1. Последна актуализация на този запис: 05/06/23

2. Референтен номер: 05/2023

3. Име и данни за контакт на администратора: Европейски омбудсман, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Отговорен отдел:

Дирекция „Администрация“ (членове на персонала в областта на ИКТ) и екипа по проекта (един член на Генералния секретариат и ръководител на екипа в областта на човешките ресурси)

4. Име и данни за контакт на длъжностното лице по защита на данните: Г-жа Франческа Павеси, заместник-ДЛЗД: г-н Nicholas Hernanz

Електронна поща: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Име и данни за контакт на обработващия лични данни: външното дружество, което отговаря за съставянето на отговорите от проучването и изготвянето на обобщаващия доклад:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Белгия

Електронна поща: gcomhaire@incidence.be или info@incidence.be

6. Име и данни за контакт на съвместния администратор (съвместните администратори): Не е приложимо

7. Цел(и) на обработването:  Чрез LimeSurvey (инструмент за вътрешно проучване) ИО възнамерява да проведе проучване сред персонала, за да събере обратна информация от персонала относно организацията на офиса, условията на труд, работната среда и въпросите, свързани с етиката и благосъстоянието. Целта е да се определят областите, за които се счита, че функционират задоволително, както и областите, които може да изискват последващи действия, и доколкото е възможно, да се сравнят резултатите с течение на времето и с тези на други институции.

Правното основание на процедурата е член 1д, параграфи 2 и 3 от Правилника за длъжностните лица ^[1].

8. Описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни:

- Категории субекти на данни: служители от Службата за наблюдение на избори (длъжностни лица, срочно или договорно наети служители). Стажантите от Службата за наблюдение на Земята не участват в проучването сред персонала.

- Категории лични данни:

Анкетата е анонимна. Записът на отговорите от проучването не съдържа никаква идентифицираща информация за респондентите. Когато правят коментари в полето за свободен текст, респондентите могат да добавят информация. В тези случаи съществува възможност някои респонденти да бъдат идентифицирани или да разкрият лични данни на трети страни в зависимост от съдържанието на информацията, която решат да предоставят.

ИО обработва професионалните електронни адреси на служителите, за да може да изпрати връзката към проучването. ИО също така обработва отговорите от проучването. Тези лични данни могат да бъдат обработвани от външното дружество и от Службата за наблюдение на избори.

Външното дружество, което отговаря за доклада, обработва становищата на служителите, събрани въз основа на въпросника за проучването.

9. Срок за съхранение на данните и, когато е възможно, за заличаване:

ИО ще съхранява електронните адреси на респондентите в проучването толкова дълго, колкото е необходимо за изпращане на проучването за персонала за 2023 г. на съответните членове на персонала.

ИО ще съхранява отговорите от проучването, включително всички потенциални лични данни, предоставени от респондентите в полетата за свободен текст, за максимален срок от пет години. След това данните ще бъдат изтрити.

Външното дружество ще съхранява отговорите, предоставени от респондентите, толкова дълго, колкото е необходимо за изготвянето на доклада от проучването, и за максимален срок от пет години ^[2]. След това данните ще бъдат изтрити. Приема се, че всички отговори са анонимни, с изключение на полетата за свободен текст, ако респондентите предоставят лични данни в тях.

10. Получатели на данните:

Получателят е външното дружество, което отговаря за изготвянето на доклада от проучването.

Общите резултати (анонимизирани данни) също ще бъдат споделени с персонала.

11. Има ли предаване на лични данни на трети държави и/или на международни организации? Не е приложимо

12. Общо описание на мерките за сигурност:

ИО използва „LimeSurvey“, за да изпрати проучването на респондентите и да събере отговорите. LimeSurvey е инструмент за вътрешно проучване, който гарантира, че всички обработени данни остават в рамките на защитен сървър на Европейския омбудсман и че данните са защитени чрез строги правила за сигурност.

Отговорите на въпросите от проучването правят невъзможно идентифицирането на субектите на данни, с изключение на някои случаи, в които респондентите могат да добавят информация в поле за свободен текст.

Проучването включва следната декларация за отказ от отговорност: „за да запазим анонимността на участниците, гарантираме, че отговорите са структурирани по начин, който не позволява идентифицирането на лицата. Моля, имайте предвид обаче, че някои полета за свободен текст позволяват на физическите лица свободата да въвеждат всяка информация, която изберат, включително лични данни на себе си или на други лица. Настоятелно приканваме участниците да се въздържат от разкриване на каквато и да е лична информация в тези области.“

13. Информация за това как субектите на данни могат да упражняват правата си на достъп и коригиране и, когато е приложимо, на заличаване, ограничаване и преносимост на данните:

Относно електронните адреси на служителите на ЕО:

Членовете на персонала могат да поискат достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ИО ги използва. Те могат също така да поискат коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до тях. При определени условия те имат право по всяко време да възразят срещу използването на техните данни от ИО на основания, свързани с тяхното конкретно положение, както и право да поискат от ИО да заличи техните лични данни или да ограничи използването им.

ИО ще отговори на исканията във възможно най-кратък срок и най-късно в срок от един месец.

Относно отговорите на проучването:

След като респондентите изпратят отговорите си в анкетата, отговорите стават анонимна информация. Поради това правата на субектите на данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 не са приложими, когато става въпрос за отговорите на проучването. Отказът от отговорност над полетата за свободен текст предоставя достатъчно информация на респондентите относно рисковете от предоставяне на лични данни в техните отговори. Тъй като проучването се извършва анонимно, от техническа гледна точка не е възможно да се установи „кой какво е отговорил“, нито да се предоставят на респондентите права на достъп, коригиране, възражение, заличаване или ограничаване на техния отговор.

Всеки субект на данни обаче има право на достъп, коригиране, възражение, заличаване или искане за ограничаване на личните данни, включени в едно от полетата за свободен текст, ако това се отнася до него, при определени условия, посочени в Регламента. Тези искания следва да бъдат адресирани до външното дружество, което обработва отговорите от проучването (info@incidence.be), или до икономическия оператор.

По всяко време членовете на персонала могат да поискат от службата информация относно обработването на личните им данни по електронна поща (EO@ombudsman.europa.eu) или като се свържат с дирекция „Администрация“. Службите ще отговорят на техните искания възможно най-скоро и най-късно в срок от един месец. Те могат също така да се свържат с длъжностното лице по защита на данните на службата на адрес:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Ако желаят да се оплачат от начина, по който ИО обработва личните им данни, те могат да се свържат с Европейския надзорен орган по защита на данните (www.edps.europa.eu) на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu

Декларация за поверителност във връзка с проучването на персонала за 2023 г. в Службата на Европейския омбудсман

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването, начинът, по който Европейският омбудсман (ЕО) събира, обработва и гарантира защитата на всички предоставени лични данни, как се използва тази информация и какви права могат да упражняват субектите на данни във връзка с техните данни.

Контрольорът е ИО. Обработващият лични данни е външното дружество, което отговаря за съставянето на отговорите от проучването и изготвянето на обобщения доклад.

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Анкетата е анонимна. Записът на отговорите от проучването не съдържа никаква идентифицираща информация за респондентите.

ИО обработва професионалните електронни адреси на служителите, за да може да получи връзката към проучването.

Стажантите от Службата за наблюдение на Земята не участват в проучването сред персонала.

В някои случаи респондентите могат да добавят информация в поле за свободен текст. 

Инструкциите за проучването ще включват конкретен отказ от отговорност в този смисъл: за да запазим анонимността на участниците, гарантираме, че отговорите са структурирани по начин, който не позволява идентифицирането на лицата. Моля, имайте предвид обаче, че някои полета за свободен текст позволяват на физическите лица свободата да въвеждат всяка информация, която изберат, включително лични данни на себе си или на други лица. Настоятелно препоръчваме на участниците да се въздържат от разкриване на лична информация в тези области.

Когато правят коментари в полето за свободен текст, респондентите могат да добавят информация. В тези случаи съществува възможност някои респонденти да бъдат идентифицирани или да разкрият лични данни на трети страни в зависимост от съдържанието на информацията, която решат да предоставят.

Тези лични данни могат да бъдат обработвани от външното дружество и от Службата за наблюдение на избори.

Външно дружество ще изготви доклад за проучването, който ще бъде разпространен сред персонала и ръководния екип.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Както е посочено в предходния параграф, проучването запазва анонимност. Въпреки това членовете на персонала имат възможност доброволно да разкриват своите лични данни или личните данни на трети страни в полетата за свободен текст. Само в такива случаи омбудсманът може инцидентно да обработва лични данни.

Службата на Европейския омбудсман възнамерява да проведе проучване сред служителите, за да събере обратна информация от тях относно организацията на службата, условията на труд, работната среда и въпросите, свързани с етиката и благосъстоянието. Целта е да се определят областите, за които се счита, че функционират задоволително, както и областите, които може да изискват последващи действия, и доколкото е възможно, да се сравнят резултатите с течение на времето и с тези на други институции.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработването на тези данни?

Обработването е необходимо въз основа на член 5, параграф 1, буква а) (изпълнението на задача от обществен интерес).

Правното основание е член 1д, параграфи 2 и 3 от Правилника за длъжностните лица .

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Първата категория лични данни, а именно електронните адреси на всички членове на персонала, се обработва от Дирекция „Администрация“ (членове на персонала в областта на ИКТ) и екипа по проекта (един член на Генералния секретариат и ръководителя на екипа в областта на човешките ресурси).

Втората категория лични данни, а именно тези, които могат да бъдат въведени от служителите в коментарите в свободния текст на проучването, могат да бъдат обработвани от външното дружество, отговарящо за изготвянето на доклада от проучването, дирекция „Администрация“ (членове на персонала в областта на ИКТ) и екипа по проекта (един член на ГС и ръководителя на екипа в областта на човешките ресурси). Предполага се, че това външно дружество обработва само анонимни данни, освен в случаите на полетата за свободен текст, ако респондентите предоставят лична информация за себе си или за други лица.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Получателят е външното дружество, което отговаря за изготвянето на доклада от проучването. Общите резултати (анонимизирани данни) също ще бъдат споделени с персонала.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Омбудсманът ще съхранява личните данни, изброени в точка 1 по-горе (електронни адреси на респондентите в проучването), толкова дълго, колкото е необходимо за изпращане на проучването за персонала за 2023 г. на съответните членове на персонала.

Външното дружество ще съхранява отговорите, предоставени от респондентите, толкова дълго, колкото е необходимо за изготвяне на доклада от проучването, и за максимален срок от пет години . След това данните ще бъдат изтрити. Приема се, че всички отговори са анонимни, с изключение на полетата за свободен текст, ако респондентите предоставят лични данни в тях.

7. Как защитаваме Вашите данни?

ИО използва „LimeSurvey“, за да изпрати проучването на респондентите и да събере отговорите. LimeSurvey е инструмент за вътрешно проучване, който гарантира, че всички обработени данни остават в рамките на защитен сървър на Европейския омбудсман и че данните са защитени чрез строги правила за сигурност.

Отговорите на въпросите от проучването правят невъзможно идентифицирането на субектите на данни, с изключение на някои случаи, посочени в част 1, в които респондентите могат да добавят информация в поле за свободен текст.

Ще бъде добавен следният отказ от отговорност: „за да запазим анонимността на участниците, гарантираме, че отговорите са структурирани по начин, който не позволява идентифицирането на лицата. Моля, имайте предвид обаче, че някои полета за свободен текст позволяват на физическите лица свободата да въвеждат всяка информация, която изберат, включително лични данни на себе си или на други лица. Силно насърчаваме участниците да се въздържат от разкриване на каквато и да е лична информация в тези области.“

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

По отношение на първата категория лични данни, а именно електронните адреси на всички членове на персонала:

Имате право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ИО ги използва.

При определени условия имате право да поискате коригиране на всички непълни или неточни данни, отнасящи се до Вас. Можете да коригирате идентификационните данни по всяко време. Имате право по всяко време да възразите срещу използването на Вашите данни от ИО на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация.

При определени условия имате право да поискате от ИО да изтрие личните Ви данни или да ограничи използването им.

ИО ще отговори на исканията във възможно най-кратък срок и най-късно в срок от един месец.

Относно втората категория лични данни, а именно отговорите на проучването:

След като респондентите изпратят отговорите си в анкетата, отговорите стават анонимна информация. Поради това правата на субектите на данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 не са приложими, когато става въпрос за отговорите на проучването. Отказът от отговорност над полетата за свободен текст предоставя достатъчно информация на респондентите относно рисковете от предоставяне на лични данни в техните отговори. Тъй като проучването се извършва анонимно, от техническа гледна точка не е възможно да се установи „кой какво е отговорил“, нито да се предоставят на респондентите права на достъп, коригиране, възражение, заличаване или ограничаване на техния отговор.

Всеки субект на данни обаче има право на достъп, коригиране, възражение, заличаване или искане за ограничаване на личните данни, включени в едно от полетата за свободен текст, ако това се отнася до него, при определени условия, посочени в Регламента. Тези искания следва да бъдат адресирани до външното дружество, което обработва отговорите от проучването.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате на ИО въпроси, свързани със защитата на данните, относно организацията на проучването на персонала за 2023 г., на следния адрес:

Европейски омбудсман

1 avenue du Président Робер Шуман

CS 30403

F-67001 Страсбург Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Можете да се свържете с външното дружество, което обработва отговорите от проучването, на адрес:

г-н Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Белгия

gcomhaire@incidence.be

Важно е да се отбележи, че по принцип външното дружество обработва само анонимна информация, а именно информация, която не е свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано, или с лични данни, които са анонимизирани по такъв начин, че субектът на данните не може или вече не може да бъде идентифициран.

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на службата на ИО на следния адрес: ДЛЗД-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време на следния адрес: ЕНОЗД@edps.europa.eu

 

[1] Член 1д, параграфи 2 и 3 На активно заетите длъжностни лица се предоставят условия на труд, отговарящи на подходящи стандарти за здраве и безопасност, които са най-малко равностойни на минималните изисквания, приложими съгласно мерките, приети в тези области по силата на Договорите. 3. Мерките от социален характер, приети в съответствие с настоящия член, се изпълняват от всяка институция в тясно сътрудничество с Комитета по персонала въз основа на предложените многогодишни действия. Тези предложени действия се предават всяка година на бюджетния орган в рамките на бюджетната процедура“.

[2] Вж. член 21.2.13 от общите условия на договора: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en