Europeiska ombudsmannen

Sklep evropskega varuha človekovih pravic o sprejetju izvedbenih določb(1)

Člen 1  : Opredelitve pojmov

V teh izvedbenih določbah

(a) "pristojna institucija" pomeni institucijo ali organ Skupnosti, ki je predmet pritožbe ali preiskave na lastno pobudo;

(b) "statut" pomeni predpise in splošne pogoje, ki urejajo opravljanje nalog varuha človekovih pravic;

(c) izraz "zaupen" v zvezi z dokumenti in informacijami pomeni "ki se ne razkrije".

Člen 2  : Prejem pritožb

2.1 Pritožbe se po prejemu evidentirajo, zabeležijo v register in oštevilčijo.

2.2 Pritožniku se pošlje potrdilo o prejemu, v katerem se zapiše registrska številka pritožbe in navede strokovni sodelavec, ki se z zadevo ukvarja.

2.3 Peticija, ki jo varuhu človekovih pravic posreduje Evropski parlament s soglasjem pošiljatelja peticije, se obravnava kot pritožba.

2.4 V ustreznih primerih in s soglasjem pritožnika lahko varuh človekovih pravic pritožbo pošlje Evropskemu parlamentu, da jo obravnava kot peticijo.

2.5 V ustreznih primerih in s soglasjem pritožnika lahko varuh človekovih pravic pritožbo pošlje drugemu pristojnemu organu.

Člen 3  : Dopustnost pritožb

3.1 Na podlagi meril, določenih v Pogodbi in Statutu, varuh človekovih pravic določi, ali je pritožba v okviru njegovih pristojnosti, in če je tako, ali je dopustna; od pritožnika lahko pred odločitvijo zahteva predložitev dodatnih informacij ali dokumentov.

3.2 Če pritožba ni v okviru njegovih pristojnosti ali ni dopustna, jo varuh človekovih pravic arhivira. Pritožnika obvesti o svoji odločitvi in razlogih zanjo. Varuh človekovih pravic lahko pritožniku svetuje, naj se obrne na drug organ.

Člen 4  : Preiskave v zvezi z dopustnimi pritožbami

4.1 Varuh človekovih pravic odloči, ali obstaja dovolj razlogov za upravičenost preiskave v zvezi z dopustno pritožbo.

4.2 Če varuh človekovih pravic ne najde dovolj razlogov za upravičenost preiskave, pritožbo arhivira in o tem obvesti pritožnika. Varuh človekovih pravic lahko obvesti tudi pristojno institucijo.

4.3 Če varuh človekovih pravic najde dovolj razlogov za upravičenost preiskave, o tem obvesti pritožnika in pristojno institucijo. Kopijo pritožbe pošlje pristojni instituciji in jo pozove, da v določenem roku, ki običajno ni daljši od treh mesecev, poda svoje mnenje. V pozivu pristojni instituciji so lahko navedeni posebni vidiki pritožbe ali posebna vprašanja, na katera se mora mnenje nanašati.

4.4 Mnenje ne sme vsebovati nobenih informacij ali dokumentov, ki so po mnenju pristojne institucije zaupni.

4.5 Pristojna institucija lahko zahteva, da se določeni deli mnenja, ki ga je oblikovala, razkrijejo samo pritožniku. Zadevne dele mora jasno opredeliti in razložiti razlog ali razloge za zahtevo po njihovem razkritju.

4.6 Varuh človekovih pravic pošlje mnenje pristojne institucije pritožniku. Pritožnik ima možnost, da v določenem roku, ki običajno ni daljši od enega meseca, varuhu človekovih pravic predloži pripombe.

4.7 Če varuh človekovih pravic meni, da je potrebna nadaljnja preiskava, jo izvede. Točke 4.3 do 4.6 se nanašajo na nadaljnjo preiskavo in opredeljujejo, da je običajni rok za odgovor pristojnih institucij en mesec.

4.8 Če varuh človekovih pravic meni, da je uporaba poenostavljenega postopka primerna, da se doseže hitra rešitev, ga lahko uporabi.

4.9 Ko varuh človekovih pravic konča preiskave, primer zaključi z utemeljenim sklepom ter o tem obvesti pritožnika in pristojno institucijo.

Člen 5  : Preiskovalna pooblastila

5.1 Ob upoštevanju pogojev, določenih v Statutu, lahko varuh človekovih pravic od institucij in organov Skupnosti ter organov držav članic zahteva, da mu v razumnem roku pošljejo informacije ali dokumente za namene preiskave. Jasno morajo opredeliti vse informacije ali dokumente, za katere menijo, da so zaupni.

5.2 Varuh človelovih pravic lahko pregleda spis pristojne institucije. Pristojna institucija jasno opredeli vse dokumente v spisu, za katere meni, da so zaupni. Varuh človekovih pravic lahko napravi kopije celega spisa ali posameznih dokumentov, ki jih spis vsebuje. Varuh človekovih pravic obvesti pritožnika, da je bil pregled opravljen.

5.3 Varuh človekovih pravic lahko od uradnikov ali drugih uslužbencev institucij ali organov Skupnosti zahteva, da pričajo pod pogoji, določenimi v Statutu. Varuh človekovih pravic lahko odloči, da mora oseba, ki dokaze posreduje, to storiti zaupno.

5.4 Varuh človekovih pravic lahko od institucij in organov Skupnosti zahteva, naj ukrenejo vse potrebno, da bi lahko svojo preiskavo opravil na kraju samem.

5.5 Varuh človekovih pravic lahko naroči študije ali strokovna poročila, ki so po njegovem mnenju potrebna za uspešno preiskavo.

Člen 6  : Sporazumne rešitve

6.1 Če varuh človekovih pravic ugotovi nepravilnosti, si čim bolj prizadeva sodelovati s pristojno institucijo pri iskanju sporazumne rešitve za odpravo nepravilnosti in v zadovoljitev pritožnika.

6.2 Če varuh človekovih pravic meni, da je bilo tako sodelovanje uspešno, primer zaključi z utemeljenim sklepom. O sklepu obvesti pritožnika in pristojno institucijo.

6.3 Če varuh človekovih pravic meni, da sporazumna rešitev ni mogoča ali da iskanje sporazumne rešitve ni bilo uspešno, primer zaključi z utemeljenim sklepom, ki lahko vsebuje kritično oceno, ali pa pripravi poročilo z osnutkom priporočil.

Člen 7  : Kritična ocena

7.1 Varuh človekovih pravic oblikuje kritično oceno, kadar meni:

(a) da pristojna institucija ne more več odpraviti nepravilnosti in

(b) da nepravilnost nima splošnih učinkov.

7.2 Kadar varuh človekovih pravic zaključi primer s kritično oceno, o tem obvesti pritožnika in pristojno institucijo.

Člen 8  : Poročila in priporočila

8.1 Varuh človekovih pravic predloži pristojni instituciji poročilo z osnutkom priporočil, kadar meni, da:

(a) lahko pristojna institucija odpravi nepravilnost ali

(b) da ima nepravilnost splošne učinke.

8.2 Varuh človekovih pravic pošlje izvod svojega poročila in osnutka priporočil pristojni instituciji in pritožniku.

8.3 Pristojna institucija v treh mesecih pošlje varuhu človekovih pravic podrobno mnenje. Podrobno mnenje vsebuje potrditev prejema varuhovega sklepa ter opis ukrepov, sprejetih za izvedbo osnutkov priporočil.

8.4 Če varuh človekovih pravic meni, da podrobno mnenje ni zadovoljivo, lahko za Evropski parlament pripravi posebno poročilo v zvezi z nepravilnostjo. Poročilo lahko vsebuje priporočila. Varuh človekovih pravic pošlje kopijo poročila pristojni instituciji in pritožniku.

Člen 9  : Preiskave na lastno pobudo

9.1 Varuh človekovih pravic se lahko odloči za preiskave na lastno pobudo.

9.2 V preiskavah na lastno pobudo so njegove pristojnosti enake kot v preiskavah, ki potekajo v odgovor na pritožbo.

9.3 V preiskavah na lastno pobudo se po analogiji uporabljajo smiselno enaki postopki kot v preiskavah, sproženih po pritožbi.

Člen 10  : Postopkovna vprašanja

10.1 Če pritožnik tako zahteva, varuh človekovih pravic opredeli pritožbo za zaupno. Če varuh človekovih pravic meni, da je treba zaščititi interese pritožnika ali tretje osebe, lahko pritožbo opredeli za zaupno na lastno pobudo.

10.2 Če se mu zdi primerno, lahko varuh človekovih pravic sprejme ukrepe, s katerim zagotovi, da se pritožbo obravnava prednostno.

10.3 Če je v zvezi z vprašanji, ki jih raziskuje varuh človekovih pravic, sprožen pravni postopek, varuh primer zaključi. Izid preiskav, ki jih je do tedaj opravil, se arhivira brez nadaljnje obravnave.

10.4 Varuh človekovih pravic obvesti ustrezne nacionalne organe in po potrebi institucijo ali organ Skupnosti o dejanjih, ki bi lahko bila kazniva, s katerimi se seznani med potekom preiskave. Varuh človekovih pravic lahko institucijo ali organ Skupnosti obvesti tudi o dejstvih, ki po njegovem mnenju utemeljujejo disciplinski postopek.

Člen 11  : Poročila Evropskemu parlamentu

11.1 Varuh človekovih pravic predloži Evropskemu parlamentu letno poročilo o svojem delu v celoti, vključno z izidi svojih preiskav.

11.2 Poleg posebnih poročil iz člena 8.4 lahko varuh človekovih pravic pošlje Evropskemu parlamentu tudi druga posebna poročila, kadar meni, da so primerna za izpolnjevanje njegovih pristojnosti na podlagi Pogodb in Statuta.

11.3 Letna in posebna poročila varuha človekovih pravic lahko vsebujejo priporočila, za katera meni, da so potrebna za izpolnjevanje njegovih pristojnosti na podlagi Pogodb in Statuta.

Člen 12  : Sodelovanje z varuhi človekovih pravic in podobnimi organi v državah članicah

Varuh človekovih pravic lahko sodeluje z varuhi človekovih pravic in podobnimi organi v državah članicah, da bi povečal učinkovitost svojih preiskav in preiskav varuhov človekovih pravic in podobnih organov v državah članicah ter učinkoviteje varoval pravice in interese na podlagi zakonodaje Evropske unije in Evropske skupnosti.

Člen 13  : Pravica pritožnika do vpogleda v spis

13.1 Pritožnik ima v skladu s členom 13.3 pravico do vpogleda v spis varuha človekovih pravic o njegovi pritožbi.

13.2 Pritožnik lahko izvršuje pravico do vpogleda v spis na licu mesta. Od varuha človekovih pravic lahko zahteva kopijo celotnega spisa ali kopije posameznih dokumentov v spisu.

13.3 Pritožnik nima dostopa do:

(a) dokumentov ali informacij, pridobljenih na podlagi člena 5.1 ali 5.2, ki so bili ob posredovanju varuhu človekovih pravic opredeljeni kot zaupni;

(b) dokazov, ki so bili posredovani zaupno v skladu s členom 5.3.

Člen 14  : Dostop javnosti do dokumentov pri varuhu človekovih pravic

14.1 Javnost ima dostop do dokumentov varuha človekovih pravic, ki niso povezani s preiskavami, ob upoštevanju istih pogojev in omejitev, kot so določeni z Uredbo (ES) št. 1049/2001(2) o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije.

14.2 Javnost lahko zahteva dostop do dokumentov varuha človekovih pravic, povezanih s preiskavo, če pritožba v skladu s členom 10.1 na zahtevo pritožnika ali varuha človekovih pravic ni bila opredeljena za zaupno. Dostop ne bo omogočen do:

(a) dokumentov ali informacij, pridobljenih na podlagi člena 5.1 ali 5.2, ki so bili ob posredovanju varuhu človekovih pravic opredeljeni kot zaupni;

(b) dokazov, ki so bili poslani zaupno v skladu s členom 5.3;

(c) tistih delov mnenj in odgovorov pristojne institucije na vse nadaljnje preiskave, za katere je ta v skladu s členom 4.5 zahtevala, da se lahko razkrijejo samo pritožniku. Prosilec bo obveščen o razlogu ali razlogih, ki jih je pristojna institucija navedla v zvezi z njegovo zahtevo;

(d) dokumenta, katerega razkritje bi omajalo neoporečnost trenutne preiskave.

14.3 Prošnje za dostop do dokumentov se vložijo v pisni obliki (pismo, telefaks ali elektronska pošta) in morajo biti dovolj natančne, da omogočajo identifikacijo dokumenta.

14.4 Dostop se omogoči na kraju samem ali z dostavitvijo kopije. Varuh človekovih pravic lahko za dostavitev kopij določi razumno dajatev. Način zaračunavanja dajatve se pojasni.

14.5 Odločbe o prošnjah za dostop javnosti do drugih dokumentov se izdajo v 15 delovnih dneh od prejema prošenj. Izjemoma se rok lahko podaljša za 15 delovnih dni; prosilec je vnaprej obveščen o podaljšanju, navedeni pa so tudi podrobni razlogi.

14.6 Če je prošnja za dostop do dokumenta v celoti ali delno zavrnjena, se pojasnijo razlogi za zavrnitev.

Člen 15  : Jeziki

15.1 Pritožba se varuhu človekovih pravic poda v katerem koli izmed jezikov Pogodbe. Varuh človekovih pravic ni dolžan obravnavati pritožb v drugih jezikih.

15.2 Varuh človekovih pravic v svojih postopkih uporablja enega izmed jezikov Pogodbe; v primeru pritožbe je to jezik, v katerem je ta napisana.

15.3 Varuh človekovih pravic določi, kateri dokumenti se sestavijo v jeziku postopka.

Člen 16  : Objava poročil

16.1 Evropski varuh človekovih pravic v Uradnem listu objavlja sporočila o sprejetju letnega poročila in posebnih poročil, pri čemer javno pojasni, da lahko vsi zainteresirani dostopajo do polnih besedil dokumentov.

16.2 Vsa poročila ali povzetki odločitev varuha človekovih pravic, ki zadevajo zaupne pritožbe, se objavijo v obliki, ki onemogoča identifikacijo pritožnika.

Člen 17  : Začetek veljavnosti

17.1 Izvedbene določbe, sprejete 16. oktobra 1997, se razveljavijo.

17.2 Ta sklep začne veljati 1. januarja 2003.

17.3 Predsednik Evropskega parlamenta je obveščen o sprejetju tega sklepa. Sporočilo se objavi tudi v Uradnem listu.