Euroopan oikeusasiamies

Kelmtejn ta' Qabel mingħand l-Ombudsman Ewropew

Għażiż qarrej,

Minn mindu ħadt posti bħala l-Ombudsman Ewropew fl-1 ta' April 2003, ħdimt ħafna biex immexxi 'l quddiem amministrazzjoni tajba fi ħdan l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni Ewropea. Dan ix-xogħol jimxi fuq żewġ binarji. Fuq naħa, l-Ombudsman jaħdem bħala mekkaniżmu estern ta' kontroll, li jinvestiga l-ilmenti dwar amministrazzjoni ħażina u fejn ikun hemm bżonn jissuġġerixxi azzjoni korrettiva. Fuq in-naħa l-oħra, l-Ombudsman iservi ta' riżors għall-istituzzjonijiet, jgħinhom biex itejbu l-ħiliet tagħhom billi jitfa' l-attenzjoni tagħhom fejn hemm bżonn il-progress. Fiż-żewġ każi, l-għan aħħari huwa biex jitjieb is-servizz provdut liċ-ċittadini Ewropej.

Il-Kodiċi Ewropew għal Imġiba Amministrattiva Tajba huwa għodda vitali biex l-Ombudsman jaqdi l-irwol doppju tiegħu. L-Ombudsman juża l-Kodiċi sabiex jeżamina jekk hemmx amministrazzjoni ħażina, u b' hekk jinqeda bid-dispożizzjonijiet tal-Kodiċi biex iwettaq il-funzjoni tiegħu ta' kontroll. Fl-istess ħin, il-Kodiċi jservi ta' gwida utli u ta' riżors għall-ħaddiema taċ-ċivil, u dan iħeġġeġ l-ogħla livell ta' amministrazzjoni.

Iċ-ċittadini Ewropej ma ħaqqhom xejn inqas minn hekk. Id-dritt għal amministrazzjoni tajba mill-istituzzjonijiet u l-korpi ta' l-UE huwa dritt fundamentali, skond l-Artikolu 41 tad-digriet tal-UE tad-Drittijiet Fundamentali. Il-Kodiċi jgħid liċ-ċittadini xi jfisser fil-prattika dan id-dritt u x' għandhom jistennew b'mod konkret mill-amministrazzjoni Ewropea. Bid-digriet bħala t-Tieni Parti tat-Trattat li jistabilixxi Kostituzzjoni għall-Ewropa, aħna nistgħu nkunu żguri illi dan id-dritt ħa jkollu skop akbar fis-snin li ġejjin.

Iċ-ċittadini u l-uffiċjali wrew ħafna nteress f'dan il-Kodiċi kemm ilu li ġie adottat mill-Parlament Ewropew f' Settembru 2001. L-impatt tiegħu ma kienx limitat għall-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni u ninsab kuntent illi numru ta' pajjiżi membri u pajjiżi kandidati aċċettaw ir-responsabiltà tal-Kodiċi. Bħala l-Ombudsman Ewropew, inħoss illi huwa d-dmir tiegħi nkompli nħeġġeġ l-għarfien tad-drittijiet u l-obbligi li jinsabu fil-Kodiċi. Hija għal din ir-raġuni li ddeċidejna nippubblikaw verżjoni ġdida fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE, kif ukoll fil-lingwi tal-pajjiżi kandidati.

Nispera li l-Kodiċi jkompli jservi ta' għodda utli fil-ħidma tal-amministrazzjonijiet pubbliċi u bħala punt ta' referenza għaċ-ċittadini madwar l-Ewropa.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasburgu, 5 ta´Jannar 2005.

Introduzzjoni

Fis-6 ta' Settembru 2001, il-Parlament Ewropew adotta riżoluzzjoni li tapprova Kodiċi għal Imġiba Amministrattiva Tajba, u li l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni Ewropea flimkien mal-amministrazzjonijiet u l-uffiċjali tagħhom għandhom jirrispettaw fir-relazzjoni tagħhom mal-pubbliku.

L-idea ta' Kodiċi ġiet proposta minn Roy PERRY MEP fl-1998. L-Ombudsman Ewropew ħejja abbozz, wara li għamel inkjesta fuq l-inizjattiva tiegħu u ppreżentah lill-Parlament Ewropew bħala rapport speċjali. Ir-riżoluzzjoni tal-Parlament dwar il-Kodiċi huwa bbażat fuq il-proposta tal-Ombudsman, bi ftit tibdil introdott mis-Sur PERRY bħala r-relatur tal-Kumitat għall-Petizzjonijiet tal-Parlament Ewropew.

Il-Kodiċi jagħti kas tal-prinċipji tal-liġi amministrattiva Ewropea li jinsabu fil-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Ġustizzja u wkoll jispira ruħu mil-liġijiet nazzjonali.

L-Istatus tal-Kodiċi

Id-digriet tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea ġie pproklamat fil-laqgħa ta' Nizza f' Diċembru 2000 u issa sar biċċa mit-Tieni Parti tat-Trattat li jistabbilixxi Kostituzzjoni għall-Ewropa.

Id-digriet jinkludi, bħala drittijiet fundamentali taċ-ċittadinanza tal-Unjoni, id-dritt għal amministrazzjoni tajba (art. 41) u d-dritt li tilmenta mal-Ombudsman Ewropew kontra amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni (art. 43).

Dan il-Kodiċi għandu l-għan li jispjega f' iżjed dettall xi jfisser fil-prattika d-dritt għal amministrazzjoni tajba li tinsab fid-digriet.

L-Ombudsman Ewropew jinvestiga każijiet b'possibiltà ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet ta' l-istituzzjonijiet u l-korpi ta' l-Unjoni bi qbil ma' l-Artikolu 195 tat-Trattat KE u l-Istatut ta' l-Ombudsman[2]. Id-definizzjoni mogħtija mill-Ombudsman fir-Rapport Annwali ta' l-1997 għal amministrazzjoni ħażina hija:

"amministrazzjoni ħażina tiġri meta uffiċjal pubbliku ma josservax regola jew prinċipju li hu jkun marbut bihom".

Din id-definizzjoni ġiet approvata mill-Parlament Ewropew.

Fl-istess ħin li l-Parlament Ewropew approva l-Kodiċi, adotta riżoluzzjoni u talab lill-Ombudsman Ewropew biex japplika dan il-Kodiċi meta jeżamina jekk kienx hemm amministrazzjoni ħażina, ħalli jattwa d-dritt taċ-ċittadini għal amministrazzjoni tajba kif jinsab f' Artikolu 41 tal-Karta. L-Ombudsman għalhekk jikkunsidra b' mod korrett ir-regoli u l-prinċipji li jinsabu fil-Kodiċi kull meta jeżamina każijiet ta' allegazzjoni ta' amministrazzjoni ħażina.

A Il-liġi amministrattiva Ewropea

Meta l-Parlament Ewropew approva l-Kodiċi, talab lill-Kummissjoni Ewropea biex tibgħat proposta għal regolament dwar il-Kodiċi. L-għan kien illi regolament għandu jenfasizza r-rabta ta' bejn ir-regoli u l-prinċipji ta' ġo fih u għandu japplika b'mod uniformi għall-istituzzjonijiet u l-korpi kollha tal-UE, u b'hekk jippromwovu t-trasparenza u l-konsistenza.

Dan l-għan jista' issa jintlaħaq skond il-bażi ta' proposta mill-Kummissjoni għal liġi Ewropea dwar amministrazzjoni tajba. Artikolu III-398 tal-Kostituzzjoni tista' toffri l-bażi legali għal din il-liġi. Hu jgħid illi:

"Fit-twettiq tal-missjonijiet tagħhom, l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji ta' l-Unjoni għandhom l-appoġġ ta' amministrazzjoni Ewropea miftuħa, effikaċi u indipendenti.

Skond ir-Regolament ta' l-Istaff u l-Kondizzjonijiet ta' l-Impjieg adottati fuq il-bażi ta' l-Artikolu III-427, liġi Ewropea għandha tistabilixxi dispożizzjonijiet għal dak il-għan."

L-Ombudsman se jkompli jenfasizza l-valur miżjud tal-bidla tal-Kodiċi f'liġi Ewropea. Dan għandu jgħin sabiex titneħħa l-konfużjoni li tirriżulta mill-eżistenza parallela ta' kodiċi differenti fil-każ ta' ħafna mill-istituzzjonijiet u korpi ta' l-UE, għandu jassigura li l-istituzzjonijiet u l-korpi japplikaw l-istess prinċipji bażiċi fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini u għandu jenfasizza, kemm għaċ-ċittadini kif ukoll għall-uffiċjali, l-importanza ta' prinċipji bħal dawn.

Il-Kodiċi Ewropea ta' Mġiba Amministrattiva Tajba

Il-Kodiċi approvat mill-Parlament Ewropew jinkludi d-dispożizzjonijiet sostanzjali li ġejjin:

Artikolu 1 - Dispożizzjoni ġenerali

Fir-relazzjonijiet tagħhom mal-pubbliku, l-Istituzzjonijiet u l-uffiċjali tagħhom għandhom jirrispettaw il-prinċipji stipulati f'dan il-Kodiċi ta' kondotta amministrattiva tajba, hawnhekk iżjed 'il quddiem imsejjaħ "il-Kodiċi".

Artikolu 2 - Ambitu personali ta' l-applikazzjoni

1. Il-Kodiċi għandu japplika għall-uffiċjali u l-ħaddiema l-oħra kollha li għalihom japplikaw ir-Regolamenti ta' l-Istaff u l-Kundizzjonijiet ta' l-impjieg tal-ħaddiema l-oħra, fir-rigward tar-relazzjonijiet tagħhom mal-pubbliku. Hawnhekk minn issa 'l quddiem it-terminu uffiċjali jirreferi kemm għall-uffiċjali kif ukoll għall-ħaddiema l-oħra.

2. L-Istituzzjonijiet u l-amministraturi tagħhom għandhom jieħdu l-miżuri meħtieġa sabiex jiżguraw li d-dispożizzjonijiet stipulati f'dan il-Kodiċi japplikaw ukoll għal persuni oħra li jaħdmu għalihom, bħal persuni impjegati b'kuntratti skond il-liġi privata, esperti ssekondati mis-servizzi ċivili nazzjonali u apprendisti.

3. It-terminu pubbliku jirreferi għal persuni naturali u legali, kemm jekk jgħixu jew għandhom l-uffiċċju rreġistrat fi Stat Membru kemm jekk le.

4. Għall-għanijiet ta' dan il-Kodiċi:

(a) it-terminu "Istituzzjoni" għandu jfisser istituzzjoni jew entità tal-Komunità;

(b) "Uffiċjal" għandu jfisser uffiċjal jew ħaddiem ieħor tal-Komunitajiet Ewropej.

Artikolu 3 - Ambitu materjali ta' l-applikazzjoni

1. Dan il-Kodiċi jinkludi prinċipji ġenerali ta' kondotta amministrattiva tajba li japplikaw għar-relazzjonijiet kollha ta' l-Istituzzjonijiet u l-amministrazzjonijiet tagħhom mal-pubbliku, sakemm ma jkunux irregolati minn dispożizzjonijiet speċifiċi.

2. Il-prinċipji stipulati f'dan il-Kodiċi ma japplikawx għar-relazzjonijiet bejn l-Istituzzjoni u l-uffiċjali tagħha. Dawn ir-relazzjonijiet huma rregolati mir-Regolamenti ta' l-Istaff.

Artikolu 4 - Legalità

L-uffiċjal għandu jaġixxi skond il-liġi u għandu japplika r-regoli u l-proċeduri stipulati fil-leġiżlazzjoni Komunitarja. B'mod partikolari, l-uffiċjal għandu jara li d-deċiżjonijiet li jolqtu d-drittijiet u l-interessi ta' l-individwi jkollhom bażi legali u li l-kontenut tagħhom ikun skond il-liġi.

Artikolu 5 - Nuqqas ta' diskriminazzjoni

1. Meta jkun qed jittratta t-talbiet mill-pubbliku u meta jkun qed jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jiżgura li l-prinċipju ta' l-ugwaljanza fit-trattament jiġi rispettat. Il-Membri tal-pubbliku li jkunu fl-istess sitwazzjoni għandhom jiġu ttrattati bl-istess mod.

2. Jekk issir differenza fit-trattament, l-uffiċjal għandu jiżgura li dan huwa ġġustifikat minħabba l-karatteristiċi oġġettivi rilevanti tal-każ partikolari.

3. B'mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita kull diskriminazzjoni mhux iġġustifikata bejn membri tal-pubbliku minħabba n-nazzjonalità, is-sess, ir-razza, il-kulur, l-oriġini etnika jew soċjali, il-karatteristiċi ġenetiċi, il-lingwa, ir-reliġjon jew it-twemmin, l-opinjoni politika jew opinjoni oħra, l-appartenenza f'minoranza nazzjonali, il-proprjetà, it-twelid, id-diżabilità, l-età jew l-orjentament sesswali.

Artikolu 6 - Proporzjonalità

1. Meta jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jiżgura li l-miżuri li jittieħdu jkunu proporzjonati ma' l-iskop mixtieq. B'mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita li jnaqqas id-drittijiet taċ-ċittadin u li jimponilu xi spejjeż, meta dan it-tnaqqis jew dawn l-ispejjeż ma jkunux raġonevolment marbuta ma' l-iskop ta' l-azzjoni li tkun qed tittieħed.

2. Meta jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jirrispetta l-bilanċ ġust bejn l-interessi ta' l-individwu u l-interess ġenerali tal-pubbliku.

Artikolu 7 - Nuqqas ta' abbuż ta' poter

Il-poteri għandhom jiġu eżerċitati biss għall-għanijiet li għalihom ikunu ngħataw mid-dispożizzjonijiet rilevanti. B' mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita li juża dawn il-poteri għal għanijiet li m'għandhomx bażi legali jew li m'humiex iġġustifikati mill-interess pubbliku.

Artikolu 8 - Imparzjalità w indipendenza

1. L-uffiċjal għandu jkun imparzjali w indipendenti. L-uffiċjal għandu jastjeni minn kull azzjoni arbitrarja li tolqot ħażin lill-membri tal-pubbliku, kif ukoll minn kull trattament preferenzjali, tkun xi tkun ir-raġuni.

2. L-imġiba ta' l-uffiċjal m'għandha qatt tiġi ggwidata mill-interess personali, familjari jew nazzjonali, jew mill-pressjoni politika. L-uffiċjal m'għandux jieħu sehem f'deċiżjoni li fiha hu, jew xi membru qarib tal-familja tiegħu, ikollhom xi nteress finanzjarju.

Artikolu 9 - Oġġettività

Meta jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jagħti attenzjoni lill-fatturi rilevanti u jqis kull wieħed minnhom kif jixraq fid-deċiżjoni, filwaqt li jeskludi mill-attenzjoni tiegħu kull element irrilevanti.

Artikolu 10 - Stennija leġittima, koerenza u konsulenza

1. L-uffiċjal għandu jkun koerenti fil-kondotta amministrattiva tiegħu kif ukoll ma' l-azzjoni amministrattiva ta' l-Istituzzjoni. L-uffiċjal għandu jsegwi l-prattiċi amministrattivi normali ta' l-Istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm raġunijiet leġittimi biex jitbiegħed minn dawn il-prattiċi f'każ individwali; dawn ir-raġunijiet għandhom jiġu rreġistrati bil-miktub.

2. L-uffiċjal għandu jirrispetta l-istennija leġittima u raġonevoli li l-membri tal-pubbliku jkollhom fid-dawl ta' kif tkun aġixxiet l-Istituzzjoni fl-imgħoddi.

3. Fejn ikun meħtieġ, l-uffiċjal għandu jagħti parir lill-pubbliku dwar kif għandu jiġi ppreżentat każ li jidħol fl-ambitu tal-kompetenzi tiegħu u x'għandu jsir waqt l-analiżi tal-każ.

Artikolu 11 - Ekwità

L-uffiċjal għandu jġib ruħu b'mod imparzjali, ekwu u raġonevoli.

Artikolu 12 - Korteżija

1. L-uffiċjal għandu jkun lest li jaqdi, li jkun korrett u disponibbli fir-relazzjonijiet tiegħu mal-pubbliku. Meta jwieġeb il-korrispondenza, it-telefon u l-e-mails, l-uffiċjal għandu jipprova jkun kemm jista' jkun ta' għajnuna u għandu jwieġeb bl-aktar mod komplut u preċiż possibbli għall-mistoqsijiet li jsirulu.

2. Jekk l-uffiċjal ma jkunx responsabbli għall-każ ikkonċernat, huwa għandu jirreferi liċ-ċittadin għand l-uffiċjal kompetenti.

3. Jekk isir żball li jolqot ħażin id-drittijiet jew l-interessi ta' membru tal-pubbliku, l-uffiċjal għandu jitlob skuża u jipprova jirranġa l-effetti negattivi ġejjin mill-iżball tiegħu bl-aktar mod xieraq, u jinforma l-membru tal-pubbliku dwar xi dritt ta' appell, skond l-Artikolu 19 tal-Kodiċi.

Artikolu 13 - Tweġiba għall-ittri bil-lingwa taċ-ċittadin

L-uffiċjal għandu jiżgura li kull ċittadin ta' l-Unjoni jew kull membru tal-pubbliku li jikteb lill-Istituzzjoni f'waħda mil-lingwi previsti fit-Trattat, jirċievi tweġiba bl-istess lingwa. Sa fejn ikun possibbli, dan għandu japplika wkoll għal persuni legali bħal assoċjazzjonijiet (organizzazzjonijiet mhux governattivi) u kumpaniji.

Artikolu 14 - Tagħrifa ta' rċevuta u indikazzjoni ta' l-uffiċjal kompetenti

1. Għal kull ittra jew ilment lill-Istituzzjoni, għandha tintbagħat tagħrifa ta' rċevuta fi żmien ġimagħtejn, sakemm fl-istess tul ta' żmien ma tkunx tista' tintbagħat tweġiba sostanzjali.

2. It-tweġiba jew it-tagħrifa ta' rċevuta għandhom jindikaw l-isem u n-numru tat-telefon ta' l-uffiċjal li qed jittratta l-każ, kif ukoll is-servizz li huwa jaħdem fih.

3. M'hemmx għalfejn tintbagħat tagħrifa ta' rċevuta jew tweġiba f'każijiet fejn l-ittri jew l-ilmenti jkunu ta' natura abbusiva, minħabba l-fatt li jkunu numerużi, ripetittivi jew mingħajr sens.

Artikolu 15 - Obbligu ta' trasferiment lis-servizz kompetenti ta' l-Istituzzjoni

1. Jekk ittra jew ilment lill-Istituzzjoni jkunu indirizzati jew mgħoddija lil Direttorat Ġenerali, Direttorat jew Uffiċċju li m'għandhomx il-kompetenza li jittrattawhom, għandhom jiżguraw li l-fajl jiġi mgħoddi minnufih lis-servizz kompetenti ta' l-Istituzzjoni.

2. Is-servizz li jkun irċieva l-ewwel l-ittra jew l-ilment għandu jgħarraf lill-awtur b'dan it-trasferiment, u għandu jindika l-isem u n-numru tat-telefon ta' l-uffiċjal li lilu jkun ingħadda l-fajl.

3. L-uffiċjal għandu jiġbed l-attenzjoni tal-membru tal-pubbliku jew ta' l-organizazzjoni dwar żbalji jew nuqqasijiet fid-dokumenti, u għandu jagħtihom l-opportunità li jirranġawhom.

Artikolu 16 - Dritt li wieħed jingħata smigħ u li jagħmel dikjarazzjonijiet

1. F'każijiet li jikkonċernaw id-drittijiet jew l-interessi ta' l-individwi, l-uffiċjal għandu jiżgura li jiġu rrispettati d-drittijiet ta' difiża f'kull stadju tal-proċedura tat-teħid ta' deċiżjoni.

2. Kull membru tal-pubbliku għandu jkollu d-dritt li jressaq kummenti bil-miktub u, fejn jeħtieġ, li jagħmel rimarki orali qabel ma tittieħed deċiżjoni, f'każijiet fejn tkun se tittieħed deċiżjoni li tolqot id-drittijiet jew l-interessi tiegħu.

Artikolu 17 - Żmien raġonevoli għat-teħid ta' deċiżjonijiet

1. L-uffiċjal għandu jiżgura li tittieħed deċiżjoni dwar kull talba jew ilment lill-Istituzzjoni fi żmien raġonevoli, mingħajr dewmien, u f'kull każ sa mhux aktar minn xahrejn mid-data ta' meta jkunu waslu. L-istess regola għandha tiġi applikata għat-tweġiba ta' ittri minn membri tal-pubbliku u ta' noti amministrattivi li l-uffiċjal jibgħat lis-superjuri tiegħu biex jitlob li jingħata istruzzjonijiet dwar id-deċiżjonijiet li għandhom jittieħdu.

2. Jekk, minħabba l-komplessità tal-kwistjonijiet li jkunu tqajmu, ma tkunx tista' tittieħed deċiżjoni dwar talba jew ilment fiż-żmien fuq imsemmi, l-uffiċjal għandu jgħarraf b'dan lill-awtur mill-aktar fis. F'dak il-każ, l-awtur għandu jiġi mgħarraf b'deċiżjoni definittiva fl-iqsar żmien possibbli.

Artikolu 18 - Dmir li jiġu ndikati r-raġunijiet tad-deċiżjonjiiet

1. Kull deċiżjoni ta' l-Istituzzjoni li tista' tolqot ħażin id-drittijiet jew l-interessi ta' persuna privata għandha tindika r-raġunijiet li fuqhom hija bbażata, u għandha tispeċifika l-fatti rilevanti u l-bażi legali tad-deċiżjoni.

2. L-uffiċjal għandu jevita li jieħu deċiżjonijiet li huma bbażati fuq raġunijiet sommarji jew vagi, jew li ma jinkludux raġunament individwali.

3. Jekk, minħabba n-numru kbir ta' persuni milquta minn deċiżjonijiet simili, ma jkunx possibbli li r-raġunijiet tad-deċiżjoni jiġu kkomunikati fid-dettal, u għalhekk jiġu mogħtija tweġibiet standard, l-uffiċjal għandu jiggarantixxi li aktar 'il quddiem huwa jgħaddi raġunament individwali liċ-ċittadini li espressament jagħmlu talba għal dan.

Artikolu 19 - Indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta' appell

1. Deċiżjoni ta' l-Istituzzjoni li tista' tolqot ħażin id-drittijiet jew l-interessi ta' persuna privata għandha tinkludi indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta' appell li jeżistu kontra d-deċiżjoni. B'mod partikolari, għandha tindika n-natura tar-rimedji, l-entitajiet li quddiemhom dawn il-possibbiltajiet jistgħu jiġu eżerċitati, kif ukoll il-limitu ta' żmien biex dan isir.

2. B'mod partikolari, d-deċiżjonijiet għandhom isemmu l-possibbiltà ta' proċedimenti legali u ilmenti lill-Ombudsman skond il-kundizzjonijiet stipulati rispettivament fl-Artikoli 230 u 195 tat-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea.

Artikolu 20 - Notifika tad-deċiżjoni

1. L-uffiċjal għandu jiżgura li d-deċiżjonijiet li jolqtu d-drittijiet u l-interessi ta' persuni individwali jiġu nnotifikati bil-miktub lill-persuna jew persuni kkonċernati malli tkun ittieħdet id-deċiżjoni.

2. L-uffiċjal għandu jastjeni milli jikkomunika d-deċiżjoni lil għejun oħra sakemm il-persuna jew persuni kkonċernati ma jkunux infurmati.

Artikolu 21 - Ħarsien tad-data

1. L-uffiċjal li jittratta d-data personali ta' ċittadin għandu jirrispetta l-privatezza u l-integrità ta' l-individwu skond id-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-ħarsien ta' l-individwi fir-rigward ta' l-ipproċessar tad-data personali mill-Istituzzjonijiet u l-entitajiet tal-Komunità u dwar il-moviment ħieles ta' din id-data[4].

2. B'mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita li jipproċessa data personali għal skopijiet illeċti jew li jgħaddi din id-data lil persuni mhux awtorizzati.

Artikolu 22 - Talbiet għal informazzjoni

1. Meta jkollu r-responsabbiltà tal-kwistjoni kkonċernata, l-uffiċjal għandu jipprovdi l-informazzjoni mitluba lill-membri tal-pubbliku. Meta jkun il-każ, l-uffiċjal għandu jagħti parir dwar kif għandha tinbeda proċedura amministrattiva fil-qasam tal-kompetenza tiegħu. L-uffiċjal għandu jara li l-informazzjoni mogħtija tkun ċara u li tista' tinftiehem.

2. Jekk talba bil-fomm għall-informazzjoni tkun ikkumplikata jew komprensiva wisq biex tiġi ttrattata, l-uffiċjal għandu jagħti parir lill-persuna kkonċernata sabiex tressaq it-talba tagħha bil-miktub.

3. Jekk uffiċjal ma jkunx jista' jagħti l-informazzjoni meħtieġa minħabba l-kunfidenzjalità tagħha, huwa għandu jagħti lill-persuna kkonċernata r-raġunijiet għalfejn ma jistax jagħtiha l-informazzjoni, skond l-Artikolu 18 ta' dan il-Kodiċi.

4. F'dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq kwistjonijiet li dwarhom m'għandu l-ebda responsabilità, l-uffiċjal għandu jibgħat lil min jagħmel it-talba għand il-persuna kompetenti u jagħtih isimha u n-numru tat-telefon tagħha. F'dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq istituzzjoni jew entità oħra tal-Komunità, l-uffiċjal għandu jibgħat lil min jagħmel it-talba għand dik l-istituzzjoni jew entità.

5. Fejn ikun il-każ u skond is-suġġett tat-talba, l-uffiċjal għandu jibgħat lill-persuna li qed tfittex l-informazzjoni għand is-servizz ta' l-Istituzzjoni li huwa responsabbli għall-għotja ta' nformazzjoni lill-pubbliku.

Artikolu 23 - Talbiet għall-aċċess tal-pubbliku għal dokumenti

1. L-uffiċjal għandu jittratta talbiet għall-aċċess għal dokumenti skond ir-regoli adottati mill-Istituzzjoni u skond il-prinċipji ġenerali u l-limiti stipulati fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001[5].

2. Jekk l-uffiċjal ma jkunx jista' jissodisfa talba bil-fomm għall-aċċess għal dokumenti, iċ-ċittadin għandu jingħata l-parir li jressaq it-talba tiegħu bil-miktub.

Artikolu 24 - Żamma ta' reġistri adegwati

Id-dipartimenti ta' l-Istituzzjoni għandhom iżommu reġistri adegwati tal-posta dieħla u ħierġa, tad-dokumenti li jirċievu u ta' l-azzjoni meħuda.

Artikolu 25 - Informazzjoni lill-pubbliku dwar il-kodiċi

1. L-Istituzzjoni għandha tieħu miżuri effettivi biex tinforma lill-pubbliku dwar id-drittijiet li huwa jgawdi skond dan il-Kodiċi. Jekk ikun possibbli, hija għandha tpoġġi dan it-test f'forma elettronika fuq il-website tagħha għall-użu tal-pubbliku.

2. F'isem l-istituzzjonijiet kollha, il-Kummissjoni għandha tippubblika u tqassam il-Kodiċi liċ-ċittadin f'forma ta' fuljett.

Artikolu 26 - Dritt ta' lment quddiem l-Ombudsman Ewropew

Kull nuqqas min-naħa ta' l-Istituzzjoni jew uffiċjal li jikkonformaw mal-prinċipji stipulati f'dan il-Kodiċi jista' jkun is-suġġett ta' lment lill-Ombudsman Ewropew skond l-Artikolu 195 tat-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea u l-Istatut ta' l-Ombudsman Ewropew[6].

Artikolu 27 - Reviżjoni tal-ħidma

Wara sentejn, kull Istituzzjoni għandha tirrevedi l-implimentazzjoni tagħha tal-Kodiċi u tinforma lill-Ombudsman Ewropew bir-riżultati tar-reviżjoni tagħha.

[1] L-Artikolu 41 tad-digriet jikkorrispondi ma' l-Artikolu II-101 tal-Kostituzzjoni.

[2] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li jirregolaw it-twettiq tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman, ĠU L 113/15, 4.5.1994.

[3] L-Artikolu 43 tal-Karta jikkorrispondi ma' l-Artikolu II-103 tal-Kostituzzjoni.

[4] ĠU L 8/1, 12.1.2001.

[5] ĠU L 145/43, 31.5.2001.

[6] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li jirregolaw it-twettiq tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman, ĠU L 113/15, 4.5.1994.