Pouvez-vous résoudre le problème vous-même, évitant ainsi l’ouverture d’une enquête du Médiateur?

Avant que le Médiateur européen n’ouvre une enquête, le plaignant doit avoir contacté l’institution concernée pour tenter de résoudre le problème. Il est préférable que le problème soit résolu à ce stade. Souvent, il s’agit simplement d’une demande d’explication, de justification, d’excuse ou de conseil, que l’administration est la plus à même de satisfaire. Un règlement à l’amiable proposé par l’institution est plus rapide et, en fin de compte, plus satisfaisant à tous égards. De plus, il contribue à promouvoir une image plus positive de l’UE et de ses institutions auprès des citoyens.

Et si le plaignant s’adresse au Médiateur?

Lorsqu’une plainte est déposée auprès du Médiateur, celui-ci la traite en adoptant une démarche constructive. Son but n’est ni de condamner ni de sanctionner. Il ne souhaite pas non plus provoquer une réaction défensive, et encore moins une culture de la défensive. Le plaignant, après tout, peut avoir choisi volontairement de s’adresser au Médiateur plutôt qu’au tribunal. Ce choix indique qu’il est prêt à accepter un type de solution ne se limitant pas à obtenir l’annulation de la décision de l’administration. Il s’agit d’une opportunité qu’il ne faut pas négliger.

Quelle réaction adopter si le Médiateur ouvre une enquête?

Une enquête du Médiateur donne à l’institution l’occasion de se demander si elle aurait pu agir différemment au vu du cadre juridique en vigueur, donnant ainsi une suite satisfaisante à la plainte. Pour cela, les deux parties doivent faire preuve de flexibilité et être disposées à trouver une solution au problème. Par exemple, il est parfois nécessaire de recourir à un regard extérieur pour analyser la situation sous un jour nouveau. Il est important de souligner qu’une réévaluation précoce et un changement de position n’impliquent pas nécessairement la reconnaissance qu’une erreur a été commise.

Le concept de mauvaise administration ne se limite pas à l’aspect illégal d’une décision. Le fait qu’une décision ait été adoptée sans enfreindre la loi ne signifie pas obligatoirement qu’elle a été adoptée conformément aux principes de bonne administration. La bonne administration suppose la recherche proactive de solutions alternatives qui, tout en étant légales, sont plus soucieuses des citoyens.

Que se passe-t-il si le Médiateur décèle un problème?

Si une erreur a été commise, il convient d’y remédier le plus rapidement possible. Il convient de s’excuser s’il y a lieu et d’aller de l’avant. C’est précisément le but des solutions à l’amiable proposées par le Médiateur: saisir l’opportunité de régler les litiges en amenant les deux parties à accepter une solution équitable. Au lieu de chercher à justifier et défendre la décision initiale prise par l’institution, les services doivent plutôt exploiter les opportunités de résoudre les problèmes en acceptant les propositions de solution à l’amiable du Médiateur. En cas de solution à l’amiable, le Médiateur ne manquera pas d’en attribuer le mérite à l’institution. La résolution d’un problème peut conduire à faire un geste significatif, tel que le versement d’une compensation ou l’autorisation de lancer une nouvelle procédure, et cela en vaut presque toujours la peine. Après tout, refuser de résoudre un problème au moment opportun peut se révéler au final bien plus coûteux en temps et en argent.

Est-il possible de tirer des enseignements pour l’avenir?

Les plaintes sont parfois le symptôme de problèmes systémiques sous-jacents. L’une des fonctions du Médiateur est de recenser ces problèmes et de trouver des moyens d’y remédier afin que les problèmes rencontrés par une personne ne se reproduisent pas. En instaurant un dialogue avec les institutions, le Médiateur s’assure que l’administration tire les enseignements des plaintes. À ce titre, en plus de faire office de mécanisme extérieur de contrôle, le Médiateur constitue également une ressource précieuse que les institutions peuvent utiliser pour améliorer leur performance et réduire la probabilité que des problèmes similaires ne se produisent à nouveau.

Les membres du personnel sont tenus non seulement d’adopter eux-mêmes un comportement correct, mais également de dénoncer les actes répréhensibles d’autres membres du personnel.

Le Médiateur est l’une des personnes auxquelles un fonctionnaire ou un agent peut s’adresser si, dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions, il a eu connaissance:

• de faits qui peuvent laisser présumer une activité illégale éventuelle, notamment une fraude ou une corruption, préjudiciable aux intérêts de l’Union;
• d’une conduite en rapport avec l’exercice de ses fonctions pouvant constituer un grave manquement aux obligations des fonctionnaires de l’UE.

Avant de saisir le Médiateur, tout fonctionnaire ou agent doit avoir suivi la procédure visée à l’article 22 bis du statut du personnel. . Pour cela, il peut en informer son supérieur hiérarchique direct ou son directeur général, ou encore, s’il le juge utile, le secrétaire général ou toute personne de rang équivalent, ou directement l’Office européen de lutte antifraude (OLAF).

Lorsqu’une personne s’adresse au Médiateur dans une affaire de ce type, le statut du personnel (article 22 ter) prévoit qu’elle ne peut subir de préjudice de la part de l’institution à laquelle elle appartient, pour autant que les deux conditions énumérées ci-après soient remplies:

• le fonctionnaire estime, de bonne foi, que l’information divulguée et toute allégation qu’elle recèle sont substantiellement fondées;
• le fonctionnaire a préalablement communiqué cette même information à l’OLAF ou à son institution et leur a laissé le délai fixé par l’OLAF ou par l’institution, compte tenu de la complexité de l’affaire, pour engager l’action qui s’impose. Ce délai ne s’applique pas lorsque le fonctionnaire peut démontrer qu’il n’est pas raisonnable compte tenu de l’ensemble des circonstances de l’affaire.

Le Médiateur traite les plaintes des informateurs de façon confidentielle.