Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich ustanawiająca przepisy wykonawcze(1)

Artykuł 1  : Definicje

W niniejszych przepisach wykonawczych termin:

(a) „instytucja, której dotyczy skarga" oznacza instytucję lub organ wspólnotowy, który jest przedmiotem skargi lub dochodzenia podjętego z inicjatywy Rzecznika;

(b) „Statut" oznacza przepisy i ogólne warunki wykonywania zadań przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

(c) w odniesieniu do dokumentów i informacji "poufne" oznacza "nie ujawniać".

Artykuł 2  : Przyjmowanie skarg

2.1. Skargi są identyfikowane, rejestrowane i numerowane w chwili ich przyjęcia.

2.2. Skarżącemu wysyła się potwierdzenie przyjęcia skargi wraz z oznaczeniem numeru rejestracyjnego skargi i urzędnika zajmującego się sprawą.

2.3. Petycja przekazana Rzecznikowi Praw Obywatelskich przez Parlament Europejski za zgodą wnioskodawcy traktowana jest jako skarga.

2.4. W uzasadnionych przypadkach i za zgodą skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich może przekazać skargę Parlamentowi Europejskiemu w celu jej rozpatrzenia jako petycji.

2.5. W uzasadnionych przypadkach i za zgodą skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich może przekazać skargę innym właściwym organom.

Artykuł 3  : Dopuszczalność skarg

3.1. Na podstawie kryteriów określonych w Traktacie i Statucie Rzecznik Praw Obywatelskich ustala, czy skarga wchodzi w zakres jego kompetencji i jeśli tak, to czy jest dopuszczalna; przed podjęciem decyzji Rzecznik może zażądać od skarżącego dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów.

3.2. Jeśli skarga nie wchodzi w zakres kompetencji Rzecznika lub nie została zakwalifikowana jako dopuszczalna, Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę. Informuje on skarżącego o swojej decyzji wraz z uzasadnieniem. Rzecznik może poradzić skarżącemu zwrócenie się do innych organów.

Artykuł 4  : Dochodzenie w sprawie dopuszczalnych skarg

4.1. Rzecznik Praw Obywatelskich podejmuje decyzję, czy istnieją dostateczne podstawy uzasadniające podjęcie dochodzenia w sprawie dopuszczalnej skargi.

4.2. W razie braku dostatecznych podstaw uzasadniających wszczęcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę i informuje o tym fakcie skarżącego. Rzecznik może również powiadomić o sprawie zainteresowaną instytucję.

4.3. Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że istnieją dostateczne podstawy uzasadniające wszczęcie dochodzenia, informuje o tym skarżącego i instytucję, której skarga dotyczy. Rzecznik przekazuje instytucji kopię skargi i wzywa ją do złożenia opinii w określonym terminie, który na ogół wynosi maksymalnie trzy miesiące. Wezwanie skierowane do instytucji może określać, które aspekty skargi lub zagadnienia powinny zostać omówione w opinii.

4.4. Opinia nie powinna zawierać żadnych informacji ani dokumentów, które instytucja uznała za poufne.

4.5. Instytucja, której dotyczy skarga może zażądać ujawnienia niektórych części swojej opinii jedynie skarżącemu. Instytucja dokona wyraźnego oznaczenia części, o których mowa powyżej i przedstawi uzasadnienie swojego żądania.

4.6 Rzecznik Praw Obywatelskich wysyła opinię instytucji do skarżącego. Skarżący ma możliwość zgłosić Rzecznikowi swoje uwagi w określonym terminie, który na ogół wynosi maksymalnie jeden miesiąc.

4.7 Jeżeli Rzecznik uzna to za stosowne, przeprowadzi dalsze dochodzenie. Punkty 4.3 - 4.6 dotyczą dalszych dochodzeń biorąc pod uwagę, że okres czasu na udzielenie odpowiedzi przez instytucję, której dotyczy skarga zwykle wynosi miesiąc.

4.8 W stosownym przypadku Rzecznik może skorzystać z uproszczonego postępowania w celu uzyskania szybkiego rozwiązania.

4.9 Wraz z zakończeniem dochodzeń Rzecznik zamyka sprawę wydając decyzję z uzasadnieniem informując przy tym skarżącego i instytucję, której skarga dotyczy.

Artykuł 5  : Uprawnienia do przeprowadzania dochodzenia

5.1. Z zastrzeżeniem warunków określonych w Statucie, Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od instytucji i organów wspólnotowych oraz organów państw członkowskich dostarczenia w stosownym terminie informacji lub dokumentów na potrzeby prowadzonego dochodzenia. Wszelkie informacje lub dokumenty uznane przez nie za poufne powinny być wyraźnie oznaczone.

5.2. Rzecznik Praw Obywatelskich może dokonać kontroli akt instytucji, której skarga dotyczy. Instytucja, której dotyczy skarga dokona jasnego oznaczenia dokumentów w aktach, które uważa za poufne. Rzecznik może zrobić kopie całych akt lub określonych dokumentów w nich zawartych. Rzecznik informuje skarżącego o przeprowadzeniu kontroli.

5.3. Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od urzędników lub innych pracowników instytucji lub organów wspólnotowych złożenia zeznań na warunkach określonych w Statucie. Rzecznik może podjąć decyzję o utajnieniu procedury składania dowodów.

5.4. Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od instytucji i organów wspólnotowych poczynienia przygotowań dla celów przeprowadzania przez niego dochodzenia na miejscu.

5.5. Rzecznik Praw Obywatelskich może zlecić wykonanie badań lub ekspertyz, które uważa za niezbędne dla powodzenia prowadzonego dochodzenia.

Artykuł 6  : Rozwiązania polubowne

6.1. Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich znajdzie dowody niewłaściwego administrowania, we współpracy z instytucją, której skarga dotyczy, podejmie on jak najszerzej zakrojone działania mające na celu znalezienie polubownego rozwiązania eliminującego niewłaściwe administrowanie i satysfakcjonujące skarżącego.

6.2. Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że współpraca z instytucją, której dotyczy skarga była skuteczna, zamyka sprawę podejmując decyzję z uzasadnieniem. O podjętej decyzji informuje skarżącego i instytucję, której dotyczy skarga.

6.3. Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że polubowne rozwiązanie sprawy jest niemożliwe lub że próby znalezienia polubownego rozwiązania są nieskuteczne, wówczas albo zamyka sprawę podejmując decyzję z uzasdnieniem, która może zawierać krytyczną uwagę albo sporządza sprawozdanie zawierające zalecenia wstępne.

Artykuł 7  : Uwagi krytyczne

7.1. Rzecznik Praw Obywatelskich udziela krytycznej uwagi, jeśli uzna, że:

(a) instytucja, której skarga dotyczy, nie jest już w stanie dłużej wyeliminować zaistniałego przypadku niewłaściwego administrowania, oraz

(b) przypadek niewłaściwego administrowania nie ma skutków o charakterze ogólnym.

7.2. Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę z uwagą krytyczną informuje o tym skarżącego i instytucję, której dotyczy skarga.

Artykuł 8  : Sprawozdania i zalecenia

8.1. Rzecznik Praw Obywatelskich sporządza sprawozdanie z zaleceniami wstępnymi dla instytucji, której dotyczy skarga, jeśli uzna, że:

(a) instytucja, której dotyczy skarga, może wyeliminować zaistniały przypadek niewłaściwego administrowania, albo

(b) przypadek niewłaściwego administrowania powoduje skutki o charakterze ogólnym.

8.2. Rzecznik Praw Obywatelskich wysyła egzemplarz swojego sprawozdania oraz zalecenia wstępne do instytucji, której dotyczy skarga oraz do skarżącego.

8.3. Instytucja, której dotyczy skarga, przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich szczegółową opinię w terminie trzech miesięcy. Opinia ta może zawierać akceptację decyzji Rzecznika oraz określać środki podjęte w celu wdrożenia zaleceń wstępnych.

8.4. Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że szczegółowa opinia nie jest satysfakcjonująca, może sporządzić specjalne sprawozdanie dla Parlamentu Europejskiego w związku ze stwierdzonym przypadkiem niewłaściwego administrowania. Sprawozdanie może zawierać zalecenia. Rzecznik wysyła egzemplarz sprawozdania instytucji, której dotyczy skarga oraz skarżącemu.

Artykuł 9  : Dochodzenie z własnej inicjatywy

9.1. Rzecznik Praw Obywatelskich może zdecydować o podjęciu dochodzenia z własnej inicjatywy.

9.2. Uprawnienia Rzecznika w związku z prowadzonym z własnej inicjatywy dochodzeniem są takie same, jak w przypadku dochodzenia podjętego na skutek wniesienia skargi.

9.3. Procedura stosowana w trakcie dochodzenia podjętego w wyniku wniesienia skargi jest analogicznie stosowana w trakcie dochodzenia podjętego przez Rzecznika z własnej inicjatywy.

Artykuł 10  : Kwestie proceduralne

10.1. Na wniosek skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich zobowiązany jest do zakwalifikowania skargi jako poufnej. Jeśli Rzecznik uważa, że konieczna jest ochrona interesów skarżącego lub strony trzeciej, może on z własnej inicjatywy zakwalifikować skargę jako poufną.

10.2. Jeśli Rzecznik uzna to za stosowne, może podjąć działania umożliwiające rozpatrzenie danej skargi w pierwszeństwie przed innymi.

10.3. W przypadku wszczęcia postępowania sądowego dotyczącego sprawy będącej przedmiotem dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika, Rzecznik zamyka sprawę. Dotychczasowe wyniki dochodzenia zostają złożone do akt i nie podejmuje się żadnych dalszych działań.

10.4. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje właściwe władze krajowe i, odpowiednio, instytucję lub organ wspólnotowy o wszelkich sprawach podlegających prawu karnemu, o jakich dowiedział się w trakcie prowadzonego dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich może ponadto poinformować instytucję lub organ wspólnotowy o faktach, które jego zdaniem mogą uzasadniać wszczęcie postępowania dyscyplinarnego.

Artykuł 11  : Sprawozdania składane Parlamentowi Europejskiemu

11.1. Rzecznik Praw Obywatelskich składa Parlamentowi Europejskiemu roczne sprawozdanie z ogółu swojej działalności, zawierające także wyniki prowadzonych przez siebie dochodzeń.

11.2. Oprócz sprawozdań specjalnych, o których mowa w art. 8.4 powyżej, Rzecznik Praw Obywatelskich może także przedstawić Parlamentowi Europejskiemu inne specjalne sprawozdania, jeśli jego zdaniem prowadzą one do wypełnienia obowiązków Rzecznika określonych w Traktatach i Statucie.

11.3. Sprawozdanie roczne i sprawozdania specjalne Rzecznika Praw Obywatelskich mogą zawierać zalecenia, które jego zdaniem przyczyniają się do wypełnienia obowiązków Rzecznika określonych w Traktatach i Statucie.

Artykuł 12  : Współpraca z rzecznikami praw obywatelskich i podobnymi instytucjami w państwach członkowskich

Rzecznik Praw Obywatelskich może współpracować z rzecznikami praw obywatelskich i innymi podobnymi instytucjami w państwach członkowskich w celu zwiększenia skuteczności zarówno prowadzonego przez siebie dochodzenia, jak i postępowania prowadzanego przez rzeczników praw obywatelskich i podobne instytucje w państwach członkowskich oraz w celu skuteczniejszego zabezpieczenia praw i interesów zgodnie z prawem Unii Europejskiej i Wspólnoty Europejskiej.

Artykuł 13  : Prawo skarżącego do wglądu w akta

13.1. Z zastrzeżeniem postanowień art. 13.3, skarżący jest uprawniony do wglądu w akta Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące jego skargi.

13.2. Skarżący może na miejscu skorzystać z prawa wglądu w akta. Może on zażądać od Rzecznika dostarczenia kopii całych akt lub określonych dokumentów z akt.

13.3. Skarżący nie będzie miał dostępu do:

(a) dokumentów lub informacji uzyskanych na mocy artykułu 5.1 or 5.2 powyżej, które zostały przekazane Rzecznikowi jako poufne;

(b) dowodów udzielonych w poufności zgodnie z art. 5.3 powyżej.

Artykuł 14  : Publiczny dostęp do dokumentów przechowywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich

14.1. Do dokumentów niezwiązanych z dochodzeniami przechowywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich zagwarantowany jest publiczny dostęp z zastrzeżeniem takich samych warunków i ograniczeń, jak określone w rozporządzeniu 1049/2001(2) w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji Europejskiej.

14.2. Do dokumentów związanych z dochodzeniami może być zapewniony publiczny dostęp, pod warunkiem, że skarga nie została zakwalifikowana jako poufna na żądanie skarżącego lub przez Rzecznika na podstawie art. 10.1 powyżej. Dostep nie zostanie udzielony do:

(a) dokumentów lub informacji uzyskanych na mocy art. 5.1 lub 5.2 powyżej, które zostały przekazane Rzecznikowi jako poufne;

(b) dowodów złożonych w poufności zgodnie z art. 5.3 powyżej;

(c) tych części opinii i odpowiedzi odnoszących się do dalszych dochodzeń, które zgodnie z art.4.5 powyżej, na żądanie instytucji, której sprawy dotyczy, powinny zostać ujawnione jedynie skarżącemu. Wnioskodawca zostanie powiadomiony o podstawie żądania wysuniętego przez instytucję, której sprawa dotyczy.

(d) dokumentu, którego ujawnienie zagroziłoby rzetelności prowadzonego dochodzenia.

14.3. Wnioski o dostęp do dokumentów należy składać w formie pisemnej (listownie, faksem lub pocztą elektroniczną) z dostatecznie precyzyjnymi informacjami umożliwiającymi identyfikację dokumentów.

14.4. Dostęp udzielany jest na miejscu lub poprzez dostarczenie kopii. Rzecznik Praw Obywatelskich może naliczyć uzasadnione opłaty za dostarczenie kopii. Metoda naliczania opłat jest objaśniona.

14.5. Decyzje dotyczące wniosków o udzielenie publicznego dostępu należy podjąć w terminie 15 dni roboczych licząc od dnia ich wpływu. W wyjątkowych sytuacjach ten okres czasu może być przedłużony o 15 dni roboczych; wnioskodawca jest powiadamiany z wyprzedzeniem o fakcie przedłużenia ze szczegółowym podaniem przyczyn.

14.6. W przypadku odmownego rozpatrzenia wniosku o dostęp do dokumentu – w całości lub w części – należy podać uzasadnienie odmowy.

Artykuł 15  : Ustalenia odnoszące się do języków

15.1. Skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich można składać w dowolnym z języków Traktatu. Rzecznik nie ma obowiązku rozpatrywania skarg złożonych w innych językach.

15.2. Dochodzenie jest prowadzone przez Rzecznika w jednym języku Traktatu; w przypadku skargi – w języku, w którym jest złożona.

15.3. Rzecznik Praw Obywatelskich określa, które dokumenty mają być sporządzone w języku, w którym prowadzone jest postępowanie.

Artykuł 16  : Publikowanie sprawozdań

16.1. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zamieszcza w Dzienniku Urzędowym zawiadomienie o przyjęciu sprawozdania rocznego i sprawozdań specjalnych oraz wskazuje, w jaki sposób każda zainteresowana osoba może uzyskać dostęp do pełnej wersji tekstu dokumentu.

16.2. Wszelkie sprawozdania oraz streszczenia decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczących skarg poufnych są publikowane w formie uniemożliwiającej identyfikację tożsamości skarżącego.

Artykuł 17  : Wejście decyzji w życie

17.1. Przepisy wykonawcze przyjęte dnia 16 października 1997 r. tracą moc.

17.2. Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.

17.3. Przewodniczący Parlamentu Europejskiego zostanie poinformowany o przyjęciu niniejszej decyzji. Stosowne zawiadomienie zostanie także opublikowane w Dzienniku Urzędowym.