01 September 2008
Nella sua relazione annuale per il 2007, il Mediatore si è impegnato a esaminare la possibilità di rivedere la struttura delle proprie decisioni per renderne più semplice la comprensione, in modo tale che possano fornire un servizio migliore ai denuncianti e risultare ancora più efficaci nell'offrire un orientamento, sia ai cittadini che ai funzionari, sugli elementi che determinano una buona amministrazione.
Attualmente, le decisioni con le quali si archiviano le indagini vengono elaborate sotto forma di lettera inviata al denunciante e trasmessa in copia all'istituzione o all'organismo contro il quale è stata sporta la denuncia. La lettera si apre con una cronistoria di tutte le fasi dell'indagine, seguita da un dettagliato resoconto della denuncia e dell'indagine del Mediatore, compresi il parere dell'istituzione coinvolta e le osservazioni del denunciante su tale parere. L'ultima parte della decisione riassume gli elementi a disposizione, sintetizzando quanto precedentemente illustrato e spiegando i risultati dell'indagine del Mediatore, nonché le motivazioni della sua decisione di archiviare il caso.
Quando la presente struttura è stata adottata nel 1996, la maggior parte delle denunce era piuttosto semplice e le decisioni di archiviazione erano di conseguenza brevi. Nel corso degli anni, le questioni sollevate dalle denunce sono divenute in media più numerose e complesse. Pertanto, i resoconti dettagliati della posizione del denunciante e dell'istituzione si sono fatti più lunghi e intricati. Per tale ragione, la ripetizione, insita nella presente struttura, risulta ancor più inopportuna e fuorviante. Nel complesso, infatti, le decisioni sono divenute più corpose e meno comprensibili.
Dopo aver esaminato attentamente le varie possibilità di modifica, il Mediatore adotterà un nuovo stile di presentazione delle decisioni a partire da settembre 2008.
In base al nuovo stile, la lettera inviata al denunciante è separata dalla decisione, ha un tono più personale e comunica l'esito della denuncia in modo semplice.
Anche la struttura della decisione è migliorata. Nelle prime due sezioni, il Mediatore illustra il contesto della denuncia e l'ambito della sua indagine. La sezione successiva riguarda le fasi della procedura d'indagine e descrive le azioni adottate dal Mediatore per risolvere il(i) problema(i) e le divergenze tra le parti. Come in passato, l'ultima sezione riassume gli elementi a disposizione e illustra l'esito dell'indagine del Mediatore e le sue motivazioni per archiviare il fascicolo.
Grazie al nuovo stile, che elimina i dettagli e le ripetizioni inutili, le decisioni saranno più brevi e mirate. Il prossimo passo nel rendere più comprensibili le decisioni consisterà nel semplificare il più possibile il linguaggio usato. Ciò sarà fatto progressivamente, con l'aiuto di consulenti esterni, a partire dall'ultimo trimestre del 2008.
