Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Razpoložljive jezikovne različice :  bg.es.cs.da.de.et.el.en.fr.ga.it.lv.lt.hu.mt.nl.pl.pt.ro.sk.sl.fi.sv.hr.mk.tr.me.sr.is

Den Europæiske Ombudsmand

Den Europæiske Kodeks
for God Forvaltningsskik

DA

Beskrivelse af arbejdsopgaver Den Europæiske Ombudsmand søger at opnå rimelige resultater i forbindelse med klager over Den Europæiske Unions institutioner, tilskynder til gennemsigtighed og fremmer en servicekultur i forvaltningen. Han tilstræber at opbygge tillid gennem dialog mellem borgerne og Den Europæiske Union og fremme de højeste adfærdsstandarder i Unionens institutioner.

Indhold

2 Forord
4 Indledning
12 Den Europæiske Kodeks
for God Forvaltningsskik

Forord

Kære læser,

Da Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik blev godkendt af Europa-Parlamentet i september 2001, kunne kun få have forestillet sig, hvilken indflydelse den ville få ikke blot på EU-institutionerne og de borgere, de tjener, men også på nationale og regionale myndigheder i og uden for Europa.

Siden min tiltrædelse som Europæisk Ombudsmand i april 2003 har jeg oplevet, at EU-institutionerne og deres ansatte gradvist har skiftet fokus og i højere grad sat borgerne i centrum for deres aktiviteter. Dette afspejles ikke kun i institutionernes stadig mere positive reaktioner på mine henstillinger i konkrete sager, men også i deres vilje til proaktivt at afdække mangler og finde måder til at løse potentielle problemer, inden de opstår. Min proaktive rolle, der indebærer arbejde i tæt partnerskab med EU-institutionerne for at bistå dem med at forbedre deres resultater, anser jeg for at være lige så vigtig som min reaktive rolle i forbindelse med klagebehandling.

Det er ikke en let opgave at integrere en servicekultur i et så forskelligartet arbejdsmiljø som det, der findes i EU-institutionerne. EU’s embedsværk består af personer fra mange forskellige baggrunde og kulturer, hvis opfattelser af den offentlige forvaltnings rolle og formål kan være meget forskellige. Udfordringen for alle institutioner, herunder også min egen, er derfor at få kommunikeret til alle ansatte, uanset anciennitet, lønklasse eller baggrund, at en servicekultur indebærer andet og mere end blot at overholde lovgivningen. Den kræver en grad af selvrefleksion fra alle ansattes side over, hvordan de bedst aktivt kan gennemføre principperne for god forvaltningsskik i det daglige og ikke blot undgå fejl eller forsømmelser.

De hundrede tusinde eksemplarer af kodeksen, der er blevet udleveret i hele Europa og downloadet fra mit websted, vidner om, at kodeksen er mere end en vejledning for EU-tjenestemænd. Den er også blevet et vigtigt redskab for borgere, der ønsker at få oplysninger om deres rettigheder. I en betydelig del af de klager, som mit kontor modtager hvert år, citeres direkte fra kodeksen, når der redegøres for, hvilken regel eller hvilket princip der efter klagerens opfattelse er blevet tilsidesat. Kodeksen fortæller borgerne, hvad den ret til god forvaltning, der er indeholdt i artikel 41 i EU’s charter om grundlæggende rettigheder, indbefatter i praksis, og hvad de konkret kan forvente af den europæiske forvaltning.

Kodeksen har også tilskyndet til, at der er gjort en indsats for at forbedre kvaliteten i forvaltningen i og uden for Europa. Fra Vallonien til Grækenland og fra Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien til Djibouti har kodekser for god forvaltningsskik hentet inspiration fra den europæiske kodeks, og det seneste eksempel er kodeksen for god forvaltningsskik der blev vedtaget af den Serbiske Ombudsmand i juni 2010.

I 2012 vedtog jeg en række principper for offentlig tjeneste, som supplerer den europæiske kodeks. I nedenstående indledning redegøres der detaljeret for disse principper. Jeg håber, at kodeksen fortsat vil tjene som en kilde til inspiration, og at principperne for offentlig tjeneste også vil være nyttige for enhver, der arbejder på at opbygge og fastholde en servicekultur i forvaltningen, både inden for Den Europæiske Union og andre steder i verden.

Frem for alt er det mit ønske, at kodeksen fortsat vil tjene som en nyttig ressource for EU-institutionerne og for de borgere, de tjener.

P. Nikiforos Diamandouros
Europæisk Ombudsmand

Indledning

God forvaltning fra Den Europæiske Unions institutioner, organer, kontorer og agenturer (»EU-institutionerne«) er til gavn for alle EU-borgere og personer med ophold i EU. Den er særlig vigtig for personer, der har direkte kontakt med EU-institutionerne.

Siden Europa-Parlamentets godkendelse af Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik i 2001 er kodeksen blevet et vigtigt redskab til at gennemføre princippet om god forvaltningsskik i praksis. Den hjælper de enkelte borgere med at forstå og udnytte deres rettigheder og fremmer offentlighedens interesse i en åben, effektiv og uafhængig europæisk forvaltning.

Kodeksen hjælper også borgerne til at få kendskab til, hvilke administrative standarder de har ret til at forvente af EU-institutionerne. Den tjener også som en nyttig vejledning for tjenestemænd i deres forbindelser med offentligheden. Ved at gøre princippet om god forvaltningsskik mere konkret bidrager kodeksen til at anspore til de højeste forvaltningsstandarder.

Samtidig med, at Europa- Parlamentet vedtog kodeksen, vedtog det også en beslutning, hvori det opfordrede Den Europæiske Ombudsmand til at anvende kodeksen, når han undersøger, om der har været tale om fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden foretager derfor relevante henvisninger til kodeksen under sine undersøgelser og i forbindelse med sit proaktive arbejde for at fremme god forvaltning.

Artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde giver Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at foretage undersøgelser af tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner.

Enhver unionsborger har ret til at klage til Ombudsmanden. Personer med ophold i EU, virksomheder og sammenslutninger kan også indgive klager.

Denne ret er en af de grundlæggende borgerrettigheder i EU, som garanteres ved chartret om grundlæggende rettigheder (artikel 43).

Der er intet krav om, at klageren skal være personligt berørt af de pågældende fejl eller forsømmelser eller have en særlig interesse i sagen.

Ombudsmanden foretager også undersøgelser på eget initiativ.

Indledning

Retten til god forvaltning

Ombudsmanden har ikke beføjelse til at træffe juridisk bindende afgørelser, og Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik er heller ikke et juridisk bindende instrument. Elementer i kodeksen overlapper imidlertid med den grundlæggende ret til god forvaltning, der er fastsat i artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder.

Siden Lissabontraktatens ikrafttræden i december 2009 har chartret om grundlæggende rettigheder haft samme retsgyldighed som traktaterne. Enhver har derfor nu juridisk ret til god forvaltning af sine anliggender fra EU-institutionernes side.

Ret til god forvaltning
(artikel 41 i den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder)

1. Enhver har ret til at få sin sag behandlet uvildigt, retfærdigt og inden for en rimelig frist af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer.

2. Denne ret omfatter navnlig:
a. retten for enhver til at blive hørt, inden der træffes en individuel foranstaltning over for ham eller hende, som måtte berøre vedkommende negativt

b. retten for enhver til aktindsigt i de akter, der vedrører ham eller hende, under iagttagelse af legitime fortrolighedshensyn samt tavshedspligt og sagernes fortrolighed
c. pligt for forvaltningen til at begrunde sine beslutninger.

3. Enhver har ret til erstatning fra Unionen for skader forvoldt af institutionerne eller de ansatte under udøvelsen af deres hverv i overensstemmelse med de almindelige principper, der er fælles for medlemsstaternes retssystemer.

4. Enhver kan henvende sig til Unionens institutioner på et af traktaternes sprog og skal have svar på samme sprog.

Indledning

Principperne for offentlig tjeneste

For at kodeksen, chartret om grundlæggende rettigheder og EU-retten generelt kan anvendes fuldt ud og korrekt, skal der være en servicekultur i forvaltningen, hvor tjenestemændene forstår og internaliserer principperne for god forvaltningsskik.

Etiske standarder udgør en vigtig del af servicekulturen.

Efter en offentlig høring offentliggjorde Ombudsmanden i juni 2012 en overordnet erklæring om de etiske standarder, som EU’s offentlige forvaltning skal efterleve. Disse var i form af fem principper for offentlig tjeneste, der er anført umiddelbart nedenfor.

Principper for offentlig tjeneste, som bør være ledende for EU’s tjenestemænd

1. Forpligtelse over for Den Europæiske Union og dens borgere

Tjenestemænd bør være bevidste om, at EU’s institutioner eksisterer for at tjene Den Europæiske Unions og dens borgeres interesser i forbindelse med opfyldelse af traktaternes mål.

De bør kun komme med anbefalinger og træffe afgørelser for at tjene disse interesser.

Tjenestemænd bør udføre deres opgaver efter bedste evne og altid stræbe efter at leve op til de højeste faglige standarder.

De bør være opmærksomme på, at de er indehavere af offentlige tillidsposter, og foregå med et godt eksempel for andre.

2. Integritet

Tjenestemænd bør altid lade sig lede af ansvarlighed og optræde på en måde, som kan tåle nøje offentlig granskning. Denne forpligtelse opfyldes ikke fuldt ud blot ved at holde sig inden for lovens rammer.

Tjenestemænd bør ikke påtage sig økonomiske eller andre forpligtelser, som kan påvirke dem under udøvelsen af deres opgaver, herunder modtagelse af gaver. De bør omgående oplyse alle private interesser i forbindelse med deres opgaver.

Tjenestemænd bør træffe foranstaltninger for at undgå interessekonflikter og sådanne konflikters opståen. De skal gøre en hurtig indsats for at løse interessekonflikter. Denne forpligtelse fortsætter også efter fratrædelsen.

3. Objektivitet

Tjenestemænd bør være uvildige, åbne, lade sig lede af kendsgerninger og være villige til at høre forskellige synspunkter. De bør være villige til at anerkende og rette fejl.

I procedurer, som involverer sammenlignende vurderinger, bør tjenestemænd udelukkende basere deres anbefalinger og afgørelser på fortjeneste og andre faktorer, som er udtrykkeligt foreskrevet i loven.

Tjenestemænd bør ikke udøve forskelsbehandling eller lade deres professionelle adfærd påvirke af deres sympati eller manglende sympati for en bestemt person.

Indledning

4. Respekt for andre

Tjenestemænd bør handle respektfuldt over for hinanden og borgerne. De bør være høflige, hjælpsomme, rettidige og samarbejdsvillige.

De bør gøre sig umage med at forstå andres udsagn og udtrykke sig i et klart og forståeligt sprog.

5. Gennemsigtighed

Tjenestemænd bør være villige til at forklare deres aktiviteter og begrunde deres handlinger.

De bør foretage en fyldestgørende journalisering og hilse en offentlig granskning af deres adfærd velkommen, herunder deres opfyldelse af disse principper for offentlig tjeneste.

Ved at være opmærksomme på disse principper kan tjenestemændene bedre forstå og anvende reglerne og principperne korrekt og træffe de rigtige beslutninger i situationer, hvor de bør udvise dømmekraft.

Principperne bidrager således til at forbedre kvaliteten i den offentlige forvaltning, styrke retsstaten og gøre det mindre sandsynligt, at skønsbeføjelser anvendes vilkårligt.

Når det er relevant, henviser Ombudsmanden til principperne ved undersøgelser af mulige tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af EU’s institutioner, organer, kontorer og agenturer.

Kodeksen og medlemsstaterne

Ligesom chartrets artikel 41 og principperne for offentlig tjeneste finder kodeksen kun direkte anvendelse på EU’s institutioner og tjenestemænd.

Alligevel har kodeksen givet inspiration til visse lignende tekster i EU-medlemsstater, kandidatlande og tredjelande.

Som det endvidere fremgår af de forklaringer, der ledsager chartret om grundlæggende rettigheder, er retten til god forvaltning baseret på Domstolens retspraksis vedrørende god forvaltning som et overordnet retsprincip i EU-retten. Sådanne overordnede principper er også bindende for medlemsstaterne, når de handler inden for EU-rettens anvendelsesområde.

Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Kodeksen som blev godkendt af Europa-Parlamentet indeholder de følgende bestemmelser 1 :

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

I forbindelserne med offentligheden iagttager institutionens personale de principper, der er fastlagt i nærværende afgørelse, og som udgør adfærdskodeksen for god forvaltningsskik, herefter benævnt »kodeksen«.

Artikel 2

Personelt anvendelsesområde

1. Kodeksen finder anvendelse på alle tjenestemænd og øvrige ansatte, som er omfattet af tjenestemandsvedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte, i deres forbindelser med offentligheden. Ved »tjenestemænd« forstås herefter både tjenestemænd og øvrige ansatte.

2. Institutionerne og deres administrationer træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at de i kodeksen fastsatte bestemmelser også finder anvendelse på andre personer såsom kontraktansatte, sagkyndige på udstationering fra nationale forvaltninger og praktikanter, der arbejder for institutionerne.

3. Ved »offentligheden« forstås fysiske og juridiske personer, uanset om de har deres bopæl eller registrerede forretningssted i en medlemsstat eller andetsteds.

4. I denne kodeks forstås ved:
a. »Institution«: en EU institution, organ, kontor eller agentur;
b. »Tjenestemand«: tjenestemænd og øvrige ansatte ved den Europæiske Union.

Artikel 3

Materielt anvendelsesområde

1. Denne kodeks indeholder de generelle principper for god forvaltningsskik, som finder anvendelse på alle forbindelser mellem institutionerne og disses administrationer og offentligheden, medmindre disse forbindelser er underlagt særskilte bestemmelser.

2. Principperne i denne kodeks finder ikke anvendelse på forbindelserne mellem institutionen og dens tjenestemænd. Disse forbindelser er underlagt vedtægten.

1. Den efterfølgende tekst er blevet aktualiseret for at tage hensyn til ændringer, som Lissabontraktaten indførte i Traktaternes nomenklatur og nummereringen af deres artikler, såvel som ændringerne i Ombudsmandens Statut i 2008. Typografiske og sproglige fejl er ligeledes blevet rettet. Ombudsmanden vil overveje at lancere en konsultation om kodeksens egentlige indhold.

Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Artikel 4

Lovformelighed

Tjenestemanden udfører sit hverv i overensstemmelse med lovgivningen og iagttager de i EU retten fastlagte bestemmelser og procedurer. Tjenestemanden sørger navnlig for, at der er retshjemmel for afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, og at deres indhold er i overensstemmelse med lovgivningen.

Artikel 5

Ikke-forskelsbehandling

1. Tjenestemanden sikrer i sin behandling af henvendelser fra offentligheden og i sine afgørelser, at princippet om ligebehandling iagttages. Medlemmer af offentligheden, som er i samme situation, behandles på lignende måde.

2. Såfremt der gøres forskel i behandlingen, sikrer tjenestemanden, at dette er begrundet i objektive og relevante forhold i den pågældende sag.

3. Tjenestemanden undgår navnlig enhver uberettiget forskelsbehandling mellem medlemmer af offentligheden på grund af national oprindelse, køn, race, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske kendetegn, sprog, religion eller tro, politiske eller andre holdninger, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, økonomiske forhold, fødsel, handicap, alder eller seksuel orientering.

Artikel 6

Proportionalitet

1. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser, at de iværksatte foranstaltninger er i overensstemmelse med det tilstræbte mål. Tjenestemanden undgår navnlig at begrænse borgernes rettigheder eller at pålægge borgerne byrder, når disse begrænsninger eller byrder ikke står i et rimeligt forhold til formålet med handlingen.

2. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser en fornuftig balance mellem privatpersoners interesser og almenvellet.

Artikel 7

Forbud mod misbrug af beføjelser

Beføjelser må udelukkende udøves til de formål, hvortil de er givet efter de relevante bestemmelser. Tjenestemanden undgår navnlig at benytte beføjelserne til formål, der ikke har retshjemmel, eller som ikke er begrundet i almenvellet.

Artikel 8

Uvildighed og uafhængighed

1. Tjenestemanden skal være uvildig og uafhængig. Tjenestemanden afholder sig fra enhver vilkårlig handling til skade for medlemmer af offentligheden samt enhver fortrinsbehandling uanset årsagen.

2. Tjenestemanden må ikke lade sig lede af personlige, familiemæssige eller nationale interesser eller politisk påvirkning. Tjenestemanden deltager ikke i afgørelser, hvori han eller nære medlemmer af hans familie har økonomisk interesse.

Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Artikel 9

Objektivitet

Tjenestemanden tager i sine afgørelser hensyn til de relevante faktorer og giver dem hver især den vægt i afgørelsen, som de bør have, og udelukker ethvert irrelevant element fra sine overvejelser.

Artikel 10

Berettigede forventninger og konsekvens og vejledning

1. Tjenestemanden optræder med konsekvens i sin egen forvaltningsmæssige adfærd og handler i overensstemmelse med institutionens forvaltningsskik. Tjenestemanden følger institutionens sædvanlige forvaltningsskik, medmindre der i enkeltstående tilfælde er berettiget grund til at fravige denne. Når sådanne grunde findes, skal de angives skriftligt.

2. Tjenestemanden respekterer de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af institutionens hidtidige handlemåde.

3. Tjenestemanden giver i påkommende tilfælde offentligheden vejledning om, hvorledes en sag, der henhører under hans sagsområde behandles, og om, hvorledes man skal forholde sig under behandlingen af sagen.

Artikel 11

Redelighed

Tjenestemanden skal handle upartisk rimeligt og redeligt.

Artikel 12

Høflighed

1. Tjenestemanden skal være forekommende, korrekt, høflig og imødekommende i sine forbindelser med offentligheden. Ved besvarelse af korrespondance, telefonopkald og e-post søger tjenestemanden at være så hjælpsom som muligt og besvarer spørgsmål, der forelægges ham, så fuldstændigt og præcist som muligt.

2. Er tjenestemanden ikke ansvarlig for et givet anliggende, henviser han borgeren til den tjenestemand, som har ansvaret for det.

3. Sker der en fejl, som krænker en borgers rettigheder eller interesser, undskylder tjenestemanden fejlen, bestræber sig på at afhjælpe dens negative følger så hurtigt som muligt samt informerer borgeren om klagemulighederne i overensstemmelse med artikel 19 i denne kodeks.

Artikel 13

Besvarelse af skrivelser på borgerens sprog

Tjenestemanden sikrer, at enhver borger i Unionen eller ethvert medlem af offentligheden, som skriver til institutionen på et af de i traktaten omhandlede sprog, modtager et svar på samme sprog. Dette gælder så vidt muligt også juridiske personer som f.eks. organisationer (ngo’er) og virksomheder.

Artikel 14

Bekræftelse af modtagelse og angivelse af den kompetente tjenestemand

1. Inden for en periode på to uger bekræftes modtagelsen af enhver skrivelse eller klage til institutionen, bortset fra i de tilfælde, hvor der inden for samme periode kan sendes fyldestgørende svar.

2. I svaret eller bekræftelsen af modtagelsen anføres navn og telefonnummer på den tjenestemand, der varetager behandlingen af sagen, samt tjenestemandens tjenestegren.

3. Der behøver ikke blive sendt bekræftelse af modtagelsen eller svar i de tilfælde, hvor skrivelser eller klager har karakter af misbrug som følge af deres overdrevent stort antal eller på grund af gentagelser eller formålsløshed.

Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Artikel 15

Forpligtelse til at videregive sager til institutionens kompetente tjenestegrene

1. Såfremt en skrivelse eller klage til institutionen er stilet eller fremsendt til et generaldirektorat, et direktorat eller en enhed, som ikke har beføjelser til at behandle den, sikrer de pågældende tjenestegrene, at sagen ufortøvet videregives til den kompetente tjenestegren i institutionen.

2. Den tjenestegren, som oprindelig modtog skrivelsen eller klagen, underretter afsenderen om videregivelsen og anfører navn og telefonnummer på den tjenestemand, sagen er henvist til.

3. Tjenestemanden gør den enkelte borger eller organisation opmærksom på eventuelle fejl og udeladelser i dokumenter og giver dem mulighed for at foretage rettelser.

Artikel 16

Ret til at blive hørt og afgive erklæringer

1. I tilfælde, hvor enkeltpersoners rettigheder eller interesser er involveret, sikrer tjenestemanden, at retten til at udtale sig respekteres i alle faser af proceduren for afgørelsen.

2. I tilfælde, hvor der skal træffes en afgørelse, som berører rettigheder eller interesser hos et medlem af offentligheden, har den pågældende ret til at indgive skriftlige kommentarer og om nødvendigt forelægge mundtlige bemærkninger, inden afgørelsen træffes.

Artikel 17

Rimelig tidsfrist for afgørelser

1. Tjenestemanden sikrer, at der ved enhver anmodning eller klage til institutionen uden unødig forsinkelse træffes en afgørelse inden for en rimelig tidsfrist og under ingen omstændigheder senere end to måneder fra datoen for modtagelsen. Samme regel gælder for besvarelse af skrivelser fra medlemmer af offentligheden og for svar på administrative notater, som tjenestemanden har sendt til sine foresatte med anmodning om instrukser vedrørende de afgørelser, der skal træffes.

2. Såfremt der ikke inden for ovennævnte tidsfrist kan træffes afgørelse om en anmodning eller klage til institutionen på grund af anliggendets komplicerede beskaffenhed, underretter tjenestemanden snarest muligt afsenderen herom. I dette tilfælde fremsendes en definitiv afgørelse så hurtigt som muligt til afsenderen.

Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Artikel 18

Pligt til at anføre de for en afgørelse tilgrundliggende årsager

1. I enhver afgørelse, der træffes af institutionen, og som måtte berøre en privatpersons rettigheder eller interesser negativt, skal der gives oplysning om de for afgørelsen tilgrundliggende årsager gennem tydelig anførelse af de relevante kendsgerninger og retsgrundlaget for afgørelsen.

2. Tjenestemanden skal undgå at træffe afgørelser, der er baseret på et summarisk eller vagt grundlag, eller som ikke indeholder en individuel begrundelse.

3. Såfremt det på grund af det store antal personer, som berøres af den samme afgørelse, ikke er muligt at give en detaljeret redegørelse for årsagerne til afgørelsen, og hvor der derfor afgives et standardsvar, skal tjenestemanden sikre, at der gives en efterfølgende individuel begrundelse til borgere, som udtrykkeligt anmoder herom.

Artikel 19

Klagevejledning

1. Såfremt institutionen træffer en afgørelse, som er til skade for en privatpersons rettigheder eller interesser, skal den anføre mulighederne for at anfægte afgørelsen. Institutionen skal navnlig anføre arten af mulighederne, de organer, hvor mulighederne kan anvendes, samt tidsfristerne for anvendelsen.

2. I afgørelser skal der navnlig henvises til muligheden for søgsmål og klager til ombudsmanden på de betingelser, der er beskrevet i artikel 263 hhv. 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

Artikel 20

Meddelelse af afgørelsen

1. Tjenestemanden skal sikre, at afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, meddeles skriftligt til de(n) berørte person(er), så snart afgørelsen er truffet.

2. Tjenestemanden afholder sig fra at meddele afgørelsen til andre, indtil de(n) berørte person(er) er blevet underrettet.

Artikel 21

Databeskyttelse

1. En tjenestemand, der behandler personoplysninger om en borger, skal respektere privatlivets fred og enkeltpersoners integritet i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger 2 .

2. Tjenestemanden skal navnlig afholde sig fra at behandle personoplysninger i ikke-legitimt øjemed eller at videregive sådanne oplysninger til uvedkommende.

Artikel 22

Begæringer om oplysninger

1. Når tjenestemanden har ansvaret for et givet anliggende, giver han medlemmer af offentligheden de oplysninger, de begærer. Tjenestemanden giver i givet fald vejledning om, hvorledes en administrativ sag inden for hans sagsområde indledes. Tjenestemanden sørger for, at de fremsendte oplysninger er tydelige og forståelige.

2. OJ L 8/1, 12.1.2001.

Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

2. Såfremt en mundtlig begæring om oplysninger er for kompliceret eller for omfattende til at blive behandlet, skal tjenestemanden råde den berørte person til at indgive en skriftlig anmodning.

3. Såfremt en tjenestemand på grund af de ønskede oplysningers fortrolige karakter ikke må give disse oplysninger, oplyser han i overensstemmelse med artikel 18 i denne kodeks den berørte person om årsagerne til, at han ikke kan give oplysningerne.

4. Ved begæringer om oplysninger om anliggender, som tjenestemanden ikke er ansvarlig for, henviser tjenestemanden den pågældende til den kompetente person og oplyser dennes navn og telefonnummer. Ved begæringer, som vedrører en anden EU institution, henviser tjenestemanden den pågældende til denne institution.

5. Afhængig af emnet for begæringen henviser tjenestemanden i påkommende tilfælde den pågældende til den tjenestegren i institutionen, der er ansvarlig for oplysninger til offentligheden.

Artikel 23

Begæringer om aktindsigt i dokumenter

1. Tjenestemanden behandler begæringer om aktindsigt i overensstemmelse med institutionernes regler og de generelle principper og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 3 .

2. Såfremt en tjenestemand ikke kan imødekomme en mundtlig begæring om aktindsigt i dokumenter, rådes borgeren til at fremsende en skriftlig begæring.

Artikel 24

Fyldestgørende fortegnelser

Institutionens afdelinger fører fyldestgørende fortegnelser over ind- og udgående post, modtagne dokumenter og iværksatte foranstaltninger.

Artikel 25

Oplysning om kodeksen

1. Institutionen træffer effektive foranstaltninger til at informere offentligheden om deres rettigheder i henhold til denne kodeks. Institutionen gør om muligt teksten tilgængelig i elektronisk form på dens hjemmeside eller websted.

3. OJ L 145/43, 31.5.2001.

2. Kommissionen offentliggør og uddeler på alle institutioners vegne denne kodeks til borgere i form af en brochure.

Artikel 26

Retten til at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand

I ethvert tilfælde, hvor en institution eller en tjenestemand undlader at overholde principperne i denne kodeks, kan der indgives klage herover til Den Europæiske Ombudsmand efter artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde og Den Europæiske Ombudsmands statut 4 .

Artikel 27

Revision

Hver institution gennemgår sin gennemførelse af denne kodeks, når den har været i kraft i to år. Institutionen orienterer Ombudsmanden om resultatet af denne gennemgang.

4. Europa-Parlamentets afgørelse vedrørende Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, EFT 1994 L 113, s. 15, sidst ændret ved Europa- Parlamentets afgørelse 2008/587/EF, Euratom af 18. juni 2008, EFT 2008 L 189, s. 25.

© Den Europæiske Union, 2013
Gengivelse til undervisningsbrug eller anden ikke-kommerciel brug er tilladt, såfremt kilden angives.
Dette hæfte er offentliggjort på internettet på: http://www.ombudsman.europa.eu
Design og layout: Rosendahls - Schultz Grafisk, Albertslund, Danmark, og EntenEller A/S, Valby, Danmark.
Illustrationer af Toril Bækmark.
Sat med FrutigerNext og Palatino.
Printed in Luxembourg
ISBN 978-92-9212-350-5 . doi:10.2869/68700 . QK-30-12-450-DA-C

En storskriftversion af denne publikation fås ved henvendelse til Den Europæiske Ombudsmands kontor. Vi vil også bestræbe os på at stille en lydversion til rådighed efter anmodning.

Den Europæiske Ombudsmand
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F - 67001 Strasbourg Cedex
T. +33 (0)3 88 17 23 13
F. +33 (0)3 88 17 90 62
http://www.ombudsman.europa.eu

QK-30-12-450-DA-C