Страсбург, 3 декември 2003 г.

Уважаема г-жо G. и г-н P.,

На 24 октомври 2002 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман от името на Интердисциплинарния център за сравнителни изследвания в областта на социалните науки (ICCR). Жалбата срещу Европейската комисия и Сметната палата е получена на 7 ноември 2002 г. Жалбата се отнася до неизплатено окончателно плащане в размер на 80 671,61 EUR по договор за тематична мрежа No 1999-TN.10869 „TRANS-TALK“ по Петата рамкова програма и одит, извършен от Сметната палата.

Бих искал да Ви уведомя, че г-н Jacob Söderman, с когото преди сте кореспондирали във връзка с Вашата жалба, се е пенсионирал и че от 1 април 2003 г. аз съм негов приемник като Европейски омбудсман.

На 31 декември 2002 г. омбудсманът препраща жалбата на председателя на Европейската комисия и на председателя на Сметната палата. Сметната палата изпрати становището си на 7 април 2003 г. и аз Ви го препратих с покана за представяне на забележки, която Вие изпратихте на 27 май 2003 г. Комисията изпрати становището си на 27 май 2003 г. и то Ви беше препратено с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 22 септември 2003 г. На 14 октомври и 5 ноември 2003 г. секретариатът на Европейския омбудсман се свърза с Вас по телефона във връзка с Вашите забележки.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Европейската комисия и Интердисциплинарният център за сравнителни изследвания в областта на социалните науки (наричан по-долу „МКРК“), като един от основните изпълнители, е подписал договор на 22 декември 1999 г. Договорът се нарича Договор за тематична мрежа No 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" по Петата рамкова програма. Този договор обхваща период от 18 месеца, от януари 2000 г. до края на юни 2001 г. Общите прогнозни разходи по проекта възлизат на 601 015 EUR, а първоначалното авансово плащане е определено на 180 305 EUR, които ще бъдат разпределени между петимата основни изпълнители. ICCR представяше декларации за разходи на редовни интервали от шест месеца.

На 31 октомври 2001 г. ICCR е уведомена, че Сметната палата ще извърши одит на проекта. Одитът се проведе в периода 16—18 януари 2002 г. Според жалбоподателите одиторите са заявили, че ще представят доклада си на Комисията до края на януари 2002 г.

ICCR представи на Комисията окончателния отчет за разходите през август 2001 г. На 11 декември 2001 г. ГД „Енергетика и транспорт“ на Комисията го одобри. Тъй като ICCR не е получила информация от Комисията, на 26 февруари 2002 г. координаторът на проекта се свързва с финансовия служител на Комисията по електронна поща, за да се осведоми за състоянието на окончателното плащане. С електронно писмо от 28 февруари 2002 г. тя е уведомена, че окончателното плащане не може да бъде извършено преди получаването на доклада на Сметната палата.

На 13 юни 2002 г. финансовият служител на Комисията изпраща по електронна поща доклада на одиторите с искане за някои разяснения. Докладът на одитора е с дата 15 април 2002 г. ICCR предоставя на Комисията исканата информация по електронна поща на 14 юни 2002 г. На 8 юли 2002 г. ICCR изпраща по собствена инициатива на финансовия служител на Комисията пълно становище относно доклада на Сметната палата.

В писмо, адресирано до Комисията с дата 12 юли 2002 г., ICCR поиска официално разяснение относно статуса на окончателното плащане по договора. През август 2002 г. Комисията изпраща отговор без дата, в който посочва, че плащането ще бъде спряно във връзка с член 3.2 от приложение II към договора. На 29 август 2002 г. ICCR информира Комисията, че не може да приеме член 3.2 като основание за спиране на окончателното плащане. Според жалбоподателите Комисията не е отговорила на това писмо.

На 24 октомври 2002 г. жалбоподателите подават жалба от името на ICCR до омбудсмана срещу Европейската комисия и Сметната палата. Жалбата се отнася до неизплатеното окончателно плащане в размер на 80 671,61 EUR по договор за тематична мрежа No 1999-TN.10869 „TRANS-TALK“ и одита, извършен от Палатата.

Що се отнася до Европейската комисия, жалбоподателите направиха следните твърдения:

1) Липса на информация относно състоянието на одита и на окончателното плащане; и

2) Неплащане на неизплатеното окончателно плащане в размер на 80 671,61 EUR.

Жалбоподателите искат окончателно плащане с лихви и официална позиция на Европейската комисия относно одита, извършен от Сметната палата, и относно процедурите, следвани от двете институции.

Що се отнася до Сметната палата, жалбоподателите твърдят, че докладът е довел до погрешни заключения и е пренебрегнал предоставената от Центъра информация, както и че е имало неоправдано забавяне при представянето на доклада на Комисията.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията посочва следното:

В контекста на управлението на непреките дейности в областта на научните изследвания и технологичното развитие по Петата рамкова програма Сметната палата извърши одит на договор за тематична мрежа No 1999- TN.10869 „TRANS-TALK“ в ICCR във Виена. Одиторският доклад повдига някои сложни и сериозни въпроси, които изискват внимателно разглеждане от финансовите служби на Комисията.

Сметната палата стигна до заключението, че някои декларирани разходи са недопустими и не са подкрепени с доказателства. Това включваше по-специално: надценяване от страна на бенефициера за декларациите за разходи; неспазване на договора от страна на бенефициера по отношение на използването на бюджетните ставки; консултант подизпълнител, деклариран като постоянен служител.

Въз основа на доклада на Сметната палата Комисията реши да спре плащанията към бенефициера до окончателното разглеждане на допълнителните документи, предоставени от бенефициера.

На 28 февруари 2002 г. Комисията информира ICCR за ситуацията по отношение на окончателното плащане и неговото разглеждане в контекста на настоящия одит. Текущите дискусии с ICCR започнаха през лятото на 2002 г. Междувременно обсъжданията между Комисията и Сметната палата приключиха през есента на 2002 г. Докато предприемаше тези допълнителни разследвания, през август 2002 г. Комисията потвърди пред ICCR, че всички плащания са спрени. С писмо от 5 декември 2002 г. Комисията поиска допълнителна информация. Отговорът на ICCR от 24 януари 2003 г. беше получен и Комисията уведоми ICCR, че този отговор е в процес на разглеждане с оглед на ранното разрешаване на окончателното плащане.

На 13 май 2003 г. Комисията информира ICCR, че окончателното плащане е в размер на 50 821 EUR. 03 е направена. Според Комисията сумата от 29 799,63 EUR не може да бъде взета предвид, тъй като това би включвало прехвърляне между категории разходи, за които се изисква предварително разрешение.

Забележки на жалбоподателите относно становището на Комисията

Жалбоподателите излагат накратко следните съображения:

Настоящото дело повдига общи въпроси относно забавянията от страна на институциите на Общността при отговора на многократни искания за информация и продължителността на процеса. Според жалбоподателите принципът на прозрачност изисква тези общи въпроси да бъдат разгледани.

След отговора на жалбоподателите до Комисията от 27 май 2003 г. Комисията е платила оставащата сума от 20 447,79 EUR.

Становище на Сметната палата

В обобщение Сметната палата посочва следното:

Документът, който стои в основата на настоящата жалба, не е доклад, приет от Сметната палата, а секторно писмо. Целта на секторното писмо е да представи предварителните констатации, получени в хода на одита, на одитирания субект, който в областта на вътрешните политики е Комисията. След допълнителен анализ на реакцията на Комисията по отношение на фактическата информация и свързаните с нея забележки, посочени в секторното писмо, тези констатации могат да послужат за основа на забележките, представени в докладите на Сметната палата. В някои случаи може да са необходими и корективни действия от страна на Комисията. Тъй като констатациите и забележките са подготвителни на етапа на секторното писмо и по принцип подлежат на допълнителна проверка, те остават поверителни между Палатата и Комисията.

В настоящия случай секторното писмо No 740/02, в което се съобщават одитните констатации, произтичащи от одита на договора „TRANS-TALK“, беше адресирано до комисаря, отговарящ за ГД „Енергетика и транспорт“ (TREN). Следвайки обичайната практика, електронната версия на това секторно писмо беше изпратена на служителя за връзка в ГД „Енергетика и транспорт“. Изглежда обаче, че след това длъжностно лице на Комисията е препратило на ICCR електронно копие на поверителното секторно писмо.

Що се отнася до твърдението за неверни заключения, одиторите на Палатата следват одитните политики и стандарти на Палатата (CAPS) и международно признатите одитни стандарти, като например тези на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI). Освен това процедурите на Палатата предвиждат задълбочен вътрешен контрол на качеството, преди одитните констатации и коментари да бъдат представени на одитирания обект. Тези стандарти и процедури са следвани в настоящия случай.

Що се отнася до твърдението, че информацията, предоставена от ICCR, не е била взета предвид, одитният екип взе предвид цялата информация, предоставена от жалбоподателите, доколкото счете, че тя е от значение за одита. Всички констатации в секторното писмо, адресирано до Комисията, са подкрепени с достатъчни и подходящи одитни доказателства въз основа на информацията, събрана и получена по време на одита и след него в помещенията на ICCR, както и от Комисията.

Що се отнася до твърдението за неоправдано забавяне, в наръчника за одит на Палатата се посочва, че секторно писмо следва да бъде изпратено в срок от два месеца от приключването на мисията. Това вътрешно правило обаче няма задължителен характер за Съда по отношение на жалбоподателите. Освен това фактът, че секторното писмо е изпратено в настоящия случай с леко забавяне, което в никакъв случай не може да се счита за неоснователно, по никакъв начин не засяга интересите на жалбоподателите.

Констатации на жалбоподателите относно становището на Сметната палата

Жалбоподателите направиха накратко следните забележки:

Според жалбоподателите одиторът на Сметната палата е казал на ICCR, че Комисията решава дали докладът (1) да бъде предаден на ICCR.

Жалбоподателите твърдят, че гледните точки на ICCR не са били взети предвид от одиторите.

Жалбоподателите подчертават, че ICCR никога не е твърдяла, че забавянето при разглеждането на техния случай е само по вина на Сметната палата, а по-скоро комбинираният ефект от непрозрачните процедури на Комисията и Сметната палата и техните интерфейси. Жалбоподателите твърдят, че закъсненията са засегнали интересите на ICCR, тъй като настоящият случай не е бил уреден повече от една година след извършването на одита.

Допълнителни проучвания

На 14 октомври и 5 ноември 2003 г. секретариатът на Европейския омбудсман се свърза по телефона с един от жалбоподателите, който се изказа от името на двамата жалбоподатели относно забележките, получени на 29 септември 2003 г. Жалбоподателите потвърдиха, че Комисията е пристъпила към изплащане на неизплатеното окончателно плащане. Жалбоподателите са приели тълкуването на Комисията на прехвърляния между категории разходи, за които се изисква предварително разрешение съгласно член 17, параграф 4 от общите условия (2). Поради това сумата от около 9 000 EUR не можа да бъде включена в окончателното плащане. Жалбоподателите информираха секретариата на Омбудсмана, че ICCR не е изпратила коментари по писмото на Комисията от 14 юли 2003 г., в което Комисията предлага споразумение и информира, че ако не получи коментари от жалбоподателите в рамките на един месец, проектът ще бъде официално приключен и не могат да бъдат претендирани допълнителни разходи. Жалбоподателите потвърдиха, че като не са коментирали предложението за постигане на споразумение, направено от Комисията, ICCR de facto е приела, че няма да бъде платена лихва за спряното окончателно плащане. Жалбоподателят е удовлетворен от плащането на окончателното плащане.

РЕШЕНИЕТО

1 Предварителна забележка

1.1 В своите становища жалбоподателите твърдят, че този случай повдига общи въпроси относно забавянията от страна на две институции на Общността при отговора на многократни искания за информация и продължителността на процеса.

1.2 Омбудсманът разбира, че жалбоподателите са загрижени по общия въпрос за процедурите, при които две или повече институции на Общността извършват едновременни проверки или процеси, засягащи разглеждането на даден случай. Омбудсманът счита, че този общ въпрос не може да бъде решен ефективно в рамките на настоящата проверка. Жалбоподателите имат възможност да подадат нова жалба до омбудсмана, ако желаят това.

2 Твърдение за липса на информация от страна на Комисията относно състоянието на одита и на окончателното плащане

2.1 Жалбоподателите твърдят, че Комисията не е предоставила информация относно състоянието на одита и окончателното плащане.

2.2 Според Комисията на 28 февруари 2002 г. тя е информирала жалбоподателите за положението по отношение на окончателното плащане и неговото разглеждане в контекста на настоящия одит, след като жалбоподателите са изпратили електронно писмо на 26 февруари 2002 г. Текущите дискусии с ICCR започнаха през лятото на 2002 г. На 12 юли 2002 г. жалбоподателите искат информация относно статуса на окончателното плащане. През август 2002 г. Комисията потвърди пред жалбоподателите, че всички плащания са спрени поради одит от страна на Сметната палата. На 29 август 2002 г. жалбоподателите отправиха искане до Комисията за преразглеждане на техния случай. На 5 декември 2002 г. Комисията поиска допълнителна информация от жалбоподателите. На 11 февруари 2003 г., след като получава поисканата допълнителна информация, Комисията изпраща обратна разписка, съдържаща писмо за задържане. На 13 май 2003 г. Комисията уведомява жалбоподателите, че е започнала процедурата за окончателно плащане.

2.3 Омбудсманът счита, че Комисията е предоставила на жалбоподателите информация относно състоянието на одита, доколкото одитът е засегнал процедурата на Комисията за извършване на неизплатеното окончателно плащане. Освен това Комисията изглежда е информирала по подходящ начин жалбоподателите за спирането на окончателното плащане. Следователно не изглежда да има случай на лошо администриране от страна на Комисията по отношение на това твърдение.

3 Твърдяно неплащане на неизплатеното окончателно плащане с лихва и искане за уреждане

3.1 Жалбоподателите твърдят, че Комисията не е извършила неизплатеното окончателно плащане в размер на 80 671,61 EUR по договор за тематична мрежа No 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" по Петата рамкова програма.

3.2 Комисията заявява, че окончателното плащане е в размер на 50 821 EUR. 03 е направена на 13 май 2003 г. Според Комисията сумата от 29 799,63 EUR не може да бъде взета предвид, тъй като това би включвало прехвърляне между категориите разходи, за което се изисква предварително разрешение.

3.3 В коментарите жалбоподателите информират омбудсмана, че след отговора им до Комисията от 27 май 2003 г. Комисията е платила сумата от 20 447,79 EUR.

3.4 Секретариатът на Европейския омбудсман се свърза по телефона с един от жалбоподателите, който се изказа от името на двамата жалбоподатели относно забележките. Жалбоподателите са приели тълкуването на Комисията на прехвърляния между категории разходи, за които се изисква предварително разрешение съгласно член 17, параграф 4 от общите условия. Поради това сумата от около 9 000 EUR не можа да бъде включена в окончателното плащане. Жалбоподателите информираха омбудсмана, че като не е изпратила коментари до Комисията относно предложението за постигане на споразумение, ICCR de facto е приела, че няма да бъде платена лихва върху спряното окончателно плащане. Жалбоподателите са удовлетворени от споразумението.

3.5 Въз основа на информацията, предоставена от Европейската комисия и жалбоподателите, омбудсманът счита, че Комисията е разрешила въпроса и по този начин е удовлетворила жалбата.

4 Искане за официална позиция на Комисията относно одита и следваните процедури

4.1 Жалбоподателите твърдят, че Комисията следва да заеме официална позиция относно одита и следваните процедури.

4.2 Европейският омбудсман счита, че този аспект на случая е обхванат от споразумението, докладвано в част 3 от решението.

5 По твърденията срещу доклада (3) на Сметната палата

5.1 Жалбоподателите твърдят, че докладът на Сметната палата е направил неверни заключения и е пренебрегнал информацията, предоставена от ICCR.

5.2 Сметната палата твърди, че е взела предвид цялата информация, предоставена от жалбоподателите, доколкото се счита, че тя е от значение за одита, и че всички констатации в секторното писмо са подкрепени с достатъчни и подходящи одитни доказателства. Сметната палата също така твърди, че не е стигнала до погрешни заключения.

5.3 Омбудсманът счита, че изглежда няма доказателства, които да сочат, че Сметната палата е пренебрегнала приноса на жалбоподателя. Освен това нищо не позволява да се приеме, че изводите на Съда са погрешни или неразумни. Следователно изглежда, че не е налице лошо администриране по отношение на тези аспекти на случая.

6 Твърдение за неоснователно забавяне от страна на Сметната палата

6.1 Жалбоподателите твърдят, че е налице неоправдано забавяне при представянето на доклада на Сметната палата (4) на Комисията. Според жалбоподателя одитната мисия е приключила на 18 януари 2002 г., а одиторският доклад е с дата 15 април 2002 г.

6.2 В становището си Сметната палата посочва, че в нейния наръчник за одит се предвижда изпращането на секторно писмо в срок от два месеца след приключване на мисията. Съдът признава, че секторното писмо е изпратено в настоящия случай с леко закъснение, но че закъснението не може да се счита за прекомерно.

6.3 Омбудсманът отбелязва, че наръчникът за одит на Сметната палата е непубликуван вътрешен наръчник, който няма за цел да установява права за трети страни. При тези обстоятелства омбудсманът не счита, че лекото забавяне, признато от Сметната палата, представлява лошо управление.

6.4 Поради това омбудсманът не констатира лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

7 Заключения

Омбудсманът не установява лошо администриране във връзка с първото твърдение на жалбоподателите срещу Европейската комисия. Що се отнася до второто твърдение на жалбоподателите и тяхното твърдение, от информацията, предоставена от Европейската комисия и жалбоподателите, става ясно, че Комисията е разрешила въпроса и по този начин е удовлетворила жалбата. Освен това омбудсманът не констатира лошо управление от страна на Сметната палата. Омбудсманът приключва случая.

Председателите на Европейската комисия и Сметната палата също ще бъдат информирани за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Европейският омбудсман отбелязва, че жалбоподателите използват термина „доклад“ за това, което Сметната палата нарича секторно писмо.

(2) Съгласно член 17, параграф 4 от Общите условия главните изпълнители могат да прехвърлят помежду си, както и между разходни категории, до 20 % от общата си сума без предварително одобрение от Европейската комисия.

(3) В становището си Сметната палата посочва, че въпросният документ е секторно писмо.

(4) В становището си Сметната палата посочва, че въпросният документ е секторно писмо.