Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser för uppgiftsskyddsombudets arbetsuppgifter, åligganden och befogenheter
EUROPEISKA OMBUDSMANNEN antar följande beslut
med beaktande av
1) artikel 195 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och artikel 107d i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,
2) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, (1)
Ombudsmannen utser ett uppgiftsskyddsombud som ska fullgöra de arbetsuppgifter som anges i artikel 24 i förordning (EG) nr 45/2001 ("förordningen") i enlighet med bestämmelserna i den artikeln.
MED ANLEDNING HÄRAV ANTAR EUROPEISKA OMBUDSMANNEN FÖLJANDE GENOMFÖRANDEBESTÄMMELSER FÖR UPPGIFTSSKYDDSOMBUDETS ARBETSUPPGIFTER, ÅLIGGANDEN OCH BEFOGENHETER
1. Uppgiftsskyddsombudet ska väljas ut på grundval av personliga och yrkesmässiga egenskaper, inklusive mycket goda kunskaper om uppgiftsskydd.
2. Uppgiftsskyddsombudet ska utses för en period på två år och kunna väljas om upp till en total maximal mandatperiod av tio år. Efter medgivande från Europeiska datatillsynsmannen kan ombudsmannen entlediga ett uppgiftsskyddsombud som inte längre uppfyller villkoren för att fullgöra sina arbetsuppgifter.
3. Europeiska ombudsmannen ska tillse a) att det inte föreligger någon intressekonflikt mellan uppgiftsskyddsombudets åligganden och andra officiella åligganden som han eller hon kan utföra och b) att uppgiftsskyddsombudet har de tidsmässiga och övriga resurser som krävs för att fullgöra arbetsuppgifterna.
4. Uppgiftsskyddsombudet har följande arbetsuppgifter:
a) Att se till att ombudsmannen och de registrerade informeras om sina rättigheter och skyldigheter enligt förordningen.
b) Att inom sitt behörighetsområdet och enligt punkt c) nedan besvara förfrågningar från Europeiska datatillsynsmannen och samarbeta med Europeiska datatillsynsmannen på dennes begäran, eller på eget initiativ.
c) Att självständigt tillse att förordningens bestämmelser tillämpas: uppgiftsskyddsombudet ska varken begära eller ta emot instruktioner om hur hans eller hennes arbetsuppgifter ska fullgöras.
d) Att föra ett offentligt register över den behandling som utförs av ombudsmannen. Registret ska innehålla den information som anges i artikel 25.2 i förordningen.
e) Att underrätta Europeiska datatillsynsmannen om all behandling som kan medföra särskilda risker enligt artikel 27 i förordningen.
När uppgiftsskyddsombudet fullgör ovanstående arbetsuppgifter ska han eller hon ha som mål att de registrerades rättigheter och friheter inte riskerar att påverkas negativt av den behandling som ombudsmannen är registeransvarig för.
5. Ombudsmannen, personalkommittén och enskilda personer kan tillfråga uppgiftsskyddsombudet i frågor som gäller tolkning eller tillämpning av förordningen, om det gäller sådan behandling som ombudsmannen är registeransvarig för. I största möjliga utsträckning ska uppgiftsskyddsombudet lämna information som är begriplig utan specialkunskaper.
6. Uppgiftsskyddsombudet kan lämna rekommendationer till ombudsmannen om praktiska förbättringar av uppgiftsskyddet och ge råd i frågor som gäller tillämpningen av bestämmelser om uppgiftsskydd på behandling för vilken ombudsmannen är registeransvarig.
7. Uppgiftsskyddsombudet kan på eget initiativ eller på begäran av kommissionen, chefen för ekonomi- och administrationsavdelningen, personalkommittén eller en enskild individ undersöka frågor och händelser som direkt avse vederbörandes uppgifter och rapportera till den person som begärt undersökningen och till ombudsmannen. Sådana undersökningar ska följa rättviseprincipen och rätten för berörda personer att framföra sina åsikter om fakta som rör dem själva. Ingen ska drabbas negativt av att ha påpekat en eventuell överträdelse av förordningen för uppgiftsskyddsombudet.
8. När uppgiftsskyddsombudet fullgör sina arbetsuppgifter ska han eller hon alltid ha tillgång till uppgifter som ligger till grund för behandlingen och till samtliga kontor, installationer för behandling av uppgifter och databärare. Uppgiftsskyddsombudet får inte sprida information eller dokument som han eller hon erhåller i tjänsten.
9. I fullgörandet av sina funktioner i anslutning till behandling som andra gemenskapsinstitutioner eller organ utför för ombudsmannen kan uppgiftsskyddsombudet samarbeta med uppgiftsskyddsombuden vid berörda institutioner eller organ.
10. Dessa bestämmelser ska offentliggöras på ombudsmannens webbplats. Ett meddelande om antagandet ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.
Strasbourg den 3 september 2002
Jacob Söderman
(1)2001 EGT L 8, s.1.
