European Ombudsman

Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om fastlæggelse af gennemførelsesbestemmelser(1)

Artikel 1  : Definitioner

I disse gennemførelsesbestemmelser

a) forstås ved "den berørte institution" den fællesskabsinstitution eller det fællesskabsorgan, som er genstand for en klage eller en undersøgelse på eget initiativ

b) forstås ved "statutten" bestemmelserne om og de almindelige betingelser for udøvelsen af Ombudsmandens hverv

c) i forbindelse med dokumenter og oplysninger forstås ved "fortroligt" "må ikke videregives".

Artikel 2  : Modtagelse af klager

2.1. Klagerne identificeres, registreres og nummereres ved modtagelsen.

2.2. Klageren tilsendes en bekræftelse på modtagelsen med angivelse af klagens registreringsnummer og den juridiske rådgiver, som behandler sagen.

2.3. Et andragende, som med andragerens samtykke overføres fra Europa-Parlamentet til Ombudsmanden, behandles som en klage.

2.4. I givet fald kan Ombudsmanden med klagerens samtykke overføre en klage til behandling som et andragende i Europa-Parlamentet.

2.5. I givet fald kan Ombudsmanden med klagerens samtykke overføre en klage til en anden kompetent myndighed.

Artikel 3  : Antagelse af klager til behandling

3.1. På grundlag af de i traktaten og statutten fastlagte kriterier afgør Ombudsmanden, om en klage henhører under hans sagsområde, og i givet fald, om den opfylder betingelserne for behandling; han kan anmode klageren om at forelægge yderligere oplysninger eller flere dokumenter, inden han træffer sin afgørelse.

3.2. Falder en klage uden for Ombudsmandens sagsområde eller opfylder den ikke betingelserne for behandling, henlægges den. Ombudsmanden informerer klageren om sin afgørelse og begrunder denne. Ombudsmanden kan foreslå borgeren at henvende sig til en anden myndighed.

Artikel 4  : Undersøgelser af klager, der er antaget til behandling

4.1. Ombudsmanden afgør, om der foreligger tilstrækkeligt grundlag for at foretage en undersøgelse af en klage, som er erklæret i overensstemmelse med betingelserne for behandling.

4.2. Finder Ombudsmanden ikke, at der er tilstrækkeligt grundlag for at foretage en undersøgelse, afslutter han behandlingen af klagen og informerer klageren herom. Ombudsmanden kan også informere den berørte institution.

4.3. Finder Ombudsmanden, at der er tilstrækkeligt grundlag for at foretage en undersøgelse, informerer han klageren og den berørte institution. Ombudsmanden forelægger den berørte institution en genpart af klagen og opfordrer den til at fremsætte en udtalelse inden for en fastsat frist, som normalt ikke overstiger tre måneder. Henvendelsen til den berørte institution kan indeholde en anmodning om, at institutionen i sin udtalelse til Ombudsmanden nærmere redegør for særlige aspekter af klagen eller nærmere bestemte spørgsmål.

4.4. Udtalelsen må ikke indeholde oplysninger eller dokumenter, som den berørte institution anser for fortrolige.

4.5. Den berørte institution kan anmode om, at visse dele af dens udtalelse kun må videregives til klageren. De pågældende dele skal tydeligt angives, og begrundelsen eller begrundelserne for anmodningen skal anføres.

4.6. Ombudsmanden sender udtalelsen fra den berørte institution til klageren. Klageren kan forelægge sine bemærkninger for Ombudsmanden inden for en fastsat frist, som normalt ikke overstiger en måned.

4.7. Finder Ombudsmanden det påkrævet, foretager han yderligere undersøgelser. Punkt 4.3 til 4.6 er gældende for yderligere undersøgelser, bortset fra, at den berørte institutions svarfrist normalt er én måned.

4.8. Finder Ombudsmanden det påkrævet, kan han anvende en forenklet procedure med henblik på at sikre en hurtig løsning.

4.9 Når Ombudsmanden har fuldført sine undersøgelser, afslutter han behandlingen af sagen med en begrundet afgørelse og informerer klageren og den berørte institution herom.

Artikel 5  : Undersøgelsesbeføjelser

5.1. Med forbehold af de i statutten fastlagte betingelser skal Fællesskabets institutioner og organer og medlemsstaternes myndigheder efter anmodning fra Ombudsmanden inden for en rimelig tidsfrist forelægge oplysninger eller dokumenter med henblik på en undersøgelse. De skal tydeligt angive, hvilke oplysninger eller dokumenter, de anser som fortrolige.

5.2. Ombudsmanden kan kontrollere den berørte institutions sagsakter. Den berørte institution skal tydeligt angive, hvilke dokumenter i sagsakterne den anser for fortrolige. Ombudsmanden kan tage genpart af samtlige sagsakter eller af visse af de dokumenter, der vedrører sagen. Ombudsmanden informerer klageren om, at der har fundet en kontrol sted.

5.3. Fællesskabets tjenestemænd og øvrige ansatte skal efter anmodning fra Ombudsmanden aflægge vidnesbyrd i henhold til de i statutten fastlagte betingelser. Ombudsmanden kan beslutte, at personen, som aflægger vidnesbyrd, skal gøre det i fortrolighed.

5.4. Ombudsmanden kan anmode Fællesskabets institutioner og organer om at give ham mulighed for at foretage yderligere undersøgelser på stedet.

5.5. Ombudsmanden kan bestille de undersøgelser eller ekspertrapporter, han måtte finde påkrævet for at fuldføre en undersøgelse.

Artikel 6  : Mindelige løsninger

6.1. Konstaterer Ombudsmanden tilfælde af fejl eller forsømmelser, forsøger han så vidt muligt sammen med den berørte institution at finde en mindelig løsning, der kan bringe fejlen eller forsømmelsen til ophør og imødekomme klageren.

6.2. Finder Ombudsmanden, at samarbejdet har ført til det ønskede resultat, afslutter han behandlingen af sagen med en begrundet afgørelse. Han informerer klageren og den berørte institution om afgørelsen.

6.3. Finder Ombudsmanden, at en mindelig løsning ikke er mulig, eller et forsøg på at nå frem til en mindelig løsning ikke har ført til det ønskede resultat, afslutter han behandlingen af sagen med en begrundet afgørelse, som kan omfatte en kritisk bemærkning, eller udarbejder en beretning med forslag til henstillinger.

Artikel 7  : Kritiske bemærkninger

7.1. Ombudsmanden fremsætter en kritisk bemærkning, når han anser

a) at den berørte institution ikke længere kan rette op på den konstaterede fejl eller forsømmelse, og

b) at den konstaterede fejl eller forsømmelse ikke har generelle følgevirkninger.

7.2. Afslutter Ombudsmanden en sag med en kritisk bemærkning, informerer han klageren og den berørte institution.

Artikel 8  : Beretninger og henstillinger

8.1. Ombudsmanden forelægger den berørte institution en beretning med forslag til henstillinger, når han enten anser

a) at den berørte institution kan rette op på den konstaterede fejl eller forsømmelse, eller

b) at den konstaterede fejl eller forsømmelse har generelle følgevirkninger.

8.2. Ombudsmanden sender en genpart af sin beretning og forslaget til henstillinger til den berørte institution og til klageren.

8.3. Den berørte institution sender Ombudsmanden en detaljeret udtalelse inden tre måneder. Den detaljerede udtalelse kan bestå i, at institutionen tager Ombudsmandens afgørelse til efterretning og redegør for de foranstaltninger, den har truffet for at efterkomme henstillingerne.

8.4. Finder Ombudsmanden ikke den detaljerede udtalelse tilfredsstillende, kan han udarbejde en særlig beretning til Europa-Parlamentet om den konstaterede fejl eller forsømmelse. Han kan heri fremsætte henstillinger. Ombudsmanden sender en genpart af beretningen til den berørte institution og klageren.

Artikel 9  : Undersøgelser på eget initiativ

9.1. Ombudsmanden kan beslutte at foretage undersøgelser på eget initiativ.

9.2. Ombudsmandens undersøgelsesbeføjelser ved undersøgelser på eget initiativ er de samme som ved undersøgelser foranlediget af en klage.

9.3. De procedurer, der finder anvendelse ved undersøgelser foranlediget af en klage, finder tilsvarende anvendelse ved undersøgelser på eget initiativ.

Artikel 10  : Procedureregler

10.1. Ombudsmanden erklærer en sag fortrolig, hvis klageren anmoder herom. Finder Ombudsmanden det nødvendigt for at beskytte klageren eller tredjeparts interesser, kan han på eget initiativ erklære en klage fortrolig.

10.2. Finder Ombudsmanden det påkrævet, kan han tage initiativ til at prioritere behandlingen af en klage.

10.3. Indledes en retssag vedrørende det påklagede forhold, afslutter Ombudsmanden behandlingen af sagen. Resultaterne af de undersøgelser, han måtte have foretaget forinden, henlægges.

10.4. Får Ombudsmanden i forbindelse med sine undersøgelser kendskab til forhold, der henhører under strafferetten, meddeler han dette til de nationale kompetente myndigheder og i givet fald til en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan. Ombudsmanden kan ligeledes underrette en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan om forhold, der efter hans opfattelse berettiger en disciplinærsag.

Artikel 11  : Beretninger til Europa-Parlamentet

11.1. Ombudsmanden forelægger Europa-Parlamentet en årsberetning om sine aktiviteter som helhed, herunder resultaterne af hans undersøgelser.

11.2. Såvel som særlige beretninger, jf. ovenstående punkt 8.4, kan Ombudsmanden tillige forelægge Europa-Parlamentet andre særlige beretninger, hvis han finder det nødvendigt for at udføre sine opgaver i henhold til traktaterne og statutten.

11.3. Årsberetningen og Ombudsmandens særlige beretninger kan indeholde de henstillinger, Ombudsmanden finder nødvendige for at udføre sine opgaver i henhold til traktaterne og statutten.

Artikel 12  : Samarbejde med ombudsmænd og tilsvarende organer i medlemsstaterne

Ombudsmanden kan indlede et samarbejde med ombudsmænd og tilsvarende organer i medlemsstaterne med det formål at øge effektiviteten af såvel hans egne undersøgelser som af de undersøgelser, der foretages af ombudsmænd og tilsvarende organer i medlemsstaterne, og nå frem til mere effektiv beskyttelse af de europæiske borgeres rettigheder i henhold til EU- og EF-retten.

Artikel 13  : Klagerens ret til at se sagsakterne

13.1. Klageren har ret til at se Ombudsmandens sagsakter om hans eller hendes klage, jf. nedenstående punkt 13.3.

13.2. Klageren har ret til at se sagsakterne på stedet. Han eller hun kan anmode Ombudsmanden om at forelægge en genpart af samtlige sagsakter eller af visse dokumenter, der vedrører sagen.

13.3. Klageren har ikke ret til at se

a) dokumenter eller oplysninger, som er tilvejebragt i henhold til ovenstående punkt 5.1 eller 5.2, og som Ombudsmanden er blevet anmodet om at holde fortrolige

b) vidnesbyrd aflagt i fortrolighed, jf. ovenstående punkt 5.3.

Artikel 14  : Aktindsigt i dokumenter i Ombudsmandens besiddelse

14.1. Offentligheden har aktindsigt i dokumenter i Ombudsmandens besiddelse, som ikke vedrører undersøgelser, på samme betingelser og med de samme undtagelser som anført i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001(2) med hensyn til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter.

14.2 Offentligheden kan anmode om aktindsigt i undersøgelsesrelaterede dokumenter i Ombudsmandens besiddelse, bortset fra klager, der er erklæret fortrolige på klagerens anmodning eller af Ombudsmanden, jf. ovenstående punkt 10.1. Der gives ikke aktindsigt i:

a) dokumenter eller oplysninger, som er tilvejebragt i henhold til ovenstående punkt 5.1 eller 5.2, og som Ombudsmanden er blevet anmodet om at holde fortrolige

b) vidnesbyrd aflagt i fortrolighed, jf. ovenstående punkt 5.3

c) de dele af udtalelsen og svar på yderligere undersøgelser, som den berørte institution, jf. ovenstående punkt 4.5, har anmodet Ombudsmanden om kun at videregive til klageren. Begæreren om aktindsigt skal informeres om den eller de begrundelser, som den berørte institution har anført i sin anmodning

d) et dokument, for hvilket videregivelsen ville skade en igangværende undersøgelses integritet.

14.3. Anmodning om aktindsigt i dokumenter skal indgives skriftligt (skrivelse, fax eller e-mail) og være så præcis, at det er muligt at identificere dokumentet.

14.4 Aktindsigt udøves enten ved gennemsyn på stedet eller fremsendelse af en genpart. Ombudsmanden kan opkræve et passende gebyr for udlevering af genparter af dokumenter. Der redegøres for, hvordan gebyret beregnes.

14.5 Afgørelsen vedrørende en begæring om aktindsigt træffes uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder senest 15 dage efter modtagelsen af begæringen. I undtagelsestilfælde kan fristen forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

14.6 Afslås en begæring om aktindsigt helt eller delvis, begrundes afslaget.

Artikel 15  : Sprog

15.1. Klager kan forelægges Ombudsmanden på et af de i traktaten omhandlede sprog. Ombudsmanden er ikke forpligtet til at behandle klager, der er affattet på et andet sprog.

15.2. Ombudsmandens arbejdssprog er et af de i traktaten omhandlede sprog. I tilfælde af klager er arbejdssproget det sprog, klagen er affattet på.

15.3. Ombudsmanden afgør, hvilke dokumenter der skal udarbejdes på arbejdssproget.

Artikel 16  : Offentliggørelse af beretninger

16.1. Den Europæiske Ombudsmand skal offentliggøre meddelelser om vedtagelse af årsberetninger og særlige beretninger i De n Europæiske Unions Tidende og samtidig bekendtgøre, hvorledes interesserede kan få aktindsigt i dokumenternes fulde tekst.

16.2. Beretninger eller sammendrag af Ombudsmandens afgørelser vedrørende klager, der er fortrolige, udformes ved offentliggørelsen således, at klageren ikke kan identificeres.

Artikel 17  : Ikrafttrædelse

17.1. Gennemførelsesbestemmelserne af 16. oktober 1997 ophæves.

17.2. Denne afgørelse træder i kraft den 1. januar 2003.

17.3. Europa-Parlamentets formand underrettes om vedtagelsen af denne afgørelse. En meddelelse offentliggøres tillige i Den Europæiske Unions Tidende .