Médiateur européen

Monsieur,

Le 16 juin 2005, vous avez saisi le Médiateur européen d'une plainte contre l'Agence exécutive pour l'énergie intelligente de la Commission européenne ("AEEI") concernant votre candidature au poste d'agent financier principal (poste n° IEEA/A/2004/2005). Le 8 juillet 2005, vous m'avez adressé des documents supplémentaires liés à votre plainte.

Le 21 juillet 2005, j'ai transmis la plainte au Directeur exécutif de l'AEEI. L'AEEI a envoyé son avis le 27 octobre 2005. Le 15 novembre 2005, je vous en ai donné communication en vous invitant à formuler des observations. Aucune observation de votre part n'a été reçue dans le délai imparti.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête et je vous présente mes excuses pour la durée du traitement de votre plainte.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents se présentent comme suit.

L'AEEI a été créée par la décision n° 2004/20/CE de la Commission du 20 décembre 2003(1), instituant une agence exécutive, dénommée «Agence exécutive pour l'énergie intelligente», pour la gestion de l'action communautaire dans le domaine de l'énergie en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil(2).

En septembre 2004, le plaignant a postulé pour un poste d'agent financier principal à l'AEEI. En mars 2005, il a été convié à un entretien d'embauche avec le comité de sélection de l'AEEI. À la suite de cet entretien, le plaignant a été convoqué, le 25 avril 2005, à "la visite médicale et à un entretien avec le Directeur exécutif de l'AEEI". Le 20 mai 2005, le plaignant a été informé oralement qu'il n'avait pas été sélectionné pour le poste.

Le 20 mai 2005, le plaignant a introduit une plainte devant le Médiateur européen (affaire 1907/2005/MF). Il allègue que les règles de bonne administration n'ont pas été respectées parce qu'il n'avait pas été informé que le rendez-vous du 25 avril 2005 constituait un entretien d'embauche supplémentaire et parce qu'il n'aurait pas dû être convoqué à la visite médicale tant qu'il n'était pas encore sélectionné pour le poste.

Étant donné que le plaignant avait contacté l'institution le même jour que celui où il avait porté plainte devant le Médiateur, ce dernier a considéré que l'AEEI n'avait pas encore eu suffisamment de temps pour examiner le dossier du plaignant. Par décision du 16 juin 2005, le Médiateur a par conséquent classé l'affaire sur la base de l'article 2, paragraphe 4, de son statut.

Le 16 juin 2005, le plaignant a adressé un autre courriel au Médiateur. Compte tenu des questions soulevées par le plaignant, le courriel a été enregistré par le Secrétariat du Médiateur en tant que nouvelle plainte sous la réfé rence 2207/2005/MF. Le 8 juillet 2005, le plaignant a présenté d'autres documents se rapportant à sa plainte.

Dans la plainte qu'il a introduite devant le Médiateur, le plaignant allègue que l'AEEI ne l'a pas informé que la rencontre du 25 avril 2005 avec son Directeur exécutif était un entretien d'embauche effectué dans le cadre de la procédure de sélection pour le poste d'agent financier principal. Le plaignant soutient également que l'AEEI n'aurait pas dû le convoquer à la visite médicale étant donné qu'il n'avait pas encore été sélectionné pour le poste. Le plaignant estime qu'en vertu du Régime applicable aux autres agents des Communautés européennes ("RAAA"), seuls les lauréats doivent être convoqués à la visite médicale. Le plaignant prétend enfin que l'AEEI n'a pas répondu à ses courriels dans lesquels il a réclamé des informations sur l'état de son dossier.

Le plaignant soutient que l'AEEI devait donner une réponse à ses courriels dans lesquels il a demandé d'obtenir des informations sur l'état de son dossier.

L'ENQUÊTE

L’avis de l'AEEI se présente, en résumé, comme suit.

Par analogie, l'AEEI suit les mêmes règles et procédures de recrutement que la Commission, à savoir: i) publication d'un avis de vacance; ii) évaluation des candidatures reçues et présélection de candidats pour des entretiens avec un comité de sélection indépendant; iii) entretien entre les candidats présélectionnés et un comité de sélection indépendant; iv) établissement d'une liste restreinte de candidats potentiels; v) entretien des candidats potentiels figurant retenus sur cette liste avec le directeur; et vi) décision finale de sélection.

Le plaignant a postulé pour un des postes vacants publiés par l'AEEI. L'avis de vacance, tel que publié sur le site web de l'Office européen de sélection du personnel, définit expressément les conditions d'emploi en ces termes: "Le candidat retenu sera nommé sur la base d'une liste restreinte proposée par le comité de sélection. Cet avis sert de base à l'établissement de la proposition du comité de sélection. Les candidats sont avisés que la proposition peut être rendue publique et que l'inclusion dans la liste restreinte ne garantit pas le recrutement. La liste restreinte des candidats sera établie à la suite d'une procédure de sélection ouverte comprenant des entretiens".

Le plaignant a soumis sa candidature par courriel le 29 septembre 2004. Conformément aux termes de l'avis de vacance, le comité de sélection, sous la présidence d'un fonctionnaire de la direction générale de l'énergie et du transport de la Commission, a rencontré les candidats retenus sur la liste restreinte le 18 mars 2005. Dans ses conclusions, le comité de sélection a proposé au Directeur exécutif de l'AEEI une liste restreinte de trois candidats, dans laquelle le plaignant était classé second par ordre de mérite. Le Directeur exécutif de l'AEEI a ensuite décidé de rencontrer les deux candidats les mieux classés, parmi lesquels figurait le plaignant.

En règle générale et afin de réduire les frais de voyage et les délais, il a été décidé, dès le début de la procédure de recrutement menée par l'AEEI, de fixer le même jour un rendez-vous avec le service médical pour les candidats figurant sur la liste restreinte. Un courriel a donc été envoyé le 12 avril 2005 au plaignant, confirmant le rendez-vous avec le service médical ainsi que l'entretien avec le Directeur exécutif de l'AEEI, prévu le même jour. Le 15 avril 2005, le plaignant a confirmé sa présence aux deux rendez-vous. Les deux candidats ont été auditionnés le 25 avril 2005 par le Directeur exécutif et deux autres membres du personnel. Sur la base de cet entretien et conformément à la recommandation du comité de sélection, il a été décidé de recruter l'autre candidat.

En ce qui concerne la première allégation du plaignant, la convocation à l'entretien était très claire et le plaignant a confirmé sa présence. L'objet de l'entretien ne faisait pas de doute. Le même courriel a été adressé à l'autre candidat. En outre, d'après l'AEEI, les termes de l'avis de vacance étaient parfaitement clairs quant à la portée de la liste restreinte de candidats, l'inclusion dans celle-ci ne garantissant pas le recrutement.

Concernant la seconde allégation du plaignant, l'article 12, paragraphe 2, point d), du RAAA indique que "Nul ne peut être engagé comme agent temporaire (…) s'il ne remplit pas les conditions d'aptitude physique requises pour l'exercice de ses fonctions". Cette condition était expressément indiquée dans l'avis de vacance parmi les critères de recevabilité. L'article 13 du même RAAA stipule: "Avant qu'il ne soit procédé à son engagement, l'agent temporaire est soumis à l'examen médical d'un médecin-conseil de l'institution, afin de permettre à celle-ci d'assurer qu'il remplit les conditions exigées à l'article 12, paragraphe 2, point d)." Cet article ne doit pas être interprété strictement. Son seul objectif est de garantir que les conditions de l'article 12, paragraphe 2, point d), sont respectées. Préalablement à toute offre d'emploi ou recrutement, le candidat doit satisfaire l'ensemble des conditions d'engagement. Afin de réduire les délais de recrutement, les frais de voyage et le temps que doivent consacrer les candidats, l'AEEI a posé comme règle générale de demander à l'ensemble des candidats auditionnés par le Directeur exécutif de passer la visite médicale. Pour chaque poste, seuls deux ou trois candidats ont été reçus par le Directeur exécutif. Du point de vue de l'AEEI, le coût de la visite médicale était, dans la plupart des cas, marginal en comparaison avec les frais de voyage impliqués. Les candidats étant issus de l'ensemble des 25 États membres, les frais de voyage pouvaient s'avérer très onéreux. En outre, si la visite médicale n'avait pas lieu en même temps que l'entretien, le lauréat devrait revenir spécialement à Bruxelles pour la visite médicale. Cela impliquerait également un allongement considérable du délai de recrutement, en prenant en considération le délai pour fixer un rendez-vous avec le service médical et l'attente des résultats.

En ce qui concerne la troisième allégation du plaignant, celui-ci a passé l'entretien le 25 avril 2005 et a déjà été informé oralement le 20 mai 2005 qu'il n'était pas recruté. L'AEEI a décidé de ne pas informer officiellement les candidats des résultats de la procédure de sélection tant que le candidat sélectionné n'avait pas pris ses fonctions à l'AEEI. Cette procédure a été appliquée afin d'éviter d'avoir à recommencer l'ensemble de la procédure dans l'hypothèse où le lauréat refuserait l'emploi proposé. Le candidat sélectionné a pris ses fonctions le 1 er juillet 2005. Une lettre officielle a par conséquent été adressée au plaignant le 15 juillet 2005.

Le Médiateur n'a pas reçu d'observations de la part du plaignant à la date fixée à cet effet.

LA DÉCISION

1.1. En septembre 2004, le plaignant a postulé pour un poste d'agent financier principal à l'Agence exécutive pour une énergie intelligente de la Commission européenne ("AEEI"). En mars 2005, il a été convoqué à un entretien d'embauche avec le comité de sélection de l'AEEI. À la suite de cet entretien, le plaignant a été convoqué à "la visite médicale et à un entretien avec le Directeur exécutif de l'AEEI" Le 25 avril 2005. Le plaignant a été par la suite informé qu'il n'avait pas été retenu pour le poste. Dans sa plainte devant le Médiateur européen, le plaignant allègue que l'AEEI ne l'a pas informé que l'entretien du 25 avril 2005 avec son Directeur exécutif était un entretien d'embauche effectué dans le cadre de la procédure de sélection pour le poste d'agent financier principal.

1.2 Dans son avis, l'AEEI a indiqué que la convocation à l'entretien était très claire et que le plaignant avait confirmé sa présence. Selon l'AEEI, l'objet de l'entretien du 25 avril 2005 ne faisait aucun doute.

1.3 Le Médiateur relève qu'en 2004, l'Office européen de sélection du personnel a publié un avis de vacance pour le recrutement de deux "agents financiers principaux" (réf.: IEEA/A/2004/0005) par l'AEEI. Le Médiateur note également que la section intitulée "Nomination et conditions d'emploi" de l'avis de vacance indique: "La liste restreinte de candidats sera dressée à la suite d'une procédure ouverte de sélection comprenant des entretiens".

1.4 Le Médiateur relève également que, le 18 mars 2005, le plaignant a participé à un premier entretien avec le comité de sélection de l'AEEI. Par courriel du 12 avril 2005, intitulé "Visite médicale et entretien avec le Directeur exécutif de l'AEEI", joint par le plaignant à sa plainte, le fonctionnaire responsable des ressources humaines de l'AEEI a ainsi informé le plaignant :

"À la suite de notre dernière conversation téléphonique, je souhaite confirmer votre rendez-vous médical au service médical de la Commission fixé le 25 avril à 8 heures (…). Je confirme également votre entretien avec M. L., Directeur exécutif de l'AEEI, le 25 avril à 12 h 30 dans les locaux de l'AEEI. (…) Veuillez confirmer votre disponibilité pour ces deux rendez-vous."

Le Médiateur relève aussi que, par courriel du 15 avril 2005, le plaignant a répondu à l'agent responsable des ressources humaines de l'AEEI dans les termes suivants :

"Je confirme par la présente ma participation à l'entretien avec le Directeur exécutif de l'AEEI, fixé le lundi 25 avril, à 12 h 30, dans les locaux de l'AEEI. Merci pour votre invitation. Je confirme également ma présence à la visite médicale le même jour, à 8 heures (…)".

1.5 Le Médiateur relève que l'avis de vacance faisait référence à "une procédure de sélection ouverte comprenant des entretiens". Il remarque également que le plaignant a participé à un premier entretien le 18 mars 2005. Il apparaît que, de l'avis du plaignant, sa convocation pour passer la visite médicale signifiait qu'il était le candidat retenu pour le poste. Cependant, le Médiateur remarque qu'aucune information contenue dans la convocation de l'AEEI à la visite médicale ne pouvait amener le plaignant à une telle conclusion. Le Médiateur estime que la référence, dans le courriel du 12 avril 2005, à un entretien avec le Directeur exécutif, pouvait seulement viser un entretien effectué dans le cadre de la procédure de sélection. Par ailleurs, le Médiateur remarque que le terme lui-même d'“entretien”, utilisé par l'AEEI dans son courriel, apparaît suffisamment explicite quant à son objet. Il apparaît également que le plaignant a confirmé sa présence à cet entretien sans demander des précisions quant à son objet.

1.6 Sur la base de ce qui précède, il apparaît qu'aucun cas de mauvaise administration de la part de l'AEEI n'a été décelé eu égard à cette allégation.

2.1 Le plaignant prétend que l'AEEI n'aurait pas dû le convoquer à la visite médicale étant donné qu'il n'avait pas encore été sélectionné pour le poste. D'après le plaignant, en vertu du Régime applicable aux autres agents des Communautés européennes ("RAAA"), seuls les lauréats devraient être convoqués à la visite médicale.

2.2 Dans son avis, l'AEEI soutient que la condition fixée par l'article 12, paragraphe 2, point d), du RAAA était expressément énoncée dans l'avis de vacance parmi les critères de sélection. Selon l'AEEI, il ne convient pas d'interpréter strictement l'article 13 du RAAA. Afin de réduire les délais de recrutement, les frais de voyage et le temps passé par les candidats, l'AEEI a décidé de demander à tous les candidats convoqués à un entretien avec le Directeur exécutif de passer l'examen médical. Pour chaque poste, seuls deux ou trois candidats ont été reçus par le Directeur exécutif. Selon l'AEEI, le coût de la visite médicale est, dans la plupart des cas, marginal par rapport aux frais de voyage concernés. Étant donné que les candidats proviennent de l'ensemble des 25 États membres, les frais de voyage pourraient s'avérer très élevés. En outre, si la visite médicale devait se tenir à une date distincte de celle de l'entretien, cela impliquerait que le candidat retenu devrait revenir à Bruxelles uniquement pour la visite médicale. Le délai de recrutement en serait d'autant allongé, en prenant en considération le délai pour fixer un rendez-vous avec le service médical et l'attente des résultats.

2.3 Le Médiateur juge raisonnable de considérer qu'en règle générale, seul le candidat retenu pour le poste doit passer la visite médicale. Le Médiateur relève toutefois que l'AEEI a invoqué certaines raisons justifiant sa décision de demander à tous les candidats auditionnés par le Directeur exécutif de passer la visite médicale. Il considère que ces motifs n'apparaissent pas déraisonnables à première vue. Le Médiateur estime, cependant, qu'il n'est pas utile d'examiner davantage cette question dans le cas présent, étant donné que le plaignant a de toute façon explicitement accepté de passer la visite médicale le même jour que celui où il avait son entretien avec le Directeur exécutif. Le Médiateur estime par conséquent que cet aspect de l’affaire n’a révélé aucun cas de mauvaise administration de la part de l'AEEI.

3.1 Le plaignant prétend que l'AEEI n'a pas répondu à ses courriels (dont le premier remonte au 10 mai 2005) dans lesquels il a demandé que des informations lui soient communiquées sur l'état de son dossier. Le plaignant soutient que l'AEEI devait répondre à ces courriels.

3.2 L'AEEI indique que le plaignant était présent à l'entretien concerné le 25 avril 2005 et a déjà été informé oralement, le 20 mai 2005, qu'il n'avait pas été retenu. Elle ajoute qu'elle avait décidé de ne pas informer officiellement les candidats des résultats de la procédure de sélection tant que le candidat sélectionné n'était pas entré en fonctions, afin d'éviter de devoir recommencer l'ensemble de la procédure, dans l'hypothèse où le lauréat refuserait l'emploi proposé. Selon l'AEEI, le candidat sélectionné est entré en fonctions le 1 er juillet 2005 et une lettre officielle a été adressée au plaignant le 15 juillet 2005.

3.3 Il convient que l'administration, dans un souci de bonne pratique administrative, réponde aux lettres ou aux courriels qu'elle reçoit dans un délai raisonnable et d'une manière appropriée.

3.4 Le Médiateur relève que le premier courriel dans lequel le plaignant a demandé des informations sur l'état de son dossier a été envoyé le 10 mai 2005. Bien qu'aucune information précise n'ait été fournie par l'AEEI à cet égard, il apparaît que la décision de nommer l'autre candidat avait alors déjà été prise. Cette décision devait en tout cas avoir été adoptée le 20 mai 2005 au plus tard, lorsque le plaignant a été informé oralement, à l'occasion d'une conversation téléphonique, qu'il n'avait pas été retenu. Bien que l'AEEI se soit référée à cette conversation téléphonique, elle ne semble pas soutenir que celle-ci constituait la réponse aux demandes d'information du plaignant. Quoi qu'il en soit, le Médiateur estime qu'une lettre ou un courriel exige normalement une réponse écrite. Cependant, cette réponse écrite n'a été adressée que le 15 juillet 2005, soit plus de deux mois après la première demande. Le Médiateur considère qu'un tel délai dépassait manifestement ce qui pourrait être considéré comme un délai raisonnable pour répondre à de telles demandes. L'AEEI soutient qu'elle devait attendre jusqu'à ce que le lauréat prenne ses fonctions avant d'informer officiellement le plaignant des résultats de la procédure de sélection. Le Médiateur considère que l'argument présenté par l'AEEI n'est pas convaincant, étant donné que le plaignant avait déjà été informé oralement, le 20 mai 2005, de l'issue de la procédure. Par ailleurs, même s'il était justifié que l'AEEI attende jusqu'à ce que le candidat nommé prenne ses fonctions le 1 er juillet 2005, cet élément ne peut expliquer pourquoi la réponse aux demandes d'information du plaignant n'a été adressée que le 15 juillet 2005, c'est-à-dire deux semaines plus tard. Dans ces conditions, le fait que l'AEEI n'a pas fourni au plaignant, dans un délai raisonnable, une réponse écrite à ses demandes d'informations constitue un cas de mauvaise administration. Une remarque critique sera formulée dans ce contexte.

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur dans le cadre de cette requête, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante :

Les principes de bonne administration exigent que l'administration réponde aux courriers dont elle est destinataire dans un délai raisonnable et de manière appropriée.

Le Médiateur note que le premier courriel dans lequel le plaignant demande des informations sur l'état de son dossier a été adressé le 10 mai 2005. L'AEEI n'a cependant fourni une réponse écrite que le 15 juillet 2005, c'est-à-dire plus de deux mois plus tard . Le Médiateur considère que ceci dépassait manifestement ce qui pourrait être considéré comme un délai raisonnable pour répondre à de telles demandes . L'AEEI soutient qu'elle devait attendre jusqu'à ce que le lauréat prenne ses fonctions avant d'informer officiellement le plaignant des résultats de la procédure de sélection. Le Médiateur considère que l'argument présenté par l'AEEI n'est pas convaincant, étant donné que le plaignant avait déjà été informé oralement, le 20 mai 2005, de l'issue de la procédure. Dans ces circonstances, le fait que l'AEEI n'ait pas fourni au plaignant, dans un délai raisonnable, une réponse écrite à ses demandes d'informations constitue un cas de mauvaise administration.

Comme cet aspect de l'affaire a trait à des procédures relatives à des faits spécifiques appartenant au passé, il n'y a pas lieu de rechercher une solution à l'amiable. Le Médiateur classe donc l'affaire.

Le Directeur exécutif de l'AEEI sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) Décision 2004/20/CE de la Commission du 23 décembre 2003 instituant une agence exécutive, dénommée « Agence exécutive pour l'énergie intelligente», pour la gestion de l'action communautaire dans le domaine de l'énergie en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil, JO L 5 du 9.1.2004, p. 85.

(2) Règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil du 19 décembre 2002 portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires, JO L 11 du 16.1.2003, p. 1.