Provedor de Justiça Europeu

Decizia Ombudsmanului European privind adoptarea dispoziţiilor de executare(1) .

Articolul 1  : Definiţii

În sensul prezentelor norme de aplicare,

(a) „instituţie în cauză” reprezintă instituţia sau organul comunitar care face obiectul unei plângeri sau al unei anchete din proprie iniţiativă;

(b) „statut” reprezintă statutul şi condiţiile generale privind exercitarea funcţiilor de către Ombudsman;

(c) referitor la documente și informații, „confidențial” înseamnă „care nu poate fi dezvăluit”.

Articolul 2  : Primirea plângerilor

2.1 Plângerile primite sunt identificate, înregistrate şi numerotate.

2.2 Reclamantului i se trimite o confirmare de primire în care sunt indicate numărul de înregistrare a plângerii și coordonatele juristului responsabil cu soluționarea cazului.

2.3 O petiţie trimisă Ombudsmanului de către Parlamentul European cu acordul petiţionarului se tratează ca o plângere.

2.4 Dacă este necesar, Ombudsmanul poate trimite o plângere, cu acordul reclamantului, la Parlamentul European pentru a fi tratată ca o petiție.

2.5 Dacă este necesar, Ombudsmanul poate trimite o plângere, cu acordul reclamantului, unei alte autorități competente.

Articolul 3  : Admisibilitatea plângerilor

3.1 Pe baza criteriilor prevăzute de tratat și de statut, Ombudsmanul stabilește dacă o plângere este de competența sa și, în caz afirmativ, dacă este admisibilă; înainte de a lua decizia, Ombudsmanul poate solicita reclamantului să furnizeze informații sau documente suplimentare.

3.2 Dacă o plângere se situează în afara mandatului sau nu poate fi admisă, Ombudsmanul închide dosarul referitor la plângere. Îl informează pe reclamant cu privire la decizia sa și la motivele acesteia. Ombudsmanul îl poate sfătui pe reclamant să facă apel la o altă autoritate.

Articolul 4  : Anchete efectuate pe baza plângerilor admisibile

4.1 Ombudsmanul hotărăşte dacă există suficiente elemente care să justifice începerea unei anchete pe baza unei plângeri admisibile.

4.2 În cazul în care consideră că nu sunt suficiente motive pentru a justifica începerea unei anchete, Ombudsmanul închide dosarul referitor la plângere și îl informează pe reclamant cu privire la aceasta. De asemenea, Ombudsmanul poate informa instituția în cauză.

4.3 În cazul în care consideră că sunt suficiente motive pentru a justifica începerea unei anchete, Ombudsmanul îl informează pe reclamant și instituția în cauză. Ombudsmanul trimite o copie a plângerii instituției în cauză și o invită pe aceasta să-și prezinte avizul într-un termen stabilit, care, în mod normal, nu depășește trei luni. Invitația adresată instituției în cauză poate menționa anumite aspecte ale plângerii sau probleme specifice la care trebuie să se refere avizul.

4.4 Avizul nu trebuie să includă informații sau documente pe care instituția în cauză le consideră confidențiale.

4.5 Instituția în cauză poate solicita ca anumite fragmente din avizul său să fie dezvăluite numai reclamantului. Aceasta va preciza în mod clar care sunt fragmentele avute în vedere și va explica motivul sau motivele cererii sale.

4.6 Ombudsmanul trimite reclamantului avizul instituției în cauză. Reclamantul are posibilitatea să-i trimită Ombudsmanului observațiile sale, într-un termen stabilit care, în mod normal, nu depășește o lună.

4.7 Dacă consideră că este necesar, Ombudsmanul efectuează investigații suplimentare. Alineatele 4.3 - 4.6 se aplică pentru investigațiile suplimentare, doar că termenul limită pentru ca instituția în cauză să răspundă este în mod normal de o lună.

4.8 În cazul în care consideră că este necesar, Ombudsmanul poate utiliza o procedură simplificată pentru a obține o soluție rapidă.

4.9 Când își încheie ancheta, Ombudsmanul încheie cazul printr-o decizie motivată și îl informează pe reclamant, precum și instituția în cauză.

Articolul 5  : Competenţe de investigare

5.1 Sub rezerva condițiilor prevăzute în statut, Ombudsmanul poate solicita instituțiilor și organelor comunitare, precum și autorităților statelor membre să furnizeze, într-un termen rezonabil, informațiile sau documentele necesare anchetei. Acestea trebuie să identifice în mod clar orice informații sau documente pe care le consideră confidențiale.

5.2 Ombudsmanul poate consulta dosarul din arhiva instituției comunitare în cauză. Instituția în cauză trebuie să identifice în mod clar orice documente din dosar pe care le consideră confidențiale. Ombudsmanul poate face copii ale întregului dosar sau doar ale anumitor documente incluse în dosar. Ombudsmanul îl informează pe reclamant cu privire la consultarea arhivei.

5.3 Ombudsmanul poate solicita funcționarilor sau agenților instituțiilor sau organelor comunitare să depună mărturie în condițiile prevăzute în statut. Ombudsmanul poate decide asigurarea confidențialității persoanei care depune mărturie.

5.4 Ombudsmanul poate solicita instituțiilor și organelor comunitare să ia măsurile necesare pentru ca acesta să își poată derula anchetele la fața locului.

5.5 Ombudsmanul poate dispune efectuarea studiilor sau expertizelor pe care le consideră necesare pentru finalizarea unei anchete.

Articolul 6  : Soluţii amiabile

6.1 În cazul în care constată un caz de administrare defectuoasă, Ombudsmanul cooperează cât mai îndeaproape cu instituția în cauză pentru a găsi o soluție amiabilă, cu scopul de a elimina cazul de administrare defectuoasă și de a oferi o soluție favorabilă reclamantului.

6.2 În cazul în care consideră că o astfel de cooperare a reușit, Ombudsmanul clasează cazul printr-o decizie motivată. Reclamantul și instituția în cauză sunt informați de către Ombudsman cu privire la decizia luată.

6.3 În cazul în care Ombudsmanul consideră că o soluție amiabilă este imposibilă sau în cazul în care căutarea acestei soluții nu a dat niciun rezultat, acesta clasează cazul printr-o decizie motivată care poate include un comentariu critic sau întocmește un raport conținând proiecte de recomandări.

Articolul 7  : Comentarii critice

7.1 Ombudsmanul formulează un comentariu critic în cazul în care consideră că:

(a) instituţia în cauză nu mai poate elimina cazul de administrare defectuoasă şi

(b) nu există implicaţii generale ale cazului de administrare defectuoasă.

7.2 În cazul în care clasează cazul formulând un comentariu critic, Ombudsmanul îl informează pe reclamant și instituția în cauză cu privire la aceasta.

Articolul 8  : Rapoarte şi recomandări

8.1 Ombudsmanul întocmeşte un raport conţinând proiecte de recomandări la adresa instituţiei în cauză în cazul în care consideră că:

(a) instituţia în cauză poate elimina cazul de administrare defectuoasă sau

(b) există implicaţii generale ale cazului de administrare defectuoasă.

8.2 Ombudsmanul trimite instituției în cauză și reclamantului câte un exemplar al raportului și al proiectelor de recomandări.

8.3 Instituția în cauză trimite Ombudsmanului un aviz detaliat în termen de trei luni. Avizul detaliat poate include acceptarea deciziei Ombudsmanului și poate prezenta în detaliu măsurile luate în vederea aplicării proiectelor de recomandări.

8.4 În cazul în care Ombudsmanul consideră că avizul detaliat nu este satisfăcător, acesta poate întocmi și trimite Parlamentului European un raport special privind cazul de administrare defectuoasă. Raportul poate conține recomandări. Ombudsmanul trimite instituției în cauză și reclamantului câte un exemplar al raportului.

Articolul 9  : Anchete din proprie iniţiativă

9.1 Ombudsmanul poate hotărî începerea unei anchete din proprie iniţiativă.

9.2 Ombudsmanul dispune de aceleaşi competenţe de investigare pentru anchetele din proprie iniţiativă ca şi pentru anchetele iniţiate în baza unei plângeri.

9.3 Procedura privind anchetele iniţiate în baza unei plângeri se aplică, în mod analog, în cazul anchetelor din proprie iniţiativă.

Articolul 10  : Elemente de procedură

10.1 O plângere este clasificată confidențială de către Ombudsman la cererea reclamantului. Dacă Ombudsmanul consideră că este necesară protejarea intereselor reclamantului sau ale terților, acesta poate clasifica plângerea confidențială din proprie inițiativă.

10.2 Ombudsmanul poate lua măsuri de tratare prioritară a unei plângeri în cazul în care consideră oportun acest lucru.

10.3 În cazul în care este demarată o procedură jurisdicțională cu privire la faptele aflate în curs de anchetare de către Ombudsman, acesta clasează cazul. Rezultatele eventualelor anchete efectuate în prealabil se clasează fără a li se da curs.

10.4 Ombudsmanul informează autoritățile naționale competente și, dacă este cazul, o instituție sau un organ comunitar cu privire la faptele care intră sub incidența dreptului penal de care poate avea cunoștință în cursul unei anchete. De asemenea, Ombudsmanul poate informa o instituție sau un organ comunitar cu privire la faptele care, în opinia sa, ar putea justifica demararea unei proceduri disciplinare.

Articolul 11  : Rapoartele prezentate Parlamentului European

11.1 Ombudsmanul prezintă Parlamentului European un raport anual privind ansamblul activităţilor sale şi, în special, rezultatele anchetelor efectuate.

11.2 În afară de rapoartele speciale prevăzute la articolul 8.4, Ombudsmanul poate adresa Parlamentului European orice alt raport special pe care îl consideră oportun pentru îndeplinirea mandatului în conformitate cu tratatele şi cu statutul.

11.3 Raportul anual şi rapoartele speciale ale Ombudsmanului pot conţine toate recomandările pe care acesta le consideră oportune pentru îndeplinirea mandatului în conformitate cu tratatele şi cu statutul.

Articolul 12  : Cooperarea cu ombudsmanii și cu organele similare din statele membre

Ombudsmanul poate coopera cu ombudsmanii și cu organele similare din statele membre în scopul eficientizării atât a propriilor anchete, cât și a anchetelor acestor mediatori și organe similare din statele membre, precum și în vederea organizării mai eficiente a protejării drepturilor și intereselor care decurg din dreptul Comunității Europene și al Uniunii Europene.

Articolul 13  : Dreptul reclamantului de a-și consulta dosarul

13.1 Reclamantul are dreptul să-și consulte dosarul constituit de Ombudsman pe baza plângerii sale, în conformitate cu articolul 13.3.

13.2 Autorul plângerii îşi poate exercita pe loc dreptul de a consulta dosarul. Autorul plângerii poate solicita Ombudsmanului să-i furnizeze o copie a întregului dosar sau a anumitor acte conţinute de acesta.

13.3 Reclamantul nu are acces la:

(a) documentele sau informațiile obținute în baza articolelor 5.1 sau 5.2 care i-au fost semnalate Ombudsmanului ca fiind confidențiale;

(b) dovezile furnizate sub rezerva confidențialității, în conformitate cu articolul 5.3.

Articolul 14  : Accesul public la documentele deţinute de Ombudsman

14.1 Publicul are acces la documentele deținute de Ombudsman, care nu au legătură cu anchetele, sub rezerva acelorași condiții și limite ca și cele prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1049/2001(2) pentru accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei.

14.2 Publicul poate solicita accesul la documentele anchetei deținute de către Ombudsman, cu condiția ca plângerea să nu fi fost clasificată confidențială la cererea reclamantului sau de către Ombudsman, în conformitate cu articolul 10.1. Nu se acordă accesul la:

(a) documentele sau informațiile obținute în baza articolelor 5.1 sau 5.2 care i-au fost semnalate Ombudsmanului ca fiind confidențiale;

(b) dovezile furnizate sub rezerva confidențialității, în conformitate cu articolul 5.3;

(c) acele fragmente din avizul său și din răspunsurile la orice investigații ulterioare pentru care instituția în cauză, în conformitate cu articolul 4.5, a solicitat accesul strict al reclamantului. Solicitantul este informat cu privire la motivul sau motivele pe care instituția în cauză le-a oferit pentru cererea sa;

(d) un document a cărui dezvăluire ar aduce atingere integrității unei anchete în curs de desfășurare.

14.3 Cererile de acces la documente se formulează în scris (corespondență obișnuită, fax sau poștă electronică) și într-un mod suficient de precis pentru a permite identificarea documentelor în cauză.

14.4 Se acordă accesul pe loc sau prin furnizarea unei copii. Ombudsmanul poate impune plata unor taxe rezonabile pentru furnizarea de copii. Metoda de calculare a taxelor este explicată.

14.5 Deciziile privind cererile de acces al publicului sunt emise în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea cererii. În cazuri excepționale, termenul limită poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare; solicitantul este notificat în avans cu privire la extinderea termenului și se furnizează motive detaliate în acest sens.

14.6 Respingerea totală sau parțială a unei cereri de acces la un document se motivează.

Articolul 15  : Regimul lingvistic

15.1 O plângere poate fi prezentată Ombudsmanului în oricare dintre limbile tratatului. Ombudsmanul nu are obligația de a examina plângerile care îi sunt prezentate în alte limbi.

15.2 Limba de procedură a Ombudsmanului este una dintre limbile tratatului; în cazul unei plângeri, limba de procedură este limba în care a fost redactată aceasta.

15.3 Ombudsmanul stabilește care sunt documentele care trebuie redactate în limba de procedură.

Articolul 16  : Publicarea rapoartelor

16.1 Ombudsmanul European publică în Jurnalul Oficial avizele prin care anunţă adoptarea rapoartelor anuale şi a rapoartelor speciale şi indică mijloacele prin care orice persoană interesată poate avea acces la textele integrale ale acestor documente.

16.2 Orice raport al Ombudsmanului și orice rezumat al deciziilor sale privind o plângere confidențială se publică sub o formă care să nu permită identificarea reclamantului.

Articolul 17  : Intrarea în vigoare

17.1 Normele de aplicare adoptate la 16 octombrie 1997 se abrogă.

17.2 Prezenta decizie intră în vigoare la 1 ianuarie 2003.

17.3 Președintele Parlamentului European este informat cu privire la adoptarea prezentei decizii. De asemenea, se publică un anunț în Jurnalul Oficial.