01 September 2008
Ombudsman lubas oma 2007. aasta aruandes uurida võimalusi, kuidas muuta oma otsused lugejasõbralikumaks. Eesmärk on pakkuda kaebuste esitajatele paremat teenust ning kodanikele ja ametnikele selgemaid juhiseid selle kohta, mis on hea haldus.
Praegu esitatakse uurimisi lõpetavad otsused kaebuse esitajale kirja vormis, mille koopia saadetakse institutsioonile või asutusele, kelle kohta kaebus esitati. Kiri algab uurimise kõigi astmete kronoloogilise järjestusega. Sellele järgneb kaebuse ja ombudsmani uurimise üksikasjalik ülevaade, sealhulgas institutsiooni seisukoht ja kaebuse esitaja tähelepanekud seisukoha kohta. Otsuse viimases osas vaadatakse üle tõendusmaterjal, korrates kokkuvõttes varem esitatut, ning seejärel selgitatakse ombudsmani järeldusi ja tema põhjuseid uurimine lõpetada.
Kui kõnealune struktuur 1996. aastal vastu võeti, oli enamik kaebusi suhteliselt lihtsad ja otsused olid vastavalt lühikesed. Aastate jooksul on kaebuste teemad keskmiselt arvukamaks ja keerukamaks muutunud. Selle tulemusel on üksikasjalik ülevaade sellest, mida kaebuse esitaja ja institutsioon ütlesid, muutunud pikemaks ja keerulisemaks. See omakorda muudab praeguses struktuuris sisalduva kordamise pealetükkivamaks ja häirivamaks. Üldiseks tulemuseks on see, et otsused on muutunud pikemaks ja vähem lugejasõbralikuks.
Pärast erinevate muutmisvõimaluste hoolikat kaalumist võtab ombudsman alates 2008. aasta septembrist vastu uue otsuse esitamise stiilijuhendi.
Uue stiilijuhendi alusel esitatakse kiri kaebuse esitajale otsusest eraldi. Kiri on toonilt isiklikum ja teavitab kaebuse esitajat kaebuse tulemusest otsekohesel viisil.
Otsuse enda puhul on parandatud struktuuri. Selle esimeses kahes osas esitab ombudsman kaebuse tausta ja selgitab seejärel oma uurimise ulatust . Järgnevas osas osutatakse uurimismenetluse sammudele, sealhulgas ombudsmani jõupingutustele probleemi(de) ja osapoolte vaheliste erimeelsuste lahendamisel. Nagu varemgi, vaadatakse viimases osas üle tõendusmaterjal ja selgitatakse ombudsmani järeldusi ning tema põhjuseid uurimine lõpetada.
Vältides põhjendamatut üksikasjalikkust ja kordamist, lubab uus otsuse esitamise stiilijuhend lühemaid ja sihipärasemaid otsuseid. Järgmiseks sammuks otsuste lugejasõbralikumaks muutmisel on keelekasutuse lihtsustamine nii suurel määral kui võimalik. Seda tehakse väliskonsultantide abiga järk-järgult 2008. aasta viimasest veerandist alates.
