Der Europäische Bürgerbeauftragte

Zusammenfassung der Entscheidung zur Beschwerde 53/2010/OV gegen die Europäische Kommission

Die Beschwerdeführerin, Vluchtelingenwerk Vlaanderen, eine als Flüchtlingshilfswerk tätige flämische Nichtregierungsorganisation, erhielt von der Europäischen Kommission eine Finanzhilfe zur Durchführung eines Projekts in der Demokratischen Republik Kongo. Im September 2004 übermittelte die Beschwerdeführerin der Kommission eine E-Mail und ein Schreiben, in denen sie die Kommission um Genehmigung eines alternativen vereinfachten Verfahrens zur Projektkostenberichterstattung ersuchte, u. a. auch für die Kosten der am Projekt beteiligten örtlichen Unternehmer. Die zuständige Kontaktperson bei der Kommission beantwortete diese Anfrage in einer E-Mail wie folgt: „Hiermit ... gebe ich Ihnen unsere Zustimmung ...“. Nach einem Ex-post-Audit beschloss die Kommission hingegen, einen Betrag in Höhe von 150 000 EUR von der Beschwerdeführerin zurückzufordern, und begründete dies damit, dass die betreffenden Kosten nicht entsprechend den Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung ausgewiesen worden waren. Der Beschwerdeführerin zufolge waren diese Kosten jedoch gemäß dem alternativen Kostenberichterstattungsverfahren ausgewiesen worden, welches von der Kommission genehmigt worden sei. Die Beschwerdeführerin reichte daraufhin beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde ein, in der sie der Kommission vorwarf, gegen den Grundsatz des Vertrauensschutzes verstoßen zu haben, indem sie das mit ihr vereinbarte Verfahren zur Kostenberichterstattung missachtet habe.

In ihrer Stellungnahme vertrat die Kommission die Ansicht, dass die von ihrer Kontaktperson übermittelte E-Mail keine Änderung der Finanzhilfevereinbarung bewirke. Der Bürgerbeauftragte befand dagegen, dass die betreffende E-Mail eine Genehmigung des von der Beschwerdeführerin vorgeschlagenen alternativen Kostenberichterstattungsverfahrens darstelle und dass der Standpunkt, dass die Kommission der Aufhebung der entsprechenden Abschnitte der Finanzhilfevereinbarung zugestimmt habe, um der Beschwerdeführerin die Anwendung des alternativen Kostenberichterstattungssystems zu gestatten,  zumindest vertretbar sei. Er schlug daher der Kommission eine einvernehmliche Lösung vor und forderte sie auf, im Hinblick auf die Kosten der am Projekt beteiligten örtlichen Unternehmer zu prüfen, ob und inwieweit die Beschwerdeführerin die alternativen Ausgabennachweise erbracht habe, und ausgehend von dieser Prüfung eine Auszahlung des entsprechenden Betrags an die Beschwerdeführerin in Erwägung zu ziehen. Die Kommission nahm die vorgeschlagene einvernehmliche Lösung an und erklärte, dass sie bei denjenigen Projekten, bei denen das alternative Kostenberichterstattungsverfahren von der Beschwerdeführerin ordnungsgemäß angewandt worden sei, die betreffenden Kosten als erstattungsfähig einstufen und eine zusätzliche Zahlung leisten werde.

Im Mai 2012 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie von der Kommission eine Zahlung in Höhe von 104 842 EUR erhalten habe, und dankte ihm für sein Einschreiten.