Der Europäische Bürgerbeauftragte

Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser(1)

Artikel 1  : Definitioner

I dessa genomförandebestämmelser avses med

a) ”berörd institution”: den gemenskapsinstitution eller det gemenskapsorgan som är föremål för ett klagomål eller en undersökning på eget initiativ,

b) ”stadgan”: föreskrifterna och de allmänna villkoren för ombudsmannens ämbetsutövning.

c) "konfidentiella" handlingar och uppgifter: handlingar och uppgifter som inte får lämnas ut.

Artikel 2  : Inkommande klagomål

2.1. Inkommande klagomål ska identifieras, registreras och numreras.

2.2. Mottagandet ska bekräftas till den person som lämnat in klagomålet, med angivande av klagomålets registreringsnummer och namn på den juridiska handläggare som handlägger det.

2.3. En framställning som Europaparlamentet med framställarens medgivande överför till ombudsmannen ska behandlas som ett klagomål.

2.4. Ombudsmannen får, när så är lämpligt och med medgivande av den person som lämnat in klagomålet, överföra ett klagomål till Europaparlamentet för behandling som en framställning.

2.5. Ombudsmannen får, när så är lämpligt och med medgivande av den person som lämnat in klagomålet, överföra ett klagomål till en annan behörig myndighet.

Artikel 3  : Klagomåls tillåtlighet

3.1. Ombudsmannen ska på grundval av de kriterier som fastställs i fördraget och i stadgan avgöra om ett klagomål ligger inom hans ämbetsområde eller inte och, om så är fallet, om det är tillåtligt. Han får begära att den person som lämnat in klagomålet lämnar ytterligare uppgifter eller handlingar innan han fattar sitt beslut.

3.2. Om klagomålet ligger utanför ombudsmannens ämbetsområde eller är otillåtligt ska han avvisa klagomålet. Han ska informera den person som lämnat in klagomålet om sitt beslut och om skälen mot det. Ombudsmannen kan råda den person som lämnat in klagomålet att vända sig till annan myndighet.

Artikel 4  : Undersökningar av tillåtna klagomål

4.1. Ombudsmannen ska besluta om det finns tillräckliga grunder för att inleda en undersökning av ett tillåtligt klagomål.

4.2. Om ombudsmannen anser att det saknas tillräckliga grunder för att motivera en undersökning ska han avsluta ärendet och informera den person som lämnat in klagomålet om detta. Ombudsmannen får även informera den berörda institutionen.

4.3. Om ombudsmannen anser att det finns tillräckliga grunder för att motivera en undersökning ska han informera den person som lämnat in klagomålet och den berörda institutionen om detta. Han ska skicka en kopia av klagomålet till den berörda institutionen med en uppmaning att avge ett yttrande inom en angiven tidsperiod på normalt högst tre månader. Uppmaningen till den berörda institutionen får innehålla specifikationer om särskilda aspekter av klagomålet eller särskilda frågor som bör tas upp i yttrandet.

4.4. Yttrandet ska inte innehålla uppgifter eller handlingar som betecknas som konfidentiella av den berörda institutionen.

4.5. Den berörda institutionen kan begära att särskilda delar av dess yttrande endast görs tillgängligt för den person som lämnat in klagomålet. Institutionen ska tydligt ange vilka delar som aves och motivera sin begäran.

4.6. Ombudsmannen ska skicka den berörda institutionens yttrande till den person som lämnat in klagomålet. Denne ska beredas möjlighet att avge kommentarer till ombudsmannen inom en angiven tidsperiod på normalt högst en månad.

4.7. Om ombudsmannen anser det lämpligt kan han fortsätta sin undersökning. Artiklarna 4.3–4.6 avser även ytterligare undersökningar, förutom att den angivna tidsfristen för den berörda institutionen att svara då normalt är en månad.

4.8. Ombudsmannen kan, om han anser det lämpligt, välja att använda sig av ett förenklat förfarande för att få till stånd en snabb lösning.

4.9. När ombudsmannen slutfört sin undersökning, ska han avsluta ärendet med ett motiverat beslut och informera den person som lämnat in klagomålet och den berörda institutionen.

Artikel 5  : Undersökningsbefogenheter

5.1. Ombudsmannen får i enlighet med de villkor som fastställs i stadgan begära att gemenskapens institutioner och organ och medlemsstaternas myndigheter inom rimlig tid tillhandahåller information eller handlingar för en undersökning. De ska tydligt ange om några uppgifter eller handlingar är konfidentiella.

5.2. Ombudsmannen får inspektera den berörda institutionens samtliga handlingar i ett ärende. Den berörda institutionen ska tydligt ange om några uppgifter eller handlingar är konfidentiella. Ombudsmannen får ta kopior på alla handlingar i ett ärende eller vissa handlingar i det. Ombudsmannen ska informera den person som lämnat in klagomålet om att en inspektion har skett.

5.3. På begäran av ombudsmannen ska tjänstemän eller andra anställda inom gemenskapens institutioner eller organ avlägga vittnesmål i enlighet med de villkor som fastställs i stadgan. Ombudsmannen kan begära att den person som avlägger vittnesmål ska göra det i förtroende.

5.4. Ombudsmannen kan begära att gemenskapens institutioner och organ vidtar åtgärder så att han kan utföra sina undersökningar på plats.

5.5. Ombudsmannen får beställa de undersökningar och expertrapporter han anser nödvändiga för att för att på ett tillfredsställande sätt genomföra en undersökning.

Artikel 6  : Uppgörelser i godo

6.1. Om ombudsmannen konstaterar administrativa missförhållanden ska han i så stor utsträckning som möjligt samarbeta med den berörda institutionen för att nå en uppgörelse i godo om att undanröja dem på ett tillfredsställande sätt för den person som lämnat in klagomålet.

6.2. Om ombudsmannen anser att detta samarbete har gett ett tillfredsställande resultat ska han avsluta ärendet med ett motiverat beslut. Han ska informera den person som lämnat in klagomålet och den berörda institutionen om sitt beslut.

6.3. Om ombudsmannen anser att en uppgörelse i godo inte är möjlig, eller om försök till en sådan har misslyckats, ska han antingen avsluta ärendet med ett motiverat beslut som kan inbegripa en kritisk anmärkning eller utarbeta en rapport med förslag till rekommendationer.

Artikel 7  : Kritiska anmärkningar

7.1. Ombudsmannen ska utfärda en kritisk anmärkning om han anser

a) att det inte längre är möjligt för institutionen i fråga att undanröja fallet av administrativt missförhållande och

b) fallet av administrativt missförhållande inte har några allmänna återverkningar.

7.2. När ombudsmannen avslutar ett ärende med en kritisk anmärkning ska han informera den person som lämnat in klagomålet och den berörda institutionen därom.

Artikel 8  : Rapporter och rekommendationer

8.1. Ombudsmannen ska lägga fram en rapport med förslag till rekommendationer till institutionen i fråga om han anser att det antingen

a) är möjligt för institutionen i fråga att undanröja fallet av administrativt missförhållande, eller

b) fallet av administrativt missförhållande har allmänna återverkningar.

8.2. Ombudsmannen ska skicka en kopia av sin rapport och sina förslag till rekommendationer till den berörda institutionen och till den person som lämnat in klagomålet.

8.3. Den berörda institutionen ska avge ett detaljerat yttrande till ombudsmannen inom tre månader. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godkännande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra de föreslagna rekommendationerna.

8.4. Om ombudsmannen inte anser att det detaljerade yttrandet är tillfredsställande kan han utarbeta en särskild rapport till Europaparlamentet om det administrativa missförhållandet. Den särskilda rapporten kan innehålla rekommendationer. Ombudsmannen ska skicka en kopia av rapporten till den berörda institutionen och till den person som lämnat in klagomålet.

Artikel 9  : Undersökningar på eget initiativ

9.1. Ombudsmannen får besluta att göra undersökningar på eget initiativ.

9.2. Ombudsmannen ska vid undersökningar på eget initiativ ha samma undersökningsbefogenheter som vid undersökningar till följd av klagomål.

9.3. De förfaranden som tillämpas vid undersökningar till följd av klagomål ska på motsvarande sätt tillämpas vid undersökningar på eget initiativ.

Artikel 10  : Procedurfrågor

10.1. Ombudsmannen ska behandla klagomålet konfidentiellt om den person som lämnat in klagomålet begär det. Om ombudsmannen anser det nödvändigt att skydda den klagandes eller tredje parts intressen får han på eget initiativ klassificera ett klagomål som konfidentiellt.

10.2. Om ombudsmannen anser det lämpligt får han vidta åtgärder för att se till att ett klagomål prioriteras.

10.3. Om rättsliga förfaranden inleds rörande omständigheter som ombudsmannen utreder ska han avsluta ärendet. Resultatet av de undersökningar som är gjorda ska arkiveras utan ytterligare åtgärder.

10.4. Om ombudsmannen under en undersökning upptäcker förhållanden som omfattas av strafflagstiftning ska han underrätta de nationella behöriga myndigheterna och, i tillämpliga fall, en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan. Ombudsmannen får även informera en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan om förhållanden som han anser kan motivera disciplinära åtgärder.

Artikel 11  : Rapporter till Europaparlamentet

11.1. Ombudsmannen ska till Europaparlamentet överlämna en årsrapport om hela sin verksamhet, inbegripet sina undersökningsresultat.

11.2. Utöver särskilda rapporter enligt artikel 8.4 får ombudsmannen överlämna andra särskilda rapporter till Europaparlamentet om han anser det lämpligt för att uppfylla sina förpliktelser enligt fördragen och stadgan.

11.3. Årsrapporten och de särskilda rapporterna från ombudsmannen får innehålla sådana rekommendationer han anser lämpliga för att uppfylla sina förpliktelser enligt fördragen och stadgan.

Artikel 12  : Samarbete med ombudsmän och liknande instanser i medlemsstaterna

Ombudsmannen får samarbeta med ombudsmän och liknande instanser i medlemsstaterna för att effektivisera sina egna undersökningar och de undersökningar som görs av ombudsmän och liknande instanser i medlemsstaterna, och för att garantera mer verksamma åtgärder för att bevaka de rättigheter och intressen som omfattas av Europeiska unionens och Europeiska gemenskapens lagstiftning.

Artikel 13  : Den klagande personens rätt att se handlingar i ärendet

13.1. Den person som lämnat in klagomålet har i enlighet med bestämmelserna i artikel 13.3 rätt att ta del av ombudsmannens handlingar angående hans eller hennes klagomål.

13.2. Den person som lämnat in klagomålet kan kräva att få se handlingarna på plats. Han kan begära att ombudsmannen tillhandahåller kopior av alla handlingar i ärendet eller av specifika handlingar.

13.3. Den person som lämnat in klagomålet ska inte ha tillgång till

a) handlingar eller uppgifter som erhållits genom tillämpning av artikel 5.1 eller artikel 5.2 och som gentemot ombudsmannen betecknats som konfidentiella,

b) vittnesmål som avlagts i förtroende i enlighet med artikel 5.3.

Artikel 14  : Allmänhetens tillgång till handlingar som innehas av ombudsmannen

14.1. Allmänheten ska, på samma villkor och med samma gränser som fastställs i förordning (EG) 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar(2) , ha tillgång till handlingar som innehas av ombudsmannen och som inte hänför sig till undersökningar.

14.2. Allmänheten kan begära tillgång till undersökningsrelaterade handlingar som innehas av ombudsmannen, förutsatt att klagomålet inte har klassificerats som konfidentiellt på begäran av den person som lämnat in klagomålet eller av ombudsmannen i enlighet med artikel 10.1. Tillgång ska inte ges till

a) handlingar eller uppgifter som erhållits genom tillämpning av artikel 5.1 eller artikel 5.2 och som gentemot ombudsmannen betecknats som konfidentiella,

b) vittnesmål som avlagts i förtroende i enlighet med artikel 5.3,

c) de delar av den berörda institutionens yttrande och svar rörande ytterligare undersökningar som institutionen i enlighet med artikel 4.5 har begärt endast ska lämnas ut till klaganden. Sökanden ska informeras om den motivering eller de motiveringar som den berörda institutionen har angivit för sin begäran,

d) handlingar som skulle skada en pågående undersökning om de lämnades ut.

14.3. Ansökningar om tillgång till handlingar ska vara skriftliga (brev, fax eller e-post) och tillräckligt utförliga för att handlingarna ska kunna identifieras.

14.4. Tillgång ska antingen ges på plats eller genom att sökanden får en kopia. Ombudsmannen får ta ut rimliga avgifter för att tillhandahålla kopior. Alla avgifter ska specificeras.

14.5. Beslut om ansökan om tillgång ska fattas inom 15 arbetsdagar från det att ansökan mottagits. I undantagsfall kan tidsfristen förlängas med 15 arbetsdagar. Sökanden informeras i förväg om förlängningen och anledningen till denna.

14.6. Om en ansökan om tillgång till en handling helt eller delvis avslås ska grunderna för beslutet anges.

Artikel 15  : Språk

15.1. Klagomål som inges till ombudsmannen vara skrivet på ett av fördragsspråken. Ombudsmannen behöver inte behandla klagomål som ingetts på andra språk än dessa.

15.2. Språket vid ombudsmannens förhandlingar ska vara ett av fördragsspråken. Vid klagomål ska det språk på vilket klagomålet är skrivet användas.

15.3. Ombudsmannen ska avgöra vilka handlingar som ska upprättas på det språk som används vid förhandlingarna.

Artikel 16  : Rapporternas offentliggörande

16.1. Ombudsmannen ska offentliggöra meddelanden om antagna årliga och särskilda rapporter i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och offentliggöra på vilket sätt allmänheten kan få tillgång till de fullständiga handlingarna.

16.2. Samtliga rapporter och sammanfattningar av ombudsmannens beslut som rör konfidentiella klagomål ska offentliggöras i en utformning som gör att den person som lämnat in klagomålet inte kan identifieras.

Artikel 17  : Ikraftträdande

17.1. Genomförandebestämmelserna av den 16 oktober 1997 ska upphävas.

17.2. Detta beslut ska träda i kraft den 1 januari 2003.

17.3. Europaparlamentets ordförande ska informeras om att detta beslut antagits. Ett meddelande ska även offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.