Rozhodnutie Európskeho ombudsmana, ktorým sa prijímajú vykonávacie prepisy týkajúce sa úloh, povinností a právomocí úradníka pre ochranu údajov.
EURÓPSKY OMBUDSMAN,
so zreteľom na:
1. článok 195 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva a článok 107d Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu,
2. nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov,(1)
keďže obmudsman menuje úradníka pre ochranu údajov na vykonávanie funkcií stanovených v článku 24 nariadenia č. 45/2001 (ďalej len „nariadenie“) v súlade s ustanoveniami tohto článku,
PRIJÍMA TIETO VYKONÁVACIE PREDPISY TÝKAJÚCE SA ÚLOH, POVINNOSTÍ A PRÁVOMOCÍ ÚRADNÍKA PRE OCHRANU ÚDAJOV.
1. Úradník pre ochranu údajov sa vyberá na základe osobných a profesijných kvalít, ku ktorým patria aj odborné znalosti o ochrane údajov.
2. Úradník pre ochranu údajov je menovaný na obdobie dvoch rokov a môže byť znovu menovaný na maximálne celkové obdobie desiatich rokov. So súhlasom Európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov môže ombudsman odvolať úradníka pre ochranu údajov z funkcie, ak už nespĺňa podmienky požadované na výkon svojich povinností.
3. Európsky ombudsman zabezpečí a) že sa nevyskytne konflikt záujmov medzi povinnosťami úradníka pre ochranu údajov a iným úradnými povinnosťami, ktoré bude úradník vykonávať, a b) že úradník pre ochranu údajov bude mať k dispozícii čas a zdroje potrebné na vykonávanie svojich povinností.
4. Úlohou úradníka pre ochranu údajov je:
a) zabezpečiť, aby ombudsman a dotknuté osoby boli informovaní o svojich právach a povinnostiach v zmysle nariadenia,
b) v rámci svojich právomocí a podľa písmena c) uvedenom ďalej v texte odpovedať na žiadosti Európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov a spolupracovať s ním buď na základe jeho žiadosti alebo z vlastného podnetu,
c) zabezpečiť nezávislým spôsobom uplatňovanie ustanovení nariadenia: úradník pre ochranu údajov pri výkone svojich povinností nepríjma a ani neplní žiadne pokyny,
d) viesť verejný register operácií spracovania vykonaných ombudsmanom, ktorý obsahuje informácie v zmysle článku 25 ods. 2 nariadenia,
e) informovať Európskeho dozorného úradníkova pre ochranu údajov o akýchkoľvek operáciách spracovania, ktoré môžu predstavovať špecifické riziká v zmysle článku 27 nariadenia.
Pri vykonávaní uvedených úloh je cieľom úradníka pre ochranu údajov zabezpečiť, aby pri operáciách spracovania, ktorých je ombudsman prevádzkovateľom, neboli poškodené práva a slobody dotknutých osôb.
5. Ombudsman, výbor zamestnancov a akékoľvek ďalšie osoby môžu konzultovať s úradníkom pre ochranu údajov záležitosti týkajúce sa výkladu alebo uplatňovania nariadenia, ktoré sa vzťahujú na činnosti spracovania údajov, ktorých je ombudsman prevádzkovateľom. V rámci možností úradník pre ochranu údajov poskytuje informácie, ktoré sú zrozumiteľné aj bez odborných znalostí.
6. Úradník pre ochranu údajov môže ombudsmanovi odporučiť praktické zlepšenia ochrany údajov a poskytovať mu poradenstvo o záležitostiach týkajúcich sa uplatňovania ustanovení o ochrane údajov pri činnostiach spracovania údajov, ktorých je ombudsman prevádzkovateľom.
7. Úradník pre ochranu údajov môže z vlastného podnetu alebo na žiadosť ombudsmana, vedúceho finančného a správneho oddelenia, výboru zamestnancov alebo ktoréhokoľvek jednotlivca, vyšetrovať záležitosti a udalosti priamo sa vzťahujúce na úlohy úradníka a podávať o tom správu osobe, ktorá žiadala vyšetrovanie, a ombudsmanovi. Pri vyšetrovaní sa dodrží zásada spravodlivého prístupu a právo dotknutých jednotlivcov, aby sa mohli vyjadriť k skutočnostiam, ktoré sa ich týkajú. Nikto nesmie utrpieť ujmu z dôvodu upozornenia úradníka pre ochranu údajov vo veci údajného porušenia ustanovení nariadenia.
8. Pri vykonávaní svojich povinností má úradník pre ochranu údajov vždy prístup k údajom, ktoré sú predmetom operácií spracovania, a prístup do všetkých kancelárií, k zariadeniam na spracovanie údajov a všetkým nosičom údajov. Úradník pre ochranu údajov nezverejní informácie ani dokumenty, ktoré získal v priebehu plnenia svojich povinností.
9. Pri výkone svojich úloh v súvislosti so spracovaním vykonávaným inou inštitúciou alebo orgánom Spoločenstva v mene ombudsmana môže úradník pre ochranu údajov spolupracovať s úradníkom pre ochranu údajov dotknutej inštitúcie alebo orgánu.
10. Tieto predpisy budú uverejnené na webovej stránke ombudsmana. Oznámenie o ich prijatí bude uverejnené v Úradnom vestníku.
V Štrasburgu 3. septembra 2002
Jacob Söderman
(1) 2001 Ú. v. ES L 8/1.
