Уважаема г-жо С.,

На 2 януари 2004 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман, насочена както към Европейската комисия, така и към Европейската служба за борба с измамите (OLAF). Реших да регистрирам жалбата срещу Комисията (101/2004/GG) и жалбата срещу OLAF (220/2004/GG) под отделни препратки.

Вашата жалба срещу OLAF се отнася до разглеждането от OLAF на заявление за достъп до документи, което сте подали на 16 октомври 2003 г.

На 26 януари 2004 г. препратих жалбата до генералния директор на OLAF.

На 9 февруари 2004 г. Вие ми предоставихте допълнителна информация във връзка с Вашия случай, която препратих на OLAF на 20 февруари 2004 г.

На 6 май 2004 г. получих английския оригинал на становището на OLAF. Преди да мога да пиша на OLAF, за да поискам превод на немски език, получих Вашето писмо от 7 май 2004 г., в което ме информирахте, че на жалбата е отговорено задоволително.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания. Копие от становището на OLAF е приложено за Ваша информация.

Жалбата

Настоящата жалба се отнася до заявление за достъп до документи, подадено от жалбоподателя, длъжностно лице на Комисията, в контекста на производство, довело до жалба срещу Европейската комисия (101/2004/GG), която понастоящем е висяща пред омбудсмана.

На 20 септември 2003 г. жалбоподателят изпраща писмо до Генералния секретариат на Комисията, за да поиска достъп до редица документи, съхранявани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и от някои служби на Комисията. При липса на отговор жалбоподателят отново изпраща същото искане на 16 октомври 2003 г., като го отбелязва като потвърдително заявление.

С писмо от 22 октомври 2003 г. генералният секретариат на Комисията уведомява жалбоподателката, че писмото ѝ от 20 септември 2003 г. изглежда не е получено и че поради това тя ще счита нейното потвърдително заявление (заведено на 22 октомври 2003 г.) за заявление за достъп, което трябва да бъде разгледано в срок от 15 работни дни.

С писмо от 13 ноември 2003 г. генерална дирекция „Администрация и персонал“ на Комисията отговаря на заявлението за достъп, доколкото то се отнася до документи, държани от Комисията. В същото писмо Комисията информира жалбоподателката, че ще получи отделен отговор от OLAF по отношение на достъпа до документи, съхранявани от OLAF.

С докладна записка от 10 декември 2003 г. генералният секретариат на Комисията уведомява жалбоподателката, че OLAF е отговорила на нейното заявление за достъп на 17 ноември 2003 г.

В жалбата си до омбудсмана, подадена през януари 2004 г., жалбоподателката прави следните твърдения:

(1) OLAF неправилно не е предоставила достъп до поисканите от нея документи

(2) OLAF не е разгледала навреме първоначалното искане за достъп от 16 октомври 2003 г.

Тя предявява следните искания:

(1) Исканите документи следва да бъдат предоставени или OLAF следва да обясни, че някои от тях не съществуват.

(2) Ако това не е възможно, омбудсманът, неговият персонал или членове на Европейския парламент следва да проверят документите.

Задачата

В становището си OLAF посочва, че на 17 ноември 2003 г. е отговорила на искането на жалбоподателя от 16 октомври 2003 г. OLAF твърди, че е предоставила на жалбоподателката копия от три документа, които съответстват на четири точки от представения от нея списък (No 1, 2, 6 и 7), и че е обяснила, че искане No 10 не е ясно. Що се отнася до другите искания (No 3, 4, 5, 8 и 9), в отговора се посочва, че исканите документи не съществуват.

OLAF отбеляза, че е отговорила на искането на жалбоподателя (получено на 22 октомври 2003 г.) на 17 ноември 2003 г., т.е. три работни дни след изтичането на крайния срок. Тя обясни, че това леко забавяне се дължи на факта, че лицето, което е отговаряло за въпроса в OLAF, току-що е било назначено на друга длъжност и е трябвало да се справи с редица непредвидени въпроси. OLAF обаче приема, че би било по-добре, ако беше информирала жалбоподателя, че ще е необходимо удължаване на срока.

OLAF отбелязва, че междувременно е изпратила копие от отговора си от 17 ноември 2003 г. на жалбоподателя.

На 7 май 2004 г. жалбоподателката уведомява омбудсмана, че на 20 април 2004 г. OLAF ѝ е изпратила копие от отговора си от 17 ноември 2003 г. Тя изрази становището, че по този начин на настоящата жалба е отговорено задоволително и благодари на омбудсмана за този резултат.

РЕШЕНИЕТО

1.1 С писмо от 16 октомври 2003 г. жалбоподателят, длъжностно лице на Комисията, иска достъп до някои документи, съхранявани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF). В жалбата си до омбудсмана, подадена през януари 2004 г., тя твърди, че OLAF не е предоставила достъп и не е разгледала искането ѝ навреме.

1.2 В становището си OLAF информира омбудсмана, че е разгледала искането на жалбоподателя с писмо от 17 ноември 2003 г. и че междувременно на жалбоподателя е изпратено копие от това писмо. OLAF прие, че е имало леко забавяне при разглеждането на това искане и че би било по-добре, ако беше информирала жалбоподателя, че ще е необходимо удължаване на крайния срок.

1.3 В писмо, изпратено на 7 май 2004 г., жалбоподателката изразява становището, че на настоящата жалба е отговорено задоволително и благодари на омбудсмана за този резултат.

От коментарите на OLAF и писмото на жалбоподателя от 7 май 2004 г. става ясно, че OLAF е предприела стъпки за уреждане на въпроса и по този начин е удовлетворила жалбоподателя. Омбудсманът приключва случая.

Генералният директор на OLAF също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

П. Никифорос Диамандурос