Deċiżjoni ta' l-Ombudsman Ewropew li tadotta regoli ta' implimentazzjoni fir-rigward tal-kompiti, id-dmirijiet u l-poteri ta' l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta
L-OMBUDSMAN EWROPEW,
Wara li kkunsidra li:
(1) L-Artikolu 195 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunita Ewropea u l-Artikolu 107d tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika;
(2)Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward ta' l-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta' dak id-data(1)
Billi l-Ombudsman jaħtar uffiċjal tal-protezzjoni tad-dejta (data protection officer - DPO), biex iwettaq il-funzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 24 tar-Regolament Nru 45/2001 ("ir-Regolament"), skond id-dispożizzjonijiet ta' dak l-Artikolu;
JADOTTA DAWN IR-REGOLI TA' IMPLIMENTAZZJONI DWAR IL-KOMPITI, ID-DMIRIJIET U L-POTERI TA' L-UFFIĊJAL TAL-PROTEZZJONI TAD-DEJTA.
1. Id-DPO għandu jintgħażel fuq il-bażi tal-kwalitajiet personali u professjonali tiegħu jew tagħha, inkluż għarfien espert dwar il-protezzjoni tad-dejta.
2. IId-DPO għandu jinħatar għal terminu ta' sentejn u jkun eliġibbli biex jinħatar mill-ġdid għal terminu totali massimu ta' għaxar snin. Bil-kunsens tas-Superviżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta, l-Ombudsman jista' jneħħi lid-DPO mill-kariga tiegħu jekk dan ma jkunx għadu jissodisfa l-kundizzjonijiet meħtieġa għat-twettiq tad-dmirijiet tiegħu jew tagħha.
3. L-Ombudsman Ewropew għandu jiżgura (a) li ma jkun hemm ebda kunflitt ta' interessi bejn id-dmirijiet tad-DPO bħala tali u kull dmir uffiċjali ieħor li l-persuna maħtura tista' twettaq u (b) li d-DPO ikollu l-ħin u r-riżorsi meħtieġa biex iwettaq id-dmirijiet tiegħu jew tagħha.
4. Il-kompiti tad-DPO huma:
(a) li jiżgura li l-Ombudsman u s-suġġetti tad-dejta jkunu infurmati dwar id-drittijiet u l-obbligi tagħhom skond ir-Regolament;
(b) fl-isfera tal-kompetenza tiegħu jew tagħha bħala DPO u suġġett għall-kundizzjoni (c) stipulata hawn isfel, biex jirrispondi għal rikjesti mis-Superviżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta u biex jikkoopera mas-Superviżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta fuq talba ta' dan ta' l-aħħar, fuq l-inizjattiva tiegħu jew tagħha stess;
(c) li jiżgura b'mod indipendenti l-applikazzjoni tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament: id-DPO la għandu jfittex u lanqas m'għandu jaċċetta struzzjonijiet fit-twettiq tad-dmirijiet tiegħu jew tagħha;
(d) li jżomm reġistru pubbliku ta' l-operazzjonijiet ta' l-ipproċessar imwettqa mill-Ombudsman, li jkun fih l-elementi ta' informazzjoni msemmija fl-Artikolu 25(2) tar-Regolament;
(e) li jinnotifika lis-Superviżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta dwar kull operazzjoni ta' pproċessar li tista' tippreżenta riskji speċifiċi skond it-tifsira ta' l-Artikolu 27 tar-Regolament.
Fit-twettiq tal-kompiti hawn fuq imsemmija, id-DPO għandu jkollu bħala objettiv li d-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-dejta li aktarx li jkunu ser jiġu affettwati b'mod negattiv mill-operazzjonijiet ta' pproċessar li tagħhom l-Ombudsman ikun il-kontrollur.
5. 5. L-Ombudsman, il-Kumitat tal-Personal u kull individwu jistgħu jikkonsultaw lid-DPO dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw l-interpretazzjoni jew l-applikazzjoni tar-Regolament, sa fejn dawn ikunu relatati ma' attivitajiet ta' pproċessar ta' dejta li tagħhom l-Ombudsman ikun il-kontrollur. Sa fejn ikun possibbli, id-DPO għandu jipprovdi informazzjoni li tista' tintftiehem mingħajr għarfien speċjalizzat.
6. 6. Id-DPO jista' jagħmel rakkomandazzjonijiet lill-Ombudsman għat-titjib prattiku tal-protezzjoni tad-dejta u jagħti pariri dwar kwistjonijiet li jirrigwardaw l-applikazzjoni ta' dispożizzjonijiet tal-protezzjoni tad-dejta għal attivitajiet ta' l-ipproċessar tad-dejta li tagħhom l-Ombudsman ikun il-kontrollur.
7. 7. Id-DPO jista', fuq l-inizjattiva tiegħu jew tagħha stess jew fuq talba mill-Ombudsman, il-kap tad-dipartiment tal-finanzi u l-amministrazzjoni, il-Kumitat tal-Personal jew kwalunkwe individwu, jinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi relatati direttament mal-kompiti tiegħu jew tagħha u jirrapporta lill-persuna li tkun talbet l-investigazzjoni u lill-Ombudsman. Dawk l-investigazzjonijiet għandhom jirrispettaw il-prinċipju tal-ġustizzja u d-dritt tal-persuni involuti biex jesprimu l-fehmiet tagħhom dwar fatti li jikkonċernawhom. Ħadd m'għandu jsofri preġudizzju minħabba l-fatt li jressaq għall-attenzjoni tad-DPO ksur possibbli tar-Regolament.
8. 8. Fit-twettiq tad-dmirijiet tiegħu jew tagħha, id-DPO għandu jkollu aċċess f'kull ħin għad-dejta li tifforma s-suġġett ta' l-operazzjonijiet ta' l-ipproċessar u għal kull uffiċċju, installazzjoni ta' l-ipproċessar tad-dejta u trasportaturi tad-dejta. Id-DPO m'għandux jiżvela informazzjoni jew dokumenti miksuba matul it-twettiq tad-dmirijiet tiegħu jew tagħha.
9. 9. Fil-qadi tad-dmirijiet tiegħu jew tagħha fir-rigward ta' pproċessar imwettaq minn istituzzjoni jew korp ieħor tal-Komunità f'isem l-Ombudsman, id-DPO jista' jikkoopera ma' l-uffiċjal tal-protezzjoni tad-dejta ta' l-istituzzjoni jew korp ikkonċernat.
10. 10. Dawn ir-regoli għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit elettroniku ta' l-Ombudsman. Avviż dwar l-adozzjoni tagħhom għandu jiġi ppubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali.
Magħmul fi Strasburgu, 3 ta' Settembru 2002
Jacob Söderman
(1) 2001 ĠU L 8/1.
