Európsky ombudsman

Rozhodnutie Európskeho ombudsmana ktorým sa prijímajú vykonávacie ustanovenia(1)

Článok 1  : Výklad pojmov

Na účely týchto vykonávacích ustanovení sa

(a) „dotknutým orgánom“ rozumie orgán alebo inštitúcia Spoločenstva, ktorý je predmetom sťažnosti alebo vyšetrovania z vlastného podnetu,

(b) „štatútom“ rozumejú predpisy a všeobecné podmienky upravujúce výkon funkcie ombudsmana,

(c) vo vzťahu k dokumentom a informáciám, „dôverné“ znamená „určené na to, aby to zostalo nezverejnené“.

Článok 2  : Prijímanie sťažností

2.1 Sťažnosti sa po ich prijatí identifikujú, zaregistrujú a očíslujú.

2.2 Sťažovateľovi sa zasiela potvrdenie o prijatí, v ktorom sa uvedie registračné číslo sťažnosti a kontakt na právnika, ktorý sa prípadom zaoberá.

2.3 Petícia, ktorú so súhlasom jej autora postúpil ombudsmanovi Európsky parlament, sa posudzuje ako sťažnosť.

2.4 Vo vhodných prípadoch a so súhlasom sťažovateľa môže ombudsman postúpiť sťažnosť Európskemu parlamentu s tým, aby bola posúdená ako petícia.

2.5 Vo vhodných prípadoch a so súhlasom sťažovateľa môže ombudsman postúpiť sťažnosť inému príslušnému orgánu.

Článok 3  : Prípustnosť sťažností

3.1 Na základe kritérií stanovených v zmluve a v štatúte ombudsman posúdi, či sťažnosť patrí do jeho pôsobnosti, a ak áno, či je sťažnosť prípustná; pred prijatím tohto rozhodnutia môže požiadať sťažovateľa o doplňujúce informácie alebo dokumenty.

3.2 Ak sťažnosť nepatrí do jeho pôsobnosti, alebo je neprípustná, ombudsman konanie o sťažnosti zastaví. O svojom rozhodnutí a dôvodoch zastavenia konania informuje sťažovateľa. Ombudsman môže sťažovateľovi odporučiť, aby sa obrátil na iný orgán.

Článok 4  : Vyšetrovanie prípustnej sťažností

4.1 Ombudsman rozhodne, či existujú dostatočné dôvody na začatie vyšetrovania prípustnej sťažnosti.

4.2 Ak ombudsman nezistí dostatočné dôvody pre vyšetrovania, konanie vo veci sťažnosti zastaví a o tejto skutočnosti informuje sťažovateľa. O svojom rozhodnutí môže taktiež informovať dotknutý orgán.

4.3 Ak ombudsman považuje začatie vyšetrovania za odôvodnené, upovedomí o tom sťažovateľa a dotknutý orgán. Dotknutému orgánu zašle kópiu sťažnosti so žiadosťou o predloženie stanoviska v určenej lehote, ktorá zvyčajne nepresahuje obdobie troch mesiacov. Žiadosť môže zvýrazniť niektoré časti sťažnosti alebo špecifické otázky, na ktoré sa má stanovisko orgánu zamerať.

4.4 Stanovisko nesmie obsahovať akúkoľvek informáciu alebo dokument, ktoré dotknutý orgán považuje za dôverné.

4.5 Dotknutý orgán môže požadovať, aby boli isté časti jeho stanoviska zverejnené výhradne sťažovateľovi. Musí zreteľne označiť dotknuté časti a musí vysvetliť dôvod alebo dôvody svojej žiadosti.

4.6 Ombudsman zasiela stanovisko dotknutého orgánu sťažovateľovi. Sťažovateľovi sa poskytne možnosť predložiť k nemu pripomienky v stanovenej lehote, ktorá obyčajne nepresahuje jeden mesiac.

4.7 Ak to ombudsman považuje za potrebné, začne ďalšie vyšetrovanie. Na ďalšie vyšetrovanie sa vzťahuje článok 4.3 až 4.6, avšak stanovená lehota na pripomienky je zvyčajne jeden mesiac.

4.8 Tam, kde to ombudsman považuje za relevantné, môže uplatniť zjednodušený postup s cieľom dosiahnuť urýchlené riešenie.

4.9 Ak ombudsman skončil svoje vyšetrovanie, uzatvorí prípad s odôvodneným rozhodnutím a informuje o tom sťažovateľa a dotknutý orgán.

Článok 5  : Vyšetrovacie právomoci

5.1 V súlade s podmienkami stanovenými v štatúte môže ombudsman požiadať orgány a inštitúcie Spoločenstva, ako aj orgány členských štátov, aby mu v primeranej lehote poskytli informácie alebo dokumenty potrebné pre vyšetrovanie. Tieto orgány, či inštitúcie zreteľne označia informácie alebo dokumenty, ktoré považujú za dôverné.

5.2 Ombudsman môže nahliadnuť do spisu dotknutého orgánu. Dotknutý orgán zreteľne označí, ktoré dokumenty v spise považuje za dôverné. Môže si vyhotoviť kópiu celého spisu alebo len niektorých dokumentov, ktoré sú jeho súčasťou. Ombudsman o nahliadnutí do spisov informuje sťažovateľa.

5.3 Ombudsman môže požiadať úradníkov alebo ostatných zamestnancov orgánov alebo inštitúcií Spoločenstva, aby predložili dôkazy v súlade s podmienkami stanovenými v štatúte. Ombudsman môže rozhodnúť o tom, že osoba poskytujúca dôkazy, tak učiní v súlade s princípom zachovania dôvernosti.

5.4 Ombudsman môže požiadať orgány a inštitúcie Spoločenstva o prijatie opatrení, ktoré mu umožnia viesť vyšetrovanie na mieste.

5.5 Ombudsman môže zadať vypracovanie štúdií alebo znaleckých posudkov, ktoré pokladá za potrebné v záujme úspešného ukončenia vyšetrovania.

Článok 6  : Priateľské riešenia

6.1 Ak ombudsman zistí, že došlo k nesprávnemu úradnému postupu, v rámci možností spolupracuje s dotknutým orgánom s cieľom nájsť priateľské riešenie, ktorým by sa odstránil nesprávny úradný postup a žiadosť vybavila k spokojnosti sťažovateľa.

6.2 Ak ombudsman považuje spoluprácu za úspešnú, uzavrie prípad odôvodneným rozhodnutím. O svojom rozhodnutí informuje sťažovateľa a dotknutý orgán.

6.3 Ak ombudsman usúdi, že priateľské riešenie nie je možné, alebo že snaha o jeho dosiahnutie nebola úspešná, uzavrie prípad odôvodneným rozhodnutím, ktoré môže obsahovať kritickú poznámku, alebo vypracuje správu s návrhom odporúčaní.

Článok 7  : Kritické poznámky

7.1 Ombudsman uvedie kritickú poznámku, ak sa domnieva, že:

(a) už nie je možné, aby dotknutý orgán odstránil prípad nesprávneho úradného postupu a

(b) prípad nesprávneho úradného postupu nemá všeobecný dosah.

7.2 Ak ombudsman uzavrie prípad kritickou poznámkou, informuje o tom sťažovateľa a dotknutý orgán.

Článok 8  : Správy a odporúčania

8.1 Ombudsman vypracuje správu s návrhom odporúčaní pre dotknutý orgán, ak usúdi, že:

(a) je možné, aby dotknutý orgán odstránil prípad nesprávneho úradného postupu, alebo

(b) prípad nesprávneho úradného postupu má všeobecný dosah.

8.2 Ombudsman zašle kópiu svojej správy a návrhov odporúčaní dotknutému orgánu a sťažovateľovi.

8.3 Dotknutý orgán zašle ombudsmanovi v lehote troch mesiacov podrobné stanovisko. Obsahom podrobného stanoviska môže byť prijatie ombudsmanovho rozhodnutia a podrobný opis opatrení, ktoré boli prijaté na vykonanie návrhov odporúčaní.

8.4 Ak ombudsman nepokladá podrobné stanovisko za dostatočné, môže pre Európsky parlament vypracovať osobitnú správu o prípade nesprávneho úradného postupu. Súčasťou správy môžu byť odporúčania. Ombudsman zašle kópiu správy dotknutému orgánu a sťažovateľovi.

Článok 9  : Vyšetrovanie z vlastného podnetu

9.1 Ombudsman môže rozhodnúť o začatí vyšetrovania z vlastného podnetu.

9.2 Právomoci ombudsmana pri vyšetrovaní z vlastného podnetu sú rovnaké ako pri vyšetrovaní na základe sťažnosti.

9.3 Postup pri vyšetrovaní na základe sťažnosti sa primerane použije aj pri vyšetrovaní z vlastného podnetu.

Článok 10  : Procesné ustanovenia

10.1 Na žiadosť sťažovateľa označí ombudsman sťažnosť za dôvernú. Ak usúdi, že je potrebné chrániť záujmy sťažovateľa alebo tretej strany, môže označiť sťažnosť za dôvernú z vlastného podnetu.

10.2 Ak to považuje za potrebné, môže ombudsman prijať opatrenia umožňujúce prednostné vybavenie sťažnosti.

10.3 Ak sa vo veci, ktorá je predmetom vyšetrovania ombudsmana, začalo súdne konanie, ombudsman prípad uzavrie. Výsledky už uskutočnených vyšetrovaní sa bez ďalšieho založia do spisu.

10.4 Ombudsman informuje príslušné vnútroštátne orgány, prípadne orgán alebo inštitúciu Spoločenstva, o skutočnostiach v oblasti trestného práva, ktoré zistil v priebehu vyšetrovania. Môže tiež informovať orgán alebo inštitúciu Spoločenstva o skutočnostiach, ktoré podľa jeho názoru môžu byť dôvodom na začatie disciplinárneho konania.

Článok 11  : Správy pre Európsky parlament

11.1 Ombudsman predkladá Európskemu parlamentu výročnú správu o svojej celkovej činnosti a najmä o výsledkoch svojich vyšetrovaní.

11.2 Okrem osobitných správ podľa odseku 8.4 môže ombudsman Európskemu parlamentu predložiť iné osobitné správy, ak to pokladá za potrebné pre plnenie svojich úloh podľa zmluvy a štatútu.

11.3 Výročné a osobitné správy ombudsmana môžu obsahovať odporúčania, ktoré považuje za potrebné pre plnenie svojich úloh v súlade so zmluvami a štatútom.

Článok 12  : Spolupráca s ombudsmanmi a podobnými orgánmi členských štátov

Ombudsman môže spolupracovať s ombudsmanmi a podobnými orgánmi v členských štátoch s cieľom zvýšiť efektívnosť svojich vyšetrovaní a vyšetrovaní ombudsmanov a podobných orgánov v členských štátoch a prispieť k lepšej ochrane práv a záujmov vyplývajúcich z práva Európskej únie a Európskeho spoločenstva.

Článok 13  : Právo sťažovateľa nahliadať do spisu

13.1 Sťažovateľ má právo nahliadať do spisu ombudsmana, ktorý sa týka jeho sťažnosti, s výnimkou podľa odseku 13.3.

13.2 Sťažovateľ môže využiť svoje právo nahliadať do spisu na mieste. Môže tiež požiadať ombudsmana o poskytnutie kópie celého spisu alebo len určitých dokumentov, ktoré sú jeho súčasťou.

13.3 Sťažovateľ nesmie mať prístup k:

(a) dokumentom alebo informáciám, ktoré získal postupom podľa vyššie uvedeného odseku 5.1 alebo 5.2, ktoré boli označené pre ombudsmana ako dôverné;

(b) dôkazu poskytnutého v súlade s princípom dôvernosti podľa vyššie uvedeného odseku 5.3.

Článok 14  : Prístup verejnosti k dokumentom ombudsmana

14.1 Verejnosť má prístup k dokumentom ombudsmana, ktoré nesúvisia s vyšetrovaním, za rovnakých podmienok a obmedzení, aké sú uvedené v nariadení Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (2) o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie.

14.2 Verejnosť môže požiadať o prístup k dokumentom týkajúcim sa vyšetrovania ombudsmana, pokiaľ sťažnosť nie je posúdená ako dôverná na žiadosť sťažovateľa alebo na žiadosť ombudsmana podľa vyššie uvedeného článku 10 ods. 1. Prístup sa neposkytuje k:

(a) dokumentom alebo informáciám získaným na základe vyššie uvedeného článku 5 ods. 1 alebo ods. 2, ktoré boli označené pre ombudsmana ako dôverné;

(b) dôkazu poskytnutého v súlade s princípom zachovania dôvernosti podľa vyššie uvedeného článku 5 ods. 3;

(c) častiam stanoviska dotknutého orgánu a jeho odpovedí na ktorékoľvek ďalšie vyšetrovanie, ktoré podľa vyššie uvedeného článku 4 ods. 5 dotknutý orgán požadoval zverejniť výhradne sťažovateľovi. Žiadateľ o prístup k takýmto informáciám je informovaný o dôvode alebo dôvodoch, ktoré dotknutý orgán poskytol vo svojej žiadosti;

(d) dokumentu, ktorého zverejnenie by narušilo bezúhonnosť prebiehajúceho vyšetrovania.

14.3 Žiadosti o prístup k dokumentom sa podávajú písomne (listom, faxom alebo elektronickou poštou) a dostatočne určitým spôsobom, ktorý umožňuje identifikáciu dokumentu.

14.4 Prístup k dokumentom je možný buď na mieste alebo poskytnutím fotokópie. Ombudsman môže za poskytnutie fotokópií vyžadovať primeraný poplatok. Spôsob výpočtu poplatku sa musí vysvetliť.

14.5 O rozhodnutia týkajúcich sa žiadostí na prístup verejnosti sa rozhodne do 15 pracovných dní od ich prijatia. Vo výnimočných prípadoch, sa môže stanovená lehota do 15 pracovných dní predĺžiť; žiadateľ je s takýmto predĺžením oboznámený vopred a toto predĺženie je detailne odôvodnené.

14.6 Čiastočné alebo úplné zamietnutie žiadosti o prístup k dokumentom sa musí odôvodniť.

Článok 15  : Jazyky

15.1 Sťažnosť možno ombudsmanovi predložiť v ktoromkoľvek jazyku zmluvy. Ombudsman nie je povinný zaoberať sa sťažnosťami, ktoré boli predložené v iných jazykoch.

15.2 Rokovacím jazykom ombudsmana je jeden z jazykov zmluvy; v prípade sťažovateľa je jazykom ten, v ktorom je sťažnosť napísaná.

15.3 Ombudsman rozhodne, ktoré dokumenty sa majú vypracovať v rokovacom jazyku.

Článok 16  : Uverejňovanie správ

16.1 Európsky ombudsman uverejní v Úradnom vestníku oznamy týkajúce sa prijatia výročných a osobitných správ spolu s uvedením spôsobu, akými môže záujemca získať prístup k úplnému zneniu dokumentov.

16.2 Každá správa alebo súhrn rozhodnutí ombudsmana, ktoré sa týkajú dôvernej sťažnosti, sa uverejnia spôsobom, ktorý neumožňuje zistiť totožnosť sťažovateľa.

Článok 17  : Účinnosť

17.1 Zrušujú sa vykonávacie ustanovenia prijaté 16. októbra 1997.

17.2 Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť 1. januára 2003.

17.3 O prijatí tohto rozhodnutia je informovaný predseda Európskeho parlamentu. Oznam o prijatí rozhodnutia sa tiež uverejní v Úradnom vestníku.