Europese Ombudsman

Besluit van de Europese Ombudsman tot het vaststellen van uitvoeringsbepalingen(1)

Artikel 1  : Definities

In deze uitvoeringsbepalingen wordt verstaan onder

a) "betrokken instelling": de communautaire instelling die, resp. het communautaire orgaan dat voorwerp is van een klacht of van een op eigen initiatief ingesteld onderzoek;

b) "het Statuut": de algemene voorwaarden voor de uitoefening van het ambt van de Europese Ombudsman;

c) "vertrouwelijk" met betrekking tot documenten en informatie: niet openbaar te maken.

Artikel 2  : Ontvangst van klachten

2.1. Klachten worden bij binnenkomst als zodanig gekenmerkt, geregistreerd en genummerd.

2.2. De klager wordt een ontvangstbewijs toegezonden, waarin het registratienummer van de klacht en de voor de zaak verantwoordelijke juridische medewerker worden vermeld.

2.3. Een verzoekschrift dat met instemming van de indiener ervan door het Europees Parlement aan de Ombudsman wordt doorgezonden, wordt als klacht behandeld.

2.4. In voorkomende gevallen en met instemming van de klager kan de Ombudsman een klacht doorzenden aan het Europees Parlement om als verzoekschrift te worden behandeld.

2.5. In voorkomende gevallen en met instemming van de klager kan de Ombudsman een klacht doorzenden aan een andere bevoegde instantie.

Artikel 3  : Ontvankelijkheid van klachten

3.1. Aan de hand van de in het Verdrag en het Statuut geformuleerde criteria bepaalt de Ombudsman of een klacht onder zijn mandaat valt en, zo ja, of de klacht ontvankelijk is; alvorens een besluit ter zake te nemen, kan hij de klager om nadere informatie of documenten verzoeken.

3.2. Indien een klacht buiten het mandaat valt of niet ontvankelijk is, sluit de Ombudsman het op de klacht betrekking hebbende dossier af. Hij stelt de klager van zijn besluit en van de daaraan ten grondslag liggende redenen in kennis. De Ombudsman kan de klager adviseren zich tot een andere instantie te wenden.

Artikel 4  : Onderzoek naar aanleiding van ontvankelijke klachten

4.1. De Ombudsman bepaalt of er voldoende redenen aanwezig zijn om naar aanleiding van een ontvankelijke klacht een onderzoek in te stellen.

4.2. Indien de Ombudsman niet voldoende redenen aanwezig acht om een onderzoek in te stellen, sluit hij het op de klacht betrekking hebbende dossier en stelt hij de klager hiervan in kennis. De Ombudsman kan de betrokken instelling eveneens in kennis stellen.

4.3. Indien de Ombudsman voldoende redenen aanwezig acht om een onderzoek in te stellen, stelt hij de klager en de betrokken instelling hiervan in kennis. Hij doet de betrokken instelling een exemplaar van de klacht toekomen en verzoekt deze instelling binnen een vastgestelde termijn van in de regel niet langer dan drie maanden advies ter zake uit te brengen. In het verzoek aan de betrokken instelling kunnen specifieke aspecten van de klacht of specifieke zaken worden vermeld waarop in het advies nader dient te worden ingegaan.

4.4. Het advies bevat geen informatie of documenten die door de betrokken instelling als vertrouwelijk zorden beschouwd.

4.5. De betrokken instelling kan erom verzoeken dat bepaalde delen van het advies uitsluitend aan de klager openbaar worden gemaakt. Zij moet de betrokken delen duidelijk vaststellen en de reden of redenen voor dit verzoek toelichten.

4.6. De Ombudsman zendt het advies van de betrokken instelling door aan de klager. De klager kan de Ombudsman binnen een vastgestelde termijn van in de regel niet meer dan een maand opmerkingen doen toekomen.

4.7. Indien de Ombudsman dit dienstig achtm kan hij verdere onderzoeken uitvoeren. De punten 4.3 tot en met 4.6 zijn van toepassing op verdere onderzoeken, ware het niet dat de tijdslimiet voor de betrokken instelling om te antwoorden in dit geval normaliter een maand is.

4.8. Indien de Ombudsman zulks toepasselijk acht. kan hij gebruik maken van een vereenvoudigde procedure met het oog op het tot stand komen van een snelle oplossing.

4.9. Wanneer de Ombudsman zijn onderzoeken voltooid heeft, sluit hij de zaak met een met redenen omkleed besluit en stelt hij de klager en de betrokken instelling hiervan in kennis.

Artikel 5  : Onderzoeksbevoegdheden

5.1. Met inachtneming van de in het Statuut vastgestelde voorwaarden kan de Ombudsman van de communautaire instellingen en organen en van instanties van de lidstaten verlangen binnen een redelijke termijn ten behoeve van een onderzoek informatie of documentatie te verstrekken. Zij moeten duidelijk aangeven welke informatie of documenten als vertrouwelijk worden beschouwd.

5.2. De Ombudsman kan het dossier van de betrokken instelling controleren. De betrokken instelling moet duidelijk aangeven welke documenten in het dossier als vertrouwelijk worden beschouwd. De Ombudsman kan kopieën maken van het volledige dossier of van bepaalde documenten in dat dossier. De Ombudsman stelt de klager ervan op de hoogte dat een controle heeft plaatsgevonden.

5.3. Met inachtneming van de in het Statuut vastgestelde voorwaarden kan de Ombudsman van ambtenaren of andere personeelsleden van de communautaire instellingen en organen verlangen als getuige op te treden. De Ombudsman kan besluiten dat de persoon die als getuige optreedt, dit vertrouwelijk doet.

5.4. De Ombudsman kan de communautaire instellingen en organen verzoeken maatregelen te treffen om zijn onderzoeken ter plaatse in te kunnen stellen.

5.5. De Ombudsman kan opdracht geven tot het uitvoeren van de door hem voor het welslagen van een onderzoek nodig geachte studies of expertises.

Artikel 6  : Minnelijke schikkingen

6.1. Indien de Ombudsman een geval van wanbeheer vaststelt, werkt hij zoveel mogelijk met de betrokken instelling samen bij het streven naar een minnelijke schikking om aan dit geval van wanbeheer een einde te maken en de klager genoegdoening te verschaffen.

6.2. Indien de Ombudsman van oordeel is dat deze samenwerking succes heeft opgeleverd, sluit hij de zaak af aan de hand van een met redenen omkleed besluit. Hij stelt de klager en de betrokken instelling van dit besluit in kennis.

6.3. Indien de Ombudsman van oordeel is dat een minnelijke schikking niet mogelijk is of dat het streven daarnaar geen succes heeft opgeleverd, sluit hij de zaak af aan de hand van een met redenen omkleed besluit dat een kritische opmerking kan bevatten, of stelt hij een verslag met ontwerpaanbevelingen op.

Artikel 7  : Kritische opmerkingen

7.1. De Ombudsman maakt een kritische opmerking indien hij van mening is dat:

a) de betrokken instelling of het betrokken orgaan niet meer in staat is het geval van wanbeheer ongedaan te maken, en

b) het geval van wanbeheer geen algemene implicaties heeft.

7.2. Indien de Ombudsman de zaak met een kritische opmerking afsluit, stelt hij de klager en de betrokken instelling hiervan in kennis.

Artikel 8  : Verslagen met ontwerpaanbevelingen

8.1. De Ombudsman doet de betrokken instelling een verslag met ontwerpaanbevelingen toekomen indien hij van mening is dat:

a) de betrokken instelling of het betrokken orgaan in staat is het geval van wanbeheer ongedaan te maken, dan wel

b) het geval van wanbeheer algemene implicaties heeft.

8.2. De Ombudsman doet een exemplaar van zijn verslag en de ontwerpaanbevelingen toekomen aan de betrokken instelling en de klager.

8.3. De betrokken instelling zendt de Ombudsman binnen een termijn van drie maanden een omstandig advies. Dit omstandig advies kan bestaan uit instemming met het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de ter uitvoering van de aanbevelingen genomen maatregelen.

8.4. Indien de Ombudsman het omstandig advies onbevredigend acht, stelt hij over het geval van wanbeheer een speciaal verslag op voor het Europees Parlement. Dit verslag kan aanbevelingen bevatten. De Ombudsman doet een exemplaar van dit verslag toekomen aan de betrokken instelling en aan de klager.

Artikel 9  : Onderzoek op eigen initiatief

9.1. De Ombudsman kan besluiten op eigen initiatief onderzoek in te stellen.

9.2. Bij het instellen van onderzoek op eigen initiatief heeft de Ombudsman dezelfde bevoegdheden als bij het instellen van onderzoek naar aanleiding van een klacht.

9.3. De procedures die worden gevolgd bij een naar aanleiding van een klacht ingesteld onderzoek zijn naar analogie eveneens van toepassing op een op eigen initiatief ingesteld onderzoek.

Artikel 10  : Procedurekwesties

10.1. Op een desbetreffend verzoek van de klager merkt de Ombudsman een klacht als vertrouwelijk aan. Indien hij het nodig acht de belangen van de klager of van derden te beschermen, kan de Ombudsman op eigen initiatief een klacht als vertrouwelijk aanmerken.

10.2. Indien de Ombudsman zulks dienstig acht, kan hij maatregelen nemen om te bewerkstelligen dat een klacht met voorrang wordt behandeld.

10.3. Wordt met betrekking tot zaken die door de Ombudsman worden onderzocht, een gerechtelijke procedure op gang gebracht, dan sluit hij de zaak af. Het resultaat van een eventueel door hem tot dan uitgevoerd onderzoek wordt zonder verdere maatregelen ter zijde gelegd.

10.4. De Ombudsman stelt de relevante nationale instanties en zo nodig een communautaire instelling of communautair orgaan op de hoogte van strafrechtelijke feiten die hem tijdens een onderzoek ter kennis komen. De Ombudsman kan verder een communautaire instelling of communautair orgaan op de hoogte stellen van feiten die volgens hem het nemen van tuchtrechtelijke maatregelen rechtvaardigen.

Artikel 11  : Verslagen aan het Europees Parlement

11.1. De Ombudsman legt het Europees Parlement een jaarverslag voor over al zijn werkzaamheden, met inbegrip van het resultaat van zijn onderzoeken.

11.2. De Ombudsman kan speciale verslagen als bedoeld in artikel 8.4 en andere speciale verslagen aan het Europees Parlement voorleggen indien hij zulks ter uitoefening van zijn taak uit hoofde van de Verdragen en het Statuut dienstig acht.

11.3. Het jaarverslag en de speciale verslagen van de Ombudsman kunnen aanbevelingen bevatten die hij ter uitoefening van zijn taak uit hoofde van de Verdragen en het Statuut dienstig acht.

Artikel 12  : Samenwerking met nationale Ombudsmannen en soortgelijke organen

De Ombudsman kan met de Ombudsmannen en soortgelijke organen in de lidstaten samenwerken om de doeltreffendheid van zowel zijn eigen onderzoeken als die van de Ombudsmannen en soortgelijke organen in de lidstaten te bevorderen en om de rechten en belangen uit hoofde van de wetgeving van de Europese Unie en de Europese Gemeenschap doeltreffender te beschermen.

Artikel 13  : Het recht van de klager op inzage van het dossier

13.1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 13.3. heeft de klager recht op inzage van het met zijn klacht verband houdende dossier van de Ombudsman.

13.2. De klager heeft het recht het dossier ter plaatse in te zien. Hij kan de Ombudsman om een kopie van het volledige dossier of van bepaalde documenten in dat dossier verzoeken.

13.3. De klager heeft geen inzage in:

a) documenten of vertrouwelijke informatie verkregen op grond van voornoemd artikel 5, lid 1 of lid 2, waarvan aan de Ombudsman is aangegeven dat zij als vertrouwelijk worden beschouwd;

b) in vertrouwelijkheid afgelegde getuigenverklaringen in overeenstemming met voornoemd artikel 5, lid 3.

Artikel 14  : Toegang van het publiek tot documenten in het bezit van de Ombudsman

14.1. Het publiek heeft toegang tot documenten in het bezit van de Ombudsman, die geen verband houden met onderzoeken, onder dezelfde voorwaarden en beperkingen als vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 1049/2001(2) voor de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

14.2. Het publiek kan toegang vragen tot met het onderzoek verband houdende documenten die in het bezit zijn van de Ombudsman, op voorwaarde dat de klacht niet als vertrouwelijk aangemerkt is op verzoek van de klager of door de Ombudsman krachtens voornoemd artikel 10, lid 1. Er wordt geen toegang verleend tot:

a) documenten of informatie verkregen op grond van voornoemd artikel 5, lid 1 of lid 2, waarvan aan de Ombudsman is aangegeven dat zij als vertrouwelijk worden beschouwd;

b) in vertrouwelijkheid afgelegde getuigenverklaringen in overeenstemming met voornoemd artikel 5, lid 3;

c) die delen van het advies en antwoorden op verdere onderzoeken waarvan de betrokken instelling in overeenstemming met voornoemd artikel 4, lid 5, verzocht heeft deze uitsluitend openbaar te maken aan de klager. De aanvrager wordt in kennis gesteld van de reden of redenen waarom de betrokken instelling haar verzoek gedaan heeft;

d) een document waarvan openbaarmaking de integriteit van een lopend onderzoek zou schaden.

14.3. Aanvragen om toegang tot documenten dienen schriftelijk (per brief, fax of e-mail) te worden ingediend en dusdanig nauwkeurig te zijn dat het desbetreffende document kan worden achterhaald.

14.4. Toegang tot documenten wordt verleend door inzage ter plaatse of door het verstrekken van een kopie. De Ombudsman kan voor het verstrekken van kopieën een redelijke vergoeding verlangen. De berekeningsmethode voor deze vergoeding wordt medegedeeld.

14.5. Besluiten over aanvragen om toegang tot documenten worden genomen binnen 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag. In uitzonderlijke gevallen kan de tijdslimiet worden verlengd met 15 werkdagen; de aanvrager wordt van tevoren hiervan in kennis gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen hiervoor.

14.6. Indien een verzoek om toegang tot een document deels of in het geheel wordt afgewezen, wordt zulks met redenen gestaafd.

Artikel 15  : Talen

15.1. Klachten kunnen in een van de officiële talen van de Unie aan de Ombudsman worden gericht. De Ombudsman is niet verplicht klachten in een andere taal in behandeling te nemen.

15.2. De bij de procedure van de Ombudsman gebezigde taal is een van de officiële talen van de Unie; in het geval van een klacht is het de taal waarin de klacht is ingediend.

15.3. De Ombudsman bepaalt welke documenten in de taal van de procedure worden opgesteld.

Artikel 16  : Publicatie van verslagen

16.1. De Europese Ombudsman doet in het Publicatieblad mededeling van de door hem opgestelde jaarverslagen en speciale verslagen, onder vermelding van de wijze waarop belangstellenden toegang hebben tot de volledige tekst van deze documenten.

16.2. Verslagen of samenvattingen van de besluiten van de Ombudsman betreffende vertrouwelijke klachten worden zodanig gepubliceerd dat de identiteit van de klager niet kan worden achterhaald.

Artikel 17  : Inwerkingtreding

17.1. De op 16 oktober 1997 vastgestelde uitvoeringsbepalingen worden ingetrokken.

17.2. Dit besluit treedt op 1 januari 2003 in werking.

17.3. De Voorzitter van het Europees Parlement wordt van dit besluit in kennis gesteld. Hiervan wordt eveneens in het Publicatieblad mededeling gedaan.