Defensor del Pueblo Europeo

Decisión del Defensor del Pueblo Europeo por la que se adoptan disposiciones de aplicación(1)

Artículo 1  : Definiciones

A efectos de las presentes disposiciones, se entenderá por

a) «institución afectada» la institución u organismo comunitario objeto de una reclamación o de una investigación por propia iniciativa;

b) «el Estatuto» las normas y condiciones generales que regulan la actuación del Defensor del Pueblo en el cumplimiento de sus funciones;

c) en relación con documentos e información, «confidencial» significa «de carácter reservado».

Artículo 2  : Recepción de las reclamaciones

2.1. Toda reclamación se registrará y numerará en el momento de su recepción.

2.2. Se notificará acuse de recibo al demandante, citando el número de registro de la reclamación y con mención expresa del funcionario que se encuentre tramitando el caso.

2.3. Toda petición trasladada al Defensor del Pueblo por el Parlamento Europeo con el consentimiento del peticionario será tratada como una reclamación.

2.4. En los casos relevantes, el Defensor del Pueblo podrá, previo acuerdo del demandante, trasladar una reclamación al Parlamento Europeo para que se admita a trámite como una petición.

2.5. En los casos relevantes, el Defensor del Pueblo podrá, con el acuerdo del demandante, trasladar una reclamación a otra autoridad competente.

Artículo 3  : Admisibilidad de las reclamaciones

3.1. Sobre la base de los criterios enunciados en el Tratado y el Estatuto, el Defensor del Pueblo determinará si una reclamación entra en su ámbito de competencias y, en caso afirmativo, si puede ser admitida a trámite; podrá solicitar al denunciante que aporte información o documentos adicionales antes de formular su determinación.

3.2. Cuando una reclamación no entre en el ámbito de competencia del Defensor del Pueblo o no pueda ser admitida a trámite, el Defensor del Pueblo dará por cerrado el asunto correspondiente. Informará al demandante sobre su decisión y los motivos que la justifican. El Defensor del Pueblo podrá aconsejar al demandante que se dirija a otra autoridad.

Artículo 4  : Investigaciones relativas a las reclamaciones admisibles

4.1. El Defensor del Pueblo decidirá si existen elementos suficientes para justificar la apertura de una investigación en relación con una reclamación admisible.

4.2. Si el Defensor del Pueblo no encuentra elementos suficientes para justificar la apertura de una investigación, dará por concluido el asunto relativo a la reclamación e informará en consecuencia al demandante. El Defensor del Pueblo podrá informar asimismo a la institución correspondiente.

4.3. Si el Defensor del Pueblo encuentra elementos suficientes para justificar la apertura de una investigación, lo pondrá en conocimiento del demandante y de la institución afectada. Transmitirá a la institución afectada una copia de la reclamación invitándola a emitir un informe dentro de un plazo determinado, que normalmente no excederá de tres meses. La invitación dirigida a la institución afectada podrá especificar determinados aspectos de la reclamación, o puntos particulares que deberán tratarse en el informe.

4.4. El dictamen no incluirá ni información ni documentos que la institución afectada considere como reservados.

4.5. La institución afectada podrá solicitar que determinadas partes del informe sean reveladas exclusivamente al denunciante. Especificará claramente las partes en cuestión y explicará el motivo o motivos de su solicitud.

4.6. El Defensor del Pueblo remitirá el informe de la institución afectada al demandante. El denunciante tiene la oportunidad de presentar observaciones al Defensor del Pueblo, dentro de un plazo específico que normalmente no es superior a un mes.

4.7. El Defensor del Pueblo ampliará investigaciones si lo considera útil. Lo dispuesto en los puntos 4.3 a 4.6 será aplicable a ulteriores investigaciones, salvo que el plazo concedido a la institución afectada para formular una respuesta es normalmente de un mes.

4.8. Cuando lo considere oportuno, el Defensor del Pueblo podrá valerse de un procedimiento simplificado con vistas a alcanzar una rápida solución.

4.9. Concluida su investigación, el Defensor del Pueblo dará por concluido el caso con una decisión motivada e informará al denunciante y a la institución afectada.

Artículo 5  : Facultades de investigación

5.1. Sin perjuicio de las condiciones enumeradas en el Estatuto, el Defensor del Pueblo podrá pedir a las instituciones y órganos comunitarios, así como a las autoridades de los Estados miembros que faciliten, en un plazo razonable, informaciones o documentos a efectos de investigación. Los organismos requeridos deberán especificar claramente toda información o documentos que consideren reservados.

5.2. El Defensor del Pueblo podrá inspeccionar el expediente de la institución afectada. La institución afectada especificará claramente todo aquel documento del expediente que considere reservado. El Defensor del Pueblo podrá hacer copias del expediente completo o de documentos específicos del mismo. El Defensor del Pueblo informará al demandante de que se ha efectuado un examen.

5.3. El Defensor del Pueblo podrá instar a funcionarios u a otros agentes de las instituciones u órganos comunitarios a que presten testimonio en las condiciones previstas en el Estatuto. El Defensor del Pueblo podrá otorgar carácter confidencial al testimonio aportado por persona interfecta.

5.4. El Defensor del Pueblo podrá pedir a las instituciones y órganos comunitarios que adopten medidas prácticas que le permitan llevar a cabo sus investigaciones in situ.

5.5. El Defensor del Pueblo podrá encargar los estudios o peritajes que estime necesarios para la realización de una investigación.

Artículo 6  : Soluciones amistosas

6.1. Si el Defensor del Pueblo determina que existe un caso de mala administración, cooperará en la medida de lo posible con la institución afectada para encontrar una solución amistosa que suprima el caso de mala administración y dé satisfacción al demandante.

6.2. Si el Defensor del Pueblo estima que una cooperación de este tipo ha tenido éxito, archivará el asunto mediante una decisión motivada. Informará de su decisión al demandante y a la institución afectada.

6.3. Si el Defensor del Pueblo estima que no es posible una solución amistosa, o que la búsqueda de una solución amistosa no ha tenido éxito, o bien archivará el asunto mediante decisión motivada, que podrá contener un comentario crítico, o bien elaborará un informe con proyectos de recomendación.

Artículo 7  : Comentarios críticos

7.1. El Defensor del Pueblo formulará un comentario crítico si considera que:

a) ha dejado de ser posible que la institución afectada suprima el caso de mala administración, y

b) el caso de mala administración no ha tenido consecuencias generales.

7.2. Cuando el Defensor del Pueblo archive un asunto formulando un comentario crítico, informará de su decisión al demandante y a la institución afectada.

Artículo 8  : Informes y recomendaciones

8.1. El Defensor del Pueblo elaborará un informe con proyectos de recomendaciones para la institución afectada si considera que:

a) es posible que la institución afectada suprima el caso de mala administración, o que

b) el caso de mala administración tiene consecuencias generales.

8.2. El Defensor del Pueblo remitirá una copia de su informe y de los proyectos de recomendación a la institución afectada y al demandante.

8.3. La institución afectada remitirá al Defensor del Pueblo un informe motivado en el plazo de tres meses. El informe motivado podrá consistir en la aceptación de la decisión del Defensor del Pueblo y en detallar las medidas adoptadas con vistas a la ejecución de los proyectos de recomendación.

8.4. Si el Defensor del Pueblo no considera que el informe motivado es satisfactorio, podrá elaborar un informe especial dirigido al Parlamento Europeo sobre el caso de mala administración. El informe podrá contener recomendaciones. El Defensor del Pueblo remitirá un ejemplar del informe a la institución afectada y al demandante.

Artículo 9  : Investigaciones por iniciativa propia

9.1. El Defensor del Pueblo podrá decidir la incoación de investigaciones por iniciativa propia.

9.2. El Defensor del Pueblo dispondrá de las mismas facultades de investigación para las investigaciones por iniciativa propia que para las investigaciones abiertas a consecuencia de una reclamación.

9.3. El procedimiento relativo a las investigaciones abiertas a consecuencia de una reclamación se aplicará igualmente, por analogía, a las investigaciones por iniciativa propia

Artículo 10  : Cuestiones de procedimiento

10.1. El Defensor del Pueblo clasificará como confidencial una reclamación a petición del demandante. Podrá ser clasificada como confidencial una reclamación por el Defensor del Pueblo por iniciativa propia, si lo considera necesario para proteger los intereses del demandante o de un tercero.

10.2. Si lo considera oportuno, el Defensor del Pueblo podrá adoptar disposiciones que permitan tratar con prioridad una reclamación.

10.3. Si se incoa un procedimiento jurisdiccional en relación con hechos que se encuentren sometidos a estudio en su servicio, el Defensor del Pueblo archivará el asunto. Se archivarán igualmente los resultados de las investigaciones a las que haya podido proceder con anterioridad.

10.4. El Defensor del Pueblo informará a las autoridades nacionales competentes y, en su caso, a la institución u órgano comunitario de los hechos pertinentes de carácter penal de que pudiera tener conocimiento en el marco de una investigación. El Defensor del Pueblo podrá informar igualmente a una institución u órgano comunitario de los hechos que, a su entender, pudieran justificar la apertura de un procedimiento disciplinario.

Artículo 11  : Informes al Parlamento Europeo

11.1. El Defensor del Pueblo presentará al Parlamento Europeo un informe anual sobre el conjunto de sus actividades y, particularmente, sobre el resultado de sus investigaciones.

11.2. Además de los informes especiales elaborados de conformidad con el apartado 4 del artículo 8, el Defensor del Pueblo podrá remitir al Parlamento Europeo cualesquiera otros informes especiales que considere oportunos para cumplir su mandato de conformidad con los Tratados y con el Estatuto.

11.3. El informe anual y los informes especiales del Defensor del Pueblo podrán contener todas las recomendaciones que considere oportunas para dar cumplimiento a su mandato de conformidad con los Tratados y el Estatuto.

Artículo 12  : Cooperación con los defensores del pueblo y órganos análogos de los Estados miembros

El Defensor del Pueblo podrá cooperar con los defensores del pueblo o las autoridades del mismo tipo que existan en los Estados miembros para potenciar la eficacia tanto de sus propias investigaciones como de las investigaciones de los citados defensores del pueblo o autoridades del mismo tipo y organizar de forma más eficaz la protección de derechos e intereses de conformidad con la legislación de la Unión Europea y de la Comunidad Europea.

Artículo 13  : Derecho del demandante a examinar el expediente

13.1. El demandante tendrá derecho a examinar el expediente del Defensor del Pueblo relativo a su reclamación, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 13 citado a continuación.

13.2. El demandante podrá ejercer in situ su derecho a examinar el expediente. Podrá solicitar al Defensor del Pueblo que le facilite una copia del expediente completo o de documentos específicos del mismo.

13.3 El denunciante no tendrá acceso a:

a) documentos o información obtenida en virtud del apartado 1 o el apartado 2 del artículo 5 citado anteriormente cuyo carácter confidencial se haya puesto en conocimiento del Defensor del Pueblo;

b) pruebas aportadas con carácter confidencial conforme al apartado 3 del artículo 5 citado anteriormente.

Artículo 14  : Acceso del público a los documentos custodiados por el Defensor del Pueblo

14.1. El público podrá acceder a documentos no publicados custodiados por el Defensor del Pueblo con arreglo a las mismas condiciones y restricciones establecidas por el Reglamento (CE) n° 1049/2001(2) para el acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión.

14.2. El público podrá solicitar el acceso a documentos relacionados con la investigación custodiados por el Defensor del Pueblo, siempre que a solicitud del denunciante no se haya clasificado la reclamación como confidencial, o así lo haya solicitado el Defensor del Pueblo conforme al apartado 1 del artículo 10. No se concederá acceso a:

a) documentos o información obtenida en virtud del apartado 1 o el apartado 2 del artículo 5 citado anteriormente cuyo carácter confidencial se haya puesto en conocimiento del Defensor del Pueblo;

b) testimonio aportado a título confidencial conforme al apartado 3 del artículo 5 citado anteriormente;

c) aquellas partes de su informe o réplicas a ulteriores investigaciones que, de acuerdo con el apartado 5 del artículo 4, la institución afectada haya solicitado que se divulguen únicamente al denunciante. El solicitante será informado de la razón o de las razones que haya aportado la institución afectada para su solicitud;

d) un documento cuya divulgación pudiera causar perjuicio a la integridad de una investigación en marcha.

14.3. Las solicitudes de acceso a documentos se presentarán por escrito (por carta, fax o correo electrónico) y de manera suficientemente precisa para permitir la identificación del documento.

14.4. Se dará acceso a los documentos in situ o mediante expedición de una copia. El Defensor del Pueblo podrá condicionar la expedición de copia de documentos al pago de una tasa razonable. El método de cálculo de las tasas será motivado.

14.5. Las decisiones sobre solicitudes de acceso público a otros documentos se adoptarán en un plazo de 15 días hábiles a partir de su recepción. En casos excepcionales, el plazo podrá ampliarse 15 días laborables; se notificará por adelantado y por extenso al solicitante sobre los motivos de dicha ampliación.

14.6. La desestimación total o parcial de una solicitud de acceso a un documento deberá motivarse.

Artículo 15  : Régimen lingüístico

15.1. Podrá presentarse una reclamación al Defensor del Pueblo en cualquiera de las lenguas del Tratado. El Defensor del Pueblo no estará obligado a examinar las reclamaciones que se le presenten en otras lenguas.

15.2. La lengua de procedimiento empleada por el Defensor del Pueblo será una de las lenguas del Tratado; en caso de reclamación, la lengua en que se haya redactado.

15.3. El Defensor del Pueblo determinará qué documentos deberán redactarse en la lengua de procedimiento.

Artículo 16  : Publicación de informes

16.1. El Defensor del Pueblo publicará en el Diario Oficial anuncios sobre la aprobación de los informes anuales y especiales en los que se harán públicos los modos en que los interesados pueden tener acceso al texto completo de los documentos.

16.2. Todos los informes y síntesis de decisiones del Defensor del Pueblo referentes a reclamaciones confidenciales se publicarán de manera que no sea posible la identificación del demandante.

Artículo 17  : Entrada en vigor

17.1. Quedan revocadas las medidas de aplicación adoptadas el 16 de octubre de 1997.

17.2. La presente decisión entrará en vigor el 1 de enero de 2003.

17.3. Se informará al Presidente del Parlamento Europeo de la adopción de la presente decisión. Se publicará asimismo un anuncio en el Diario Oficial.