Euroopan oikeusasiamiehen päätös täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä(1)

1 artikla : Määritelmät

Näissä täytäntöönpanomääräyksissä

a) "asianomainen toimielin" tarkoittaa kantelun tai omasta aloitteesta tehdyn tutkimuksen kohteena olevaa yhteisön toimielintä tai laitosta

b) "ohjesääntö" tarkoittaa oikeusasiamiehen tehtävien hoitoa koskevia määräyksiä ja yleisiä ehtoja.

c) "luottamuksellinen" tarkoittaa suhteessa asiakirjoihin ja tietoon, että niitä "ei saa julkistaa".

2 artikla : Kantelujen vastaanotto

2.1 Kantelut nimetään, kirjataan ja niille annetaan diaarinumero välittömästi.

2.2 Kantelun tekijälle lähetetään saantitodistus, jossa ilmoitetaan kantelun diaarinumero ja asiaa käsittelevän lakimiehen nimi.

2.3 Vetoomuksen laatijan suostumuksella Euroopan parlamentilta oikeusasiamiehelle siirrettyä vetoomusta käsitellään kanteluna.

2.4 Aiheellisissa tapauksissa ja kantelun tekijän suostumuksella oikeusasiamies voi siirtää kantelun Euroopan parlamentille, joka käsittelee sitä vetoomuksena.

2.5 Aiheellisissa tapauksissa ja kantelun tekijän suostumuksella oikeusasiamies voi siirtää kantelun muulle toimivaltaiselle viranomaiselle.

3 artikla : Kantelujen tutkittavaksi ottaminen

3.1 Perustamissopimuksessa ja ohjesäännössä määrättyjen kriteereiden mukaan oikeusasiamies määrittelee sen, kuuluuko kantelu hänen toimivaltaansa, ja jos kuuluu, täyttääkö se käsiteltäväksi ottamisen edellytykset; hän voi pyytää kantelun tekijältä lisätietoja tai uusia asiakirjoja ennen päätöksen tekoa.

3.2 Jos kantelu ei kuulu oikeusasiamiehen toimivaltaan tai ei täytä tutkittavaksi ottamisen edellytyksiä, oikeusasiamies ei tutki sitä. Hän antaa kantelun tekijälle perustellun tiedon päätöksestä. Oikeusasiamies voi neuvoa kantelun tekijää osoittamaan kantelunsa toiselle viranomaiselle.

4 artikla : Tutkittavaksi otettavien kanteluiden tutkinta

4.1 Oikeusasiamies päättää, onko riittäviä perusteita, jotka oikeuttavat tutkittavaksi ottamisen edellytykset täyttävän kantelun tutkimisen.

4.2 Jos oikeusasiamies katsoo, että kantelun tutkimiseen ei ole riittäviä perusteita, hän jättää kantelun tutkimatta ja ilmoittaa siitä kantelun tekijälle. Oikeusasiamies voi myös ilmoittaa siitä asianomaiselle toimielimelle.

4.3 Jos oikeusasiamies katsoo, että kantelun tutkimiseen on olemassa riittäviä perusteita, hän ilmoittaa asiasta kantelun tekijälle ja asianomaiselle toimielimelle. Hän toimittaa kopion kantelusta asianomaiselle toimielimelle ja pyytää sitä antamaan lausunnon tietyn ajan kuluessa, joka tavallisesti on korkeintaan kolme kuukautta. Asianomaiselle toimielimelle lähetetyssä lausuntopyynnössä voidaan tähdentää kantelun tiettyjä näkökohtia tai erityisiä kysymyksiä, joihin lausunnossa on annettava vastaus.

4.4 Lausunto ei saa sisältää mitään sellaista tietoa tai sellaisia asiakirjoja, jotka asianomainen toimielin katsoo luottamuksellisiksi.

4.5 Asianomainen toimielin voi pyytää, että tietyt sen laatiman lausunnon osat annetaan vain kantelun tekijälle. Sen on selkeästi ilmoitettava, mitkä kyseiset osat ovat ja selitettävä syy tai syyt pyyntöön.

4.6 Oikeusasiamies lähettää asianomaisen toimielimen lausunnon kantelun tekijälle. Kantelun tekijällä on mahdollisuus esittää oikeusasiamiehelle huomautuksia tietyn ajan kuluessa, joka tavallisesti on korkeintaan yksi kuukausi.

4.7 Oikeusasiamies voi tehdä lisätutkimuksia katsoessaan sen aiheelliseksi. Kohtia 4.3–4.6 sovelletaan myös lisätutkimuksiin, mutta aika, jonka sisällä asianomaisen toimielimen on vastattava on tällöin tavallisesti yksi kuukausi.

4.8 Jos oikeusasiamies katsoo sen aiheelliseksi, hän voi soveltaa yksinkertaistettua menettelyä nopean ratkaisun aikaansaamiseksi.

4.9 Päätettyään tutkimuksensa oikeusasiamies lopettaa asian käsittelyn ja antaa perustellun päätöksen, jonka hän toimittaa kantelun tekijälle ja asianomaiselle toimielimelle.

5 artikla : Tutkintavaltuudet

5.1 Ohjesäännössä määrättyjen ehtojen mukaisesti oikeusasiamies voi vaatia yhteisön toimielimiä ja laitoksia ja jäsenvaltioiden viranomaisia toimittamaan kohtuullisen ajan kuluessa tietoa tai asiakirjoja tutkintaa varten. Niiden on selkeästi ilmoittava, mikä tieto tai mitkä asiakirjat ovat luottamuksellisia.

5.2 Oikeusasiamies voi tutkia asianomaisen toimielimen arkistoja. Toimielimen on selkeästi ilmoitettava, mitä asiakirjat arkistossa ovat luottamuksellisia. Oikeusasiamies voi kopioida asiaa koskevat arkistotiedot tai arkistoihin sisältyvän yksittäisen asiakirjan. Hän tiedottaa kantelun tekijälle tutkinnan suorittamisesta.

5.3 Oikeusasiamies voi vaatia yhteisön toimielinten tai laitosten virkamiehiä tai muita toimihenkilöitä toimimaan todistajina ohjesäännössä määrättyjen ehtojen mukaisesti. Oikeusasiamies voi päättää, että todisteet annetaan luottamuksellisesti.

5.4 Oikeusasiamies voi pyytää yhteisön toimielimiä ja laitoksia ryhtymään järjestelyihin, joiden avulla hän voi tutkia asiaa itse paikalla.

5.5 Oikeusasiamies voi teettää tutkinnan onnistumisen kannalta tarpeellisiksi katsomiaan tutkimuksia tai asiantuntijaraportteja.

6 artikla : Sovintoratkaisut

6.1 Jos oikeusasiamies toteaa hallinnollisen epäkohdan, hän toimii mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä asianomaisen toimielimen kanssa löytääkseen sovintoratkaisun, jolla hallinnollinen epäkohta poistetaan ja joka vastaa kantelun tekijän vaatimuksiin.

6.2 Jos oikeusasiamies katsoo, että tämä yhteistyö on ollut menestyksellistä, hän lopettaa asian käsittelyn perustellulla päätöksellä. Hän antaa päätöksen tiedoksi kantelun tekijälle ja asianomaiselle toimielimelle.

6.3 Jos oikeusasiamies katsoo, että sovintoratkaisu ei ole mahdollinen tai että sovintoratkaisuun pyrkiminen on ollut tuloksetonta, hän joko lopettaa asian käsittelyn perustellulla päätöksellä, joka saattaa sisältää kriittisen huomautuksen, tai laatii asiasta kertomuksen, joka sisältää suositusluonnoksia.

7 artikla : Kriittiset huomautukset

7.1 Oikeusasiamies antaa kriittisen huomautuksen, jos hän katsoo

a) että asianomainen toimielin ei enää kykene poistamaan hallinnollista epäkohtaa ja

b) että hallinnollisella epäkohdalla ei ole yleistä vaikutusta.

7.2 Kun oikeusasiamies lopettaa asian käsittelyn antamalla kriittisen huomautuksen, hän ilmoittaa päätöksestään kantelun tekijälle ja asianomaiselle toimelimelle.

8 artikla : Kertomukset ja suositukset

8.1 Oikeusasiamies laatii asianomaiselle toimielimelle kertomuksen, joka sisältää suositusluonnoksia, jos hän katsoo joko

a) että toimielin kykenee poistamaan hallinnollisen epäkohdan, tai

b) että hallinnollisella epäkohdalla on yleisiä vaikutuksia.

8.2 Oikeusasiamies lähettää kertomuksensa ja suositusluonnostensa kopion asianomaiselle toimielimelle ja kantelun tekijälle.

8.3 Asianomainen toimielin lähettää oikeusasiamiehelle yksityiskohtaisen lausunnon kolmen kuukauden kuluessa. Yksityiskohtainen lausunto voi sisältää tiedon oikeusasiamiehen päätöksen hyväksymisestä ja kuvauksen toimista, joilla suositusluonnokset pannaan täytäntöön.

8.4 Jos oikeusasiamies katsoo, että yksityiskohtainen lausunto ei ole tyydyttävä, hän voi laatia Euroopan parlamentille erityiskertomuksen hallinnollisesta epäkohdasta. Kertomus voi sisältää suosituksia. Oikeusasiamies lähettää kertomuksen kopion asianomaiselle toimielimelle ja kantelun tekijälle.

9 artikla : Oma-aloitteinen tutkinta

9.1 Oikeusasiamies voi päättää käynnistää oma-aloitteisen tutkinnan.

9.2 Oma-aloitteisessa tutkinnassa oikeusasiamiehen tutkintavaltuudet ovat samat kuin kantelun perusteella suoritettavassa tutkinnassa.

9.3 Oma-aloitteisen tutkinnan menettelyt ovat samat kuin kantelun perusteella suoritettavan tutkinnan.

10 artikla : Menettelytavat

10.1 Kantelun tekijän pyynnöstä oikeusasiamies määrää kantelun käsiteltäväksi luottamuksellisena. Jos oikeusasiamies katsoo, että kantelun tekijän tai kolmannen osapuolen etuja on suojeltava, hän voi oma-aloitteisesti määrätä kantelun luottamukselliseksi.

10.2 Oikeusasiamies voi aiheellisiksi katsomissaan tapauksissa käsitellä kantelun kiireellisenä.

10.3 Jos tutkinnan kohteena oleva asia pannaan vireille tuomioistuimessa, oikeusasiamies päättää tutkimuksensa. Kaikki siihen mennessä kertyneet tulokset arkistoidaan ilman jatkotoimenpiteitä.

10.4 Oikeusasiamies ilmoittaa asianomaisille kansallisille viranomaisille ja tarvittaessa yhteisön toimielimelle tai laitokselle niistä rikosoikeuden piiriin kuuluvista asioista, jotka tulevat hänen tietoonsa tutkinnan aikana. Oikeusasiamies voi myös ilmoittaa yhteisön toimielimelle tai laitokselle seikoista, jotka hänen mielestään voivat oikeuttaa ryhtymään kurinpitotoimiin.

11 artikla : Kertomukset Euroopan parlamentille

11.1 Oikeusasiamies antaa Euroopan parlamentille vuosittain kertomuksen kaikesta toiminnastaan, myös tutkimustensa tuloksista.

11.2 Edellä olevassa 8 artiklan 4 kohdassa tarkoitettujen erityiskertomusten lisäksi oikeusasiamies voi antaa Euroopan parlamentille myös muita erityiskertomuksia, joita hän pitää perustamissopimusten ja ohjesäännön mukaisten velvoitteidensa hoitamisen kannalta aiheellisina.

11.3 Oikeusasiamiehen vuosittaiset kertomukset ja erityiskertomukset voivat sisältää suosituksia, joita hän pitää perustamissopimusten ja ohjesäännön mukaisten velvoitteidensa hoitamisen kannalta aiheellisina.

12 artikla : Yhteistyö jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien viranomaisten kanssa

Oikeusasiamies voi toimia yhteistyössä jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien viranomaisten kanssa parantaakseen sekä omien tutkimustensa että jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien viranomaisten tutkimusten tehokkuutta ja suojellakseen paremmin kansalaisten oikeuksia ja etuja Euroopan unionin ja yhteisön lainsäädännön yhteydessä.

13 artikla : Kantelun tekijän oikeus tutustua oikeusasiamiehen asiakirjoihin

13.1 Kantelun tekijällä on oikeus tutustua kanteluaan koskeviin oikeusasiamiehen asiakirjoihin sanotun kuitenkaan rajoittamatta jäljempänä olevan 13 artiklan 3 kohdan soveltamista.

13.2 Kantelun tekijällä on oikeus tutustua asiakirjoihin itse paikalla. Hän voi pyytää oikeusasiamieheltä kopiota kaikista häntä koskevista asiakirjoista tai yksittäisestä asiakirjasta.

13.3 Kantelun tekijällä ei ole oikeutta tutustua

a) asiakirjoihin tai tietoihin, jotka on saatu käyttöön edellä mainitun 5 artiklan 1 tai 2 kohdan mukaisesti ja joista on ilmoitettu oikeusasiamiehelle, että ne ovat luottamuksellisia,

b) todistusaineistoon, joka on annettu luottamuksellisesti 5 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

14 artikla : Oikeusasiamiehen hallussa olevien asiakirjojen julkisuus

14.1 Oikeusasiamiehen asiakirjat, jotka eivät liity tutkimuksiin, ovat julkisia Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001(2) määrätyin edellytyksin ja rajoituksin.

14.2 Oikeusasiamiehen asiakirjat, jotka liittyvät tutkimuksiin, ovat julkisia vain siinä tapauksessa, että kantelua ei ole kantelijan pyynnöstä tai oikeusasiamiehen määräyksestä edellä mainitun 10 artiklan 2 kohdan mukaisesti määrätty käsiteltäväksi luottamuksellisena. Julkisia eivät ole

a) asiakirjat tai tiedot, jotka on saatu käyttöön edellä mainitun 5 artiklan 1 tai 2 kohdan mukaisesti ja joista on ilmoitettu oikeusasiamiehelle, että ne ovat luottamuksellisia,

b) todisteet, joka on annettu luottamuksellisesti edellä mainitun 5 artiklan 3 kohdan mukaisesti,

c) lausuntojen sellaiset osat ja lisätutkimuksia koskevat vastaukset, jotka asianomaisen toimielimen pyynnöstä annetaan vain kantelun tekijälle edellä mainitun 4 artiklan 5 kohdan mukaisesti. Tietoja pyytävälle ilmoitetaan syy tai syyt, joiden perusteella asianomainen toimielin on pyytänyt tiedon julkistamisen rajoittamista.

d) asiakirjat, joiden julkistaminen voi vanhingoittaa käynnissä olevaa tutkintaa.

14.3 Asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt tehdään kirjallisina (kirjeenä, faksina tai sähköpostitse) ja pyynnön on oltava riittävän tarkka asiakirjan tunnistamisen mahdollistamiseksi.

14.4 Asiakirjoihin voi tutustua itse paikalla tai pyytämällä niistä kopiot. Oikeusasiamies voi periä kopioiden toimittamisesta kohtuullisen korvauksen. Kaikkien maksujen laskuperusteet selvitetään.

14.5 Päätökset oikeudesta tutustua asiakirjoihin tehdään 15 työpäivän kuluessa pyynnön vastaanotosta. Erityistapauksissa määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä; pyynnön esittäjälle ilmoitetaan tästä ennakolta ja lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti.

14.6 Jos asiakirjapyyntö evätään kokonaan tai osittain, epäämisen syy ilmoitetaan.

15 artikla : Kielet

15.1 Kantelu oikeusasiamiehelle voidaan jättää millä tahansa yhteisön perustamissopimusten kielistä. Oikeusasiamies ei ole velvollinen käsittelemään muilla kielillä laadittuja kanteluja.

15.2 Oikeusasiamies käsittelee asian yhdellä yhteisön perustamissopimuksen kielistä; kantelun käsittelykieli on se virallinen kieli, jolla kantelu on laadittu.

15.3 Oikeusasiamies määrää sen, mitkä asiakirjat laaditaan käsittelykielellä.

16 artikla : Kertomusten julkaisu

16.1 Euroopan oikeusasiamies julkaisee Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä tiedonannot, jotka koskevat vuosikertomusten ja erityiskertomusten hyväksymistä, ja ilmoittaa, miten kyseisten kertomusten teksteihin voi tutustua.

16.2 Kertomukset tai yhteenvedot oikeusasiamiehen päätöksistä, jotka koskevat luottamuksellisia kanteluja, julkaistaan sellaisessa muodossa, että kantelun tekijää ei ole mahdollista tunnistaa.

17 artikla : Voimaantulo

17.1 Aiemmat 16. lokakuuta 1997 hyväksytyt täytäntöönpanosäännökset kumotaan.

17.2 Tämä päätös tulee voimaan 1. tammikuuta 2003.

17.3 Päätöksen hyväksyminen annetaan tiedoksi Euroopan parlamentin puhemiehelle. Lisäksi asiasta tiedotetaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä .