Europese Ombudsman

Samenvatting van het besluit inzake klacht 53/2010/OV tegen de Europese Commissie

Klager, Vluchtelingenwerk Vlaanderen, een Vlaamse ngo die zich inzet voor vluchtelingen, ontving een subsidie van de Europese Commissie voor een project in de Democratische Republiek Congo. In september 2004 stuurde klager een e-mail en een brief naar de Commissie, waarin hij de Commissie vroeg om goedkeuring van een alternatieve vereenvoudigde methode om de projectkosten te rapporteren, inclusief de kosten die waren gemaakt door bij het project betrokken lokale ondernemers. De contactpersoon bij de Commissie antwoordde in een e-mail als volgt: "Hierbij, ..., geef ik u onze toestemming ...". De Commissie besloot echter, na een accountantscontrole achteraf, een bedrag van 150 000 EUR te verhalen op klager , met als reden dat de betreffende kosten niet waren gerapporteerd in overeenstemming met de bepalingen van de subsidieovereenkomst. Volgens klager waren deze kosten echter gerapporteerd volgens de alternatieve rapportagemethode die de Commissie had goedgekeurd. Klager diende daarom een klacht in bij de Europese Ombudsman, waarin hij de Commissie ervan beschuldigde dat zij het vertrouwensbeginsel had geschonden door de geaccordeerde methode voor het rapporteren van de kosten niet te respecteren.

In haar standpunt stelde de Commissie dat de e-mail van haar contactpersoon geen wijziging op de subsidieovereenkomst inhield. De Ombudsman stelde echter vast dat de betreffende e-mail een goedkeuring van de door klager voorgestelde alternatieve rapportagemethode bevatte en dat het ten minste aantoonbaar was dat de Commissie had toegestemd om af te zien van de desbetreffende delen uit de subsidieovereenkomst, zodat klager het alternatieve rapportagesysteem kon gebruiken. Daarom deed hij de Commissie een voorstel voor een minnelijke schikking met het verzoek om met betrekking tot de kosten die lokale ondernemers in dit project hadden gemaakt, opnieuw te bekijken of en in welke mate klager de alternatieve manier van rechtvaardiging van de uitgaven had nageleefd en op basis daarvan te overwegen klager het desbetreffende bedrag te betalen. De Commissie accepteerde het voorstel voor een minnelijke schikking en stelde dat voor die projecten waar klager de alternatieve rapportagemethode had gebruikt, zij de betreffende kosten in aanmerking zou laten komen voor vergoeding en een extra betaling zou doen.

In mei 2012 informeerde klager de Ombudsman dat hij een betaling van 104 842 EUR van de Commissie had ontvangen en bedankte hem voor zijn tussenkomst.