Euroopa ombudsmani otsus, millega võetakse vastu andmekaitseametniku ülesandeid, kohustusi ja volitusi käsitlevad rakenduseeskirjad
EUROOPA OMBUDSMAN,
võttes arvesse
1) Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklit 195 ning Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artiklit 107d;
2) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrust (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta;(1)
ning arvestades, et ombudsman nimetab määruse 45/2001 (edaspidi „määrus”) artiklis 24 sätestatud ülesannete täitmiseks andmekaitseametniku kooskõlas kõnealuse artikli sätetega;
VÕTAB VASTU JÄRGMISED ANDMEKAITSEAMETNIKU ÜLESANDEID, KOHUSTUSI JA VOLITUSI KÄSITLEVAD RAKENDUSEESKIRJAD.
1. Andmekaitseametnik valitakse isikuomaduste ja ametialaste võimete, sealhulgas tema andmekaitsealaste eriteadmiste alusel.
2. Andmekaitseametnik nimetatakse ametisse kaheks aastaks ning teda võib tagasi nimetada kokku kuni kümneks aastaks. Euroopa andmekaitseinspektori nõusolekul võib ombudsman andmekaitseametniku ametikohalt vabastada, kui viimane ei vasta enam oma tööülesannete täitmiseks vajalikele tingimustele.
3. Euroopa ombudsman tagab, et a) andmekaitseametniku kohustuste ja andmekaitseametniku muude võimalike ametlike kohustuste vahel ei esine huvide konflikti ning et b) andmekaitseametnikul on oma kohustuste täitmiseks piisavalt aega ja vahendeid.
4. Andmekaitseametniku ülesanded on:
a) tagada, et ombudsmani ja andmesubjekte teavitataks, millised on nende õigused ja kohustused kõnealuse määruse kohaselt;
b) vastata enda kui andmekaitseametniku pädevuse piires ja punkti c arvesse võttes Euroopa andmekaitseinspektori päringutele ja teha Euroopa andmekaitseinspektoriga tema taotlusel või omal algatusel koostööd;
c) tagada sõltumatult määruse sätete kohaldamine: andmekaitseametnik ei taotle ega saa oma kohustuste täitmisel suuniseid;
d) pidada ombudsmani töötlemistoimingute kohta avalikku registrit, mis sisaldab määruse artikli 25 lõikes 2 nimetatud teavet;
e) teatada Euroopa andmekaitseinspektorile töötlemistoimingutest, mis võivad tekitada määruse artiklis 27 osutatud riske.
Eespool nimetatud ülesannete teostamisel hoolitseb andmekaitseametnik selle eest, et töötlustoimingud, mille puhul ombudsman on vastutav töötleja, ei kahjusta andmesubjektide õigusi ja vabadusi.
5. Ombudsman, personalikomitee ja iga üksikisik võib andmekaitseametnikuga määruse tõlgendamise või kohaldamise küsimustes nõu pidada, tingimusel et küsimused on seotud andmetöötlustoimingutega, mille puhul ombudsman on vastutav töötleja. Võimaluste piires annab andmekaitseametnik teavet, mis on arusaadav ilma eriteadmisteta.
6. Andmekaitseametnik võib esitada ombudsmanile soovitusi andmekaitse parandamiseks praktikas ning anda nõu küsimustes, mis on seotud andmekaitsesätete kohaldamisega nende andmetöötlustoimingute suhtes, mille puhul ombudsman on vastutav töötleja.
7. Andmekaitseametnik uurib omal algatusel või ombudsmani, finants- ja haldusosakonna juhi, personalikomitee või ükskõik millise üksikisiku taotlusel oma kohustustega otseselt seotud küsimusi või juhtumeid ja annab tulemuste kohta aru uurimise taotlejale ja ombudsmanile. Sellistel uurimistel võtab andmekaitseametnik arvesse õigluse põhimõtet ja asjaomaste isikute õigust esitada neid puudutavate tõsiasjade kohta oma seisukoht. Keegi ei tohi saada kahju põhjusel, et ta juhtis andmekaitseametniku tähelepanu võimalikule määruse rikkumisele.
8. Oma kohustuste täitmisel on andmekaitseametnikul alati juurdepääs töötlemise objektiks olevatele andmetele ning kõikidele tööruumidele, andmetöötlusseadmetele ja andmekandjatele. Andmekaitseametnik ei avalikusta töökohustuste täitmise käigus saadud teavet ega dokumente.
9. Oma kohustuste täitmisel seoses andmetöötlusega, mida teostab ombudsmani nimel ühenduse muu institutsioon või asutus, võib andmekaitseametnik teha koostööd asjaomase institutsiooni või asutuse andmekaitseametnikuga.
10. Käesolevad eeskirjad avaldatakse ombudsmani veebisaidil. Eeskirjade vastuvõtmise teade avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas.
Strasbourg, 3. september 2002
Jacob Söderman
(1) EÜT 2001, L 8/1.
