01 September 2008
I sin årsberetning for 2007 lovede Ombudsmanden at undersøge måder, hvorpå hans afgørelser kunne gøres mere læservenlige. Målet er at yde bedre service til klagerne og at give både borgerne og embedsmændene klarere vejledning om, hvad god forvaltning er.
I dag har afgørelser om afslutning af behandling af sager form at et brev til klageren, som sendes i kopi til den institution eller det organ, hvorover der klages. Brevet indledes med en kronologisk oversigt over alle undersøgelsens trin. Derpå følger en detaljeret gennemgang af klagen og af ombudsmandens undersøgelse, herunder af institutionens udtalelse og klagerens bemærkninger til udtalelsen. Afgørelsens sidste del indeholder en gennemgang af de faktiske omstændigheder, herunder et sammendrag af det, der er gået forud, og derefter gives en redegørelse for Ombudsmandens resultater og grundene til, at behandlingen afsluttes.
Da den nuværende struktur blev indført i 1996, var de fleste klager forholdsvis enkle og afgørelser om afslutning af behandling af sager tilsvarende korte. Gennem årene er de problemer, der rejses i den gennemsnitlige klage, blevet flere og mere komplekse. En følge heraf har været, at den detaljerede gennemgang af, hvad klageren og institutionen har anført, er blevet længere og mere indviklet. Dette gør den gentagelse, der er uløseligt forbundet med den nuværende struktur, mere forstyrrende og distraherende. Det samlede resultat er, at afgørelserne er blevet længere og mindre læservenlige.
Efter grundigt at have undersøgt forskellige muligheder for ændring vil Ombudsmanden indføre en ny beslutningsform fra september 2008.
I den ny form er brevet til klageren adskilt fra afgørelsen. Brevet er holdt i en mere personlig tone og informerer på en enkel måde klageren om resultatet af klagen.
Selve afgørelsens struktur bliver forbedret. I afgørelsens to første afsnit beskriver Ombudsmanden baggrunden for klagen og redegør så for omfanget af sin undersøgelse. I det næste afsnit henvises der til de forskellige trin i undersøgelsesproceduren, herunder Ombudsmandens bestræbelser på at løse problemet/problemerne og uoverensstemmelserne mellem parterne. Som hidtil indeholder sidste del en gennemgang af de faktiske omstændigheder og en redegørelse for Ombudsmandens resultater og grundene til, at undersøgelsen afsluttes.
Ved at unødige detaljer og gentagelser undgås, vil den nye form give kortere og bedre fokuserede afgørelser. Det næste skridt med henblik på at gøre afgørelser mere læservenlige vil være at forenkle det sprog, der benyttes, så meget som muligt. Dette vil blive gjort gradvist med bistand af eksterne konsulenter og blive påbegyndt i sidste kvartal 2008.
