01 September 2008
Ombudsmannen lovade i sin årsrapport för 2007 att hitta sätt att göra sina beslut mer lättlästa. Syftet är att ge bättre service till klagande och erbjuda både medborgare och tjänstemän tydligare vägledning om vad god förvaltning innebär.
För närvarande tillkännages beslut som avslutar undersökningar i ett brev till klaganden, varav en kopia skickas till den institution eller det organ som klagomålet riktas mot. Brevet inleds med en kronologi över samtliga steg i undersökningen. Detta följs av en detaljerad redogörelse av klaganden och av ombudsmannens undersökning, bland annat ett yttrande från institutionen och klagandens kommentarer på yttrandet. I den sista delen av beslutet granskas bevisen, händelserna upprepas i en sammanfattning och ombudsmannens slutsatser förklaras, liksom varför han avslutade undersökningen.
När den nuvarande dispositionen antogs 1996 var de flesta klagomål relativt enkla och de avslutande besluten därmed korta. Under årens lopp har de frågor som tas upp i ett vanligt klagomål blivit alltfler och mer invecklade. Följaktligen har de detaljerade redogörelserna av vad klaganden och institutionen har sagt blivit längre och krångligare. Detta gör i sin tur att upprepningen i den nuvarande dispositionen blir mer störande och distraherande. Det övergripande resultatet är att besluten har blivit längre och mer svårlästa.
Efter att noggrant ha undersökt flera alternativ till ändring kommer ombudsmannen att anta en ny beslutsstil från och med september 2008.
Enligt den nya stilen är brevet till klaganden separat från beslutet. Brevet har en mer personlig ton, och klaganden informeras på ett rättframt sätt om klagomålets resultat.
Själva beslutet är bättre disponerat. I de två första avsnitten återger ombudsmannen bakgrunden till klagomålet och förklarar sedan undersökningens omfattning. I nästa avsnitt anges stegen i undersökningen, bland annat ombudsmannens insatser för att lösa problemet(n) och parternas olika åsikter. I det sista avsnittet granskas som förut bevisen, och ombudsmannens slutsatser förklaras, liksom varför han avslutade undersökningen.
Genom att undvika onödiga detaljer och upprepningar kommer den nya stilen att leda till kortare och bättre riktade beslut. Nästa steg i att öka beslutens läsvänlighet är att förenkla språket så mycket som möjligt. Detta kommer att ske progressivt med hjälp av externa konsulter och påbörjas under sista kvartalet 2008.
