Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е участвал в процедура за подбор, организирана от Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) за наемането на асистенти в областта на информационните и комуникационните технологии — EPSO/AST/151/22 [1]. Процедурата за подбор включваше тестове за логическо мислене, които бяха проведени чрез дистанционни тестове [2]. EPSO е използвала доставчик на услуги, за да хоства и наблюдава тези тестове.[3]

2. Жалбоподателят трябваше да се яви на дистанционни тестове на 16 май 2023 г. Според жалбоподателката, след като е прочела инструкциите за казуса [4], тя се е опитала да започне упражнението. Придружаващите документи обаче бяха показани в средата на екрана, без функционалност за редактиране или инструмент за водене на бележки за въвеждане на казуса. Освен това таймерът, показващ оставащото време за завършване на проучването на казуса, показа само две минути вместо 90, както беше предвидено.

3. Жалбоподателят незабавно информира „прокурора“[5], наблюдаващ тестовете, устно и писмено в чата. Прокурорът иска от жалбоподателя да щракне върху бутона „Next“, който е единствената показана опция. Жалбоподателят е направил това и е бил пренасочен към страница за проучване. Жалбоподателката отново се е свързала с прокурора, като е изразила опасения, тъй като е разбрала, че проучването обикновено е в края на тестовете. Тя иска от прокурора да запише „инцидента“.

4. Прокурорът инструктира жалбоподателя да напусне приложението и сподели връзка към онлайн техническата поддръжка на доставчика на услуги, като заяви, че жалбоподателят следва да се свърже с него, в случай че не може да се свърже отново с теста след излизане от приложението. Жалбоподателят е направил това и отново се е свързал с тестовете, но отново е бил пренасочен към проучването. Тя помолила за помощ и прокурорът я помолил да попълни анкетата. Жалбоподателят е направил това и след това заявлението е показало съобщението, че жалбоподателят е завършил теста.

5. Жалбоподателката отново се свързва с прокурора, който в крайна сметка я информира, че не могат да решат проблема. Те инструктираха жалбоподателя да се свърже с техническата поддръжка. Жалбоподателят се е опитал да се свърже с техническата поддръжка на уебсайта на доставчика на услуги, но просто е бил пренасочен към раздела „Често задавани въпроси“ (ЧЗВ). В крайна сметка жалбоподателят е използвал „формуляр за контакт“, за да подаде жалба до доставчика на услуги. Успоредно с това жалбоподателят е изпратил жалба до EPSO.

6. EPSO отхвърля жалбата на жалбоподателката въз основа на това, че тя не се е свързала с техническата поддръжка на доставчика на услуги по време на тестовете, нито е предоставила „номер на билета“[6] като доказателство за това. Жалбоподателят постави под въпрос позицията на EPSO, но EPSO потвърди решението си.

7. На 24 юли 2023 г. жалбоподателката получава съобщение от EPSO, с което я уведомява, че не е „резервирала или не се е явила на изпита за работа по казус“и че поради това е дисквалифицирана от процедурата за подбор. Жалбоподателят е поискал от EPSO да преразгледа [7] решението си. EPSO отхвърля искането с мотива, че не може да бъде отправено искане за преразглеждане във връзка с технически въпроси. EPSO информира жалбоподателя, че няма да участва в по-нататъшна кореспонденция по въпроса.

8. Недоволна от начина, по който EPSO е разгледала жалбата ѝ, жалбоподателката се е обърнала към Европейския омбудсман.

Проучването

9. Омбудсманът започна проверка по жалбата. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на EPSO относно искането на омбудсмана за информация, а впоследствие и коментарите на жалбоподателя относно отговора на EPSO.

10. В писмото си до EPSO омбудсманът поиска от EPSO да провери техническите дневници, свързани с тестовете на жалбоподателя.

11. Преди да получи тази жалба, Омбудсманът е извършил няколко проверки относно начина, по който EPSO е разглеждала жалби във връзка с технически проблеми при дистанционните тестове. Констатациите, направени в тези разследвания, са от значение за този случай.[8]

Аргументи, представени на омбудсмана

12. В жалбата си по същество тя твърди, че EPSO неправилно е отхвърлила жалбата ѝ, тъй като не е следвала указанията за отстраняване на технически проблеми. В жалбата по административен ред се твърди, че тя е уведомила прокурора по време на изпита и следователно е спазила както указанията на EPSO, така и обявлението за конкурса.

13. В отговора си до омбудсмана EPSO повтори, че жалбоподателят не се е свързал с техническата поддръжка на своя доставчик на услуги по време на теста и не е предоставил номер на билет като доказателство за това. EPSO обяснява, че тъй като договорните ѝ отношения с доставчика на услуги са прекратени, достъпът до техническите дневници вече не е възможен. Вместо това EPSO предоставя извлечения от собствената си документация, и по-специално „доклада за инцидента“, който е от значение за първоначалната жалба, подадена от жалбоподателя.

14. Заключението на EPSO е, че въз основа на този документ няма причина да се поставя под въпрос направената по това време оценка.

Оценка на омбудсмана

15. Преди това омбудсманът е извършил няколко проверки на случаи, в които EPSO е отхвърлила жалби по технически въпроси въз основа на това, че жалбоподателите не са предоставили номер на билет, издаден от техническата помощ на доставчика на услуги. В поредица от решения Омбудсманът установи, че съгласно обявлението за конкурса и инструкциите за провеждане на дистанционни тестове кандидатите, които се сблъскват с технически проблеми, биха могли да се обърнат към прокурора или онлайн техническата помощ, за да докладват за проблем. Следователно EPSO не може да отхвърля жалби само защото жалбоподателят не е предоставил номер на билет.

16. В настоящия случай омбудсманът счита също, че EPSO неправилно е отхвърлила жалбата само защото жалбоподателят не е предоставил номер на билет.

17. В контекста на посочените по-горе проверки омбудсманът посочи, че когато жалбоподателите заявяват, че са следвали указанията на прокурорите и са поискали жалбата да бъде записана в писмен вид, EPSO следва да прояви гъвкавост и да направи допълнителна оценка на всяка последваща свързана жалба.

18. В този случай документите, предоставени от EPSO заедно с отговора ѝ на настоящото запитване, показват, че след получаване на жалбата EPSO е проверила техническите дневници [9]. Тези дневници показаха, че жалбоподателят действително е бил пренасочен към страницата на проучването след започване на проучването на конкретен случай. Регистрационните файлове също така показват, че жалбоподателят е бил изключен от тестовата платформа в продължение на 20 минути, преди да бъде свързан отново. Докладът за инцидента показва също така, че въз основа на тази информация EPSO е обмислила да поиска от доставчика на услуги повече подробности за инцидента.

19. Според омбудсмана това показва, че EPSO е разполагала с достатъчно данни, че е възникнал технически проблем, както е докладвано от жалбоподателя. Ясно е също така, че този въпрос може да е бил от „съществен характер“, като се има предвид, че жалбоподателката изобщо не е могла да проведе теста, като по този начин е компрометирала способността си да успее в процедурата за подбор.  EPSO обаче решава, че при липсата на номер на билет жалбата не може да бъде уважена. Особено жалко е, че EPSO не предприе последващи действия във връзка с предложението, направено в доклада за инцидента, за по-нататъшно разследване.

20. С оглед на това и в съответствие с констатациите от предходните проверки, посочени по-горе, омбудсманът счита, че EPSO неправилно е отхвърлила жалбата. Това представлява лошо управление.

21. В отговорите си на констатациите и предложенията в проверките на омбудсмана, посочени по-горе, EPSO информира омбудсмана за намерението си да предложи на жалбоподателите възможността да се явят повторно на тестовете в няколко случая [10]. Поради това омбудсманът предлага EPSO да започне диалог с жалбоподателя с оглед на намирането на подходящо и справедливо решение в този случай, като например да се предложи на жалбоподателя възможността да се яви отново на тестовете.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение [11]:

Налице е лошо администриране в начина, по който EPSO е разгледала жалбата на жалбоподателя без допълнително разследване.

Предложение

EPSO следва да започне диалог с жалбоподателя с цел намиране на подходящо и справедливо решение, като например предоставяне на жалбоподателя на възможност да се яви отново на тестовете.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 13.2.2025 г.

[1] Асистенти — цифрово работно място, офис автоматизация и мобилни изчисления https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] Тестовете се провеждат от кандидатите дистанционно чрез специално приложение.

[3] Впоследствие EPSO прекратява договора си с въпросния доставчик на услуги.

[4] Работата по казус беше писмен изпит, по време на който кандидатите трябваше да анализират документи и да изготвят писмен отговор на проблема или зададения(ите) въпрос(и).

[5] Прокторите са служители на доставчика на услуги на EPSO, които отговарят за наблюдението на тестовете и за оказването на съдействие на кандидатите, които са се сблъскали с проблеми по време на тестовете.

[6] Според EPSO този номер ѝ позволява да получи достъп до писмен запис на инцидент.

[7] Ако считат, че е налице съществена грешка или нарушение на правилата на процедурата за подбор, кандидатите могат да поискат преразглеждане на всяко решение на конкурсната комисия или EPSO, което засяга напредъка им на всеки етап от процедурата за подбор: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] Вж. например дело 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64094.

[9] По този начин се доказва, че номерът на билета не е изискване, основано на техническа обосновка, а просто процедурно изискване.

[10] Вж. например дело 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774

[11] Тази жалба е разгледана в рамките на делегирано разглеждане на случаи в съответствие с решението на Европейския омбудсман за приемане на разпоредби за прилагане