Achtergrond van de klacht

1. Klager werkt als programmadirecteur voor een Zweedse ngo die actief is op het gebied van mensenrechten.

2. Op 14 maart 2016 heeft hij bij de EDEO een eerste verzoek om toegang van het publiek tot documenten ingediend op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [1]. Hij wenste toegang te krijgen tot de "Overeenkomst inzake politieke dialoog en samenwerking" tussen de EU en Cuba (hierna "PDCA" genoemd), die op 11 maart 2016 in Havana is geparafeerd.

3. Op 27 april 2016 heeft de EDEO op het oorspronkelijke verzoek van klager geantwoord. Het verklaarde dat, aangezien de PDCA "voorlopig van aard is en deel uitmaakt van een lopende onderhandeling", de openbaarmaking ervan (i) het institutionele besluitvormingsproces ernstig zou kunnen ondermijnen; en (ii) de internationale betrekkingen zou kunnen ondermijnen, aangezien "openbaarmaking vóór afronding de betrekkingen van de EU met Cuba zou kunnen schaden". Overeenkomstig artikel 4, lid 3,[2] en artikel 4, lid 1, derde streepje [3], van Verordening (EG) nr. 1049/2001 kon het gevraagde document dus niet geheel of gedeeltelijk openbaar worden gemaakt.

4. Klager heeft vervolgens op 2 mei 2016 verzocht om herziening van dit besluit (een “bevestigend verzoek”).

5. Op 26 mei 2016 heeft de EDEO geantwoord op het confirmatief verzoek van klager. Hij handhaafde zijn eerdere standpunt. De PDCA was toen voorlopig en moest na parafering van de tekst door de onderhandelaars aan beide zijden nog intern worden gecontroleerd door juristen-vertalers en andere deskundigen. De tekst was dus niet het eindresultaat van de onderhandelingen, die in beperkte vorm en op basis van een beperkt onderhandelingsmandaat plaatsvonden. Elke openbaarmaking zou dus het lopende besluitvormingsproces kunnen ondermijnen.

6. De EDEO voegde eraan toe dat de PDCA definitief zal worden zodra de hoge vertegenwoordiger en de Commissie de Raad aanbevelen de PDCA te ondertekenen. In dat stadium zou het volgens de EDEO ook openbaar worden gemaakt.

7. Volgens klager was het standpunt van de EDEO niet overtuigend, omdat het document, aangezien het was geparafeerd, niet als "voorlopig" kon worden beschouwd. Hij wendde zich tot de Europese Ombudsman.

Het onderzoek

8. Op 1 juli 2016 opende de Ombudsman een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende beweringen en beweringen vast:

1) De EDEO heeft ten onrechte besloten het document niet openbaar te maken.

2) De EDEO moet het document openbaar maken.

9. In de loop van het onderzoek heeft de Ombudsman de in de klacht verstrekte informatie naar behoren in aanmerking genomen. Zij heeft met name een grondige analyse uitgevoerd van de correspondentie die had plaatsgevonden tussen de EDEO en klager voordat klager zich tot de Ombudsman wendde.

Bewering dat de EDEO ten onrechte heeft besloten het document niet openbaar te maken

Verdere ontwikkelingen

10. Op 12 augustus 2016, dus vóór de geplande inzage van het dossier door de Ombudsman, heeft EDEO de diensten van de Ombudsman een e-mail gestuurd met de mededeling dat hij het gevraagde document aan klager zou meedelen zodra de Commissie het had vastgesteld. Dit zou naar verwachting voor eind september 2016 gebeuren.

11. Bij e-mail van 17 augustus 2016 heeft de Ombudsman klager verzocht zijn opmerkingen over de brief van de EDEO in te dienen. Klager deed dit op 18 augustus 2016. In zijn opmerkingen bedankte klager de Ombudsman voor haar inspanningen om de zaak op te lossen. Hij beroept zich ook op de artikelen 10 en 11 VEU en voert aan dat de EDEO, door het document dat door de respectieve onderhandelingsteams publiekelijk is geparafeerd, niet te publiceren, de capaciteit van burgers om in het openbaar van gedachten te wisselen over de kwestie duidelijk beperkt. Hij voerde aan dat de overeenkomst een openbaar document is en geen ontwerp, ongeacht de goedkeuring ervan door de Commissie.

12. Op 27 september 2016 heeft de EDEO de Ombudsman een e-mail gestuurd die hij op 22 september 2016 aan klager had gestuurd, waarin hij hem meedeelde dat hij, aangezien het document op dat moment als definitief werd beschouwd, er toegang toe kon krijgen. De EDEO heeft klager een kopie van het gevraagde document toegezonden als bijlage bij deze e-mail. De EDEO heeft voorts verklaard dat de Commissie haar voorstel aan de Raad betreffende de ondertekening van de PDCA een dag eerder, namelijk op 21 september 2016, had aangenomen.

13. De EDEO heeft bij zijn brief aan de Ombudsman ook een kopie gevoegd van een e-mail die klager haar op 22 september 2016 had gestuurd, waarin hij bevestigde dat hij het document had ontvangen en de EDEO daarvoor bedankte.

Beoordeling door de Ombudsman

14. Klager heeft nu het gevraagde document ontvangen. De klager heeft geen verdere bezorgdheid geuit over het tijdstip van de mededeling van feiten en overwegingen. De Ombudsman beëindigt dus het onderzoek zoals dat door de EDEO is afgehandeld.

15. De Ombudsman wenst echter duidelijk te maken dat deze conclusie niet mag worden opgevat als een implicatie dat de openbaarmaking door de EDEO in feite tijdig heeft plaatsgevonden.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De EDEO heeft de zaak geregeld.

Klager en de EDEO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Straatsburg, 10/11/2016

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

[1] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145, blz. 43).

[2] "De toegang tot een door een instelling voor intern gebruik opgesteld of door een instelling ontvangen document dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover de instelling geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
De toegang tot een document met adviezen voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de betrokken instelling wordt geweigerd, zelfs nadat het besluit is genomen, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt."[cursivering van mij]

[3] "De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan de bescherming van de internationale betrekkingen zou ondermijnen". [nadruk toegevoegd]