Europos ombudsmenas

Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen(1)

Artikel 1  : Definitionen

In diesen Durchführungsbestimmungen bezeichnet

a) „betroffenes Organ“ das Organ oder die Einrichtung der Gemeinschaft, das/die Gegenstand einer Beschwerde oder einer Untersuchung aus eigener Initiative ist;

b) „Statut“ die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten;

c) „vertraulich“ in Bezug auf Dokumente und Informationen, dass diese nicht offengelegt werden dürfen.

Artikel 2  : Eingang von Beschwerden

2.1 Beschwerden werden beim Eingang erfasst, registriert und nummeriert.

2.2 Eine Empfangsbestätigung wird dem Beschwerdeführer unter Angabe der Registriernummer der Beschwerde und Nennung des für den Fall zuständigen Sachbearbeiters zugesandt.

2.3 Eine vom Europäischen Parlament mit Zustimmung des Petenten an den Bürgerbeauftragten übermittelte Petition wird wie eine Beschwerde behandelt.

2.4 In geeigneten Fällen und mit Zustimmung des Beschwerdeführers kann der Bürgerbeauftragte eine Beschwerde an das Europäische Parlament weiterleiten, damit sie als Petition behandelt wird.

2.5 In geeigneten Fällen und mit Zustimmung des Beschwerdeführers kann der Bürgerbeauftragte eine Beschwerde an eine andere zuständige Behörde weiterleiten.

Artikel 3  : Zulässigkeit von Beschwerden

3.1 Der Bürgerbeauftragte entscheidet auf der Grundlage der im Vertrag und im Statut festgelegten Kriterien darüber, ob eine Beschwerde in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, und falls ja, ob sie zulässig ist. Er kann den Beschwerdeführer auffordern, weitere Informationen oder Dokumente beizubringen, bevor er diese Entscheidung trifft.

3.2 Fällt eine Beschwerde nicht in seine Zuständigkeit oder ist sie unzulässig, schließt der Bürgerbeauftragte die Beschwerdeakte ab. Er unterrichtet den Beschwerdeführer über seine Entscheidung und die Gründe dafür. Der Bürgerbeauftragte kann dem Beschwerdeführer raten, sich an eine andere Behörde zu wenden.

Artikel 4  : Untersuchungen zu zulässigen Beschwerden

4.1 Der Bürgerbeauftragte entscheidet, ob ausreichende Gründe zur Durchführung von Untersuchungen zu einer zulässigen Beschwerde vorliegen.

4.2 Findet er keine ausreichenden Gründe, die eine solche Untersuchung rechtfertigen würden, schließt der Bürgerbeauftragte die Beschwerdeakte ab und unterrichtet den Beschwerdeführer entsprechend. Der Bürgerbeauftragte kann zudem das betroffene Organ informieren.

4.3 Findet der Bürgerbeauftragte ausreichende Gründe zur Einleitung von Untersuchungen, unterrichtet er den Beschwerdeführer und das betroffene Organ darüber. Er übermittelt dem betroffenen Organ eine Kopie der Beschwerde und fordert es auf, innerhalb einer bestimmten Frist von in der Regel nicht mehr als drei Monaten eine Stellungnahme abzugeben. In der Aufforderung an das betroffene Organ können spezielle Aspekte der Beschwerde oder spezifische Probleme aufgeführt sein, auf die in der Stellungnahme eingegangen werden sollte.

4.4 Die Stellungnahme darf keine Informationen oder Dokumente enthalten, die das betroffene Organ für vertraulich erachtet.

4.5 Das betroffene Organ kann darum ersuchen, dass bestimmte Teile seiner Stellungnahme nur an den Beschwerdeführer weitergegeben werden. Das betroffene Organ muss die betroffenen Teile eindeutig kennzeichnen und die Gründe für sein Ersuchen erläutern.

4.6 Der Bürgerbeauftragte sendet dem Beschwerdeführer die Stellungnahme des betroffenen Organs zu. Der Beschwerdeführer hat die Möglichkeit, dem Bürgerbeauftragten innerhalb einer bestimmten Frist von in der Regel nicht mehr als einem Monat seine Anmerkungen dazu zu übermitteln.

4.7 Der Bürgerbeauftragte führt weitere Untersuchungen durch, falls er dies für hilfreich erachtet. Die Bestimmungen gemäß Artikel 4 Absatz 3 und Artikel 4 Absatz 6 gelten für weitere Untersuchungen, wobei die Beantwortungsfrist für das betroffene Organ in der Regel einen Monat beträgt.

4.8 Falls er es für angemessen erachtet, kann der Bürgerbeauftragte ein vereinfachtes Verfahren anwenden, um zu einer raschen Lösung zu gelangen.

4.9 Nach Abschluss seiner Untersuchungen schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit einer begründeten Entscheidung ab und unterrichtet den Beschwerdeführer und das betreffende Organ darüber.

Artikel 5  : Untersuchungsbefugnisse

5.1 Vorbehaltlich der im Statut festgelegten Bedingungen kann der Bürgerbeauftragte Gemeinschaftsorgane und -institutionen sowie die Behörden von Mitgliedstaaten auffordern, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Informationen oder Dokumente zum Zwecke einer Untersuchung zu liefern. Die für vertraulich erachteten Informationen oder Dokumente müssen von der jeweiligen Partei eindeutig als solche gekennzeichnet werden.

5.2 Der Bürgerbeauftragte kann die Akte des betroffenen Organs einsehen. Das betroffene Organ muss alle Dokumente, die es für vertraulich erachtet, eindeutig als solche kennzeichnen. Der Bürgerbeauftragte kann Kopien der gesamten Akte oder von in der Akte befindlichen spezifischen Dokumenten anfertigen. Der Bürgerbeauftragte unterrichtet den Beschwerdeführer davon, dass eine Akteneinsicht stattgefunden hat.

5.3 Der Bürgerbeauftragte kann Beamte oder andere Bedienstete von Gemeinschaftsorganen oder -institutionen auffordern, nach den im Statut festgelegten Bedingungen auszusagen. Der Bürgerbeauftragte kann bestimmen, dass eine derartige Aussage vertraulich erfolgt.

5.4 Der Bürgerbeauftragte kann von Gemeinschaftsorganen und -institutionen verlangen, die entsprechenden Vorkehrungen zu treffen, damit er seine Untersuchungen vor Ort durchführen kann.

5.5 Der Bürgerbeauftragte kann die von ihm für einen erfolgreichen Ausgang einer Untersuchung für notwendig erachteten Untersuchungen oder Expertenberichte in Auftrag geben.

Artikel 6  : Gütliche Regelung

6.1 Stellt der Bürgerbeauftragte einen Missstand in der Verwaltung fest, sucht er so weit wie möglich in Zusammenarbeit mit dem betroffenen Organ nach Mitteln zur Abhilfe und zur Zufriedenstellung des Beschwerdeführers durch eine gütliche Regelung.

6.2 Ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass eine solche Zusammenarbeit erfolgreich verlaufen ist, schließt er die Beschwerdeakte mit einer mit Gründen versehenen Entscheidung. Er unterrichtet den Beschwerdeführer und das betroffene Organ über seine Entscheidung.

6.3 Ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass eine gütliche Regelung nicht möglich ist oder die Suche nach einer gütlichen Regelung sich als nicht erfolgreich erwiesen hat, schließt er entweder den Fall mit einer mit Gründen versehenen Entscheidung ab, die auch kritische Bemerkungen enthalten kann, oder erstellt einen Bericht mit Empfehlungsentwürfen.

Artikel 7  : Kritische Bemerkungen

7.1 Der Bürgerbeauftragte macht eine kritische Bemerkung, falls er der Auffassung ist:

a) dass es dem betroffenen Organ nicht mehr möglich ist, den Missstand zu beseitigen, und

b) dass der vorhandene Missstand keine allgemeinen Auswirkungen hat.

7.2 Schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab, unterrichtet er den Beschwerdeführer sowie das betroffene Organ darüber.

Artikel 8  : Berichte mit Entwürfen von Empfehlungen

8.1 Der Bürgerbeauftragte verfasst einen Bericht, der Entwürfe von Empfehlungen an das betroffene Organ enthält, falls er der Auffassung ist, dass es entweder

a) dem betroffenen Organ möglich ist, den Missstand zu beseitigen, oder

b) der Missstand allgemeine Auswirkungen hat.

8.2 Der Bürgerbeauftragte übermittelt eine Kopie seines Berichts und der Empfehlungsentwürfe an das betroffene Organ und den Beschwerdeführer.

8.3 Das betroffene Organ übermittelt dem Bürgerbeauftragten binnen drei Monaten eine ausführliche Stellungnahme. Diese könnte darin bestehen, dass die Entscheidung des Bürgerbeauftragten akzeptiert wird und die zur Umsetzung der Empfehlungsentwürfe getroffenen Maßnahmen beschrieben werden.

8.4 Hält der Bürgerbeauftragte die ausführliche Stellungnahme für nicht zufriedenstellend, kann er einen Sonderbericht an das Europäische Parlament hinsichtlich des Missstandes ausarbeiten. Der Bericht kann Empfehlungen enthalten. Der Bürgerbeauftragte übermittelt eine Kopie des Berichts an das betroffene Organ und den Beschwerdeführer.

Artikel 9  : Untersuchungen aus eigener Initiative

9.1 Der Bürgerbeauftragte kann beschließen, Untersuchungen aus eigener Initiative durchzuführen.

9.2 Bei der Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative genießt der Bürgerbeauftragte dieselben Untersuchungsbefugnisse wie bei Untersuchungen, die im Anschluss an eine Beschwerde durchgeführt werden.

9.3 Das Verfahren für Untersuchungen, die im Anschluss an eine Beschwerde eingeleitet wurden, gilt analog auch für Untersuchungen aus eigener Initiative.

Artikel 10  : Verfahrensfragen

10.1 Auf Antrag des Beschwerdeführers stuft der Bürgerbeauftragte eine Beschwerde als vertraulich ein. Der Bürgerbeauftragte kann, falls er es für erforderlich hält, die Interessen des Beschwerdeführers oder Dritter zu schützen, auch aus eigener Initiative beschließen, dass eine Beschwerde als vertraulich zu behandeln ist.

10.2 Wenn er es für angemessen hält, kann der Bürgerbeauftragte Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass eine Beschwerde vorrangig behandelt wird.

10.3 Werden im Zusammenhang mit Angelegenheiten, die vom Bürgerbeauftragten untersucht werden, Gerichtsverfahren eingeleitet, so schließt er den Fall ab. Die Ergebnisse der von ihm bis dahin durchgeführten Untersuchungen werden ohne weitere Maßnahmen zu den Akten gelegt.

10.4 Der Bürgerbeauftragte unterrichtet die zuständigen nationalen Behörden und gegebenenfalls ein Gemeinschaftsorgan oder eine Gemeinschaftsinstitution über etwaige Straftatbestände, von denen er im Laufe einer Untersuchung erfährt. Der Bürgerbeauftragte kann ferner ein Gemeinschaftsorgan oder eine Gemeinschaftsinstitution über Tatsachen unterrichten, die seiner Ansicht nach ein Disziplinarverfahren rechtfertigen könnten.

Artikel 11  : Berichte an das Europäische Parlament

11.1 Der Bürgerbeauftragte legt dem Europäischen Parlament einen jährlichen Bericht über seine Tätigkeit insgesamt, einschließlich der Ergebnisse seiner Untersuchungen, vor.

11.2 Neben den gemäß Artikel 8 Absatz 4 ausgearbeiteten Sonderberichten kann der Bürgerbeauftragte dem Europäischen Parlament weitere Sonderberichte vorlegen, wenn er dies zur Erfüllung der ihm im Rahmen der Verträge übertragenen Aufgaben für erforderlich erachtet.

11.3 Der Jahresbericht und die Sonderberichte des Bürgerbeauftragten können Empfehlungen enthalten, die er zur Erfüllung der ihm im Rahmen der Verträge und des Statuts übertragenen Aufgaben für angemessen erachtet.

Artikel 12  : Zusammenarbeit mit Bürgerbeauftragten und ähnlichen Organen in den Mitgliedstaaten

Der Bürgerbeauftragte kann mit den Bürgerbeauftragten und ähnlichen Einrichtungen in den Mitgliedstaaten zusammenarbeiten, um die Effizienz seiner eigenen Untersuchungen sowie der Untersuchungen nationaler Bürgerbeauftragter und ähnlicher Einrichtungen zu steigern und wirksamere Vorkehrungen zur Wahrung der Rechte und Interessen gemäß EU- und EG-Recht zu treffen.

Artikel 13  : Recht des Beschwerdeführers auf Akteneinsicht

13.1 Der Beschwerdeführer ist befugt, vorbehaltlich Artikel 13 Absatz 3 die Akte des Bürgerbeauftragten zu seiner Beschwerde einzusehen.

13.2 Der Beschwerdeführer kann das Recht auf Akteneinsicht vor Ort ausüben. Er kann vom Bürgerbeauftragten eine Kopie der gesamten Akte oder von in der Akte befindlichen spezifischen Dokumenten anfordern.

13.3 Der Beschwerdeführer hat keinen Zugang zu

a) Dokumenten oder Informationen, die der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 5 Absatz 1 oder Artikel 5 Absatz 2 erhalten hat und die dem Bürgerbeauftragten gegenüber als vertraulich bezeichnet wurden;

b) vertraulich getätigten Aussagen gemäß Artikel 5 Absatz 3.

Artikel 14  : Öffentlicher Zugang zu beim Bürgerbeauftragten befindlichen Dokumenten

14.1 Die Öffentlichkeit hat Zugang zu Dokumenten. die sich im Besitz des Bürgerbeauftragten befinden und sich nicht auf Untersuchungen beziehen, vorbehaltlich derselben Bedingungen und Beschränkungen wie in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001(2) über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission.

14.2 Die Öffentlichkeit kann Zugang zu Dokumenten beantragen, die sich im Besitz des Bürgerbeauftragten befinden und sich auf Untersuchungen beziehen, vorausgesetzt, die Beschwerde wurde auf Ersuchen des Beschwerdeführers oder vom Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 10 Absatz 1 nicht als vertraulich eingestuft. Der Zugang wird nicht gewährt zu:

a) Dokumenten oder Informationen, die der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 5 Absatz 1 oder Artikel 5 Absatz 2 erhalten hat und die dem Bürgerbeauftragten gegenüber als vertraulich bezeichnet wurden;

b) vertraulich getätigten Aussagen gemäß Artikel 5 Absatz 3;

c) Teilen seiner Stellungnahme und Antworten auf weitere Untersuchungen, die gemäß Artikel 4 Absatz 5 auf Ersuchen des betroffenen Organs ausschließlich an den Beschwerdeführer weitergegeben werden dürfen. Der Antragsteller muss über die Gründe des Ersuchens des betroffenen Organs informiert werden;

d) Dokumenten, deren Offenlegung der Integrität einer laufenden Untersuchung schaden würde.

14.3 Anträge auf Zugang zu Dokumenten sind schriftlich (per Brief, Fax oder E-Mail) und hinreichend präzise zu stellen, damit das Dokument ermittelt werden kann.

14.4 Der Zugang wird vor Ort oder durch Lieferung einer Kopie gewährt. Der Bürgerbeauftragte kann angemessene Kosten für die Bereitstellung von Kopien von Dokumenten in Rechnung stellen. Die Methode zur Berechnung etwaiger Kosten wird erläutert.

14.5 Entscheidungen über einen Antrag auf öffentlichen Zugang werden binnen 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags gefasst. In Ausnahmefällen kann die Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, wobei der Antragsteller über die Verlängerung und die genauen Gründe im Voraus informiert werden muss.

14.6 Wird ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument vollständig oder teilweise abgelehnt, werden Gründe für die Ablehnung angegeben.

Artikel 15  : Sprachen

15.1 Eine Beschwerde kann beim Bürgerbeauftragten in jeder der Vertragssprachen eingereicht werden. Der Bürgerbeauftragte ist nicht verpflichtet, Beschwerden, die in anderen Sprachen abgefasst sind, zu bearbeiten.

15.2 Das vom Bürgerbeauftragten durchgeführte Verfahren wird in einer der Vertragssprachen abgewickelt; bei einer Beschwerde in der Sprache, in der sie abgefasst ist.

15.3 Der Bürgerbeauftragte bestimmt, welche Dokumente in der Verfahrenssprache erstellt werden müssen.

Artikel 16  : Veröffentlichung von Berichten

16.1 Der Europäische Bürgerbeauftragte veröffentlicht im Amtsblatt Mitteilungen über die Annahme von Jahresberichten und Sonderberichten und gibt öffentlich bekannt, wie alle Interessierten Zugang zum vollen Wortlaut der Dokumente haben können.

16.2 Alle Berichte oder Zusammenfassungen der Entscheidungen des Bürgerbeauftragten, die vertrauliche Beschwerden betreffen, werden in einer Form veröffentlicht, die eine Identifizierung des Beschwerdeführers nicht ermöglicht.

Artikel 17  : Inkrafttreten

17.1 Die am 16. Oktober 1997 angenommenen Durchführungsbestimmungen werden aufgehoben.

17.2 Dieser Beschluss tritt am 1. Januar 2003 in Kraft.

17.3 Der Präsident des Europäischen Parlaments wird über die Annahme dieses Beschlusses unterrichtet. Eine Mitteilung hierüber wird auch im Amtsblatt veröffentlicht.