01 September 2008
Ziņojumā par 2007. gadu ombuds ir solījis meklēt risinājumus, lai lēmumi par lietu izbeigšanu kļūtu vieglāk uztverami. Šīs rīcības mērķis ir uzlabot sūdzību iesniedzēju apkalpošanas kvalitāti un sniegt gan iedzīvotājiem, gan ierēdņiem skaidrākas vadlīnijas, kas ir labas pārvaldes pamatā.
Pašlaik lēmumus par lietu izbeigšanu noformē kā sūdzību iesniedzējiem adresētas vēstules, kuru kopijas nosūta iestādēm vai struktūrām, par kurām ir saņemtas sūdzības. Vēstules sākumā hronoloģiskā secībā uzskaita visus sūdzības izskatīšanas posmus. Tad seko detalizēts sūdzības un ombuda veiktās izmeklēšanas apraksts, ieskaitot attiecīgās iestādes atzinumu un sūdzības iesniedzēja komentārus par šo atzinumu. Lēmuma pēdējā daļā ir sniegts pārskats par pierādījumiem, īsumā atkārtojot iepriekš teikto, un izskaidroti ombuda secinājumi un lietas izbeigšanas iemesli.
Kad 1996. gadā tika pieņemta šī lēmuma struktūra, sūdzības lielākoties bija salīdzinoši vienkāršas un lēmumi par lietu izbeigšanu atbilstoši īsi. Šo gadu laikā sūdzībās skartie jautājumi ir kļuvuši daudzskaitlīgāki un sarežģītāki. Līdz ar to sūdzību iesniedzēju un iestāžu argumentu detalizētie apraksti ir kļuvuši garāki un komplicētāki. Tas savukārt atkārtojumus, kas ir pašreizējās struktūras neatņemama daļa, padara arvien uzbāzīgākus un traucējošākus. Rezultātā lēmumi ir kļuvuši garāki un grūtāk uztverami.
Pēc rūpīgas dažādu iespējamo variantu analīzes ombuds ir nolēmis no 2008. gada septembra sākt izmantot jaunu lēmumu noformējumu.
Jaunajā noformējumā sūdzības iesniedzējam adresētā vēstule un lēmums ir atsevišķi dokumenti . Vēstulē ombuds uzrunā sūdzības iesniedzēju daudz personiskāk un skaidri un saprotami informē par sūdzības izmeklēšanas iznākumu.
Paša lēmuma struktūra ir pilnveidota. Pirmajās divās iedaļās ombuds skaidro sūdzības kontekstu un izmeklēšanas apjomu . Nākamajā iedaļā ir minēti sūdzības izskatīšanas procedūras posmi, ieskaitot ombuda centienus atrisināt problēmu(-as) un domstarpības starp iesaistītajām pusēm. Pēdējā iedaļā, tāpat kā iepriekš, ir sniegts pārskats par pierādījumiem un izskaidroti ombuda secinājumi un lietas izbeigšanas iemesli.
Atsakoties no nevajadzīgi detalizēta izklāsta un atkārtojumiem, lēmumi jaunajā noformējumā būs īsāki un kodolīgāki. Lai lēmumi kļūtu vēl vieglāk uztverami, nākamais uzdevums ir pēc iespējas vienkāršot to valodu. Tas notiks pakāpeniski, sākot no 2008. gada pēdējā ceturkšņa, un šajā darbā tiks iesaistīti pieaicināti konsultanti.
