Evropský veřejný ochránce práv

Euroopa ombudsmani otsus rakendussätete vastuvõtmise kohta(1)

Artikkel 1  : Mõisted

Käesolevates rakendussätetes tähendab

a) „asjaomane institutsioon” ühenduse institutsiooni või asutust, mis on kaebuse või omaalgatusliku uurimise objektiks;

b) „põhikiri” määrusi ja üldtingimusi, mis reguleerivad ombudsmani kohustuste täitmist;

c) „konfidentsiaalne” dokumentide ja teabega seoses „ei kuulu avaldamisele”.

Artikkel 2  : Kaebuste vastuvõtt

2.1 Kaebuste vastuvõtmisel tehakse kindlaks nende esitaja ja sisu, kaebused registreeritakse ja nummerdatakse.

2.2 Kaebuse esitajale saadetakse kinnitus kaebuse kättesaamise kohta, märkides selles ära kaebuse registreerimisnumbri ning juhtumiga tegeleva juristi nime.

2.3 Petitsiooni, mille Euroopa Parlament on petitsiooni esitaja nõusolekul edastanud ombudsmanile, käsitletakse kui kaebust.

2.4 Sobivatel juhtudel ning kaebuse esitaja nõusolekul võib ombudsman edastada kaebuse Euroopa Parlamendile, et sellega tegeletaks kui petitsiooniga.

2.5 Sobivatel juhtudel ning kaebuse esitaja nõusolekul võib ombudsman edastada kaebuse mõnele teisele pädevale asutusele.

Artikkel 3  : Kaebuste vastuvõetavus

3.1 Lepingus ja põhikirjas sätestatud kriteeriumide alusel otsustab ombudsman, kas kaebus kuulub tema pädevusse, ja kui kuulub, siis kas selle saab vastu võtta või mitte; ombudsman võib enne otsustamist paluda kaebuse esitajal edastada lisateavet või -dokumente.

3.2 Kui kaebus ei kuulu ombudsmani pädevusse või on vastuvõetamatu, sulgeb ombudsman kaebuse toimiku. Ta teatab kaebuse esitajale oma otsuse ja selle põhjused. Ombudsman võib soovitada kaebuse esitajal pöörduda muu asutuse poole.

Artikkel 4  : Vastu võetud kaebuse alusel korraldatav uurimine

4.1 Ombudsman otsustab, kas menetlemiseks vastuvõetud kaebuse puhul on uurimise algatamiseks piisavalt alust.

4.2 Kui ombudsman ei leia, et uurimise algatamiseks oleks piisavat alust, sulgeb ta kaebuse toimiku ning teatab sellest kaebuse esitajale. Ombudsman võib teatada ka asjaomasele institutsioonile.

4.3 Kui ombudsman leiab, et uurimise algatamiseks on piisavalt alust, teatab ta sellest kaebuse esitajale ning asjaomasele institutsioonile. Ta saadab asjaomasele institutsioonile kaebuse koopia ning palub institutsioonil esitada küsimuse kohta oma arvamus kindlaks määratud ajavahemiku jooksul, mis tavaliselt ei ületa kolme kuud. Asjaomasele institutsioonile esitatud palve võib täpsustada kindlaid kaebuse aspekte või küsimusi, mida institutsioonil palutakse oma arvamusavalduses käsitleda.

4.4 Arvamus ei sisalda mis tahes teavet või dokumente, mida institutsioon käsitab konfidentsiaalse(te)na.

4.5 Asjaomane institutsioon võib nõuda, et arvamuse teatud osi avaldatakse ainult kaebuse esitajale. Need osad tuleb selgelt märgistada ja nõuet tuleb põhjendada.

4.6 Ombudsman saadab asjaomase institutsiooni arvamuse kaebuse esitajale, kellel on võimalus esitada ombudsmanile selle kohta oma tähelepanekud kindlaks määratud ajavahemiku jooksul, mis tavaliselt ei ületa ühte kuud.

4.7 Ombudsman korraldab edasisi uurimisi, kui vaja. Punktid 4.3.–4.6. kehtivad ka edasiste uurimiste kohta, v.a asjaomane institutsioon peab tavaliselt vastama ühe kuu jooksul.

4.8 Ombudsman võib kasutada lihtmenetlust, kui peab seda asjakohaseks, eesmärgiga saavutada kiire lahend.

4.9 Pärast uurimise lõppemist lõpetab ombudsman juhtumi põhjendatud otsusega ja teatab sellest kaebuse esitajale ning asjaomasele institutsioonile.

Artikkel 5  : Uurimisvolitused

5.1 Vastavalt põhikirjas sätestatud tingimustele võib ombudsman nõuda, et ühenduse institutsioonid ja asutused ning liikmesriikide ametiasutused edastaksid talle mõistliku aja jooksul uurimise jaoks vajalikku teavet ja vajalikke dokumente. Institutsioonid ja asutused peavad selgelt märkima mis tahes teabe ja dokumendid, mida nad käsitavad konfidentsiaalse(te)na.

5.2 Ombudsman võib kontrollida asjaomase institutsiooni toimikut. Asjaomane institutsioon märgistab toimikus selgelt mis tahes dokumendid, mida ta peab konfidentsiaalseteks. Ombudsman võib teha koopia tervest toimikust või toimiku üksikdokumentidest. Ombudsman teatab kaebuse esitajale, et on kontrollinud toimikut.

5.3 Ombudsman võib nõuda, et ühenduse institutsioonide või asutuste ametnikud või muud teenistujad esitaksid põhikirjas ettenähtud tingimustel vajalikke tõendeid. Ombudsman võib otsustada, et isik esitab tõendeid konfidentsiaalselt.

5.4 Ombudsman võib nõuda, et ühenduse institutsioonid ja asutused looksid võimalused uurimise läbiviimiseks kohapeal.

5.5 Ombudsman võib uurimise edu nimel korraldada vajalikke uuringuid või ekspertiise.

Artikkel 6  : Sõbralikud lahendid

6.1 Kui ombudsman tuvastab haldusomavoli juhtumi, teeb ta võimalikult tihedat koostööd asjaomase institutsiooniga, püüdes leida sõbraliku lahendi haldusomavoli kõrvaldamiseks ja kaebuse rahuldamiseks.

6.2 Kui ombudsman leiab, et koostöö institutsiooniga on olnud edukas, lõpetab ta juhtumi põhjendatud otsusega. Ta teatab oma otsusest kaebuse esitajale ning asjaomasele institutsioonile.

6.3 Kui ombudsman ei pea sõbralikku lahendi leidmist võimalikuks või kui sõbraliku lahendi leidmise katsed on osutunud edutuks, lõpetab ombudsman juhtumi põhjendatud otsusega, mis võib sisaldada kriitilist märkust, või koostab soovitusettepanekutega ettekande.

Artikkel 7  : Kriitilised märkused

7.1 Ombudsman teeb kriitilise märkuse, kui ta leiab, et

a) asjaomasel institutsioonil ei ole enam võimalik haldusomavoli juhtumit kõrvaldada ning

b) käsitletaval haldusomavoli juhtumil ei ole laiemaid tagajärgi.

7.2 Kui ombudsman lõpetab juhtumi kriitilise märkusega, teatab ta sellest kaebuse esitajale ja asjaomasele institutsioonile.

Artikkel 8  : Aruanded ja soovitused

8.1 Ombudsman koostab asjaomasele institutsioonile soovitusettepanekutega aruande, kui ta leiab, et

a) asjaomasel institutsioonil on võimalik haldusomavoli kõrvaldada või kui

b) käsitletud haldusomavoli juhtumil on laiemaid tagajärgi.

8.2 Ombudsman saadab eksemplari oma aruandest ning soovitusettepanekutest asjaomasele institutsioonile ja kaebuse esitajale.

8.3 Asjaomane institutsioon saadab ombudsmanile kolme kuu jooksul oma üksikasjaliku arvamuse. Üksikasjalik arvamus võiks sisaldada ombudsmani otsuse heakskiitmist ning soovitusettepanekute rakendamiseks võetud meetmete kirjeldust.

8.4 Kui ombudsman ei pea talle esitatud üksikasjalikku arvamust rahuldavaks, võib ta koostada haldusomavoli juhtumiga seoses eriettekande Euroopa Parlamendile. Ettekanne võib sisaldada soovitusi. Ombudsman saadab selle ettekande eksemplari asjaomasele institutsioonile ning kaebuse esitajale.

Artikkel 9  : Omaalgatuslikud uurimised

9.1 Ombudsman võib otsustada korraldada omaalgatuslikke uurimisi.

9.2 Ombudsmanil on omaalgatuslike uurimiste korral samad uurimisvolitused kui kaebuse alusel algatatud uurimiste korral.

9.3 Menetluskord, mida kohaldatakse kaebuse alusel algatatud uurimise korral, laieneb ka omaalgatuslikule uurimisele.

Artikkel 10  : Menetluskord

10.1 Kui kaebuse esitaja seda taotleb, käsitleb ombudsman kaebust konfidentsiaalsena. Kui ombudsman leiab, et kaebuse esitaja või kolmanda isiku huvid vajavad kaitset, võib ombudsman käsitleda kaebust konfidentsiaalsena ka omal algatusel.

10.2 Kui ombudsman peab seda vajalikuks, võib ta võtta meetmed, millega on võimalik tagada kaebuse käsitlemine eelisjärjekorras.

10.3 Kui ombudsmani uuritava juhtumiga seoses algatatakse kohtumenetlus, lõpetab ta juhtumi uurimise. Selle hetkeni korraldatud uurimiste tulemused arhiveeritakse ilma edasise tegevuseta.

10.4 Ombudsman teatab asjaomastele liikmesriikide ametiasutustele ning, kui see on asjakohane, ühenduse institutsioonile või asutusele kuriteo asjaoludest, mida ta võis teada saada oma uurimisel. Samuti võib ombudsman teatada ühenduse institutsioonile või asutusele asjaoludest, mis tema arvates võivad olla aluseks distsiplinaarmenetluse algatamisele.

Artikkel 11  : Ettekanded Euroopa Parlamendile

11.1 Ombudsman esitab Euroopa Parlamendile aastaaruande oma kogu tegevuse, sealhulgas uurimiste tulemuste kohta.

11.2 Peale punkti 8.4. alusel esitatavate eriettekannete võib ombudsman esitada Euroopa Parlamendile teisi eriettekandeid, kui ta peab seda talle asutamislepingute ja põhikirjaga antud volituste täitmiseks vajalikuks.

11.3 Ombudsmani aastaaruanded ja eriettekanded võivad sisaldada soovitusi, mille esitamist peab ombudsman vajalikuks talle asutamislepingute ja põhikirjaga antud volituste täitmiseks.

Artikkel 12  : Koostöö liikmesriikide ombudsmanide ning teiste sarnaste ametiasutustega

Ombudsman võib teha koostööd liikmesriikide ombudsmanide ning teiste sarnaste ametiasutustega, eesmärgiga tõsta omaenda uurimiste ning ka liikmesriikide ombudsmanide ja sarnaste ametiasutuste uurimiste tõhusust ning korraldada paremini Euroopa Liidu ja Euroopa Ühenduse õigusest tulenevate õiguste ja huvide kaitset.

Artikkel 13  : Kaebuse esitaja õigus tutvuda oma toimikuga

13.1 Kaebuse esitajal on õigus tutvuda ombudsmani poolt peetava toimikuga, mis käsitleb tema kaebust, võttes arvesse alljärgnevas punktis 13.3. sätestatud piiranguid.

13.2 Kaebuse esitaja võib kasutada oma õigust toimikuga tutvuda toimiku asukohas. Ta võib nõuda ombudsmanilt kogu toimiku või toimikus sisalduvate üksikute dokumentide koopiaid.

13.3 Kaebuse esitajal puudub juurdepääs järgmisele:

a) dokumentidele, mis on saadud punktides 5.1. või 5.2. sätestatud korra alusel ja mis märgiti ombudsmanile esitamisel konfidentsiaalseiks;

b) tõenditele, mis anti konfidentsiaalselt punkti 5.3. kohaselt.

Artikkel 14  : Üldsuse juurdepääs ombudsmani valduses olevatele dokumentidele

14.1 Üldsuse juurdepääs ombudsmani valduses olevatele avaldamata dokumentidele on tagatud määruses (EÜ) nr 1049/2001(2) üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele ning vastavalt alljärgnevas punktis 14.2. sätestatud tingimustele ja piirangutele.

14.2 Üldsuse esindajad võivad taotleda juurdepääsu ombudsmani valduses olevatele uurimisega seotud dokumentidele tingimusel, et kaebuse esitaja nõudel või vastavalt punktile 10.1. ombudsmani otsusel ei ole kaebust nimetatud konfidentsiaalseks. Juurdepääsu ei anta järgmisele:

a) dokumentidele, mis on saadud punktides 5.1. või 5.2. sätestatud korra alusel ja mis märgiti ombudsmanile esitamisel konfidentsiaalseiks;

b) tõenditele, mis anti konfidentsiaalselt punkti 5.3. kohaselt;

c) asjaomase institutsiooni arvamuse ja mis tahes edasiste uuringute vastuste osadele, mida asjaomane institutsioon on vastavalt punktile 4.5. lubanud avaldada ainult kaebuse esitajale. Taotlejale teatatakse põhjus või põhjused, miks asjaomane institutsioon piirangu seadis;

d) dokumendile, mille avaldamine takistaks toimuvat uurimist.

14.3 Dokumentidele juurdepääsu taotlused esitatakse kirjalikult (kirja, faksi või e-posti teel) ja piisava üksikasjalikkusega, et tuvastada taotletavat dokumenti.

14.4 Juurdepääs antakse kas kohapeal või koopia esitamise teel. Ombudsman võib nõuda koopiate esitamise eest mõistlikku tasu. Tasu arvutamise viisi tuleb põhjendada.

14.5 Üldsuse juurdepääsu taotluste otsused tehakse 15 tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Erandjuhtudel võidakse käsitlusaega pikendada 15 tööpäeva võrra; taotlejale teatatakse käsitlusaja pikendamisest eelnevalt ja põhjendatakse üksikasjalikult.

14.6 Kui dokumendile juurdepääsu taotlus lükatakse osaliselt või täielikult tagasi, põhjendatakse tagasilükkamist.

Artikkel 15  : Keeled

15.1 Ombudsmanile võib kaebuse esitada asutamislepingu mis tahes keeles. Ombudsman ei ole kohustatud tegelema kaebustega, mis on esitatud muus keeles.

15.2 Ombudsmani korraldatava menetluse keel on üks asutamislepingu keeltest; kaebuse käsitlemisel on selleks keel, milles kirjutati kaebus.

15.3 Ombudsman otsustab, mis dokumendid tuleb koostada menetluskeeles.

Artikkel 16  : Aruannete avaldamine

16.1 Euroopa ombudsman avaldab Euroopa Liidu Teatajas kõik aastaaruannete ning eriettekannete vastuvõtmisega seotud teadaanded, märkides seejuures, kuidas saab lugeda dokumentide terviktekste.

16.2 Mis tahes aruanded, ettekanded ja ombudsmani otsuste kokkuvõtted, mis käsitlevad konfidentsiaalseid kaebusi, peavad olema avaldatud viisil, mis ei võimalda kaebuse esitaja isiku tuvastamist.

Artikkel 17  : Jõustumine

17.1 Käesoleva otsuse jõustumisega muutuvad 16. oktoobril 1997 vastu võetud rakendussätted kehtetuks.

17.2 Käesolev otsus jõustub 1. jaanuaril 2003.

17.3 Euroopa Parlamendi presidendile teatatakse käesoleva otsuse vastuvõtmisest. Teadaanne avaldatakse ka Euroopa Liidu Teatajas.