факта, че Комисията е трябвало да поиска разяснения или да коригира очевидни технически грешки.

31. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че фактът, че Комисията не е поискала от жалбоподателя разяснения и/или не е коригирала явната техническа грешка на жалбоподателя, представлява лошо администриране. Омбудсманът обаче счита, че няма подходяща препоръка във връзка с този аспект на жалбата, тъй като на този етап Комисията не може да направи нищо, за да отстрани този пропуск. По-специално безвъзмездните средства са отпуснати на друг субект, който е придобил права съгласно споразумението за отпускане на безвъзмездни средства [12] Въпреки това омбудсманът отбелязва, че ако не бъдат коригирани или пояснени очевидни технически грешки, това може да доведе до отхвърляне на заявления с добро качество на чисто формални основания, което не е във финансов интерес на ЕС. Поради това омбудсманът ще направи предложение за подобрение с оглед на предотвратяването на подобна ситуация в бъдеще. Омбудсманът също така ще направи предложение за подобряване на проблема, установен в настоящата проверка, по отношение на предупредителното съобщение, отправено към кандидатите в системата за онлайн кандидатстване. 

Как делегацията се е справила с предполагаемия конфликт на интереси

Аргументи, представени на омбудсмана

От Комисията

32. Комисията твърди, че в този случай не е имало конфликт на интереси, като се има предвид, че Комисията не е имала преки договорни отношения с въпросния експерт и експертът не е извършвал никакви дейности, пряко свързани с поканата, и не е участвал в подготовката ѝ.

33. Комисията обясни, че експертът е бил нает от партньорска организация като експерт по краткосрочна стратегия в контекста на друг финансиран от ЕС проект за подобряване на управлението в държавите — членки на Африканския съюз. Проектът е изпълнен от партньорската организация по силата на „споразумение за финансов принос“ с Комисията.

34. В този контекст между декември 2021 г. и март 2022 г. експертът работи по „мисия за техническа помощ“ за разработване и разработване на проект, който да бъде финансиран от ЕС за укрепване на изборните процеси в Африка. Експертът е изготвил два документа — „годишен фиш за дейността“ и „логическа рамка“, които партньорската организация е представила на Комисията. След това Комисията преразгледа обстойно документите, които бяха използвани като основа за изготвянето на документа за действие „Подкрепа за хармонизирането на панафриканските избирателни способности“. Този документ беше публикуван като приложение към решението за изпълнение на Комисията от декември 2022 г., на което тя основава решението си за отправяне на въпросната покана за представяне на предложения.

35. Комисията подчерта, че окончателният документ за действие се различава съществено от документите, изготвени от експерта в контекста на споразумението за финансов принос, по-специално по отношение на съдържанието, продължителността, структурата и условията за изпълнение. Освен това Комисията заяви, че е изминал дълъг период от време между края на работата на експерта през март 2022 г. и обявяването на поканата за представяне на предложения през януари 2023 г.

36. Освен това Комисията отбеляза, че по време на процеса на консултации за изготвянето на документа за действие всички заявители, включително жалбоподателят, са били приканени да споделят мнения, за да се гарантира равно третиране на заявителите.

37. Комисията обяснява, че към момента на вземане на решението за отпускане на безвъзмездните средства не е знаела за твърдяното участие на експерта в работата на спечелилия кандидат. По-специално спечелилият кандидат не е посочил експерта в заявлението си, нито е декларирал участието на експерта в клетвената си декларация, нито е уведомил Комисията за потенциален конфликт на интереси. Комисията заяви, че след като жалбоподателят е повдигнал въпроса пред делегацията, тя е проучила задълбочено въпроса и е установила, че няма конфликт на интереси. Тя не се е свързала с избрания кандидат за разяснения, тъй като е счела, че задачите на експерта не пораждат опасения за конфликт на интереси. Констатациите на делегацията бяха включени пряко в писмения отговор, получен от жалбоподателя на 2 август 2023 г. Комисията също така потвърди, че на въпросния субект са били отпуснати безвъзмездни средства за обособена позиция 2 от поканата.[13]

От жалбоподателя

38. Жалбоподателят заяви, че Комисията не може основателно да твърди, че не е знаела, че експертът е свързан с успешния заявител, тъй като това е публична информация. Освен това той заяви, че Комисията е трябвало да проучи задълбочено въпроса преди отпускането на безвъзмездните средства. Той отбелязва, че от отговора на Комисията не следва, че случаят е такъв.  

39. Жалбоподателят твърди, че твърденията му пораждат опасения за потенциален конфликт на интереси, който делегацията е трябвало да проучи задълбочено и евентуално да приеме мерки за смекчаване на всеки риск. По-специално жалбоподателят твърди, че делегацията е трябвало да проучи връзката между експерта и успешния кандидат и да оцени дали работата на експерта по подготвителните документи на поканата му е дала потенциално предимство, включително привилегирован достъп до информация, която не е еднакво достъпна за други кандидати.

40. Освен това жалбоподателят заяви, че Комисията не може основателно да счита, че процесът на консултации е отстранил в достатъчна степен ситуацията и е осигурил равно третиране на заявителите.

Оценка на омбудсмана

41. Съгласно Финансовия регламент [14] кандидат за безвъзмездни средства следва да бъде отхвърлен от процедура за отпускане на безвъзмездни средства, ако „преди това е участвал в изготвянето на документи, използвани в процедурата за отпускане на безвъзмездни средства, когато това води до нарушение на принципа на равно третиране, включително до нарушаване на конкуренцията, което не може да бъде поправено по друг начин“. [15] Кандидатът за безвъзмездни средства трябва да декларира пред възлагащия орган дали се намира в горепосоченото положение [16].

42. Както е обяснено от Комисията и както е потвърдено от документите, проверени от разследващия екип на Омбудсмана, одобреният кандидат не е декларирал потенциален конфликт на интереси във връзка с обособена позиция 2 от поканата и не е включил името на експерта в своето заявление за отпускане на безвъзмездни средства. Едва когато жалбоподателят повдигна въпроса пред делегацията с писмо от 29 юли 2023 г., делегацията се запозна с въпроса.

43. Омбудсманът отбелязва, че оценката на делегацията в отговор на жалбоподателя е била ограничена до обяснението, че поканата за представяне на предложения „е изготвена вътрешно от ръководителите на проекти на Европейската делегация в АС“и че поради това тя „не вижда наличието на конфликт на интереси в този случай“.[17] Само в контекста на проверката на Омбудсмана Комисията е предоставила допълнителни обяснения. По-специално тя отбеляза, че експертът не е имал преки договорни отношения с Комисията и не е извършвал дейности, пряко свързани с поканата. По-скоро експертът е изготвил два документа, които са били подробно преразгледани от Комисията и използвани като основа за изготвянето на документа за действие „Подкрепа за хармонизирането на панафриканските избирателни способности“, въз основа на който е отправена разглежданата в настоящия случай покана за представяне на предложения.

44. Омбудсманът обаче счита, че фактът, че експертът не е имал преки договорни отношения с Комисията, не е трябвало да възпрепятства Комисията да прецени дали участието на експерта е довело до потенциален конфликт на интереси на кандидата за безвъзмездни средства в съответствие с Финансовия регламент.

45. По отношение на участието на експерта в изготвянето на документи, използвани в процедурата за възлагане, предоставяне или присъждане, омбудсманът отбелязва, че няма ясни насоки за това какво представлява „документи, използвани в процедурата за възлагане, предоставяне или присъждане“. Омбудсманът счита, че ограничителното тълкуване на член 141, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент би било в противоречие с целта на тази разпоредба, която има за цел да предотврати нарушаването на конкуренцията в случай на участие на експерт в подготвителната фаза на дадена покана. Следователно основната оценка не следва да се отнася до това дали има пряка или непряка връзка между задачите на експерта и документите за възлагане, а до това дали информацията, получена от експерта при изпълнението на тези задачи, потенциално е нарушила конкуренцията и ако е така, какви корективни действия биха могли да бъдат предприети.

46. След проверка на спорните документи и въз основа на обяснението на Комисията омбудсманът констатира, че макар изготвените от експерта документи да не са пряко част от документите по поканата, съществува ясна връзка между тях. По-специално документите, изготвени от експерта, са първоначалните проекти на документи, които са били използвани от Комисията за изготвяне на документ за действие, въз основа на който тя е отправила поканата за представяне на предложения. Проверката на документите показа, че документът за действие на Комисията представлява по-нататъшно развитие на работата на експерта.

47. Въз основа на това омбудсманът е на мнение, че като се има предвид, че документите, изготвени от експерта, са имали ясна връзка с въпросната покана, това най-малкото е трябвало да породи опасения относно потенциален конфликт на интереси. Поради това омбудсманът счита, че начинът, по който делегацията е преценила дали е налице потенциален конфликт на интереси, както е посочено в отговора до жалбоподателя, не е задоволителен. Делегацията не е разгледала връзката между работата на експерта и поканата, нито е преценила дали предварителното участие на експерта е дало конкурентно предимство на кандидата за безвъзмездни средства и/или е нарушило конкуренцията.

48. В отговора до омбудсмана Комисията твърди, че не е налице нарушаване на конкуренцията или несправедливо предимство, тъй като документът за действие се различава значително от документите, представени от експерта, и че е изминал дълъг период от време между работата на експерта и обявяването на поканата за представяне на предложения.

49. Отговорът на Комисията не е убедителен за Омбудсмана. Периодът между работата на експерта по проекта и публикуването на поканата (девет месеца) не е бил особено дълъг. Освен това нищо не сочи, че този деветмесечен период е намалил релевантността на работата на експерта.

50. Комисията не е преценила дали работата на експерта по документите, свързани с поканата, е дала на спечелилия кандидат конкурентно предимство и/или е нарушила конкуренцията. Фактът, че Комисията е доразвила и променила съществено първоначалните проекти на експерта, не изключва възможността възложителят да има достъп до привилегирована информация, което му е дало предимство при формулирането на заявлението му. Например, тъй като експертът е работил за успешния кандидат, той може да е имал достъп до допълнителна информация или опит от изпълнението на такива задачи, които не биха били на разположение на други кандидати за безвъзмездни средства.

51. По отношение на процеса на консултации, споменат от Комисията, омбудсманът счита, че това е отделна процедура и че това не доказва, че информацията, получена от експерта в контекста на неговата работа по документите, свързани с поканата, е била еднакво достъпна за всички участници.

52. Въпреки че оценката на делегацията за потенциалния конфликт на интереси е била недостатъчна, омбудсманът не е в състояние да определи дали в този случай действително е налице нарушение на принципа на равно третиране и/или нарушаване на конкуренцията. Тъй като делегацията и Комисията не са проучили въпроса, няма достатъчно налична информация, например относно задачите и длъжността на експерта за успешния кандидат. Освен отговора на делегацията до жалбоподателя и допълнителните аргументи, предоставени от Комисията в контекста на проверката на омбудсмана, в провереното досие няма документи, които да доказват, че Комисията е направила задълбочена оценка на въпроса.

53. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че липсата на адекватна оценка от страна на Комисията на твърденията на жалбоподателя относно потенциален конфликт на интереси представлява лошо управление. Омбудсманът обаче счита, че няма подходяща препоръка по този аспект на жалбата, тъй като безвъзмездните средства вече са отпуснати и се изпълняват от успешния кандидат, който е придобил права съгласно споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. Омбудсманът ще направи предложение с оглед на предотвратяването на подобна ситуация в бъдеще. 

Заключения

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следните констатации:

Комисията е допуснала лошо администриране, като не е поискала разяснения и не е коригирала очевидната техническа грешка на жалбоподателя.

Липсата на адекватна оценка от страна на Комисията на твърденията на жалбоподателя относно потенциален конфликт на интереси представлява лошо управление.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

Предложения за подобрение

Ако Комисията установи явна техническа грешка в заявление, подадено в контекста на покана за представяне на предложения, тя следва да спазва собствените си насоки и да поиска изясняване и/или коригиране на грешката, за да се избегне отхвърлянето на заявление с добро качество на чисто формални основания.

Комисията следва да направи предупредителните съобщения в системата за онлайн кандидатстване по-ясни, за да се даде възможност на заявителите ясно да идентифицират проблемите с тяхната кандидатура, преди да я подадат.

В съответствие с Финансовия регламент Комисията следва да гарантира, че ако узнае за потенциален конфликт на интереси в покана за представяне на предложения, тя разследва по подходящ начин твърденията в това отношение. Това включва оценка дали работата на експерт, която е пряко или косвено свързана с покана за представяне на предложения, е предоставила предимство на заявител за безвъзмездни средства или е нарушила конкуренцията.

Тереза Анджиньо
Европейски омбудсман

Страсбург, 7.11.2025 г.

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Подкрепа за хармонизирането на панафриканския избирателен капацитет“: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Съгласно поканата за представяне на предложения за финансиране от ЕС поисканото финансово участие на ЕС следва да бъде определено като процент от общите допустими разходи и не може да надвишава максималния разрешен процент.

[3] В раздел 1.3 от насоките се предвижда, че „Безвъзмездните средства, поискани в рамките на настоящата покана за представяне на предложения, не трябва да надвишават под максималния процент от общите допустими разходи за действието: Максимален процент 90 % от общите допустими разходи за действието (вж. също раздел 2.1.4).“

[4] В контролния списък е посочено „13. Исканото финансово участие на ЕС (сума) е равно на или по-малко от максималния размер, разрешен в раздел 1.3 от насоките.“

[5] Приложимо към дадения момент: Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Преработеният текст на настоящия регламент вече е на разположение: Регламент (ЕС, Евратом) 2024/2509 на Европейския парламент и на Съвета от 23 септември 2024 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Член 151 от Регламент 2018/1046.

[7] Представителите на Комисията се позоваха на решението на Съда от 10 октомври 2013 г., Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser срещу Manova A/S, дело C-336/12, точка 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Член 151 от Регламент 2018/1046 предвижда, че: „Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да коригира очевидни технически грешки в документите за кандидатстване след потвърждаване на планираната корекция от участника. Когато участник не представи доказателства или не направи декларации, комисията за оценка или, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, освен в надлежно обосновани случаи, изисква от участника да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Тази информация, пояснение или потвърждение не променят съществено документите за кандидатстване.“

[9] Включително обществените поръчки и безвъзмездните средства за външни дейности на Европейския съюз — Практическо ръководство (PRAG)

Раздел 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG и други вътрешни документи с насоки на Комисията.  

[10] В листа „очаквани източници на финансиране“.

[11] Член 151 от Регламент 2018/1046.

[12] Решение за отпускане на безвъзмездни средства, публикувано на 12 януари 2024 г.

[13] Решение за отпускане на безвъзмездни средства, публикувано на 12 януари 2024 г.

[14] Член 141, параграф 1, буква в) от Регламент 2018/1046.

[15] Това е отразено и в точка 2.6.10.1.2 от PRAG.

[16] Член 137 от Регламент 2018/1046.

[17] Вж. точка 5 от решението относно отговора на делегацията от 2 август 2023 г.