Страсбург, 2 юни 2004 г.

Уважаема г-жо Х.,

На 20 август 2003 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия от името на асоциацията DIK. Вашата жалба се отнася до решението на Комисията да поиска възстановяване на част от средствата, предоставени на асоциацията DIK за изпълнението на проект по програма „Леонардо да Винчи“ (S 95/2/179/III.2.a).

На 27 октомври 2003 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. На 29 януари 2004 г. получих становището на Комисията, което Ви препратих с покана да представите съображенията си. Изглежда, че не са получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултата от направените запитвания.

Жалбата

Според жалбоподателя фактите по случая накратко са следните:

Жалбоподателят е председател на асоциацията DIK, малка професионална организация и синдикат, наред с другото, за библиотекари, архивисти и музейни специалисти. Нейната асоциация отговаря за разработването на проект, финансиран от Европейската комисия чрез програмата „Леонардо да Винчи“ (реф. No: S95/2/179/III.2.a).

През 2001 г. сдружението DIK получава от Комисията фактура с искане за плащане на 50 000 EUR, без допълнителни обяснения. След няколко опита за намиране на длъжностното лице, отговарящо за проекта, включително посещение в Комисията, жалбоподателят беше информиран за опасенията на институцията относно проекта. Те са свързани с редица нередности, като например липсата на подписи от някои от партньорите, необходимостта сдружението да покрие собствените си разходи, прекомерната сума, начислена от един от партньорите като пътни разходи, и продължителността на времето, за което партньорът е заявил разходи. Жалбоподателят обясни, че това състояние на нещата е възникнало в резултат на факта, че проектодокладът относно проекта, първоначално изготвен от ръководителите на проекта, не е бил приет от участниците и че външен музейен специалист е трябвало да поеме отговорността за окончателното изготвяне на доклада.

С оглед на опасенията, изразени от Комисията, жалбоподателят направи редица корекции в доклада относно проекта. Изглежда, че в резултат на тези промени Комисията е преразгледала някои от възраженията си и е намалила искането си за възстановяване на 20 911,09 EUR. Жалбоподателят обаче посочи, че проектът е осъществен успешно и освен това, че докладът на асоциация „DIK“ относно проекта е бил завършен и публикуван. Тя се съгласява, че изпълнението на проекта може да се е отклонило частично от спецификациите, посочени в договора, въпреки че оспорва сумата, поискана от Комисията.

След няколко обмена на информация и лични срещи с отговорните длъжностни лица жалбоподателят пристъпи към възстановяване на исканата сума в размер на 20 911,09 EUR. Тя обаче изрази недоволството си от решението на Комисията и отбеляза, че нейното е малка организация, включваща, наред с другото, библиотекари, архивисти и музейни специалисти. Исканата сума не може да бъде покрита от бюджета на сдружението и следователно причинява хаос на членовете му.

Жалбоподателят подчерта, че въпреки че асоциацията DIK не е знаела за някои от правилата, уреждащи проекта, и че тяхното изпълнение е струвало много време и пари, тя е изпълнила проекта в съответствие с договора.

В обобщение жалбоподателят твърди в жалбата си до омбудсмана, че Комисията не е разгледала правилно проекта, по-специално по отношение на искането му за възстановяване на част от финансирането, и не е информирала асоциацията DIK за някои от изискванията на договора.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията обясни, че жалбоподателят е работил като изпълнител по проект, финансиран по програмата „Леонардо да Винчи“ (договор S.95.2.179.III.2.a; No 3854). Срокът на договора е от 1 декември 1995 г. до 30 януари 1997 г.

Проектът е бил предмет на многобройни контакти между т.нар. Служба за техническа помощ (TAO) от името на Комисията и изпълнителя, за да се решат многобройните проблеми, произтичащи от оценката на напредъка и окончателните доклади. Комисията отбеляза, че нейните служби са информирали жалбоподателя за тези проблеми както писмено, така и устно.

Комисията посочва, че отношенията с изпълнителя се уреждат с договор, към който е приложен административен и финансов наръчник. В настоящия наръчник се определят критериите за допустимост на разходите по проектите. Институцията подчертава, че следователно изпълнителят е бил информиран през цялото време за договорните си задължения.

Институцията отбелязва, че оспорваното от жалбоподателката разпореждане за възстановяване е издадено, след като нейните служби са приключили обработката на втората ѝ версия на окончателния доклад, представен на 6 юни 1999 г. Първият окончателен доклад е получен от TAO на 19 февруари 1998 г. Той не е бил одобрен, тъй като планираният краен продукт не е бил завършен, което прави оценката невъзможна.

Поради проблемите, породени от закриването на TAO и запечатването на нейните досиета от белгийските съдебни органи, втората версия на окончателния доклад е обработена от Комисията едва през 2000 г. Въз основа на своята оценка Комисията стигна до заключението, че докладът е непълен и поради това нейните служби поискаха допълнителна информация от изпълнителя на 17 май и 18 август 2000 г.

С оглед на това, че не е отговорила на тези искания, Комисията реши да приключи преписката на 12 декември 2000 г. и да обяви някои разходи за недопустими. В писмото си до жалбоподателя от 12 декември 2000 г. Комисията обосновава позицията си със следните мотиви: могат да бъдат взети предвид само разходите, направени по време на срока на договора (1 декември 1995 г.—30 ноември 1997 г.); докладите за напредъка и окончателните доклади не са подписани от същото лице, което е подписало договора; имаше несъответствия в таблиците и липса на подписи по някои от тях; втората версия на окончателния доклад не е могла да бъде взета предвид, тъй като е била представена по-късно от 10 месеца след края на срока на договора; жалбоподателят не е отговорил на исканията за информация на Комисията; и не са били предоставени договори с партньори. Поради това преписката е приключена и на 31 май 2001 г. на изпълнителя е изпратено дебитно известие заедно с обяснителни финансови приложения.

На 21 юни 2001 г. асоциацията DIK подава жалба до Комисията. С оглед на обстоятелствата около закриването на TAO Комисията предположи, че жалбоподателят никога не е получавал искането си за допълнителна информация от 17 май 2000 г. и поради това реши да възобнови преписката. След като през септември 2001 г. жалбоподателят представи поисканата допълнителна информация и писмото си от 15 октомври 2001 г., Комисията промени своята оценка и прие част от разходите, които първоначално бяха обявени за недопустими. Въз основа на тази нова оценка Комисията оцени оставащите недопустими разходи на 20 911,09 EUR и представи предложение в този смисъл на изпълнителя.

С писмо от 23 октомври 2001 г. изпълнителят официално прие това предложение. На 13 август 2003 г. тя плаща на Комисията сума в размер на 20 911,09 EUR, дължима във връзка с проекта. Според Комисията това плащане е потвърдило съгласието на изпълнителя с окончателното му решение.

Забележки на жалбоподателя

Омбудсманът не е получил никакви забележки от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 Разглеждане на проекта от Комисията

1.1 Жалбата се отнася до решението на Комисията да поиска възстановяване на част от средствата, предоставени на асоциацията DIK за изпълнението на проект по програма "Леонардо да Винчи". Жалбоподателят твърди, че Комисията не е разгледала правилно проекта, по-специално по отношение на искането му за възстановяване на част от финансирането, и не е информирала асоциацията DIK за някои от договорните изисквания. Според жалбоподателя, въпреки че асоциацията DIK не е знаела за някои от правилата, уреждащи проекта, и тяхното изпълнение е струвало много време и пари, тя е изпълнила проекта в съответствие с договора.

1.2 Комисията твърди, че отношенията ѝ с изпълнителя са уредени с договор, към който е приложен административен и финансов наръчник. В настоящия наръчник се определят критериите за допустимост на разходите по проектите. Институцията подчертава, че следователно изпълнителят е бил информиран през цялото време за договорните си задължения.

Що се отнася до изпълнението на договора, Комисията твърди, че е поискала възстановяване на някои разходи, тъй като е заключила, че окончателният доклад, изпратен от жалбоподателя, е непълен.

След получаване на допълнителна информация, изпратена от жалбоподателя, Комисията прие част от първоначално обявените за недопустими разходи. Въз основа на тази нова оценка Комисията оцени останалите недопустими разходи на 20 911,09 EUR и представи предложение в този смисъл на изпълнителя, който официално прие предложението на 23 октомври 2001 г.

1.3 Съгласно член 195 от Договора за ЕО Европейският омбудсман е оправомощен да получава жалби "относно случаи на лошо администриране в дейността на институциите или органите на Общността". Омбудсманът счита, че лошо администриране е налице, когато публичен орган не действа в съответствие с правило или принцип, които са задължителни за него (1). Следователно лошо управление може да се установи и когато става въпрос за изпълнението на задължения, произтичащи от договори, сключени от институциите или органите на Общностите.

1.4 Омбудсманът обаче счита, че обхватът на проверката, която може да извърши в такива случаи, е непременно ограничен. Омбудсманът е на мнение, че той не следва да се стреми да определи дали е налице нарушение на договора от някоя от страните, ако въпросът е спорен. Този въпрос може да бъде разгледан ефективно само от компетентен съд, който ще има възможност да изслуша доводите на страните относно съответното национално право и да прецени противоречиви доказателства по всички спорни фактически въпроси.

1.5 Омбудсманът следователно счита, че в случаите, свързани с договорни спорове, е оправдано неговото разследване да се ограничи до проверка дали институцията или органът на Общността са му предоставили последователно и разумно изложение на правното основание за своите действия и защо счита, че становището му относно договорното положение е обосновано. Ако случаят е такъв, омбудсманът ще заключи, че неговата проверка не е разкрила случай на лошо администриране.

Това заключение няма да засегне правото на страните договорният им спор да бъде разгледан и официално разрешен от компетентен съд.

1.6 Въз основа на доказателствата, представени в хода на разследването, изглежда, че договорът, подписан между Комисията и сдружението на жалбоподателя (S.95.2.179.III.2.a; No 3854) съдържа редица приложения, включително административен и финансов наръчник на проекта. В настоящия документ са изложени подробно критериите за допустимост на разходите по проекта. Тъй като критериите, определящи разходите, които трябва да бъдат платени от Комисията, представляват неразделна част от договора, подписан и одобрен от жалбоподателя, омбудсманът счита, че Комисията е предоставила на жалбоподателя достатъчно информация относно правата и задълженията, произтичащи от договора.

1.7 Що се отнася до начина, по който Комисията е обработила договора, и по-специално решението да поиска възстановяване на част от своето финансиране, от наличните доказателства става ясно, че Комисията е обосновала исканията си за възстановяване на част от помощта с мотива, че някои от направените от жалбоподателя разходи са недопустими. Омбудсманът отчита факта, че Комисията е обосновала позицията си, като се е позовала на няколко договорни изисквания, които изглежда не са били оспорени от жалбоподателя, като например, наред с другото, че могат да бъдат взети предвид само разходите, направени по време на срока на договора (1 декември 1995 г.—30 ноември 1997 г.); че докладите за напредъка и окончателните доклади не изглежда да са подписани от същото лице, което е подписало първоначалния договор; или че има несъответствия в таблиците и липса на подписи по някои от тях.

1.8 Въз основа на информацията, предоставена от жалбоподателя и Комисията по време на разследването, омбудсманът счита, че позицията, заета от Комисията във връзка с този въпрос, не изглежда неразумна и че Комисията изглежда е информирала жалбоподателя по подходящ начин за причините за своята позиция.

При тези обстоятелства омбудсманът заключава, че проверката не е разкрила случай на лошо управление.

2 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Комисията. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Вж. Годишен доклад на Европейския омбудсман за 1997 г., стр. 22.