Den Europæiske Ombudsmand

Deċiżjoni li permezz tagħha l-Ombudsman Ewropew adotta dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni(1)

Artikolu 1  : Definizzjonijiet

F'dawn id-dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni,

(a) "istituzzjoni kkonċernata" tfisser l-istituzzjoni jew l-entità Komunitarja li hija s-suġġett ta' lment jew ta' inkjesta li tinfetaħ fuq inizjattiva ta' l-Ombudsman,

(b) "l-istatut" tfisser ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali għall-qadi tad-dmirijiet ta' l-Ombudsman.

(c) b'relazzjoni għal dokumenti u tagħrif, "kunfidenzjali" tfisser "li m'għandux jinkixef".

Artikolu 2  : Wasla ta' lmenti

2.1. Malli jaslu, l-ilmenti jiġu kklassifikati, reġistrati u nnumerati.

2.2. Tintbagħat irċevuta li tindika n-numru ta' reġistrazzjoni ta' l-ilment u l-isem ta' l-uffiċjal legali li jkun qed jieħu ħsieb il-każ lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

2.3. Petizzjoni li tkun intbagħtet lill-Ombudsman mill-Parlament Ewropew bil-kunsens tal-persuna li tkun għamlet il-petizzjoni titqies bħala lment.

2.4. Fejn xieraq, u bil-kunsens tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment, l-Ombudsman jista' jibgħat ilment lill-Parlament Ewropew sabiex jitqies bħala petizzjoni.

2.5. Fejn xieraq, u bil-kunsens tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment, l-Ombudsman jista' jibgħat ilment lil awtorità kompetenti oħra.

Artikolu 3  : L-ammissibiltà ta' lmenti

3.1. Fuq il-bażi tal-kriterji stipulati fit-Trattat u fl-Istatut, l-Ombudsman jiddeċiedi jekk ilment jaqax fil-limitu tal-mandat tiegħu u, jekk iva, jekk ikunx ammissibbli; qabel ma jiddeċiedi, jista' jitlob lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment sabiex tagħti aktar informazzjoni jew tippreżenta aktar dokumenti.

3.2. Jekk ilment ma jkunx fil-limiti tal-mandat tiegħu, jew jekk ikun inammissibbli, l-Ombudsman jagħlaq il-fajl dwar l-ilment. Jinforma lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment bid-deċiżjoni tiegħu u bir-raġunijiet għala ddeċieda hekk. L-Ombudsman jista' jagħti parir lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment biex tindirizzah lil awtorità oħra.

Artikolu 4  : Inkjesti fir-rigward ta' lmenti ammissibbli

4.1. L-Ombudsman jiddeċiedi jekk ikunux jeżistu raġunijiet biżżejjed li jiġġustifikaw li tinfetaħ inkjesta fir-rigward ta' lment ammissibbli.

4.2. Jekk ma jkunx tal-fehma li jeżistu raġunijiet biżżejjed li jiġġustifikaw inkjesta, l-Ombudsman jarkivja l-fajl dwar l-ilment u jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment b'dan. L-Ombudsman jista' wkoll jinforma lill-istituzzjoni kkonċernata.

4.3. Jekk l-Ombudsman ikun tal-fehma li jeżistu raġunijiet biżżejjed biex jiġġustifikaw inkjesta, għandu jgħarraf lill-persuna li tippreżenta l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċeranta. Għandu jibgħat kopja ta' l-ilment lill-istituzzjoni kkonċernata u jistidinha sabiex tippreżenta opinjoni fi żmien stabbilit, li normalment ma jkunx ta' aktar minn tliet xhur. L-istedina lill-istituzzjoni kkonċernata tista' tispeċifika aspetti partikulari ta' l-ilment, jew kwistjonijiet speċifiċi, li għandhom jiġu diskussi fl-opinjoni.

4.4. L-opinjoni m'għandhiex tinkludi tagħrif jew dokumenti li l-istituzzjoni kkonċernata tikkunsidra bħala kunfidenzjali.

4.5. L-istituzzjoni kkonċernata tista' titlob li ċerti partijiet tal-opinjoni tagħha jinkixfu biss lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment. Għandha tidentifika b'mod ċar il-partijiet ikkonċernati u għandha tispjega r-raġuni jew r-raġunijiet għat-talba tagħha.

4.6. L-Ombudsman jibgħat l-opinjoni ta' l-istituzzjoni kkonċernata lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment. Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment tista' tibgħat il-kummenti tagħha lill-Ombudsman, fi żmien stabbilit li normalment ma jkunx ta' aktar minn xahar.

4.7. Jekk jikkunsidra li huwa utli li jagħmel hekk, l-Ombudsman jagħmel inkjesti ulterjuri. Punti 4.3 sa 4.6 japplikaw għal inkjesti ulerjuri, ħlief li l-limitu ta' żmien sabiex tirrispondi l-istituzzjoni kkonċernata normalment huwa ta' xahar.

4.8. Fejn jaħseb li hu xieraq li jagħmel hekk, l-Ombudsman jista' juża proċedura simplifikata, bil-ħsieb li jikseb soluzzjoni fi żmien qasir.

4.9. Meta jkun temm l-inkjesti tiegħu, l-Ombudsman jagħlaq il-każ b'deċiżjoni motivata u jinforma lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċernata.

Artikolu 5  : Setgħat ta' investigazzjoni

5.1. Bla ħsara għall-kundizzjonijiet stipulati fl-Istatut, l-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjonijiet jew lill-entitajiet Komunitarji u lill-awtoritajiet ta' l-Istati Membri sabiex jagħtuh, fi żmien raġjonevoli, informazzjoni jew dokumenti biex jintużaw fl-inkjesta. Għandhom jidentifikaw b'mod ċar kwalunkwe tagħrif jew dokumenti li jirrigwardaw bħala kunfidenzjali.

5.2. L-Ombudsman jista' jeżamina l-fajl tal-istituzzjoni kkonċernata. L-istituzzjoni kkonċernata għandha tidentifika b'mod ċar kwalunkwe dokumenti fil-fajl li tirrigwarda bħala kunfidenzjali. L-Ombudsman jista' jikkopja l-fajl sħiħ jew dokumenti partikolari li jinsabu fil-fajl. L-Ombudsman għandu jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment li l-fajl ikun ġie eżaminat.

5.3. L-Ombudsman jista' jitlob lil uffiċjali jew impjegati oħra ta' l-istituzzjonijiet jew l-entitajiet Komunitarji sabiex jagħtu x-xiehda tagħhom skond il-kundizzjonijiet stipulati fl-Istatut. L-Ombudsman jista' jiddeċiedi li l-persuna li tagħti l-evidenza għandha tagħmel dan fis-segretezza.

5.4. L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjonijiet jew lill-entitajiet Komunitarji sabiex jagħmlu arranġamenti biex ikun jista' jagħmel l-inkjesti tiegħu fuq il-post.

5.5. L-Ombudsman jista' jikkummissjona studji jew rapporti mħejjija minn esperti, jekk fil-fehma tiegħu dawn ikunu meħtieġa għas-suċċess ta' l-inkjesta.

Artikolu 6  : Soluzzjonijiet bonarji

6.1. Jekk isib li kien hemm każ ta' amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman jikkopera, sa fejn jista', ma' l-istituzzjoni kkonċernata sabiex tinstab soluzzjoni bonarja biex jiġi eliminat il-każ ta' amministrazzjoni ħażina u tkun sodisfatta l-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

6.2. Jekk l-Ombusman jidhirlu li din il-koperazzjoni tkun irnexxiet, jista' jagħlaq il-każ billi jagħti deċiżjoni mmotivata. Għandu jgħarraf lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċernata bid-deċiżjoni.

6.3. Jekk fil-fehma ta' l-Ombudsman, ma jkunx possibbli li tinstab soluzzjoni bonarja, jew jekk l-isforz biex tinstab soluzzjoni bonarja jkun falla, l-Ombudsman jista' jew jagħlaq il-każ u jagħti deċiżjoni mmotivata li tista' tinkludi kumment ta' kritika, jew inkella jħejji rapport li fih jagħmel abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet.

Artikolu 7  : Kummenti ta' kritika

7.1. L-Ombudsman jagħmel kumment ta' kritika jekk iħoss:

(a) li ma jkunx aktar possibbli għall-istituzzjoni kkonċernata li telimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u

(b) li l-każ ta' amministrazzjoni ħażina ma jkollu l-edba implikazzjoni ġenerali.

7.2. Meta l-Ombudsman jagħlaq il-każ b'kumment ta' kritika, għandu jgħarraf b'dan lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment u lill-istituzzjoni kkonċernata.

Artikolu 8  : Rapporti u rakkomandazzjonijiet

8.1 L-Ombudsman jikteb rapport li fih jagħmel abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-istituzzjoni kkonċernata jekk iħoss li jew

(a) ikun possibbli għall-istituzzjoni kkonċernata li telimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina, jew

(b) il-każ ta' amministrazzjoni ħażina jkollu implikazzjonijiet ġenerali.

8.2. L-Ombudsman jibgħat kopja tar-rapport u ta' l-abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet tiegħu lill-istituzzjoni kkonċernata u lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

8.3. L-istituzzjoni kkonċernata tibgħat opinjoni dettaljata lill-Ombudsman fi żmien tliet xhur. L-opinjoni dettaljata tista' tikkonsisti f'aċċettazzjoni tad-deċiżjoni ta' l-Ombudsman u f'deskrizzjoni tal-miżuri li jkunu ttieħdu sabiex jiġi implimentat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni.

8.4. Jekk fil-fehma ta' l-Ombudsman l-opinjoni dettaljata ma tkunx sodisfaċenti, jista' jħejji rapport speċjali lill-Parlament Ewropew fir-rigward tal-każ ta' amministrazzjoni ħażina. Ir-rapport jista' jinkludi rakkomandazzjonijiet. L-Ombudsman jibgħat kopja tar-rapport lill-istituzzjoni kkonċernata u lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment.

Artikolu 9  : Inkjesti li jinfetħu fuq inizjattiva ta' l-Ombudsman stess

9.1. L-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jiftaħ inkjesti fuq inizjattiva tiegħu stess.

9.2. Is-setgħat ta' investigazzjoni li jgawdi l-Ombudsman waqt li jkun qed jagħmel inkjesta fuq inizjattiva tiegħu stess huma l-istess bħal dawk li jgawdi f'inkjesta li tinfetaħ wara li jkun ġie ppreżentat ilment.

9.3. Il-proċeduri li jiġu segwiti f'inkjesti li jinfetħu wara li jkun ġie ppreżentat ilment japplikaw ukoll, b'mod analoġiku, għal inkjesti li jinfetħu fuq inizjattiva ta' l-Ombudsman.

Artikolu 10  : Proċedura

10.1. L-Ombudsman jikklassifika lment bħala wieħed kunfidenzjali, jekk ikun mitlub biex jagħmel hekk mill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment. Jekk ikun tal-fehma li jeħtieġ li jiġu mħarsa l-interessi tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment jew ta' terza persuna, l-Ombudsman stess jista' jiddeċiedi li jikklassifika lment bħala wieħed kunfidenzjali.

10.2. Jekk ikun tal-fehma li jkun xieraq li jsir hekk, l-Ombudsman jista' jieħu passi sabiex jiġi żgurat li l-ilment jitqies bħala wieħed prijoritarju.

10.3. Jekk jinfetħu proċeduri legali fir-rigward ta' kwistjonijiet li jkun qed jiġu investigati mill-Ombudsman, l-Ombudsman jagħlaq il-każ. Ir-riżultati ta' kwalunkwe inkjesta li tkun saret sa dak iż-żmien jiġu arkivjati mingħajr ma tittieħed azzjoni ulterjuri.

10.4. L-Ombudsman jgħarraf lill-awtoritajiet nazzjonali kompetenti u, jekk hemm bżonn, lil istituzzjoni jew entità Komunitarja, bi kwalunkwe kwistjoni ta' liġi kriminali li hu jista' jkun sar jaf biha waqt inkjesta. L-Ombudsman jista' jgħarraf ukoll lil xi istituzzjoni jew entità Komunitarja b'fatti li, fil-fehma tiegħu, jistgħu jiġġustifikaw proċeduri dixxiplinarji.

Artikolu 11  : Rapporti lill-Parlament Ewropew

11.1. L-Ombudsman jibgħat lill-Parlament Ewropew rapport annwali dwar l-attivitajiet tiegħu b'mod ġenerali, inklużi r-riżultati ta' l-inkjesti tiegħu.

11.2. Minbarra rapporti speċjali mħejjija skond kif stipulat fl-Artikolu 8.4 ta' din id-deċiżjoni, l-Ombudsman jista' jippreżenta lill-Parlament rapporti speċjali oħra li fil-fehma tiegħu jkunu meħtieġa sabiex hu jaqdi d-dmirijiet tiegħu skond it-Trattati u l-Istatut.

11.3. Ir-rapporti annwali u speċjali ta' l-Ombudsman jistgħu jinkludu r-rakkomandazzjonijiet li jidhirlu li jkun xieraq li jagħmel sabiex jaqdi d-dmirijiet tiegħu skond it-Trattati u l-Istatut.

Artikolu 12  : Koperazzjoni ma' ombudsmen u korpi simili fl-Istati Membri

L-Ombudsman jista' jaħdem flimkien ma' ombudsmen u entitajiet simili fl-Istati Membri bil-għan li tiżdied l-effikaċja kemm ta' l-inkjesti tiegħu kif ukoll ta' l-inkjesti li jsiru minn ombudsmen u entitajiet simili fl-Istati Membri u bil-għan li jkun hemm dispożizzjonijiet aktar effettivi għall-ħarsien tad-drittijiet u l-interessi taċ-ċittadini fil-liġi ta' l-Unjoni Ewropea u tal-Komunità Ewropea.

Artikolu 13  : Id-dritt tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment li tara l-fajl

13.1. Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment għandha d-dritt li tara l-fajl tal-Ombudsman dwar l-ilment taghħa, soġġett għall-Artikolu 13.3 hawn taħt.

13.2. Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment tista' teżerċita d-dritt li tara l-fajl fuq il-post. Tista' titlob lill-Ombudsman biex jipprovdilha kopja tal-fajl sħiħ, jew ta' dokumenti partikulari fil-fajl.

13.3 Il-persuna li tkun ippreżentat l-ilment m'għandhiex ikollha aċċess għal:

(a) dokumenti jew tagħrif li jinkisbu permezz tal-Artikolu 5.1 jew 5.2 ta' hawn fuq li jkunu ġew identifikati lill-Ombudsman bħala kunfidenzjali;

(b) evidenza li tingħata fis-segretezza skont l-Artikolu 5.3 hawn fuq.

Artikolu 14  : Aċċess pubbliku għad-dokumenti miżmuma mill-Ombudsman

14.1. Il-pubbliku għandu jingħata aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-Ombudsman, li mhumiex relatati ma' inkjesti, taħt l-istess kundizzjonijiet u skont l-istess limiti li huma stipulati fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001(2) dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni.

14.2. Il-pubbliku jista' jitlob aċċess għal dokumenti relatati ma' inkjesti miżmuma mill-Ombudsman, sakemm il-persuna li tippreżenta l-ilment ma tkunx ġiet klassifikata bħala kunfidenzjali skont it-talba tal-persuna li tkun ippreżentat l-ilment, jew mill-Ombudsman skont l-Artikolu 10.1 hawn fuq. M'għandux jingħata aċċess għal:

(a) dokumenti jew tagħrif li jinkisbu permezz tal-Artikolu 5.1 jew 5.2 ta' hawn fuq li jkunu ġew identifikati lill-Ombudsman bħala kunfidenzjali;

(b) evidenza li tingħata fis-segretezza skont l-Artikolu 5.3 hawn fuq;

(c) il-partijiet tal-opinjoni tagħha u t-tweġibiet għal kwalunkwe inkjesti ulterjuri li, skont l-Artikolu 4.5 ta' hawn fuq, l-istituzzjoni kkonċernata talbet li jinkixfu biss lill-persuna li tkun ippreżentat l-ilment. L-applikant għandu jkun infurmat bir-raġuni jew ir-raġunijiet li l-istituzzjoni kkonċernata tkun tat għat-talba tagħha;

(d) dokument li l-kxif tiegħu dan ikun jippreġudika l-integrità ta' inkjesta li tkun qed issir.

14.3. It-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti għandhom isiru bil-miktub (ittra, faks jew e-mail) u b'mod preċiż biżżejjed sabiex d-dokument ikun jista' jiġi identifikat.

14.4. L-aċċess jingħata fuq il-post jew billi tingħata kopja. L-Ombudsman jista' jimponi tariffi raġonevoli għall-għoti tal-kopji. Il-metodu ta' kif jiġu kkalkulati t-tariffi jkun spjegat.

14.5. Deċiżjonijiet dwar applikazzjonijiet għall-aċċess pubbliku jittieħdu fi żmien 15-il jum tax-xogħol mid-data tal-wasla tagħhom. F'każijiet eċċezzjonali, il-limitu ta' żmien jista' jiġi estiż b'15-il jum tax-xogħol; l-applikant huwa infurmat bil-quddiem dwar l-estenzjoni u jingħataw raġunijiet dettaljati.

14.6. Jekk talba għall-aċċess għal dokument tiġi rifjutata għal kollox, jew tiġi rifjutata parti minnha, jingħataw raġunijiet għala t-talba ma ntlaqgħetx.

Artikolu 15  : Lingwi

15.1. Ilment jista' jiġi ppreżentat lill-Ombudsman b'waħda mil-lingwi tat-Trattat. L-Ombudsman ma jkunx obbligat jeżamina lmenti ppreżentati b'lingwi oħra.

15.2. Il-lingwa proċedurali ta' l-Ombudsman tkun waħda mil-lingwi tat-Trattat; f'każ ta' lment, il-lingwa li biha jkun inkiteb.

15.3. L-Ombudsman jiddeċiedi liema dokumenti għandhom jinkitbu bil-lingwa proċedurali.

Artikolu 16  : Pubblikazzjoni ta' rapporti

16.1. L-Ombudsman Ewropew għandu jippubblika fil-Ġurnal Uffiċjali avviżi dwar l-adozzjoni ta' rapporti annwali u speċjali. B'dan il-mod, il-mezzi li permezz tagħhom dawk kollha interessati jkunu jistgħu jkollhom aċċess għat-test sħiħ tad-dokumenti jsiru pubbliċi.

16.2. Kull rapport jew sommarju tad-deċiżjonijiet tal-Ombudsman dwar ilmenti kunfidenzjali jiġi ppubblikat b'mod li l-persuna li tkun ippreżentat l-ilment ma tkunx tista' tiġi identifikata.

Artikolu 17  : Dħul fis-seħħ

17.1. Id-dispożizzjonijiet għall-implimentazzjoni adottati fis-16 ta' Ottubru 1997 huma mħassra.

17.2. Din id-deċiżjoni tidħol fis-seħħ fl-1 ta' Jannar 2003.

17.3. Il-President tal-Parlament Ewropew għandu jiġi infurmat dwar l-adozzjoni ta' din id-deċiżjoni. Għandu jiġi ppubblikat ukoll avviż fil-Ġurnal Uffiċjali.