Уважаеми г-н Е.,

На 21 октомври 2000 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман от името на EeC Ab Education относно работата на Европейската комисия по програмата „Леонардо да Винчи“ PL/99/1004/I.1.2.b/FPC.

На 28 ноември 2000 г. препратих жалбата до председателя на Европейската комисия. Комисията изпрати становището си на 12 март 2001 г. Препратих Ви го с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 21 април 2001 г. На 30 май 2001 г. поисках допълнителна информация от Комисията. На 3 септември 2001 г. Вие представихте ново становище. На 26 септември 2001 г. Ви препратих допълнителната информация от Комисията с покана за представяне на коментари, ако желаете. Изглежда, че не са получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

В жалбата си жалбоподателят обяснява, че EeC Ab Education е партньор по програмата „Леонардо да Винчи“. Според жалбоподателя EeC Ab Education не е получило плащане в размер на 200 000 SEK от своя партньор POPON в Полша. Eec Ab Education се свърза както с полския партньор POPON, така и с Европейската комисия. Комисията обясни, че има само ограничени правомощия да контролира действията на партньорите и че може просто да пристъпи към одит. В резултат на това Комисията извърши одит не на съответния полски партньор, а на Националното координационно звено (NCU) във Варшава. Жалбоподателят е на мнение, че одитът е трябвало да бъде извършен в рамките на полския партньор POPON.

Жалбоподателят твърди, че Комисията следва да контролира правилното управление на средствата по програмата и да контролира плащането на фактурите, дължими на Eec Ab Education.

Задачата

В становището си Комисията направи следните забележки:

Жалбата се отнася до проекта „Леонардо да Винчи“ PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, избран в рамките на първата фаза на програмата „Леонардо да Винчи“.

Целта на програмата „Леонардо да Винчи“ е прилагането на общностна политика за професионално обучение, която подкрепя и допълва националните инициативи и действия в областта на професионалното обучение. Програмата е отворена за държавите членки, държавите от ЕАСТ, държавите от Централна и Източна Европа и Кипър. Проектите могат да бъдат представени по няколко различни мерки, групирани в четири направления. Във всяка държава националните органи създават една или повече структури за координация, за да се гарантира изпълнението на програмата на национално равнище, включително администрирането на транснационални назначения и обмен в рамките на мобилността по направление I — т.нар. „национални звена за координация“ (NCY).

На практика осъществяването на мобилност по направление I се основава на глобални безвъзмездни средства, отпускани ежегодно от Комисията на всяка държава въз основа на „план за оперативно управление“. Поради това всяка година се сключва договор между Комисията и националните звена за контакт на съответната държава. По този начин НЗК поема пълна отговорност за администрирането и управлението на средствата за изпълнението на мярката; това включва оценка на подадените предложения за проекти, подбор, сключване на договори и действително администриране и проследяване на проектите (включително плащания, докладване и др.).

Проектът „Леонардо да Винчи“ PL/99/10004/I.1.2.b/FPC беше представен и избран от полското национално координационно звено през 1999 г. в рамките на мобилността по направление I. Проектът имаше за цел да организира работни стажове в Швеция за 30 дни за група полски хора с увреждания. Организатор на проекта и изпълнител на полското NCU е полската организация POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Полска организация на работодателите на хората с увреждания). Организацията домакин в Швеция е Eec Ab Education. Съгласно съществуващите правила NCU е сключило договор с организацията организатор, като е използвало предоставения от Комисията модел. От своя страна, съгласно условията на настоящия договор POPON е задължено да предприеме необходимите мерки по отношение на споразуменията, които ще бъдат сключени с партньорите и приемащите организации. POPON и Eec Ab Education сключват споразумение на 17 май 1999 г.

На 4 януари 2000 г. отделът на Генерална дирекция „Образование и култура“, отговарящ за изпълнението на програмата „Леонардо да Винчи“, получи бележка от жалбоподателя, в която той се оплаква от трудностите, срещнати при изпълнението на проекта.

В бележката се обяснява, че поради редица проблеми и разногласия, възникнали по време на изпълнението на назначенията, сътрудничеството между POPON и Eec Ab Education е било прекратено преди договорените договорни срокове и че друга шведска организация, EET-consulting, е поела управлението. Проблемите, довели до това предсрочно прекратяване, включват факта, че POPON е изпратил в Швеция хора, чиито увреждания и езикови умения се различават от договорените, като по този начин е направил невъзможно EeC Ab Education да проведе образователната програма, както е планирано първоначално.

Според жалбоподателя след прекъсването на сътрудничеството е щяло да бъде постигнато споразумение между POPON и EeC Ab Education за възстановяване на разходите, направени от последното по време на назначенията. Жалбоподателят твърди, че въпреки този факт някои фактури не са били възстановени.

Службите на ГД „Образование и култура“ незабавно осъществиха неофициални контакти с жалбоподателя, за да получат допълнителна информация по случая. Тъй като въпросният проект се отнася до изцяло децентрализирана мярка, на жалбоподателя беше напомнено, че пълният надзор на проекта може да бъде осигурен само от полското национално звено за контакт. Въпреки това ГД „Образование и култура“ се ангажира да следи въпроса възможно най-отблизо, за да улесни намирането на решение.

Между януари и февруари 2000 г. службите на ГД „Образование и култура“ осъществиха интензивни контакти с полския НЦЗ. NCU информира службите на ГД „Образование и култура“, че се опитва да действа като посредник между двете страни, без особен успех. NCU също така обясни, че POPON не е възнамерявало да възстанови някои фактури, тъй като се твърди, че те се отнасят или до услуги, които не са били предоставени, или до разходи, направени извън договорния срок, и че POPON е било решено да защити своя случай и да го отнесе до съда, ако е необходимо. Полското национално координационно звено също така информира службите на ГД „Образование и култура“, че са решили да уволнят служител, тъй като са събрани доказателства, че лицето е сътрудничило на POPON. Това сътрудничество обаче е започнало едва след като проектът е бил избран.

На 3 март 2000 г. на жалбоподателя е изпратен официален отговор, в който се повтарят вече предоставените обяснения и той е информиран за предприетите стъпки.

В началото на април 2000 г. ГД „Образование и култура“ извърши одит на полския НМС: не бяха открити нередности по отношение на управлението на средствата на Общността. Освен това помещенията на POPON също бяха посетени неофициално, но не беше извършен официален одит на проекта.

На 22 юли 2000 г. службите на ГД „Образование и култура“ получиха нова докладна записка от жалбоподателя, в която той твърди, че спорът му с POPON все още не е разрешен, и призовава Комисията да предприеме действия. В отговора от 4 септември 2000 г. беше подчертано, че поради децентрализацията на въпросната мярка Комисията няма правомощия да се намесва пряко в този договорен спор. Беше обърнато внимание на разпоредбите относно уреждането на спорове, предвидени в договора.

Службите на ГД „Образование и култура“ преразгледаха необходимостта от одит на проекта.

Комисията счита, че е направила това, за което е отговаряла. Между Комисията и организаторите на проекта не съществуват договорни отношения и тя по никакъв начин не може да се намесва пряко в спорове, свързани с изпълнението на договора. Надзорът на проекта е отговорност на полското национално звено за контакт. Ако не може да бъде постигнато решение по взаимно съгласие, спорът следва да бъде разрешен от компетентен съд по седалището на организатора.

Комисията носи цялостна отговорност за контрола на начина, по който се изпълнява програмата. Това включва както мониторингово действие, свързано в по-голяма степен със съдържанието, за да се установи дали дейностите и процедурите, извършвани на национално равнище от НЗК, са в съответствие с принципите и критериите на Леонардо да Винчи, така и правомощия за контрол както на НЗК, така и на отделните проекти, за да се провери дали средствата на Общността са били използвани в съответствие с правилата. Тези отговорности са били изцяло упражнявани в случая, посочен в жалбата. ГД „Образование и култура“ се намеси от самото начало с полското национално координационно звено, за да поиска разяснения и да улесни ролята на националното координационно звено като посредник в спора между EeC Ab Education и POPON. Обясненията и информацията, получени от полския NCU, досега изглеждат задоволителни.

Що се отнася до възможността за извършване на одитен контрол, одитът на полския НЗК не показа нередности. Неформалното посещение в POPON не показа особени проблеми. Службите на ГД „Образование и култура“ обаче обмислят извършването на официален одит на проекта.

Жалбоподателят посочва, че е разбрал, че спорът между полския партньор POPON и EeC Ab Education трябва да бъде разрешен пред компетентен съд. Жалбоподателят е разбрал, че омбудсманът не може да се намесва в съдебно дело в Полша. Жалбоподателят обаче поиска Комисията и ГД „Образование и култура“ да пристъпят към одит на полския партньор POPON.

След внимателно разглеждане на становището на Комисията и забележките на жалбоподателя се оказа, че са необходими допълнителни проучвания. Омбудсманът поиска допълнително становище от Комисията относно това дали службите на ГД „Образование и култура“ са започнали одит на въпросния проект, както е посочено в становището на Комисията.

През април 2001 г. финансовите служби на ГД „Образование и култура“ се споразумяха да започнат ad hoc одит на проекта. При липса на достатъчно вътрешни ресурси одитът ще се извършва от външно дружество. Процедурата за подбор и договаряне на външното дружество започна през май 2001 г. и следва да приключи през лятото на 2001 г. Очаква се одитът да се проведе през есента на 2001 г.

Целта на одита е да се провери дали средствата на Общността са били използвани от проекта в съответствие с приложимите правила. Съгласно техническото задание одитът ще включва проверка на разходите за допустимост, особено във връзка с разходите, направени от партньорите, и проверка на тяхното съответствие с разпоредбите на съответните споразумения. Работата ще включва одит на полския проект PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat в помещенията на организатора в Полша (POPON), а при необходимост и посещение в помещенията на партньора в Швеция (EeC Ab Education).

Жалбоподателят изглежда не е изпратил допълнителните си забележки.

РЕШЕНИЕТО

1.1 Според жалбоподателя EeC Ab Education не е получило плащане в размер на 200 000 SEK от своя партньор POPON в Полша. Eec Ab Education се свърза както с полския партньор POPON, така и с Европейската комисия. Жалбоподателят твърди, че Комисията следва да контролира правилното управление на средствата по програмата и да контролира плащането на фактурите, дължими на Eec Ab Education. Жалбоподателят е на мнение, че одитът е трябвало да бъде извършен в рамките на полския партньор POPON.

1.2 В своето становище Комисията заяви, че носи цялостна отговорност за контрола на начина, по който се изпълнява програмата. Това включва както мониторингово действие, свързано в по-голяма степен със съдържанието, за да се установи дали дейностите и процедурите, извършвани на национално равнище от НЗК, са в съответствие с принципите и критериите на Леонардо да Винчи, така и правомощия за контрол както на НЗК, така и на отделните проекти, за да се провери дали средствата на Общността са били използвани в съответствие с правилата. Според Комисията тези отговорности са били изцяло упражнявани в случая, представен в жалбата. ГД „Образование и култура“ се намеси от самото начало с полското национално координационно звено, за да поиска разяснения и да улесни ролята на националното координационно звено като посредник в спора между EeC Ab Education и POPON. Обясненията и информацията, получени от полския NCU, досега изглеждат задоволителни. Що се отнася до възможността за извършване на одитен контрол, одитът на полския НЗК не показа нередности. Неформалното посещение в POPON не показа особени проблеми. Службите на ГД „Образование и култура“ обаче обмислят извършването на официален одит на проекта.

1.3 В становището си жалбоподателят посочва, че разбира, че спорът между полския партньор POPON и EeC Ab Education трябва да бъде разрешен пред компетентен съд. Жалбоподателят обаче поиска ГД „Образование и култура“ на Комисията да извърши одит на полския партньор POPON.

1.4 Омбудсманът поиска допълнителна информация от Комисията относно това дали службите на ГД "Образование и култура" са започнали одит на въпросния проект, както е посочено в становището на Комисията.

1.5 В своето допълнително становище Комисията посочва, че през април 2001 г. финансовите служби на ГД "Образование и култура" са се съгласили да започнат ad hoc одит на проекта. Целта на одита е да се провери дали средствата на Общността са били използвани от проекта в съответствие с приложимите правила. Очаква се одитът да се проведе през есента на 2001 г. Съгласно техническото задание одитът ще включва проверка на разходите за допустимост, особено във връзка с разходите, направени от партньорите, и проверка на тяхното съответствие с разпоредбите на съответните споразумения. Работата ще включва одит на полския проект PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat в помещенията на организатора в Полша (POPON), а при необходимост и посещение в помещенията на партньора в Швеция (EeC Ab Education).

1.6 Въз основа на проверките на омбудсмана изглежда, че Комисията е упражнила своите отговорности и е извършила одит в Националното звено за координация (NCU) във Варшава. Освен това изглежда, че Комисията се е съгласила да започне ad hoc одит на проекта, който включва одит на полския проект. Следователно Комисията е действала в рамките на законовите си правомощия и изглежда не е имало лошо администриране.

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Европейската комисия. Омбудсманът приключва случая.

Искрено ваш,

Якоб СЬОДЕРМАН