Απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή περί θεσπίσεως διατάξεων εφαρμογής που αφορούν τα καθήκοντα, τις αρμοδιότητες και τις εξουσίες του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων
Ο ΕΥΡΩΠΑΙΟΣ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗΣ,
Έχοντας υπόψη:
(1) το άρθρο 195 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και το άρθρο 107Δ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητος Ατομικής Ενέργειας·
(2) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 18ης Δεκεμβρίου 2000 περί προστασίας ατόμων κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από τα κοινοτικά όργανα και οργανισμούς και περί ελεύθερης διακίνησης των δεδομένων αυτών·(1)
Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διορίζει έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ), για την εκτέλεση των καθηκόντων που προβλέπονται στο άρθρο 24 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 (εφεξής «ο κανονισμός»), σύμφωνα με τις διατάξεις του εν λόγω άρθρου·
ΥΙΟΘΕΤΕΙ ΤΙΣ ΑΚΟΛΟΥΘΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ, ΤΙΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΕΞΟΥΣΙΕΣ ΤΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.
1. Η επιλογή του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων πραγματοποιείται με κριτήριο τα προσωπικά και επαγγελματικά του προσόντα, περιλαμβανομένων των ειδικών του γνώσεων στον τομέα της προστασίας δεδομένων.
2. Ο ΥΠΔ διορίζεται για διετή ανανεώσιμη θητεία, η συνολική διάρκεια της οποίας δεν δύναται να υπερβαίνει τα δέκα έτη. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δύναται να απαλλάσσει από τα καθήκοντά του τον ΥΠΔ με τη συγκατάθεση του ευρωπαίου επόπτη προστασίας δεδομένων, εφόσον έχει παύσει να πληροί τις προϋποθέσεις που απαιτούνται για την άσκηση των καθηκόντων του.
3. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διασφαλίζει ότι (α) δεν συντρέχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ της ιδιότητάς του ΥΠΔ ως υπευθύνου και άλλων επισήμων καθηκόντων που ενδεχομένως ασκεί και (β) ότι ο ΥΠΔ διαθέτει τον αναγκαίο χρόνο και τους αναγκαίους πόρους για την εκτέλεση της αποστολής του.
4. Τα καθήκοντα του ΥΠΔ είναι τα εξής:
α) διασφαλίζει ότι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής και τα υποκείμενα των δεδομένων ενημερώνονται σχετικά με τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους, δυνάμει του παρόντος κανονισμού,
β) στα πλαίσια της αρμοδιότητάς του ως ΥΠΔ και δυνάμει του στοιχείου (γ) κατωτέρω, ανταποκρίνεται στα αιτήματα του ευρωπαίου επόπτη προστασίας δεδομένων και συνεργάζεται ε τον ευρωπαίο επόπτη προστασίας δεδομένων, είτε κατόπιν αιτήματος του τελευταίου, είτε με δική του πρωτοβουλία,
γ) διασφαλίζει, κατά τρόπο ανεξάρτητο, την εφαρμογή των διατάξεων του παρόντος κανονισμού: κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, ο ΥΠΔ δεν ζητά ούτε δέχεται εντολές από οιονδήποτε,
δ) τηρεί μητρώο με τις επεξεργασίες που διενεργεί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, περιλαμβανομένων των πληροφοριακών στοιχείων που μνημονεύονται στο άρθρο 25 παράγραφος 2 του κανονισμού,
ε) κοινοποιεί στον ευρωπαίο επόπτη προστασίας δεδομένων τις εργασίες επεξεργασίας οι οποίες ενδέχεται να παρουσιάζουν ιδιαίτερους κινδύνους κατά την έννοια του άρθρου 27 του κανονισμού.
Κατά την εκτέλεση των ανωτέρω καθηκόντων, στόχος του ΥΠΔ είναι να διασφαλίζει ότι οι εργασίες επεξεργασίας, των οποίων ελεγκτής είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, δεν δύνανται να θίξουν τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων.
5. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, η επιτροπή προσωπικού και κάθε φυσικό πρόσωπο δύνανται να συμβουλεύονται τον ΥΠΔ, σχετικά με θέματα που άπτονται της ερμηνείας ή της εφαρμογής του κανονισμού, εφόσον σχετίζεται με την επεξεργασία, της οποίας ελεγκτής είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής. Στο μέτρο του δυνατού, ο ΥΠΔ παρέχει πληροφορίες, οι οποίες γίνονται κατανοητές χωρίς εξειδικευμένες γνώσεις.
6. Ο ΥΠΔ δύναται να διατυπώνει συστάσεις για τη βελτίωση της προστασίας δεδομένων από πρακτική άποψη, προς τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή και να τον συμβουλεύει σχετικά με θέματα που άπτονται της εφαρμογής των διατάξεων περί της προστασίας δεδομένων κατά την επεξεργασία, της οποίας ελεγκτής είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.
7. Ο ΥΠΔ ύναται να προβαίνει, είτε με δική του πρωτοβουλία, είτε κατόπιν αιτήσεως του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, του προϊσταμένου του οικονομικού και διοικητικού τμήματος, της επιτροπής προσωπικού ή κάθε φυσικού προσώπου, στη διερεύνηση ζητημάτων και περιστατικών που σχετίζονται ευθέως με τα καθήκοντά του και να αναφέρει στο πρόσωπο το οποίο ζήτησε την έρευνα και στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή. Κατά τις έρευνες αυτού του τύπου τηρείται η αρχή της ισότητας και του δικαιώματος του ενδιαφερομένου ατόμου να εκφραστεί για τα γεγονότα που το αφορούν. Ουδείς υφίσταται ζημία ως αποτέλεσμα επισήμανσης πιθανής παράβασης των διατάξεων του κανονισμού στον ΥΠΔ.
8. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, ο ΥΠΔ έχει πρόσβαση, ανά πάσα στιγμή, στα δεδομένα που αποτελούν αντικείμενο των εργασιών επεξεργασίας, σε όλους τους χώρους, εγκαταστάσεις επεξεργασίας δεδομένων και υποθέματα πληροφοριών. Ο ΥΠΔ υποχρεούται να μην κοινολογεί πληροφορίες ή έγγραφα τα οποία περιέρχονται εις γνώσιν ή στην κατοχή του στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του.
9. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του σχετικά με την επεξεργασία που εκτελείαι από άλλο κοινοτικό όργανο ή οργανισμό εκ μέρους του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, ο ΥΠΔ συνεργάζεται με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του εν λόγω κοινοτικού οργάνου ή οργανισμού.
10. Οι παρόντες κανόνες δημοσιεύονται στην ιστοσελίδα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Η ανακοίνωση της έγκρισής τους δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα.
Στρασβούργο, 3 Σεπτεμβρίου 2002
Jacob Söderman
(1) 2001 EE L 8/1.
