Codul European al Bunei Conduite Administrative
Cuvânt Înainte al Mediatorului European
Stimate Cititorule,
Din momentul preluării funcţiei de Mediator European la data de 1 aprilie 2003, depun mari eforturi pentru a propaga buna conduită administrativă în instituţiile şi organele Uniunii Europene. Această muncă are o dublă dimensiune. Pe de o parte, Mediatorul European acţionează ca un mecanism extern de control, examinând plângerile referitoare la conduita necorespunzătoare în administraţie şi recomandând măsuri reparatorii în cazurile în care acest lucru este necesar. Pe de altă parte, Mediatorul European reprezintă o sursă de sprijin pentru instituţii, ajutându-le să-şi îmbunătăţească activitatea prin indicarea domeniilor care pot fi ameliorate. În ambele cazuri, scopul final este îmbunătăţirea serviciilor prestate cetăţenilor Europei.
Codul European al Bunei Conduite Administrative constituie un instrument de bază pentru îndeplinirea acestui dublu rol al Mediatorului European. Mediatorul European foloseşte acest Cod atunci când analizează eventualele cazuri de conduită necorespunzătoare în administraţie, bazându-se pe prevederile referitoare la funcţia sa de control. În acelaşi timp acest Cod este de asemenea un foarte util ghid şi sursă de informaţii pentru lucrătorii din cadrul serviciilor publice, îndemnându-i să aplice cele mai ridicate standarde în administraţie.
Cetăţenii Europei merită pe deplin aceasta. Conform art. 41 al Cartei Drepturilor Fundamentale a UE, dreptul la o bună administraţie realizată de către instituţiile şi organele UE este un drept fundamental. Codul explică cetăţenilor care este însemnătatea practică a acestui drept şi ce pot aştepta în mod concret din partea administraţiei europene. Întrucât această Carte constituie partea II a Tratatului de instituire a Constituţiei pentru Europa, putem fi siguri că în următorii ani acest drept va căpăta o tot mai mare însemnătate.
Cetăţenii şi funcţionarii arată un mare interes faţă de acest Cod din clipa aprobării lui de către Parlamentul European în septembrie 2001. Influenţa lui nu se limitează la instituţiile şi organele Uniunii, şi constat cu satisfacţie că numeroase State Membre şi ţări candidate utilizează acest Cod. Sunt convins că în calitate de Mediator European am obligaţia de a informa în continuare care sunt drepturile şi îndatoririle cuprinse în acest Cod. Din acest motiv am decis să publicăm noua lui versiune în toate limbile oficiale ale UE ca şi în limbile ţărilor candidate.
Sper că acest Cod va sluji în continuare ca instrument util de lucru pentru administraţia publică şi ca punct de referinţă pentru toţi cetăţenii din întreaga Europă.
P. Nikiforos Diamandouros
Strasbourg, 5 ianuarie 2005.
Introducere
La 6 septembrie 2001, Parlamentul European a aprobat rezoluţia care ratifică Codul Bunei Conduite Administrative, pe care trebuie să îl respecte instituţiile şi organele Uniunii Europene, serviciile lor administrative şi funcţionarii în contact cu persoanele individuale.
Prima propunere de creare a Codului a venit din partea deputatului în Parlamentul European Roy PERRY în anul 1998. Ca o consecinţă a anchetei desfăşurate din proprie iniţiativă, Mediatorul European a întocmit proiectul textului, pe care l-a prezentat apoi Parlamentului European sub forma unui raport special. Rezoluţia Parlamentului European referitoare la acest Cod se bazează pe proiectul Mediatorului European împreună cu modificările introduse de către domnul PERRY, raportorul Comisiei pentru Petiţii a Parlamentului European.
Codul ia în considerare principiile dreptului administrativ european cuprinse în hotărârile Curţii de Justiţie şi de asemenea se inspiră din legislaţia diferitelor ţări.
Statutul Codului
Carta Drepturilor Fundamentale a Uniunii Europene a fost proclamată în cadrul întâlnirii la vârf de la Nisa din decembrie 2000 şi în prezent constituie partea II a Tratatului de instituire a Constituţiei pentru Europa.
Dreptul de a avea o administraţie bună (art. 41) şi dreptul de a adresa Mediatorului European plângeri referitoare la conduita necorespunzătoare în administraţie în cadrul instituţiilor şi organelor Uniunii (art. 43) sunt cuprinse în Cartă ca şi drepturi fundamentale care decurg din deţinerea cetăţeniei Uniunii.
Prezentul Cod are ca scop explicarea mai detaliată a ceea ce ar trebui să însemne în practică dreptul de a avea o bună administraţie, care este cuprins în Cartă.
Dreptul de a avea o bună administraţie |
|---|
1. Oricărei persoane îi revine dreptul ca instituţiile şi organele Uniunii să îi examineze cauza în mod imparţial şi corect, într-un termen rezonabil. 2. Acest drept cuprinde:
3. Fiecare persoană are dreptul să pretindă de la Comunitate, în conformitate cu principiile generale comune în legislaţia Statelor Membre, repararea daunei pricinuite de către instituţii sau de către lucrătorii acestora aflaţi în exerciţiul funcţiunii. 4. Fiecare persoană poate să se adreseze în scris instituţiilor Uniunii într-una din limbile tratatului şi trebuie să primească răspuns în aceeaşi limbă. |
Mediatorul European cercetează eventualele cazuri de conduită administrativă necorespunzătoare în acţiunile instituţiilor şi organelor Uniunii în conformitate cu art.195 din Tratatul Comunităţii Europene şi cu Statutul Mediatorului European[2]. Definiţia conduitei administrative necorespunzătoare, în înţelegerea Mediatorului European, cuprinsă în raportul său anual pentru anul 1997, este următoarea:
„conduita administrativă necorespunzătoare se întâlneşte atunci când organul public nu acţionează conform cu prevederile sau principiile sale corespunzătoare".
Această definiţie a fost confirmată de către Parlamentul European.
Mediatorul European |
|---|
| Fiecare cetăţean al Uniunii şi fiecare persoană fizică sau juridică care are domiciliul sau sediul statutar într-unul din Statele Membre are dreptul să se adreseze Mediatorului European al Uniunii în cazurile conduitei administrative necorespunzătoare în activitatea instituţiilor sau organelor comunitare, cu excepţia Curţii de Justiţie şi a Tribunalului Primei Instanţe care îşi exercită funcţiile judecătoreşti. |
Aprobând acest Cod, Parlamentul European a aprobat în acelaşi timp rezoluţia care cheamă Mediatorul European să aplice Codul în timpul cercetării eventualelor cazuri de conduită necorespunzătoare în administraţie în scopul de a introduce dreptul de a avea o bună administraţie, care este definit în art. 41 al Cartei. De aceea, în timpul cercetării eventualelor cazuri de conduită necorespunzătoare în administraţie, Mediatorul European ia în considerare prevederile şi principiile cuprinse în Cod.
Legea administrativă europeană
După ratificarea Codului, Parlamentul European s-a adresat Comisiei Europene cu solicitarea de a prezenta un proiect de hotărâre care să cuprindă Codul. Această hotărâre avea să sublinieze caracterul obligatoriu al prevederilor şi principiilor cuprinse în acesta şi să asigure aplicarea sa unitară faţă de toate instituţiile şi organele UE, prin aceasta încurajând transparenţa şi conformitatea.
În prezent acest obiectiv poate fi atins în mod optim în baza solicitării Comisiei referitoare la o lege europeană cu privire la buna conduită în administraţie. Art. III-398 din Constituţie ar putea să constituie fundamentul legal al unei astfel de legi. Acesta afirmă următoarele:
„În exercitarea funcţiilor sale, instituţiile, organele şi unităţile administrative ale Uniunii beneficiază de sprijinul administraţiei europene deschise, eficiente şi independente.
Respectând drepturile şi îndatoririle funcţionarilor ca şi reglementările acceptate în baza articolului III-427, legea europeană specifică în acest sens reglementări detaliate."
Mediatorul European va sublinia în continuare valoarea suplimentară a transformării Codului în lege europeană. Acest lucru ar ajuta la eliminarea dezorganizării în cadrul instituţiilor şi organelor UE, care rezultă în prezent din existenţa în paralel a unor diferite coduri, ar asigura aplicarea unor principii fundamentale unitare de către aceste instituţii şi organe în contactele acestora cu cetăţenii şi ar sublinia importanţa acestor principii atât pentru cetăţeni cât şi pentru funcţionari.
Codul European al Bunei Conduite Administrative
Codul aprobat de Parlamentul European conţine următoarele prevederi de fond:
Articolul 1 - Prevederi Generale
În raporturile cu publicul, Instituţiile şi funcţionarii acestora vor respecta principiile stabilite în prezentul Cod al bunei conduite administrative, denumit în cele ce urmează „Codul".
Articolul 2 - Domeniul specific de aplicare
1. Codul se aplică tuturor funcţionarilor şi altor angajaţi cărora li se aplică Statutul Personalului şi Condiţiile de angajare a altor angajaţi, cu privire la raporturile acestora cu publicul. În cele ce urmează, termenul funcţionar se va referi atât la funcţionari, cât şi la ceilalţi angajaţi.
2. Instituţiile şi administraţiile acestora vor lua măsurile necesare în vederea asigurării faptului că prevederile prezentului Cod se aplică, de asemenea, altor angajaţi ai acestora, cum ar fi persoanele angajate în baza contractelor de drept privat, experţilor detaşaţi din cadrul administraţiei publice naţionale şi stagiarilor.
3. Termenul 'Publicul' desemnează persoanele fizice şi juridice, indiferent dacă acestea domiciliază sau îşi au sediul social într-un Stat Membru sau nu.
4. În înţelesul prezentului Cod:
(a) termenul „Instituţie" desemnează o instituţie sau un organism al Comunităţii;
(b) „Funcţionar" reprezintă un funcţionar sau alt angajat al Comunităţilor Europene.
Articolul 3 - Domeniul relevant de aplicare
1. Prezentul Cod conţine principiile generale de bună conduită administrativă, care se aplică tuturor raporturilor dintre Instituţii şi administraţiile acestora şi public, cu excepţia cazului în care acestea cad sub incidenţa unor prevederi specifice.
2. Principiile stabilite în prezentul Cod nu se aplică raporturilor dintre Instituţii şi oficialii acestora. Respectivele raporturi cad sub incidenţa Statutului Personalului.
Articolul 4 - Legalitate
Funcţionarul va acţiona în conformitate cu legea şi va aplica normele şi procedurile stabilite de legislaţia Comunităţii. În special, funcţionarul se va asigura că deciziile care afectează drepturile sau interesele persoanelor au o bază legală şi conţinutul acestora este conform legii.
Articolul 5 - Nediscriminare
1. În procesarea cererilor publicului şi în adoptarea deciziilor, funcţionarul va asigura respectarea principiului de egalitate a tratamentului. Persoanele care se află în aceeaşi situaţie vor fi tratate într-o manieră similară.
2. În cazul unei diferenţieri a tratamentului, funcţionarul se va asigura că acest fapt este justificat de caracteristicile obiective relevante ale cazului particular.
3. Funcţionarul va evita în special orice discriminare nejustificată între membrii publicului, bazată pe naţionalitate, sex, rasă, culoare, origine etnică sau socială, trăsături genetice, limbă, religie sau credinţă, opinii politice sau de altă natură, apartenenţă la o minoritate naţională, proprietate, naştere, handicap, vârstă sau orientare sexuală.
Articolul 6 - Proporţionalitate
1. În adoptarea deciziilor, funcţionarul se va asigura că măsurile luate sunt proporţionale cu scopul urmărit. În special, funcţionarul va evita limitarea drepturilor cetăţenilor sau impunerea unor obligaţii în sarcina acestora, în cazul în care aceste limitări sau sarcini nu se află într-un raport rezonabil cu scopul acţiunii urmărite.
2. În adoptarea deciziilor, funcţionarul va respecta echilibrul corect între interesele persoanelor particulare şi interesul publicului larg.
Articolul 7 - Lipsa abuzului de putere
Puterile vor fi exercitate exclusiv în scopul în care au fost conferite de prevederile relevante. În special, funcţionarul va evita folosirea acestor puteri în scopuri care nu au bază legală sau care nu sunt justificate de nici un interes public.
Articolul 8 - Imparţialitate şi independenţă
1. Funcţionarul va fi imparţial şi independent. Funcţionarul se va abţine de la orice acţiune arbitrară care afectează în mod negativ publicul, precum şi de la orice tratament preferenţial acordat în baza oricăror motive.
2. Conduita funcţionarului nu va fi niciodată ghidată de interese personale, familiale sau naţionale sau de presiuni politice. Funcţionarul nu va participa la adoptarea nici unei decizii în care acesta sau aceasta, sau orice membru apropiat al familiei sale deţine un interes financiar.
Articolul 9 - Obiectivitate
În adoptarea deciziilor, funcţionarul va lua în considerare factorii relevanţi şi va acorda fiecărui asemenea factor ponderea adecvată în luarea deciziei, ignorând orice elemente irelevante.
Articolul 10 - Aşteptări legitime, consecvenţă şi avizare
1. Funcţionarul va fi consecvent în propria sa conduită administrativă, precum şi în activitatea administrativă a Instituţiei. Funcţionarul va aplica practicile administrative uzuale (normale) ale Instituţiei, cu excepţia cazului în care vor exista motive legitime de derogare de la aceste practici într-un anumit caz; aceste motive se vor înregistra în scris.
2. Funcţionarul va respecta aşteptările legitime şi rezonabile ale publicului, conform modului în care a acţionat Instituţia în trecut.
3. Ori de câte ori va fi necesar, funcţionarul va aviza publicului modalitatea în care va fi urmărită o problemă care intră în atribuţiile acestuia / acesteia şi maniera de rezolvare a problemei.
Articolul 11 - Corectitudine
Funcţionarul va acţiona într-o manieră imparţială, corectă şi rezonabilă.
Articolul 12 - Amabilitate
1. Funcţionarul va fi dedicat îndatoririlor sale de serviciu, corect, amabil şi accesibil în raporturile cu publicul. În cadrul răspunsurilor la corespondenţă, la apelurile telefonice şi la mesajele electronice, funcţionarul va încerca să acorde tot sprijinul posibil şi va răspunde la întrebările adresate cât mai complet şi exact posibil .
2. În cazul în care funcţionarul nu are atribuţii legate de problema în cauză, va îndruma cetăţeanul către funcţionarul competent.
3. În cazul producerii unei erori care afectează în mod negativ drepturile sau interesele unei persoane, funcţionarul îşi va cere scuze pentru aceasta şi va depune toate eforturile în vederea corectării într-o manieră cât mai oportună a efectelor negative datorate erorii sale şi va informa persoana respectivă cu privire la orice drepturi de atac, în conformitate cu Articolul 19 din Cod.
Articolul 13 - Transmiterea răspunsului la scrisori în limba cetăţeanului
Funcţionarul se va asigura că fiecare cetăţean al Uniunii sau oricare membru al publicului care se adresează în scris Instituţiei într-una din limbile Tratatului va primi un răspuns redactat în aceeaşi limbă. Această prevedere se aplică în măsura posibilă persoanelor juridice, cum ar fi asociaţiile (ONG-uri) şi societăţile.
Articolul 14 - Confirmarea de primire şi indicarea funcţionarului competent
1. Pentru fiecare scrisoare sau reclamaţie adresată Instituţiei se va primi, în termen de două săptămâni, o confirmare de primire, cu excepţia cazului în care, în acest termen, va putea fi trimis un răspuns pe fondul problemei.
2. Răspunsul sau confirmarea de primire va indica numele şi numărul de telefon al funcţionarului însărcinat cu soluţionarea problemei, precum şi serviciul în cadrul căruia acesta sau aceasta îşi desfăşoară activitatea.
3. Nu va fi necesară transmiterea unei confirmări de primire sau a unui răspuns în cazul în care scrisorile sau reclamaţiile sunt abuzive prin numărul excesiv al acestora sau prin natura repetitivă sau inutilă a acestora.
Articolul 15 - Obligaţia transferării către serviciul competent din cadrul instituţiei
1. În cazul adresării sau transmiterii unei scrisori sau a unei reclamaţii destinate Instituţiei către o Direcţie Generală, Direcţie sau Unitate care nu are competenţa de a soluţiona aspectele ridicate, serviciile acesteia se vor asigura că dosarul va fi transferat fără întârziere serviciului competent din cadrul Instituţiei.
2. Serviciul care a primit iniţial scrisoarea sau reclamaţia va informa autorul cu privire la acest transfer şi va indica numele şi numărul de telefon al funcţionarului căruia i-a fost transferat dosarul.
3. Funcţionarul va atrage atenţia persoanei sau organizaţiei cu privire la orice erori sau omisiuni din cadrul documentelor şi îi va acorda acesteia posibilitatea rectificării acestora.
Articolul 16 - Dreptul de a fi audiat şi de a da declaraţii
1. În cazurile referitoare la drepturile sau interesele persoanelor, funcţionarul se va asigura de respectarea dreptului la apărare pe parcursul fiecărei etape a procedurii de adoptare a deciziilor.
2. Fiecare membru al publicului va avea dreptul, în cazurile în care urmează să fie adoptată o decizie care îi afectează drepturile sau interesele, să depună note scrise şi, ori de câte ori va fi necesar, să prezinte comentarii verbale anterior adoptării deciziei.
Articolul 17 - Termen rezonabil aferent adoptării deciziilor
1. Funcţionarul va asigura adoptarea unei decizii cu privire la fiecare cerere sau reclamaţie adresată Instituţiei într-un termen rezonabil, fără întârziere, şi în orice caz nu mai târziu de două luni de la data primirii acesteia. Aceeaşi regulă se aplică şi în cazul răspunsurilor la scrisorile primite din partea publicului şi al răspunsurilor la notele administrative transmise de funcţionar superiorilor săi, prin care solicită instrucţiuni legate de decizia care urmează să fie adoptată.
2. În cazul în care, datorită complexităţii problemelor ridicate, nu se poate adopta o decizie asupra unei cereri sau reclamaţii în termenul mai sus menţionat, funcţionarul va informa cât mai curând posibil autorul acesteia în acest sens. În această situaţie, o decizie definitivă va trebui comunicată autorului în cel mai scurt timp.
Articolul 18 - Obligaţia de a menţiona temeiul deciziilor
1. Fiecare decizie adoptată de Instituţie, care poate afecta în mod negativ drepturile sau interesele unei persoane particulare , va menţiona temeiurile pe care se bazează , indicând în mod clar faptele relevante şi baza legală a deciziei.
2. Funcţionarul va evita adoptarea de decizii bazate pe temeiuri sumare sau vagi sau care nu conţin raţionamente individuale.
3. Dacă datorită numărului ridicat de persoane vizate de decizii similare nu este posibilă comunicarea în detaliu a temeiurilor care stau la baza adoptării deciziilor, iar în cazurile în care există răspunsuri standard în acest sens, funcţionarul va garanta faptul că va furniza ulterior cetăţeanului care a solicitat aceasta în mod expres raţionamentul individual.
Articolul 19 - Indicarea posibilităţilor de atac
1. O decizie a Instituţiei care ar putea afecta în mod negativ drepturile sau interesele unei persoane particulare va conţine o indicaţie referitoare la posibilităţile de atac existente pentru contestarea deciziei. În special, va indica natura mijloacelor de recurs, organele înaintea cărora pot fi exercitate acestea, precum şi termenele de exercitare a acestora.
2. Deciziile se vor referi în special la posibilitatea iniţierii unor proceduri judiciare şi depunerii de reclamaţii la Mediator, în condiţiile prevăzute la Articolele 230 şi respectiv 195 din Tratatul de instituire a Comunităţii Europene.
Articolul 20 - Notificarea deciziei
1. Funcţionarul va asigura notificarea în scris către persoana sau persoanele vizată(e), imediat după adoptarea deciziei, a deciziilor care afectează drepturile sau interesele persoanelor fizice.
2. Funcţionarul se va abţine de la comunicarea deciziei către alte surse anterior informării persoanei sau persoanelor vizate.
Articolul 21 - Protecţia datelor
1. Funcţionarul care procesează date cu caracter personal referitoare la un cetăţean va respecta intimitatea şi integritatea persoanei, în conformitate cu prevederile Regulamentului Parlamentului European şi al Consiliului (CE) Nr. 45/2001 din data de 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice în legătură cu procesarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organismele Comunităţii şi libera circulaţie a acestor date[4].
2. Funcţionarul va evita în special procesarea datelor cu caracter personal în scopuri nelegitime sau transmiterea acestor date către persoane neautorizate.
Articolul 22 - Solicitarea de informaţii
1. Ori de câte ori problema în discuţie cade în sfera sa de competenţă, funcţionarul va aduce la cunoştinţa publicului informaţiile solicitate. Ori de câte ori va fi cazul, funcţionarul va aviza cu privire la modalitatea de iniţiere a unei proceduri administrative aflate în sfera sa de competenţă. Funcţionarul se va asigura că informaţiile comunicate sunt clare şi inteligibile.
2. În cazul în care o solicitare de informaţii exprimată verbal este mult prea complicată sau mult prea complexă, funcţionarul va recomanda persoanei vizate să îşi formuleze cererea în scris.
3. În cazul în care, datorită caracterului confidenţial, un funcţionar nu poate divulga informaţiile solicitate, atunci acesta, în conformitate cu prevederile Articolului 18 din prezentul Cod, va indica persoanei vizate motivele pentru care nu poate comunica informaţiile.
4. În urma solicitărilor de informaţii cu privire la probleme care nu se află în sfera sa de competenţă, funcţionarul va îndruma solicitantul către persoana competentă, indicând numele şi numărul de telefon al acesteia. În urma solicitărilor de informaţii referitoare la altă instituţie sau alt organism al Comunităţii, funcţionarul va îndruma solicitantul către respectiva instituţie sau respectivul organism.
5. Dacă este cazul, în funcţie de obiectul solicitării, funcţionarul va îndruma persoana care solicită informaţii către serviciul responsabil cu informarea publicului din cadrul Instituţiei.
Articolul 23 - Solicitarea accesului publicului la documente
1. Funcţionarul va instrumenta cererile legate de accesul la documente în conformitate cu normele adoptate de Instituţie şi în conformitate cu principiile şi limitările generale stabilite în Regulamentul (CE) Nr. 1049/2001[5].
2. În cazul în care funcţionarul nu poate răspunde unei solicitări verbale legată de accesul la documente, cetăţeanului i se va recomanda să o formuleze în scris.
Articolul 24 - Păstrarea evidenţelor adecvate
Departamentele Instituţiei vor păstra evidenţe adecvate ale corespondenţei primite şi transmise, ale documentelor primite şi ale măsurilor luate de acestea.
Articolul 25 - Publicitatea Codului
1. Instituţia va lua măsuri eficiente de informare a publicului cu privire la drepturile de care beneficiază în virtutea prezentului Cod. Dacă este posibil, Instituţia va asigura posibilitatea accesării textului în format electronic, pe pagina sa de Internet.
2. În numele tuturor instituţiilor, Comisia va publica şi distribui Codul către cetăţeni, sub forma unei broşuri.
Articolul 26 - Dreptul de a adresa reclamaţii către Mediatorul European
Orice nerespectare de către o Instituţie sau un funcţionar a principiilor stabilite de prezentul Cod va putea face obiectul unei reclamaţii adresate Mediatorului European în conformitate cu prevederile Articolul 195 din Tratatul de instituire a Comunităţii Europene şi ale Statutului Mediatorului European[6].
Articolul 27 - Analiza funcţionării
Fiecare Instituţie va analiza implementarea Codului după doi ani de funcţionare şi va informa Mediatorul European cu privire la rezultatele analizei sale.
[1] Art. 41 al Cartei corespunde art. II-101 din Constituţie.
[2] Decizia parlamentului european în problema prevederilor şi condiţiilor generale care reglementează exercitarea funcţiei de către Mediatorul European, Monitorul Legilor L 113/15 din 4.05.1994.
[3] Art. 43 al Cartei corespunde art. II-103 din Constituţie.
[4] Monitorul Legilor L 8/1 din 12.1.2001.
[5] Monitorul Legilor L 145/43 din 31.5.2001.
[6] Decizia parlamentului european în problema prevederilor şi condiţiilor generale care reglementează exercitarea funcţiei de către Mediatorul European, Monitorul Legilor L 113/15 din 4.05.1994.
