European Ombudsman

Décision du Médiateur européen portant adoption de dispositions d'exécution(1)

Article premier  : Définitions

Au sens des présentes dispositions d'exécution,

a) l'expression "institution concernée" désigne l'institution ou l'organe communautaire faisant l'objet d'une plainte ou d'une enquête d'initiative;

b) le terme "statut" désigne le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur;

c) s'agissant des documents et des informations, le terme "confidentiel" signifie "ne devant pas être divulgué".

Article 2  : Réception des plaintes

2.1. À leur réception, les plaintes sont identifiées, enregistrées et numérotées.

2.2. Un accusé de réception indiquant le numéro d'enregistrement de la plainte et désignant le juriste chargé de l'affaire est envoyé au plaignant.

2.3. Une pétition renvoyée au Médiateur par le Parlement européen avec l'accord du pétitionnaire est traitée comme une plainte.

2.4. Le cas échéant, le Médiateur peut, avec l'accord du plaignant, renvoyer une plainte au Parlement européen pour qu'elle y soit traitée comme une pétition.

2.5. Le cas échéant, le Médiateur peut, avec l'accord du plaignant, renvoyer une plainte à une autre autorité compétente.

Article 3  : Recevabilité des plaintes

3.1. Sur la base des critères énoncés dans le traité et le statut, le Médiateur établit si une plainte relève de son mandat et, dans l'affirmative, si elle est recevable; il peut, avant de se déterminer, demander au plaignant de fournir des renseignements ou des documents complémentaires.

3.2. Lorsqu'une plainte ne relève pas du mandat du Médiateur ou est irrecevable, le Médiateur clôt le dossier y afférent. Il informe le plaignant de sa décision en la motivant. Le Médiateur peut conseiller au plaignant de s'adresser à une autre autorité.

Article 4  : Enquêtes relatives aux plaintes recevables

4.1. Le Médiateur décide s'il existe des éléments suffisants pour justifier l'ouverture d'une enquête au sujet d'une plainte recevable.

4.2. Si le Médiateur ne trouve pas d'éléments suffisants pour justifier l'ouverture d'une enquête, il clôt le dossier relatif à la plainte et informe le plaignant en conséquence. Le Médiateur peut également informer l'institution concernée.

4.3. Si le Médiateur trouve des éléments suffisants pour justifier l'ouverture d'une enquête, il en informe le plaignant et l'institution concernée. Il transmet à l'institution concernée une copie de la plainte et lui demande de rendre un avis dans un délai donné, qui n'excède pas normalement trois mois. La demande adressée à l'institution concernée peut spécifier certains aspects de la plainte, ou des points particuliers, qui devront être traités dans l'avis.

4.4. L'avis ne contient aucune information ni aucun document considérés comme confidentiels par l'institution concernée.

4.5. À la demande de l'institution concernée, la divulgation de certaines parties de son avis peut être limitée au seul plaignant. L'institution concernée identifie clairement les parties en question et motive sa demande.

4.6. Le Médiateur envoie l'avis de l'institution concernée au plaignant. Le plaignant a la possibilité de présenter des observations au Médiateur dans un délai donné, qui n'excède pas normalement un mois.

4.7. S'il le juge utile, le Médiateur poursuit son enquête. Les articles 4.3 à 4.6 sont applicables en cas de poursuite de l'enquête, à l'exception du délai de réponse accordé à l'institution concernée, qui est normalement fixé à un mois.

4.8. S'il le juge approprié, le Médiateur peut avoir recours à une procédure simplifiée, en vue de parvenir à une solution rapide.

4.9. Une fois son enquête achevée, le Médiateur classe l'affaire par une décision motivée et en informe le plaignant et l'institution concernée.

Article 5  : Pouvoirs d'investigation

5.1. Sous réserve des conditions énoncées dans le statut, le Médiateur peut demander aux institutions et organes communautaires ainsi qu'aux autorités des États membres de fournir, dans un délai raisonnable, des renseignements ou des documents à des fins d'enquête. Tous renseignements ou documents considérés comme confidentiels doivent être clairement identifiés en tant que tels.

5.2. Le Médiateur peut inspecter le fichier de l'institution concernée. L'institution concernée identifie clairement tous les documents contenus dans le fichier qu'elle considère comme étant confidentiels. Le Médiateur peut se saisir de copies de l'intégralité du fichier ou de documents spécifiques contenus dans celui-ci. Le Médiateur informe le plaignant du fait qu'une inspection a eu lieu.

5.3. Le Médiateur peut demander aux fonctionnaires ou autres agents des institutions ou organes communautaires de témoigner dans les conditions prévues au statut. Le Médiateur peut décider que la personne appelée à témoigner le fasse à titre confidentiel.

5.4. Le Médiateur peut demander aux institutions et organes communautaires de prévoir les modalités pratiques lui permettant de mener ses enquêtes sur place.

5.5. Le Médiateur peut faire procéder aux études ou expertises qu'il estime nécessaires pour l'aboutissement d'une enquête.

Article 6  : Solutions à l'amiable

6.1. Si le Médiateur constate un cas de mauvaise administration, il coopère dans toute la mesure possible avec l'institution concernée pour trouver une solution à l'amiable, ce afin d'éliminer le cas de mauvaise administration et de donner satisfaction au plaignant.

6.2. Si le Médiateur estime qu'une telle coopération a abouti, il classe l'affaire par une décision motivée. Il informe le citoyen et l'institution concernée de sa décision.

6.3. Si le Médiateur estime qu'une solution à l'amiable n'est pas possible, ou que la recherche d'une solution à l'amiable n'a pas abouti, il classe l'affaire par une décision motivée, qui peut comporter un commentaire critique, ou établit un rapport contenant des projets de recommandations.

Article 7  : Commentaires critiques

7.1. Le Médiateur formule un commentaire critique s'il estime:

a) qu'il n'est plus possible à l'institution concernée d'éliminer le cas de mauvaise administration et

b) que le cas de mauvaise administration n'a pas d'implications générales.

7.2. Lorsque le Médiateur classe l'affaire en formulant un commentaire critique, il informe le plaignant et l'institution concernée.

Article 8  : Rapports et recommandations

8.1. Le Médiateur établit un rapport contenant des projets de recommandations à l'intention de l'institution concernée s'il estime

a) qu'il est possible à l'institution concernée d'éliminer le cas de mauvaise administration ou

b) que le cas de mauvaise administration a des implications générales.

8.2. Le Médiateur envoie une copie de son rapport et des projets de recommandations à l'institution concernée et au plaignant.

8.3. L'institution concernée fait tenir un avis circonstancié au Médiateur dans un délai de trois mois. L'avis circonstancié peut porter acceptation de la décision du Médiateur et détailler les mesures prises en vue de la mise en œuvre des projets de recommandations.

8.4. Si le Médiateur ne considère pas l'avis circonstancié comme satisfaisant, il établit un rapport spécial adressé au Parlement européen sur le cas de mauvaise administration. Le rapport peut contenir des recommandations. Le Médiateur envoie une copie du rapport à l'institution concernée et au plaignant.

Article 9  : Enquêtes d'initiative

9.1. Le Médiateur peut décider de procéder à des enquêtes de sa propre initiative.

9.2. Le Médiateur dispose des mêmes pouvoirs d'investigation pour les enquêtes d'initiative que pour les enquêtes ouvertes à la suite d'une plainte.

9.3. La procédure relative aux enquêtes ouvertes à la suite d'une plainte s'applique également, par analogie, aux enquêtes d'initiative.

Article 10  : Points de procédure

10.1. Une plainte est classée comme confidentielle par le Médiateur à la demande du plaignant. Une plainte peut être classée comme confidentielle par le Médiateur de sa propre initiative, s'il l'estime nécessaire pour protéger les intérêts du plaignant ou d'une tierce partie.

10.2. S'il l'estime opportun, le Médiateur peut prendre des dispositions permettant qu'une plainte soit traitée en priorité.

10.3. Si une procédure juridictionnelle est engagée à l'égard de faits qu'il a à l'étude, le Médiateur classe l'affaire. Les résultats des enquêtes auxquelles il a éventuellement procédé auparavant sont classés.

10.4. Le Médiateur informe les autorités nationales compétentes et, le cas échéant, l'institution ou l'organe communautaire des faits relevant du droit pénal dont il peut avoir connaissance dans le cadre d'une enquête. Le Médiateur peut également informer une institution ou un organe communautaire de faits qui, à son sens, pourraient justifier l'ouverture d'une procédure disciplinaire.

Article 11  : Rapports au Parlement européen

11.1. Le Médiateur présente au Parlement européen un rapport annuel sur l'ensemble de ses activités, et, notamment, sur les résultats de ses enquêtes.

11.2. Outre les rapports spéciaux visés à l'article 8.4 supra, le Médiateur peut adresser au Parlement européen tous autres rapports spéciaux qu'il juge opportuns pour remplir son mandat conformément aux traités et au statut.

11.3. Le rapport annuel et les rapports spéciaux du Médiateur peuvent contenir toutes recommandations qu'il juge opportunes pour remplir son mandat conformément aux traités et au statut.

Article 12  : Coopération avec les médiateurs et les organes similaires des États membres

Le Médiateur peut coopérer avec les médiateurs et les organes similaires établis dans les États membres afin de renforcer l'efficacité tant de ses propres enquêtes que des enquêtes desdits médiateurs et organes et d'organiser de façon plus efficace la sauvegarde des droits et intérêts découlant du droit de la Communauté européenne et de l'Union européenne.

Article 13  : Droit du plaignant à consulter son dossier

13.1. Le plaignant est habilité à consulter, sous réserve des dispositions de l'article 13.3, le dossier constitué par le Médiateur sur sa plainte.

13.2. Le plaignant peut exercer sur place le droit de voir le dossier. Il peut demander au Médiateur de lui fournir une copie de l'ensemble du dossier ou de certaines des pièces qui y sont versées.

13.3. Le plaignant n'a pas accès:

a) aux documents ou informations obtenus en vertu des articles 5.1 ou 5.2 supra et identifiés comme confidentiels à l'attention du Médiateur;

b) aux témoignages recueillis confidentiellement conformément à l'article 5.3 supra.

Article 14  : Accès du public aux documents détenus par le Médiateur

14.1. Le public a accès aux documents détenus par le Médiateur et n'ayant pas trait aux enquêtes, sous réserve des mêmes conditions et limites que celles énoncées par le règlement (CE) n° 1049/2001(2) pour l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

14.2. Le public peut demander l'accès à des documents ayant trait à une enquête détenus par le Médiateur, pour autant que la plainte n'ait pas été classée confidentielle à la demande du plaignant, ni par le Médiateur en application de l'article 10.1 supra. L'accès est refusé:

a) aux documents ou informations obtenus en vertu des articles 5.1 ou 5.2 supra et identifiés comme confidentiels à l'attention du Médiateur;

b) aux témoignages recueillis confidentiellement conformément à l'article 5.3 supra;

c) aux parties d'avis et aux réponses à toute enquête supplémentaire formulés par l'institution concernée et dont elle a requis, conformément à l'article 4.5 supra, qu'ils ne soient divulgués qu'au plaignant. Le demandeur est informé du ou des motif(s) avancés par l'institution concernée à l'appui de sa demande;

d) à un document dont la divulgation pourrait compromettre l'intégrité d'une enquête en cours.

14.3. Les demandes d'accès à des documents sont formulées par écrit (courrier ordinaire, télécopie ou courrier électronique) et de façon suffisamment précise pour permettre l'identification des documents en question.

14.4. Il est donné accès aux documents sur place ou par la délivrance d'une copie. Le Médiateur peut soumettre la délivrance de copies au paiement d'une redevance raisonnable. La méthode de calcul de toute redevance est expliquée.

14.5. Les décisions relatives aux demandes d'accès du public sont prises dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception des demandes. Dans des cas exceptionnels, le délai peut être prolongé de 15 jours ouvrables, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée.

14.6. Le rejet total ou partiel d'une demande d'accès à un document est motivé.

Article 15  : Régime linguistique

15.1. Une plainte peut être présentée au Médiateur dans l'une quelconque des langues du traité. Le Médiateur n'est pas tenu d'examiner les plaintes qui lui sont présentées dans d'autres langues.

15.2. La langue de procédure du Médiateur est l'une des langues du traité; dans le cas d'une plainte, la langue dans laquelle celle-ci est rédigée.

15.3. Le Médiateur décide des documents qui doivent être rédigés dans la langue de procédure.

Article 16  : Publication des rapports

16.1. Le Médiateur européen publie au Journal officiel des avis annonçant l'adoption des rapports annuels et des rapports spéciaux et indiquant les moyens par lesquels toute personne intéressée peut accéder aux textes intégraux de ces documents.

16.2. Tout rapport du Médiateur et tout résumé de ses décisions relatifs à une plainte confidentielle sont publiés sous une forme ne permettant pas d'identifier le plaignant.

Article 17  : Entrée en vigueur

17.1. Les dispositions d'exécution adoptées le 16 octobre 1997 sont abrogées.

17.2. La présente décision entre en vigueur le 1er janvier 2003.

17.3. Le Président du Parlement européen est informé de l'adoption de la présente décision. Un avis est également publié au Journal officiel.