Страсбург, 20 януари 2005 г.

Уважаеми г-н Х.,

На 25 октомври 2003 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия във връзка с решението на делегация на Комисията да не препоръча името Ви за съвещателна длъжност при заместник-декана на университета Y в рамките на финансирана от ЕС програма.

На 15 декември 2003 г. препратих Вашата жалба до председателя на Комисията. Получих становището на Комисията на 11 март 2004 г. и Ви го препратих с покана за представяне на коментари. На 17 май 2004 г. Вие ми изпратихте своите забележки по становището на Комисията. На 22 октомври 2004 г. Вие поискахте информация относно състоянието на жалбата.

По Ваше искане жалбата Ви беше разгледана поверително.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания. Извинявам се за времето, необходимо за разглеждане на Вашата жалба.

Жалбата

Фактите по случая според жалбоподателя накратко са следните:

Жалбоподателят работи като независим образователен консултант. След като публикува автобиографията си онлайн в агенция за подбор на персонал, той получава покана от консултантската фирма Z в Брюксел да кандидатства за длъжността съветник на заместник-декана на съвместен университет (Y University). Проектът Y University е финансиран от ЕС. Z е подписал договор с Комисията за разработването на тази инициатива и следователно е действал като изпълнител на проекта. Едно от основните действия, които трябваше да бъдат предприети в рамките на проекта Y, беше разработването на програма Executive MBA, която трябваше да стартира през януари 2004 г. Съществуваше риск от забавяне на тази инициатива, тъй като редица основни задачи не бяха изпълнени, по-специално създаването на ресурсна база и необходимите области за подкрепа.

Жалбоподателят е провел първоначално интервю, което е било проведено въз основа на информацията, предоставена в неговата автобиография. Служители от Z му казаха, че окончателното решение за назначаването трябва да бъде взето от отговорната делегация на ЕС съвместно с местното управление на проекта Y. За да постигне крайния резултат възможно най-скоро, Z реши да изпрати само автобиографиите на двама потенциални кандидати за одобрение от делегацията на ЕС.

Според жалбоподателя Z е бил сигурен, че е подходящ за длъжността. Той дори подписва изявление със Z, с което се съгласява да бъде на разположение за периода между 1 октомври 2003 г. и 30 септември 2007 г.

С оглед на краткия период преди очакваната начална дата жалбоподателят започва да се подготвя за работата незабавно. Той посочи, че е предложил настоящите си онлайн програмни и курсови бази данни на ръководството на Y без никакви разходи, така че необходимите промени да могат да бъдат извършени бързо. Работата включваше план за действие, изготвен след интервюто.

Срещата с делегацията на ЕС и декана на Y беше насрочена за 25 септември 2003 г. и се състоеше от петнадесетминутно интервю. Впоследствие Z го уведомява на 20 октомври 2003 г., че молбата му не е уважена, и обяснява, че комисията е загрижена от липсата на опит в работата и пребиваването в чужбина. Жалбоподателят отбеляза, че този критерий не фигурира сред квалификациите, посочени в техническото задание на проекта.

Според жалбоподателя, ако комисията беше прегледала автобиографията му, тя щеше да отбележи, че по-голямата част от професионалния му живот е бил прекаран в чужбина, често извън дома, на места като Индия или Малайзия. Жалбоподателят беше неофициално информиран, че делегацията на ЕС възнамерява да проведе повторно интервю с по-рано отхвърлен кандидат, който изглежда не отговаря на критериите за подбор за длъжността.

Жалбоподателят изтъкна редица съображения относно критериите, които липсваха на кандидата, който трябваше да бъде избран. Той изрази несъгласието си с гледната точка на делегацията на ЕС.

Жалбоподателят заяви, че е напълно готов да приеме разумно решение, ако институцията може да го обоснове. Той посочи, че не е получен отговор на нито едно от неговите запитвания.

С оглед на информацията, предоставена от жалбоподателя, омбудсманът поиска от Комисията да представи становище по следните твърдения:

1. обосновката на препоръката, приета от делегацията на Комисията да не се наема на работа жалбоподателят, а именно предполагаемата му липса на трудов опит в чужбина, не е предвидена в техническото задание на проекта; и

2. Комисията не е отговорила на писмата, които жалбоподателят е изпратил до своята делегация с искане за допълнителни разяснения.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията най-напред описва фактическата обстановка по случая. Тя обясни, че жалбата до омбудсмана се отнася до отхвърлянето на кандидатурата на жалбоподателя за длъжност в програма, финансирана от ЕС. Тази програма имаше за цел да подкрепи икономическите реформи, предприети от развиваща се страна, чрез създаване на национални и регионални центрове за управленско образование. Една от инициативите, които трябваше да бъдат разработени в контекста на програмата, беше създаването на национална схема, която да е в състояние да предоставя управленски и консултантски услуги на предприятията. В рамките на петгодишен период до ноември 2007 г. Комисията се съгласи да предостави финансова подкрепа за проекта в размер на 14 млн. EUR.

В рамките на програмата Y Европейската комисия подписа договор с консорциум, ръководен от консултантската фирма Z, който включваше наемането и осигуряването на четирима дългосрочни ключови експерти и помощен персонал.

Като част от програмата екип от четирима експерти, наети от Z, пристига в страната получател на 20 ноември 2002 г. Комисията подчерта, че техните договори са били подписани със Z и следователно те не са имали никакви договорни отношения с Комисията.

Договорът със заместник-ръководителя на екипа и съветник на заместник-декана изтича на 15 юни 2003 г. За да намери заместник на тази длъжност, на 6 юли 2003 г. Z провежда събеседвания с двама кандидати, единият от които е г-н XX. Комисията обяснява, че съгласно договора за услуги Z отговаря за наемането на дългосрочни и краткосрочни експерти по програмата Y и в това си качество цялата информация, свързана с процеса, е под негов контрол. Тъй като нито един от двамата кандидати не отговаря на изискванията на техническото задание на проекта, те не са запазени.

В резултат на честите промени в експертния екип делегацията на ЕС реши да участва в подбора на дългосрочни експерти, така че да може да се извърши предварителен контрол на качеството.

На 25 септември 2003 г. Z провежда допълнителни интервюта с жалбоподателя. Кандидатите обаче изглежда не отговарят на изискванията, посочени в мандата. Тъй като проектът спешно се нуждае от съветник на заместник-декана, оценяващият екип решава да се обади на г-н XX, един от първите двама кандидати, изключени от интервюто, проведено на 6 юли 2003 г., като се има предвид, че той притежава докторска степен и има подходящ опит в подобен проект. След като го интервюираха отново на 2 октомври 2003 г., екипът на Y и делегацията на ЕК съвместно решиха да му предложат договор като краткосрочен експерт за заемане на длъжността заместник-ръководител на екипа и съветник на заместник-декана. Комисията посочи, че той изглежда е най-подходящият кандидат. Въпреки това от Z е поискано да продължи да търси кандидат, който да може да заеме длъжността в дългосрочен план.

Комисията обясни, че квалификациите на жалбоподателя не отговарят на критериите, определени в мандата на програмата. Институцията отбелязва, че неговите квалификации не включват, наред с другото: i) необходимата докторска степен; ii) 10 години опит в областта на развитието на човешките ресурси; iii) минимум 5 години опит в изпълнението на подобни международни проекти на ЕС или друго двустранно и/или многостранно сътрудничество за развитие, за предпочитане в средиземноморски страни; iv) необходимия международен опит или умения за междукултурна комуникация, v) умения, свързани с процедурите на ЕК за управление на проектния цикъл (УПЦ); и vi) доказана способност за работа в мултикултурен екип. Институцията прилага към становището си таблица за оценка, в която се оценяват квалификациите на всеки един от кандидатите.

Комисията също така се позова на редица коментари, направени от жалбоподателя в неговата жалба. Тя отбеляза, че нейните служби никога не са правили коментари относно пригодността на жалбоподателя за позицията и че те не могат да бъдат държани отговорни за твърденията, направени в това отношение от Z.

Що се отнася до интервюто на жалбоподателя, институцията обясни, че то се е провело на 25 септември 2003 г. и е продължило от 14,15 ч. до 14,40 ч. Този период от време даде възможност на панела да зададе всички необходими въпроси, след което дискусията естествено приключи. Въпреки че другият кандидат за длъжността по това време е бил интервюиран в продължение на десет минути повече от жалбоподателя, и двамата кандидати са били единодушно отхвърлени от комисията.

В отговор на твърдението на жалбоподателя, че не е получил отговор на запитванията си, Комисията отбеляза, че той е изпратил само едно електронно писмо до делегацията на 20 октомври 2003 г., на което за съжаление не е получил отговор. Институцията се извини, че не е отговорила на кореспонденцията на жалбоподателя, въпреки че посочи, че всички искания, свързани с интервюто, е трябвало да бъдат адресирани до Z, като орган, отговарящ за набирането на персонал съгласно договора за услуги.

Комисията подчерта, че оценката на жалбоподателя и на останалите кандидати е извършена в съответствие с мандата на проекта. Поради това тя счита, че нейните служби са действали правилно, спазвали са правилата и принципите, които са задължителни за нея, и че по този начин не е имало случай на лошо администриране.

Забележки на жалбоподателя

В становището си относно становището на Комисията жалбоподателят повтори твърденията, изложени в жалбата му. Той счита, че Комисията не е предоставила подходящи или задоволителни отговори на неговата жалба, а вместо това неговото становище е породило допълнителни сериозни опасения относно справедливостта на политиките на институцията за подбор на персонал и начина, по който те са били приложени към неговия конкретен случай.

Жалбоподателят повтори, че интервюто му за длъжността е било твърде кратко и до голяма степен без значение, за да му се даде възможност да изясни евентуални неясноти по отношение на квалификацията си.

Той отбеляза, че въпреки че не притежава докторска степен, неговата магистърска степен по образование е по-подходяща за длъжността, която трябва да бъде заета, тъй като тя може да бъде предоставена само в области, свързани с образованието, обикновено отнема поне една година по-дълго, за да се получи, и изисква академични квалификации за институционално управление. Жалбоподателят също така направи редица коментари относно докторската степен на г-н XX.

Жалбоподателят оспори твърдението на Комисията, че му липсва международен опит. Той подчерта, че в допълнение към опита, надхвърлящ 10 години, в ръководенето на собствен бизнес като независим консултант по управление, той има промишлен опит на равнище управителен съвет, който включва опит в управлението на човешките ресурси и персонала. По-нататък той подробно описва своя бизнес опит през последните години.

Той също така изрази несъгласие с оценката на Комисията за неговите квалификации, по-специално по отношение на отвореността към нови предизвикателства и практическия опит в междукултурните преговори и комуникация, междукултурните комуникационни умения и разбирането на въпросите, свързани с пола. Жалбоподателят посочи, че неговите квалификации и опит са илюстрирани от резултатите и действителните работни извадки, показани на неговите уебсайтове.

Жалбоподателят счита, че Z не играе никаква роля в решението за назначаване на свободната длъжност, а по-скоро че Комисията носи цялата отговорност за резултата от процеса на подбор.

РЕШЕНИЕТО

1 Мотивиране на препоръката на Комисията относно назначаването на жалбоподателя

1.1 Жалбоподателят кандидатства за длъжността съветник на заместник-декана на Y университет в развиваща се страна. Жалбоподателят твърди, че обосновката на препоръката, приета от делегацията на Комисията в тази държава, да не се наема жалбоподателят, а именно предполагаемата липса на професионален опит в чужбина, не е била предвидена в техническото задание на проекта.

1.2 Комисията обяснява, че в рамките на програмата Y нейните служби са подписали договор с консорциум, ръководен от консултантското дружество Z, който включва наемането и осигуряването на четирима ключови експерти в дългосрочен план. Институцията твърди, че съгласно договора за услуги Z отговаря за наемането на дългосрочни и краткосрочни експерти.

Институцията също така обяснява, че квалификациите на жалбоподателя не отговарят на критериите, определени в мандата на програмата, и посочва, че неговите квалификации не включват, наред с другото: i) необходимата докторска степен; ii) 10 години опит в областта на развитието на човешките ресурси; iii) минимум 5 години опит в изпълнението на подобни международни проекти на ЕС или друго двустранно и/или многостранно сътрудничество за развитие, за предпочитане в средиземноморски страни; iv) необходимия международен опит или умения за междукултурна комуникация, v) умения, свързани с процедурите на ЕК за управление на проектния цикъл (УПЦ); и vi) доказана способност за работа в мултикултурен екип.

1.3 Като част от доказателствата, представени в хода на неговата проверка, омбудсманът внимателно разгледа правното основание за действията на Комисията в този случай, а именно договора, подписан между Комисията [възлагащия орган] и фирма Z [консултанта], по-специално приложение I към него, включително Общите условия за договорите за услуги, финансирани от Европейската общност, и приложение II към него, съдържащо техническото задание.

Омбудсманът отбелязва, че предметът на договора, както е определен в член 1, е предоставянето на техническа помощ за проекта. Както е посочено в член 15 от приложение I, когато договорът включва техническа помощ, консултантът е отговорен за осигуряването на необходимите експерти. Член 16, параграф 1 от приложение I обаче гласи:

„Персоналът, който консултантът използва за изпълнението на договора, се одобрява от възлагащия орган. В техническото задание се посочва минималното ниво на квалификация и опит на персонала на консултанта и, когато е уместно, изискваната специализация.“

Омбудсманът отбелязва също така, че специфичните технически квалификации за длъжността съветник на заместник-декана са посочени в точка 3.2.Б от приложение II. Посочените критерии включват, наред с другото, следдипломен опит в областта на бизнес администрацията, успешно преподаване, опит в развитието на човешките ресурси, признат международен опит, комуникационни и аналитични умения, компютърна грамотност и разбиране на процедурите за „управление на проектния цикъл“(1).

Следователно изглежда, че Комисията е имала право да преразгледа направените от консултанта предложения за наемане на нови служители, за да се увери, че кандидатите отговарят на критериите, посочени в приложение II към договора.

1.4 Що се отнася до оценката на опита на жалбоподателя, извършена от Комисията, омбудсманът има предвид факта, че тази институция е успяла да изготви таблица за оценка, в която квалификациите на всички кандидати са били оценени въз основа на всеки един от критериите, посочени в техническото задание на проекта, включително международния опит. Въпреки че жалбоподателят не е съгласен с много аспекти на тази оценка, в хода на проверката не е предоставена никаква информация, която може да накара омбудсмана да счита, че тази оценка е опорочена от явна грешка или че е налице злоупотреба с власт.

Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят също така се е позовал в жалбата си на факта, че Комисията е избрала да попълни свободната длъжност с кандидат, който първоначално е бил отхвърлен след първия кръг от събеседвания. Според омбудсмана обаче Комисията подробно е обяснила причините, поради които с оглед на професионалния опит на този кандидат е стигнала до заключението, че той е най-подходящият кандидат.

Въз основа на информацията, предоставена от жалбоподателя и Комисията по време на проверката, омбудсманът стигна до заключението, че проверката не е разкрила случай на лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

2 Твърдение за липса на отговор от страна на Комисията на писмата на жалбоподателя

2.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията не е отговорила на писмата, които жалбоподателят е изпратил до своята делегация с искане за допълнителни разяснения.

2.2 Комисията се извини, че не е отговорила на кореспонденцията на жалбоподателя, въпреки че посочи, че всички искания, свързани с интервюто, е трябвало да бъдат адресирани до Transtec, като орган, отговорен за набирането на персонал съгласно договора за услуги.

2.3 В съответствие с Кодекса за добро административно поведение на Комисията (2) отговорът на писмо, адресирано до Комисията, се изпраща в срок от петнадесет работни дни от датата на получаване на писмото от отговорния отдел на Комисията. В настоящия случай Комисията не е действала в съответствие със собствените си правила. Омбудсманът отбелязва обаче, че институцията е отнесла въпросите на жалбоподателя в становището си до омбудсмана и че тя също така се е извинила, че не е отговорила преди това.

2.4 При тези обстоятелства омбудсманът не счита за необходимо да разглежда допълнително този аспект на случая.

3 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Европейската комисия. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Списъкът на критериите, изброени в точка 3.2.Б от приложение II, е следният:

"• Следдипломна квалификация по бизнес администрация или други свързани области и докторантурата е предимство.
• 10 години опит в развитието на човешките ресурси, от които най-малко 5 години в консултантски дейности, управление на бизнес училище или програма за обучение по мениджмънт.
• Неотдавнашно и успешно преподаване в магистърски и следдипломни програми.
• Признат международен опит, отвореност към нови предизвикателства и практически опит в междукултурните преговори и комуникация, познаването на страната W е предимство.
• Успешен опит (минимум 5 години) в изпълнението на подобни международни проекти на ЕС или друго двустранно и/или многостранно сътрудничество за развитие, за предпочитане в средиземноморските страни.
• Опит в развитието на човешките ресурси за предприятия от частния сектор в областта на бизнес администрацията.
• Отлични комуникативни и аналитични умения, междуличностни и управленски умения.
• Високо развити умения за устна и писмена комуникация на английски език [...].
• Компютърната грамотност и доброто познаване на софтуера за управление на проекти, базите данни и софтуера за информационни технологии са предимство.
• Пълно разбиране на процедурите на ЕК за управление на проектния цикъл, мониторинг и надзор на анализа.
• Способност за работа в междукултурен екип и в сложна институционална и организационна среда.
• Пълно разбиране на въпросите, свързани с равенството между половете, в контекста на програмата.“

(2) ОВ L 308, 8.12.2000 г., стр. 26-34.