Mediatore europeo

Decisione con cui il Mediatore europeo adotta le disposizioni di esecuzione(1)

Articolo 1  : Definizioni

Ai sensi delle presenti disposizioni di esecuzione,

a) per "istituzione interessata" si intende l'istituzione o l'organismo comunitario che è oggetto di una denuncia o di un'indagine di iniziativa del Mediatore stesso;

b) per "Statuto" si intendono lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore.con riferimento a documenti e informazioni, "riservato" significa "non divulgabile".

Articolo 2  : Ricevimento delle denunce

2.1. Le denunce sono classificate, registrate e numerate al momento del ricevimento.

2.2. Al denunciante viene inviato un riscontro scritto recante il numero di registrazione della denuncia e il nominativo del giurista che se ne occupa.

2.3. Una petizione trasmessa al Mediatore dal Parlamento europeo è trattata come una denuncia, previo consenso del firmatario.

2.4. Ove opportuno e con il consenso del denunciante, il Mediatore può trasferire al Parlamento europeo una denuncia perché la tratti come una petizione.

2.5. Ove opportuno e con il consenso del denunciante, il Mediatore può trasferire una denuncia ad un'altra autorità competente.

Articolo 3  : Ricevibilità delle denunce

3.1. Il Mediatore valuta se una denuncia rientri nel suo mandato e, in caso affermativo, se sia ricevibile sulla base dei criteri definiti nel trattato e nello Statuto; egli può chiedere al denunciante di fornire ulteriori informazioni o documenti prima di prendere una decisione.

3.2. Qualora una denuncia esuli dal suo mandato o sia irricevibile, il Mediatore archivia il relativo fascicolo. Egli informa il denunciante della sua decisione rendendone noti i motivi. Il Mediatore può consigliare al denunciante di rivolgersi ad un'altra autorità.

Articolo 4  : Indagini in relazione a denunce ricevibili

4.1. Il Mediatore decide se vi siano motivi sufficienti a giustificare l'avvio di indagini in relazione ad una denuncia ricevibile.

4.2. Se ritiene che non vi siano sufficienti motivi per un'indagine, il Mediatore archivia il fascicolo relativo alla denuncia e ne informa il denunciante. Il Mediatore può inoltre informare l'istituzione itneressata.

4.3. Se ritiene che vi siano motivi sufficienti a giustificare l'avvio di indagini, il Mediatore ne informa il denunciante e l'istituzione interessata. Egli trasmette a quest'ultima copia della denuncia invitandola a formulare un parere entro un determinato periodo di tempo che di norma non supera i tre mesi. L'invito all'istituzione interessata può specificare aspetti particolari della denuncia, o questioni specifiche che dovrebbero essere affrontate nel parere.

4.4. Il parere non può comprendere informazioni o documenti ritenuti riservati dall'istituzione interessata.

4.5. L'istituzione interessata può richiedere che talune parti del parere sino divulgate soltanto al denunciante. In tal caso, essa è tenut a individuare in modo chiaro le parti in questione e a motivare la propria richiesta.

4.6. Il Mediatore invia il parere dell'istituzione interessata al denunciante. Il denunciante ha facoltà di sottoporre le sue osservazioni al Mediatore entro un determinato periodo di tempo che di norma non supera un mese.

4.7 Qualora lo ritenga opportuno, il Mediatore può svolgere ulteriori indagini. In tal caso si applicano i paragrafi da 4.3 a 4.6, fatto salvo il termine per rispondere concesso all'istituzione interessata che di norma non supera un mese.

4.8. Qualora lo ritenga oportuno, il Mediatore può adottare una procedura semplificata per giungere a una soluzione in breve tempo.

4.9. Al termine delle indagini il Mediatore chiude il caso con una decisione motivata e ne informa sia il denunciante che l'istituzione interessata.

Articolo 5  : Poteri di indagine

5.1. Con riserva delle condizioni stabilite dallo Statuto, il Mediatore può chiedere alle istituzioni e agli organismi comunitari, nonché alle autorità degli Stati membri di fornirgli, in tempi ragionevoli, informazioni o documenti ai fini di un indagine. Essi dovranno chiaramente individuare qualsiasi informazione o documento ritenuto riservato.

5.2. Il Mediatore può esaminare il fascicolo dell'istituzione interessata. L'istituzione interessata è tenuta a indicare in modo chiaro eventuali documenti contenuti nel fascicolo da ritenersi riservati. Il Mediatore può copiare l'intero fascicolo o documenti specifici in esso contenuti. Il Mediatore informa il denunciante di aver effettuato un esame.

5.3. Il Mediatore può chiedere a funzionari o ad altri agenti di istituzioni od organismi comunitari di testimoniare, in conformità delle disposizioni dello Statuto. Il Mediatore può decidere che la testimonianza sia resa in forma riservata.

5.4. Il Mediatore può chiedere alle istituzioni e agli organismi comunitari di prendere disposizioni per consentirgli di svolgere le sue indagini in loco.

5.5. Il Mediatore può commissionare studi o relazioni di esperti qualora li consideri necessari al buon esito di un'indagine.

Articolo 6  : Conciliazioni amichevoli

6.1. Se ritiene che sussista un caso di cattiva amministrazione, il Mediatore ricerca, per quanto possibile cooperando con l'istituzione interessata, una conciliazione amichevole atta ad eliminare tale caso di cattiva amministrazione e a soddisfare il denunciante.

6.2. Se ritiene che la cooperazione abbia avuto esito positivo, il Mediatore può decidere di chiudere il caso con una decisione motivata. Egli informa sia il denunciante che l'istituzione interessata della propria decisione.

6.3. Se ritiene che una conciliazione amichevole non sia possibile o che la ricerca di quest'ultima non abbia avuto esito positivo, egli chiude il caso con una decisione motivata che può comprendere una valutazione critica oppure elabora una relazione corredata di progetti di raccomandazione.

Articolo 7  : Valutazioni critiche

7.1 Il Mediatore formula una valutazione critica se ritiene:

a) che non sia più possibile per l'istituzione interessata eliminare il caso di cattiva amministrazione e

b) che il caso di cattiva amministrazione non abbia implicazioni generali.

7.2. Quando il Mediatore chiude il caso con una valutazione critica ne informa il denunciante e l'istituzione interessata.

Articolo 8  : Relazioni e raccomandazioni

8.1. Il Mediatore elabora una relazione corredata di progetti di raccomandazione all'istituzione interessata se ritiene

a) che sia possibile per l'istituzione interessata eliminare il caso di cattiva amministrazione ovvero

b) che il caso di cattiva amministrazione abbia implicazioni generali.

8.2. Il Mediatore invia una copia della sua relazione e dei progetti di raccomandazione all'istituzione interessata e al denunciante.

8.3. L'istituzione interessata trasmette entro tre mesi un parere circostanziato al Mediatore. Il parere circostanziato può essere costituito dall'accettazione della decisione del Mediatore e da una descrizione delle misure adottate per attuare i progetti di raccomandazione.

8.4. Qualora il Mediatore ritenga che il parere circostanziato non sia soddisfacente può elaborare una relazione speciale, destinata al Parlamento europeo, sul caso di cattiva amministrazione. La relazione può contenere raccomandazioni. Il Mediatore invia copia della relazione all'istituzione interessata e al denunciante.

Articolo 9  : Indagini di propria iniziativa

9.1. Il Mediatore può decidere di avviare indagini di propria iniziativa.

9.2. I poteri di indagine di cui il Mediatore è investito quando svolge un'indagine di propria iniziativa coincidono con quelli di cui dispone in occasione di indagini avviate in base ad una denuncia.

9.3. Le procedure seguite nelle indagini avviate in base ad una denuncia sono applicate, per analogia, anche alle indagini di propria iniziativa.

Articolo 10  : Aspetti procedurali

10.1. Se il denunciante lo richiede, il Mediatore classifica la denuncia come riservata. Qualora ritenga necessario tutelare gli interessi del denunciante o di terzi, egli può altresì decidere di propria iniziativa di classificare una denuncia come riservata.

10.2. Qualora lo ritenga opportuno, il Mediatore può provvedere a garantire che una denuncia sia trattata in via prioritaria.

10.3. Se sono avviate procedure giudiziarie sui fatti che costituiscono oggetto di indagine da parte del Mediatore, quest'ultimo chiude il caso. Il risultato delle indagini che ha effettuato fino a quel momento è archiviato senza ulteriore seguito.

10.4. Qualora, nell'ambito di un'indagine, venga a conoscenza di fatti aventi un'incidenza penale, il Mediatore ne informa le autorità nazionali competenti e, se del caso, l'istituzione o l'organismo comunitario interessato. Egli può altresì informare l'istituzione o l'organismo comunitario interessato di fatti che, a suo avviso, possono giustificare provvedimenti disciplinari.

Articolo 11  : Relazioni destinate al Parlamento europeo

11.1. Il Mediatore presenta al Parlamento europeo una relazione annuale sulla sua attività in generale, che include i risultati delle sue indagini.

11.2. Oltre alle relazioni speciali a norma del precedente articolo 8.4, il Mediatore può presentare al Parlamento europeo le altre relazioni speciali che ritiene opportune ai fini dell'assolvimento dei propri compiti conformemente ai trattati e allo statuto.

11.3. La relazione annuale e le relazioni speciali del Mediatore possono includere le raccomandazioni che egli ritiene opportune ai fini dell'assolvimento dei propri compiti conformemente ai trattati e allo statuto.

Articolo 12  : Cooperazione con difensori civici e organi corrispondenti degli Stati membri

Il Mediatore può operare congiuntamente a difensori civici e ad organi corrispondenti degli Stati membri, allo scopo di rendere più efficaci le proprie indagini e quelle svolte da difensori civici e da organi corrispondenti degli Stati membri nonché di rendere più efficaci le disposizioni di tutela dei diritti e degli interessi dei cittadini a norma del diritto dell'Unione europea e della Comunità europea.

Articolo 13  : Diritto del denunciante di prendere visione del fascicolo

13.1. Il denunciante ha il diritto di prendere visione del fascicolo del Mediatore concernente la sua denuncia, conformemente all’articolo 13.3.

13.2. Il denunciante può esercitare il diritto di prendere visione del fascicolo in loco. Può chiedere al Mediatore di fornirgli una copia dell'intero fascicolo o di documenti specifici in esso contenuti.

13.3 Il denunciante non può accedere a:

a) documenti o informazioni ottenuti ai sensi dell'articolo 5.1. o 5.2. indicati al Mediatore come riservati;

b) testimonianze rese in forma riservata ai sensi dell'articolo 5.3.

Articolo 14  : Accesso pubblico a documenti custoditi dal Mediatore

14.1. Il pubblico ha accesso ai documenti custoditi dal Mediatore, che non siano correlati a indagini, alle stesse condizioni ed entro gli stessi limiti definiti dal regolamento (CE) n. 1049/2001(2) per l'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

14.2 Il pubblico può richiedere accesso a documenti correlati a un'indagine custoditi dal Mediatore, purchè la denuncia non sia stata classificata come riservata su richiesta del denunciante o da parte del Mediatore ai sensi dell'articolo 10.1. Non è possibile accederre a:

a) documenti o informazioni ottenuti ai sensi dell'articolo 5.1. o 5.2. indicati al Mediatore come riservati;

b) testimonianze rese in forma riservata ai sensi dell'articolo 5.3.;

c) parti del parere e delle risposte a ulteriori indagini per le quali l'istituzione interessata abbia richiesto, ai sensi dell'articolo 4.5., che venissero divulgate soltanto al denunciante. Il richiedente è informato circa la motivazione addotta alla richiesta da parte dell'istituzione;

d) qualora la divulgazione di un documento pregiudicherebbe l'integrità di un'indagine in corso.

14.3. Le richieste di accesso ai documenti vengono fatte per iscritto (lettera, fax o posta elettronica) e in modo sufficientemente preciso da garantire che il documento venga individuato.

14.4 L'accesso è consentito in loco o fornendo una copia. Il Mediatore può imporre costi ragionevoli per la fornitura di copie. Il metodo di calcolo di tale importo è precisato.

14.5 Le decisioni in merito ad una richiesta di accesso pubblico sono prese entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione. In casi eccezionali, il termine può essere prorogato di 15 giorni lavorativi; la proroga, debitamente motivata, è notificata al richiedente in anticipo rispetto alla scadenza.

14.6 Nei casi in cui una richiesta di accesso a un documento sia rifiutata in tutto o in parte vengono precisati i motivi del rifiuto.

Articolo 15  : Lingue

15.1. Una denuncia può essere presentata al Mediatore in una qualsiasi delle lingue del Trattato. Il Mediatore non è tenuto a esaminare denunce presentate in altre lingue.

15.2. La lingua dei procedimenti avviati dal Mediatore rientra fra quelle del Trattato; in caso di denuncia, la lingua è quella dell'atto di denuncia.

15.3. Il Mediatore decide quali documenti devono essere redatti nella lingua procedurale.

Articolo 16  : Pubblicazione di relazioni

16.1. Il Mediatore europeo pubblica nella Gazzetta ufficiale annunci concernenti l'adozione delle relazioni annuali e speciali, rendendo noti gli strumenti mediante i quali gli interessati possono avere accesso al testo completo dei documenti.

16.2. Qualsiasi relazione o sintesi delle decisioni del Mediatore concernenti denunce riservate è pubblicata in una forma che non consenta di individuare il denunciante.

Articolo 17  : Entrata in vigore

17.1. Le disposizioni di esecuzione adottate il 16 ottobre 1997 sono abrogate.

17.2. La presente decisione entra in vigore il 1 gennaio 2003.

17.3. Il Presidente del Parlamento europeo è informato dell'adozione della presente decisione. L'annuncio viene altresì pubblicato nella Gazzetta ufficiale.