Európai Ombudsman

Az európai ombudsman határozata végrehajtási rendelkezések elfogadásáról(1)

1. cikk : Értelmező rendelkezések

E végrehajtási rendelkezések alkalmazásában

(a) az „érintett intézmény” a panasz alapján vagy hivatalból indított vizsgálat tárgyát képező közösségi intézmény vagy szerv;

(b) az „alapokmány” az ombudsman feladatainak ellátására vonatkozó szabályok és általános feltételek összessége;

(c) a dokumentumok és információk vonatkozásában a "bizalmas" szó "nem közzétehetőt" jelöl.

2. cikk : A panaszok átvétele

2.1 A panaszt annak átvételekor azonosítják, nyilvántartásba veszik és iktatószámmal látják el.

2.2 A panaszt tevőnek átvételi elismervényt küldenek, amelyen feltüntetik a panasz iktatószámát és az ügyben eljáró jogász nevét.

2.3 Az Európai Parlament által az ombudsmanhoz továbbított petíciót a petíciót benyújtó személy hozzájárulásával panaszként kezelik.

2.4 Megfelelő esetben az ombudsman a panaszt tevő hozzájárulásával a panaszt az Európai Parlamenthez teheti át, hogy azt, mint petíciót vizsgálják ki.

2.5 Megfelelő esetben a panaszt tevő hozzájárulásával az ombudsman a panaszt más hatáskörrel rendelkező illetékes hatósághoz teheti át.

3. cikk : A panasz elfogadhatósága

3.1 Az ombudsman a Szerződésben és az Alapokmányban megállapított feltételek alapján eldönti, hogy a panasz kivizsgálása hatáskörébe tartozik-e; amennyiben igen, dönt arról, hogy elfogadható-e; álláspontjának kialakítása előtt az ombudsman a panaszt tevőtől további tájékoztatást vagy dokumentumokat kérhet.

3.2 Ha a panasz elbírálása nem tartozik hatáskörébe, illetve a panasz elfogadhatatlan, az ombudsman az ügyet lezárja. Az ombudsman értesíti a panaszt tevőt határozatáról és annak indokairól. Az ombudsman javasolhatja a panaszt tevőnek, hogy forduljon más hatósághoz.

4. cikk : Az elfogadható panaszok vizsgálata

4.1 Az ombudsman dönt arról, hogy kellően megalapozott-e a vizsgálat lefolytatásnak megindítása elfogadható panasz esetén.

4.2 Ha az ombudsman a vizsgálat megindítását nem találja megalapozottnak, a panasszal kapcsolatos ügyet lezárja és erről a panaszt tevőt értesíti. Az ombudsman értesítheti az érintett intézményt is.

4.3 Ha az ombudsman a vizsgálat megindítását megalapozottnak tartja, értesíti a panaszt tevőt és az érintett intézményt. A panaszbeadvány egy másolatát továbbítja az érintett intézménynek, és felkéri, hogy meghatározott határidőn – általában legfeljebb három hónapon – belül az üggyel kapcsolatos véleményét küldje meg. Az érintett intézményhez intézett megkeresésben az ombudsman megjelölheti a panaszbeadvány bizonyos pontjait, illetve meghatározott kérdéseit, amelyekkel kapcsolatban a véleményben állásfoglalást vár.

4.4 A vélemény nem tartalmazhat az érintett intézmény által bizalmasnak tekintett információkat vagy dokumentumokat.

4.5 Az érintett intézmény kérheti, hogy véleményének bizonyos részeit csak a panaszt tevő számára tegyék közzé. Ilyen esetben pontosan meg kell jelölni a szóban forgó részeket és érthetővé kell tenni a kérelem indokait.

4.6 Az ombudsman az érintett intézmény véleményét megküldi a panaszt tevőnek. A panaszt tevőnek lehetősége nyílik arra, hogy meghatározott időn - általában legfeljebb egy hónapon - belül észrevételeket tegyen az ombudsman részére.

4.7 Amennyiben az ombudsman hasznosnak látja, további vizsgálatokat rendelhet el. A 4.3–4.6 pontok a további vizsgálatokra is vonatkoznak, azzal a különbséggel, hogy ilyenkor az érintett intézménynek általában egy hónapja van a válaszadásra.

4.8 Amennyiben az ombudsman helyénvalónak ítéli meg, egyszerűsített eljárást alkalmazhat a gyorsabb megoldás elérése érdekében.

4.9 A vizsgálatok befejezésével az ombudsman az ügyet indokolt határozattal lezárja, majd értesíti a panaszt tevőt, valamint az érintett intézményt.

5. cikk : A vizsgálati hatáskör

5.1 Az ombudsman a közösségi intézményektől és szervektől, valamint a tagállamok hatóságaitól, az Alapokmányban meghatározott feltételekkel, az általa folytatott vizsgálatokhoz szükséges információk és dokumentumok méltányos időn belül történő rendelkezésre bocsátását kérheti. Ilyenkor az általuk bizalmasnak tekintett információkat és dokumentumokat pontosan meg kell jelölni.

5.2 Az ombudsman az érintett intézmény irataiba betekinthet. Az érintett intézménynek azonban pontosan meg kell jelölnie az iratok között található, általa bizalmasnak tekintett dokumentumokat. Az ombudsman a teljes aktáról, illetve az aktában található egyes dokumentumokról másolatot készíthet. Az ombudsman értesíti a panaszt tevőt, hogy vizsgálatra került sor.

5.3 Az ombudsman a közösségi intézmény vagy szerv tisztviselőjét vagy más alkalmazottját az Alapokmányban meghatározott feltételek szerint tanúvallomás megtételére hívhatja fel. Az ombudsman dönti el, hogy a tanúvallomást tevő személynek ezt bizalmasan kell-e megtennie.

5.4 Az ombudsman felkérheti a közösségi intézményt vagy szervet, hogy tegye meg a szükséges intézkedéseket a helyszíni vizsgálatok lehetővé tétele érdekében.

5.5 Az ombudsman tanulmányokat vagy szakvéleményeket rendelhet meg, amelyek megítélése szerint a vizsgálat lefolytatásának sikeréhez szükségesek.

6. cikk : Békés megoldások

6.1 Ha az ombudsman arra a megállapításra jut, hogy hivatali visszásság történt, igyekszik az érintett intézménnyel minden lehetséges módon együttműködni annak érdekében, hogy olyan békés megoldást találjanak, amely alkalmas a hivatali visszásság orvoslására és a panaszt tevő számára is kielégítő.

6.2 Ha az ombudsman úgy ítéli meg, hogy az együttműködés sikeres volt, az ügyet indokolt határozattal lezárja. Határozatáról a panaszt tevőt és az érintett intézményt értesíti.

6.3 Ha az ombudsman úgy ítéli meg, hogy a megegyezéses megoldás nem lehetséges, vagy az erre tett kísérletek nem jártak sikerrel, az ügyet vagy indokolt határozattal zárja le, amely kritikai észrevételét is tartalmazhatja, vagy ajánlástervezetet tartalmazó jelentést készít.

7. cikk : Kritikai észrevételek

7.1 Az ombudsman kritikai észrevételt tesz, amennyiben úgy ítéli meg, hogy:

(a) a hivatali visszásság az érintett intézmény által már nem szüntethető meg és

(b) a hivatali visszásság nem általános jellegű.

7.2 Ha az ombudsman az ügyet kritikai észrevétellel zárja le, a panaszt tevőt és az érintett intézményt értesíti erről.

8. cikk : Jelentések és ajánlások

8.1 Az ombudsman az érintett intézmény számára ajánlástervezetet tartalmazó jelentést készít, amennyiben úgy ítéli meg, hogy

(a) az érintett intézmény a hivatali visszásságot meg tudja szüntetni, vagy

(b) a hivatali visszásság általános jellegű.

8.2 Az ombudsman jelentésének és ajánlástervezeteinek egy-egy példányát megküldi az érintett intézménynek és a panaszt tevőnek.

8.3 Az érintett intézmény három hónapon belül részletes véleményt küld az ombudsmannak. A részletes vélemény tartalmazhatja az ombudsman határozatának elfogadását és az ajánlástervezetek végrehajtására tett intézkedések leírását.

8.4 Amennyiben az ombudsman a részletes véleményt nem találja kielégítőnek, a hivatali visszássággal kapcsolatban különjelentést készíthet az Európai Parlamentnek. A jelentés ajánlásokat is tartalmazhat. Az ombudsman megküldi a jelentés egy-egy példányát az érintett intézménynek és a panaszt tevőnek.

9. cikk : Hivatalból indított vizsgálat

9.1 Az ombudsman hivatalból is indíthat vizsgálatot.

9.2 Az ombudsman a hivatalból indított vizsgálat során ugyanazokkal a vizsgálati hatáskörökkel rendelkezik, mint a panasz alapján lefolytatott vizsgálat esetében.

9.3 A panasz alapján folytatott vizsgálat menete értelemszerűen alkalmazandó a hivatalból indított vizsgálatra is.

10. cikk : Az eljárás menete

10.1 Az ombudsman a panaszt tevő kérelmére a panaszt bizalmasnak minősíti. Amennyiben az ombudsman a panaszt tevő vagy harmadik fél érdekeinek védelmében szükségesnek ítéli, a panaszt hivatalból is bizalmassá minősítheti.

10.2 Ha azt az ombudsman megfelelőnek ítéli, intézkedéseket tehet a panasz elsőbbségi elbírálásának biztosítása érdekében.

10.3 Ha bírósági eljárás indul azzal az üggyel kapcsolatban, amelyben az ombudsman vizsgálatot folytat, az ombudsman az ügyet lezárja. Az addig lefolytatott vizsgálat eredménye további intézkedés nélkül irattárba kerül.

10.4 Az ombudsman az illetékes nemzeti hatóságokat, és adott esetben, az illetékes közösségi intézményt vagy szervet is értesíti, ha vizsgálata során büntetőjogi következményekkel járó tények jutnak tudomására. Az ombudsman a közösségi intézményt vagy szervet olyan tényről is tájékoztathatja, amely – véleménye szerint – fegyelmi eljárás alapjául szolgálhat.

11. cikk : Az Európai Parlamenthez benyújtott jelentések

11.1 Az ombudsman egész évi tevékenységéről vizsgálatai eredményeit is tartalmazó éves jelentést nyújt be az Európai Parlamenthez.

11.2 A fenti 8. cikk (4) bekezdése alapján készült különjelentések mintájára az ombudsman az Európai Parlament számára egyéb olyan különjelentéseket is előterjeszthet, amelyeket a Szerződésekben vagy az Alapokmányban megállapított feladatai ellátásához megfelelőnek ítél.

11.3 Az ombudsman éves és különjelentései olyan ajánlásokat is tartalmazhatnak, amelyeket a Szerződésekben vagy az Alapokmányban megállapított feladatai ellátásához megfelelőnek ítél.

12. cikk : Együttműködés a tagállamok ombudsmanjaival és hasonló szerveivel

Az ombudsman vizsgálatai, valamint a tagállamok ombudsmanjai és más hasonló szervei által végzett vizsgálatok hatékonyságának növelése, továbbá az Európai Unió és az Európai Közösség jogszabályai szerinti jogok és érdekek hatékonyabb védelme érdekében a tagállamok ombudsmanjaival és más hasonló szerveivel együttműködhet.

13. cikk : A panaszt tevő iratbetekintési joga

13.1 A panaszt tevő jogosult, az alábbi 13. cikk (3) bekezdésének figyelembe vételével, az ombudsman panaszával kapcsolatos irataiba betekinteni.

13.2 A panaszt tevő iratbetekintési jogát a helyszínen gyakorolhatja. A panaszt tevő az egész aktáról, vagy az aktákban található egyes dokumentumokról másolatot kérhet.

13.3 A panaszt tevő nem tekinthet be a következőkbe:

(a) az 5. cikk (1) vagy (2) bekezdéseinek értelmében megszerzett dokumentumok és információk, melyeket az ombudsmannak bizalmasként jelentettek;

(b) bizalmasként átadott bizonyítékok a fentebbi 5. cikk (3) bekezdésének megfelelően.

14. cikk : Az ombudsman birtokában levő iratok nyilvánossága

14.1 Az ombudsman birtokában lévő, a vizsgálathoz nem kapcsolódó dokumentumok a nyilvánosság számára - figyelemmel az alábbi 14. cikk (2) bekezdésére és ugyanazokra a feltételekre és korlátokra, amelyeket az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet állapít meg - nem hozzáférhetőek.(2) .

14.2 A nyilvánosság kérheti az ombudsman birtokában lévő dokumentumok megtekintését, de csak abban az esetben, ha a panaszt a panaszt tevő kérésére vagy az ombudsman által, a fenti 10. cikk (1) bekezdés értelmében nem nyilvánították bizalmasnak. Az alábbiakba való betekintés nem lehetséges:

(a) az 5. cikk (1) vagy (2) bekezdéseinek értelmében megszerzett dokumentumok és információk, melyeket az ombudsmannak bizalmasként jelentettek;

(b) bizalmasként átadott bizonyítékok a fentebbi 5. cikk (3) bekezdésének megfelelően;

(c) a további vizsgálatokkal kapcsolatban kiadott vélemények és válaszok azon részei - a fenti 4. cikk (5) bekezdésének értelmében -, melyek vonatkozásában az érintett intézmény azt kérte, hogy csak a panaszt tevő számára legyen közzétehető. A kérelmezőt értesíteni kell az érintett intézménynek a kérelemmel kapcsolatban kifejtett indokairól;

(d) olyan dokumentum, melynek közzétételével veszélyeztetnék a folyamatban lévő vizsgálat teljességét.

14.3 A dokumentumokhoz való hozzáférésre irányuló kérelmet írásban (levél, fax vagy elektronikus levél formájában) és megfelelő pontossággal úgy kell benyújtani, hogy az lehetővé tegye a kért dokumentumok azonosítását.

14.4 A hozzáférés helyben vagy másolat biztosításával történik. Az ombudsman az iratok másolatainak elkészítéséért méltányos összegű díjat számíthat fel. A díj megállapításának módszerét meg kell indokolni.

14.5 A nyilvános hozzáférést igénylő kérelemre vonatkozó határozatot a kérelem átvételétől számított 15 munkanapon belül meg kell hozni. Kivételes esetben a határidőt 15 munkanappal meg lehet hosszabbítani; a kérelmezőt előzetesen értesíteni kell a hosszabbításról, valamint részletes indoklást is a rendelkezésére kell bocsátani.

14.6 Ha a dokumentumhoz való hozzáférésre vonatkozó kérelmet teljesen vagy részben elutasítják, az elutasítást meg kell indokolni.

15. cikk : Nyelvek

15.1 Az ombudsmanhoz a panasz a Szerződés bármely nyelvén benyújtható. Más nyelveken benyújtott panaszokkal az ombudsman nem köteles foglalkozni.

15.2 Az ombudsman által lefolytatott eljárások nyelve a Szerződés nyelvének egyike; panasz esetén az a nyelv, amelyen a panasz íródott.

15.3 Az ombudsman meghatározza, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket az eljárások nyelvén kell elkészíteni.

16. cikk : A jelentések közzététele

16.1 Az európai ombudsman az éves és különjelentései elfogadásáról a Hivatalos Lapban közleményt tesz közzé és nyilvánosságra hozza, hogy az érdeklődők a dokumentumok teljes szövegéhez hogyan férhetnek hozzá.

16.2 Az ombudsman bizalmas panaszt érintő határozatáról szóló jelentése vagy összefoglalója olyan formában kerül közzétételre, amely nem teszi lehetővé a panaszt tevő azonosítását.

17. cikk : Hatálybalépés

17.1 Az 1997. október 16-án elfogadott végrehajtási rendelkezések hatályukat vesztik.

17.2 Ez a határozat 2003. január 1-jén lép hatályba.

17.3 Az Európai Parlament elnökét tájékoztatják e határozat elfogadásáról, amely a Hivatalos Lapban is közzétételre kerül.