Уважаеми г-н Р.,

На 3 август 2000 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман съвместно с професорите Comella Carnicé и Costa Leja от „Centre de Transferència de Tecnologia“(CTT) на Университета в Лерида (Испания) срещу Европейската комисия. Жалбата се отнася до финансовата загуба, която сте понесли в резултат на предполагаемата липса на надлежна проверка от страна на Комисията при извършване на плащанията по проект, предприет от CTT (проект LIFE97/ENV/E/260) и финансиран чрез програмата LIFE на ЕО.

На 30 август 2000 г. препратих жалбата до председателя на Европейската комисия. На 11 декември 2000 г. получих становището на Комисията, което Ви препратих с покана за представяне на коментари. На 4 октомври 2000 г. ми изпратихте допълнителна информация. На 25 януари и 12 февруари 2001 г. Вие ми изпратихте своите наблюдения. На 14 март 2001 г. писах на председателя на Европейската комисия, за да потърся допълнителна информация. Комисията изпрати второто си становище на 27 април 2001 г., което Ви препратих. На 3 септември 2001 г. получих Вашите забележки относно второто становище на Комисията.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултата от направените запитвания.

Жалбата

Жалбоподателите, от името на CTT, са поискали финансова помощ от програмата LIFE на ЕО за разработването на проект, включващ отглеждането на лечебни растения в селските райони в близост до Пиренеите. Комисията се съгласи да финансира максимум 132 479 € от общите разходи по проекта [Решение на Комисията от 17 юли 1997 г. (проект LIFE 97-ENV/E/000260)].

Първото плащане в размер на 40 % от вноската на ЕО беше направено през ноември 1997 г. В съответствие с разпоредбите на приложение 2 (Административни, технически и финансови условия) към решението на Комисията, жалбоподателите представиха междинен доклад на 25 септември 1998 г. с искане за междинно плащане, съответстващо на 40 % от участието на Общността (52 991 €).

Въпреки че службата за техническа помощ, отговаряща за LIFE в Испания (Proymasa), е информирала жалбоподателите, че второто плащане ще бъде извършено в края на март 1999 г., към тази дата не е извършено прехвърляне. Жалбоподателите са се свързали с компетентните служби на Комисията през май 1999 г. и им е било съобщено неофициално, че плащането вече е било извършено. С факс от 17 май 1999 г. същите служби уведомиха жалбоподателите, че плащането все още не е извършено поради „оценката на проектите „Живот“ от 1999 г., започнала през януари“, въпреки че тя следва да бъде извършена в рамките на няколко седмици.

Към момента на приключване на проекта през юли 1999 г. не е получен трансфер за междинното плащане. На 1 юли 1999 г. жалбоподателите писаха до генералния директор на ГД „Околна среда“, г-н Currie, както и до директора, отговарящ за програмата LIFE, г-жа Adinolfi. Не беше получен отговор на нито едно от тези писма.

На 9 юли 1999 г. отговорните служби на Комисията извършиха техническа проверка на проекта, която, според твърденията на жалбоподателите, приключи задоволително, както беше съобщено от местната преса.

Тъй като не са получили отговор на исканията си, жалбоподателите се обръщат към комисаря по околната среда Margot Wallström с писмо от 19 октомври 1999 г. Те ѝ обясниха, че след като са подали искане за междинно плащане преди повече от година, единственият отговор, който са получили, е безразличие, словесни обиди и заплахи от страна на Комисията. Отговорът на член на нейния кабинет от 25 януари 2000 г. уверява жалбоподателите, че ГД „Околна среда“ скоро ще предприеме необходимите мерки.

CTT представи окончателния проект на 28 октомври 1999 г. Комисията отговаря с писмо от 2 декември 1999 г., в което иска широк набор от информация и документи относно изпълнението на проекта, за да може да се провери спазването на финансовите и административните клаузи на договора. На 22 март 2000 г. жалбоподателите изпращат исканата информация.

При липсата на по-нататъшно съобщение от страна на Комисията жалбоподателите са подали жалба до Европейския омбудсман на 3 август 2000 г. В жалбата си те твърдят, че Комисията не е

1) са спазили условията на договора си;

2) са платили своевременно сумите, съответстващи на междинните и окончателните плащания

за проекта;

3) отговаря на исканията за информация от жалбоподателя;

4) е осигурила подходящо поведение от страна на своите служби спрямо жалбоподателите.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията обяснява, че бенефициерът е изпратил междинен доклад и искане за плащане в края на септември 1998 г. Докладът и придружаващите го документи бяха анализирани от службите на Комисията, които стигнаха до заключението, че информацията е непълна. След това от бенефициера е поискано да представи липсващ сертификат като условие за второто плащане. Това удостоверение беше получено от службите на Комисията пет месеца по-късно. Междувременно човешките ресурси, отговарящи за управлението на програмата, се включиха в оценката на проектите по LIFE, представени през 1999 г. Комисията посочи, че бенефициерът е бил напълно наясно с тази работна ситуация както чрез службите на Комисията, така и чрез техническата помощ за LIFE в Испания (PROYMASA).

На 14 юли 1999 г. компетентните служби на Комисията, придружени от групата за техническа помощ, инспектираха проекта. В резултат на посещението за мониторинг службите на Комисията установиха възможен риск от двойно финансиране и съответно решението относно междинния доклад беше спряно.

Бенефициерът представи окончателния доклад през ноември 1999 г., както и искане за окончателните и междинните плащания. На 2 декември 1999 г. Комисията поиска допълнителна информация, за да провери някои аспекти на проекта. Исканата документация е изпратена на Комисията на 22 март 2000 г., тоест четири месеца след датата на искането.

Комисията призна, че в този случай са настъпили забавяния в резултат на процедурата за оценка на LIFE от 1999 г., както и на дългото време за реакция, необходимо на бенефициера, за да отговори на исканията на Комисията. Институцията посочи, че нейните служби работят за рационализиране на процедурите си за подобряване на обработката на досиетата и че следва да се очакват подобрения след предложените финансови реформи („Насоки относно сроковете за плащане в Комисията“).

В заключение Комисията посочва, че:

1) Отговорността за забавянето на междинните и окончателните плащания е споделена между Комисията и бенефициера.

Всички искания, изпратени от жалбоподателите, са получили подходящ отговор от Комисията или чрез официални писма, или чрез телефонни обаждания или лични разговори.

3) Окончателното плащане по проекта е извършено на 19 септември 2000 г.

Допълнителна информация от жалбоподателя

На 4 октомври 2000 г. жалбоподателите са изпратили писмо до омбудсмана, в което обясняват, че на 21 септември 2000 г. са получили от Комисията сума в размер на 79 487 €, съответстваща на междинните и окончателните плащания (60 % участие на ЕО в проекта). Тъй като тази сума не включва лихви за забавено плащане на междинната вноска, жалбоподателите официално са поискали плащането на тези лихви на 3 октомври 2000 г.

Забележки на жалбоподателя

На 25 януари и 12 февруари 2001 г. жалбоподателите изпратиха своите забележки по становището на Комисията. В първото си писмо жалбоподателите изразиха несъгласието си с мотивите, изложени от институцията. Те поискаха от Комисията i) да плати лихви за забавените плащания на междинните и окончателните вноски, тъй като само техните служби следва да се считат за отговорни за закъсненията; и ii) официално да се извини за неправилното поведение на своите служби, тъй като институцията не е била в състояние да предостави никакви доказателства, които биха могли да поставят под въпрос усърдието на жалбоподателите.

Жалбоподателите подробно обясниха предишните си твърдения във второто писмо, което включва редица подкрепящи материали. Те посочват, че Комисията никога не е повдигала официално възражение срещу искането им за междинно плащане от 25 септември 1998 г. Те осъзнават необходимостта от допълнителни документи едва след телефонен разговор с отговорните служби на Комисията в началото на 1999 г. На 3 февруари 1999 г. жалбоподателите изпращат исканото удостоверение, което, подчертават те, вече е било включено в първоначалното им представяне.

Що се отнася до опасенията на Комисията за евентуален двоен източник на финансиране след проверката на проекта, жалбоподателите изразиха изненадата си от факта, че отговорните служби не са предоставили никакви доказателства в подкрепа на тези констатации, за които не са били информирани. Въз основа на тези съображения те считат, че единствено Комисията е отговорна за забавянето на техните плащания.

Жалбоподателите са включили в становището си писмо от службите на Комисията от 31 януари 2001 г., в което институцията се е съгласила да плаща лихви, но само тези, свързани с окончателното плащане. Тъй като последното плащане е одобрено на 19 юни 2000 г., но е извършено едва на 19 септември 2000 г., Комисията счита, че лихвите следва да се плащат само въз основа на 47 дни закъснение (623 €). В писмо от 12 февруари 2001 г. жалбоподателите оспориха мотивите на Комисията и заявиха, че институцията следва също така да плати лихва, съответстваща на 371-дневното забавяне, съответстващо на междинното плащане (3,280 €).

ДОПЪЛНИТЕЛНИ ЗАПИТВАНИЯ

Според Омбудсмана жалбоподателите са повдигнали в своите забележки две допълнителни искания: i) възстановяване на всички лихви за забавянето на междинните и окончателните плащания; ii) извинение от Комисията за неправилното поведение на нейните служби. Тъй като тези въпроси са тясно свързани с твърденията, изложени в първоначалната жалба, на 14 март 2001 г. омбудсманът изпрати писмо до Комисията с искане за допълнителна информация относно исканията на жалбоподателите.

Второто становище на Комисията

Във второто си становище Комисията първо обоснова забавянето на междинното плащане в резултат на това, че жалбоподателят не е включил сертификат сред приложените документи, голямото работно натоварване, свързано с оценката на проектите Life от 1999 г., и необходимостта от проверка на потенциално двойно финансиране на проекта.

Комисията наблегна на факта, че искането за междинно плащане, изпратено от жалбоподателите, не включва сертификат. Този документ е изпратен само няколко месеца по-късно, на 4 март 1999 г. Тя подчерта, че службите на Комисията са поискали от бенефициера както по телефона, така и по електронната поща да предостави липсващия сертификат. Службата за техническа помощ LIFE в Испания също е поискала сертификата по телефона няколко пъти.

Комисията също така посочи, че след проверката, извършена от нейните служби през юли 1999 г., е установен евентуален риск от двойно финансиране на бенефициера. Този риск произтича от факта, че проектът е разработен съвместно с публична организация „Centro Tecnológico Forestal de Catalunya“, която също се финансира със средства на ЕС (FEOGA). Съответно службите на Комисията започнаха вътрешна проверка. В съответствие с член 10, параграф 2 от Регламента за LIFE на бенефициера не е предадена информация, тъй като процесът изисква известна степен на свобода на преценка.

Все още не са направени окончателни заключения, тъй като тази проверка отнема много време. Службите на Комисията посочиха също така, че като са наясно с времето, необходимо за провеждане на тази процедура, те са решили да извършат междинните и окончателните плащания, за да се избегне създаването на затруднения за бенефициера. Веднага след като констатациите от проверката бъдат готови, Комисията следва да бъде в състояние да обмисли дали да приложи разпоредбите, предвидени в член 11 от регламента (намаляване, възстановяване или спиране на финансовата помощ от страна на Комисията).

Комисията обясни, че вече е платила лихва за забава в размер на 623,33 € въз основа на общите разходи по проекта (включително междинното искане). В отговор на искането на жалбоподателите за лихва във връзка със забавянето на междинното плащане Комисията направи предложение за допълнително плащане в размер на 1 144 евро. След като се приспаднат вече платените лихви, тази сума би съответствала на закъснение от 197 дни от датата, на която всички документи относно междинния доклад са получени от Комисията (4 март 1999 г.), до датата на извършване на плащанията (19 септември 2000 г.).

Що се отнася до искането на жалбоподателите за извинение, Комисията настоя за правилността на своите действия. Тя подчерта, че отношението на нейните служби към жалбоподателите е било адекватно, като е обяснила действията си. Тъй като институцията счете, че нейните служби са предоставили пълни доказателства за ситуацията, тя стигна до заключението, че твърденията на жалбоподателите не са обосновани. В този контекст Комисията добави обаче, че някои разпоредби на Регламента за LIFE може да не са били спазени от жалбоподателите и следователно институцията може да бъде принудена да приложи член 11 от Регламента (намаляване, възстановяване или спиране на финансовата помощ от Комисията).

Мнения на жалбоподателя относно второто становище на Комисията

Жалбоподателите оспориха аргументите, изложени от Комисията, и повториха някои от твърденията, изложени в жалбата.

Те настояват, че удостоверението, на което се позовава Комисията, за да обоснове частично забавянето си, всъщност е било включено в първоначалното им искане. Те приложиха копие от писмо от LISU ("Университети Logística Serveis"), независима фирма, наета от университета в Лейда, която потвърди това твърдение. Освен това те обясниха, че Комисията никога не ги е уведомявала официално за необходимостта от липсващ сертификат. През януари 1999 г. институцията само е уведомила LISU за положението по телефона. Жалбоподателите изпращат удостоверението по факс на 3 февруари 1999 г. и в същия ден го изпращат по експресна поща.

Що се отнася до риска от двойно финансиране, жалбоподателите посочиха, че този въпрос вече е бил повдигнат от службите на Комисията (писмо на г-н Rouam, началник на отдел DG ENV.B.4 от 2 декември 1999 г.). Те обясниха, че всички необходими обяснения, както и необходимите документи, вече са били изпратени в отговор на 22 март 2000 г.

Жалбоподателите заключиха, като подчертаха, че интересите, предложени от Комисията, не са били изчислени въз основа на точните дати. Те обаче посочиха, че трябва да приемат предложението на Комисията поради прекомерната продължителност на тази процедура.

РЕШЕНИЕТО

1. Спазване на договора: закъснения и лихви, съответстващи на междинното плащане

1.1 Жалбоподателите твърдят, че Комисията не е спазила условията на договора, тъй като междинните и окончателните плащания по проекта не са били извършени своевременно. Поради това те искат плащането на лихви за това забавяне.

1.2 Комисията обясни, че вече е платила лихва за забава в размер на 623,33 евро въз основа на общите разходи по проекта. В отговор на искането на жалбоподателите за лихва върху междинното плащане Комисията се съгласи да извърши допълнително плащане в размер на 1 144 евро. След като се дисконтират вече платените лихви, тази сума би съответствала на закъснение от 197 дни.

1.3 Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателите са приели предложението на Комисията за изплащане на допълнителни лихви. Поради това омбудсманът заключава, че Комисията е предприела стъпки, за да удовлетвори жалбоподателите по отношение на този аспект на случая.

2. Искане за официално извинение от Комисията

2.1 Жалбоподателите твърдят, че Комисията не е отговорила на всички техни искания за информация (писма до службите на Комисията от 1 юли 1999 г.) и се оплакват от поведението на нейните служби. Те посочиха, че службите на Комисията са поставили под въпрос положената от тях грижа, без да представят доказателства в подкрепа на твърденията. Поради това жалбоподателите поискаха официално извинение от Комисията.

2.2 Комисията не се е извинила официално на жалбоподателите и е настояла за правилността на действията си. Тя подчерта, че отношението на нейните служби към жалбоподателите винаги е било адекватно, като е обяснявала действията си и е предоставяла пълни доказателства за ситуацията.

Институцията призна, че са настъпили забавяния при разглеждането на този проект, но посочи, че жалбоподателите също носят известна отговорност. Тя също така намекна за възможността за неправомерно двойно финансиране от страна на жалбоподателите, което може да доведе до прилагането на член 11 от Регламента за LIFE към проекта (намаляване, възстановяване или спиране на финансовата помощ от страна на Комисията).

2.3 Омбудсманът отбелязва, че на някои от писмата, които жалбоподателите са изпратили до Комисията, за да проверят етапа на своето искане за междинно плащане, а именно писмата им от 1 юли 1999 г. както до генералния директор на ГД "Околна среда", г-н Currie, така и до директора, отговарящ за програмата LIFE, г-жа Adinolfi, не е отговорено. Комисията не е споменала този въпрос в нито един от отговорите си, нито се е извинила за него.

Добро административно поведение е да се отговаря своевременно на писмата на гражданите, както е посочено в точка 4 от Кодекса за добро административно поведение на Комисията. В този случай Комисията не отговори писмено на писмата на жалбите от 1 юли 1999 г. както до генералния директор на ГД „Околна среда“, г-н Currie, така и до директора, отговарящ за програмата LIFE, г-жа Adinolfi. Поради това омбудсманът ще отправи критична забележка към Комисията относно този аспект на случая.

2.4 Що се отнася до работата по проекта и информацията, предоставена на жалбоподателите, важно е първо да се припомнят съответните правни норми.

Решението на Комисията от 17 юли 1997 г., с което бяха отпуснати средства по LIFE за проекта CTT, също представлява неговото правно основание. В приложение II към решението се определят приложимите административни, технически и финансови условия. В точка 3.4 от приложение II се описва процедурата, която трябва да се следва за плащанията:

„Плащанията се извършват в срок от 60 дни от датата на получаване на искането [ ]. Въпреки това Комисията, след като предварително е уведомила бенефициера, може да отложи плащането, ако има някакви възражения относно дейностите, свързани с това искане за плащане [ ] В тези случаи бенефициерът няма да има право на лихва или обезщетение от Комисията“.

2.5 От доказателствата, представени по време на проверката, омбудсманът отбелязва, че изискванията, посочени в горепосочените разпоредби, изглежда не са били спазени от Комисията:

i) що се отнася до невключването на сертификат в искането на жалбоподателите за междинно плащане от 15 септември 1998 г., Комисията не е в състояние да представи никакви доказателства, които биха могли да покажат, че е уведомила официално жалбоподателите за възраженията си;

ii) във връзка с необходимостта от проверка на евентуално двойно финансиране на проекта Комисията призна, че на жалбоподателите никога не е била предоставяна информация, което е в нарушение на задълженията, посочени в точка 3.4 от приложение II към решението. Тя е обосновала действията си с това, че процесът изисква известна свобода на преценка, както е предвидено в член 10, параграф 2 от Регламента за живота (1). Тази разпоредба обаче се прилага само за проверки на място, а не за общи проверки, като например необходимостта от проверка на потенциално двойно финансиране.

2.6 Като не е спазила съответните правила, Комисията не е разгледала случая с дължимата грижа. Съответно би било добро поведение от страна на администрацията да се извини. Поради това омбудсманът ще отправи критична забележка към Комисията относно този аспект на случая.

3. Заключение

Въз основа на проверките на Европейския омбудсман по тази жалба изглежда необходимо да се направят следните критични забележки:

Добро административно поведение е да се отговаря своевременно на писмата на гражданите, както е посочено в точка 4 от Кодекса за добро административно поведение на Комисията. В този случай Комисията не отговори писмено на писмата на жалбите от 1 юли 1999 г. както до генералния директор на ГД „Околна среда“, г-н Currie, така и до директора, отговарящ за програмата LIFE, г-жа Adinolfi.

От доказателствата, представени по време на проверката, омбудсманът отбелязва, че изискванията, посочени в решението на Комисията от 17 юли 1997 г. (точка 3.4 от приложение II към него), изглежда не са били спазени от Комисията. Като не е спазила тези правила, Комисията не е разгледала случая с дължимата грижа. Съответно би било добро поведение от страна на администрацията да се извини.

Като се има предвид, че тези аспекти на делото се отнасят до процедури, свързани с конкретни събития в миналото, не е целесъобразно да се търси приятелско уреждане на въпроса. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Европейската комисия също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

Якоб СЬОДЕРМАН

---

(1) Член 10, параграф 2 от Регламент (ЕО) No 1404/96 на Съвета от 15 юли 1996 г. за изменение на Регламент (ЕИО) No 1973/92 за създаване на финансов инструмент за околната среда (Life) [ОВ L 181, 20.7.1996 г., стр. 1]: „Комисията информира бенефициера за проверка на място, освен ако има основателни причини да се подозира измама и/или неправомерно използване“.