Europeiska ombudsmannen

Sammanfattning av beslut i klagomål 53/2010/OV mot Europeiska kommissionen

Klaganden, Vluchtelingenwerk Vlaanderen, en flamländsk icke-statlig organisation som ger flyktingar hjälp, fick ett bidrag från Europeiska kommissionen för att genomföra ett projekt i Demokratiska republiken Kongo. I september 2004 skickade klaganden ett e-brev till kommissionen där de begärde kommissionens godkännande av en förenklad metod för rapportering av projektkostnader, bland annat de som uppstod i samband med de lokala entreprenörerna som arbetade i projektet. Kommissionens kontaktperson svarade enligt följande i ett e-brev: “Härmed … ger vi vårt medgivande …” Efter en efterhandskontroll beslutade dock kommissionen att återkräva 150 000 EUR från klaganden med motiveringen att de berörda kostnaderna inte hade rapporterats i enlighet med bestämmelserna i bidragsavtalet. Enligt klaganden hade dessa kostnader ändå rapporterats grundat på den alternativa rapporteringsmetod för kostnader som kommissionen hade godkänt. Klaganden vände sig då till ombudsmannen och hävdade att kommissionen överträtt principen om skydd av berättigade förväntningar genom att inte respektera metoden för rapportering av kostnader som man hade kommit överens om med kommissionen.

I sitt yttrande menade kommissionen att e-brevet som kontaktpersonen skickat inte utgjorde en ändring av bidragsavtalet. Ombudsmannen ansåg dock att det nämnda e-brevet utgjorde ett godkännande av den alternativa rapporteringsmetod för kostnader som klaganden föreslagit och att det åtminstone kan hävdas att kommissionen gett sitt godkännande om att frångå de berörda delarna i bidragsavtalet för att ge klaganden möjlighet att använda det alternativa rapporteringssystemet för kostnader. Han lade därför fram ett förslag om uppgörelse i godo till kommissionen där han uppmanade dem att granska om och i vilken omfattning klaganden hade uppfyllt de alternativa metoderna för att bestyrka kostnader, med avseende på de kostnader som uppstått i samband med de lokala entreprenörerna i projektet, och med detta som grund överväga att betala klaganden motsvarande belopp. Kommissionen godtog förslaget om uppgörelse i godo och uppgav att man, för de projekt där den alternativa rapporteringsmetoden för kostnader respekterats av klaganden, skulle anse motsvarande kostnader som bidragsberättigade och göra en ytterligare utbetalning.

I maj 2012 informerade klaganden ombudsmannen om att de hade fått en betalning på 104 842 EUR från kommissionen och de tackade ombudsmannen för dennes ingripande.