European Ombudsman
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1. Die Beschwerdeführerin, eine deutsche Staatsangehörige, beteiligte sich am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/26/05 für AD-Beamtinnen und Beamte im Sachgebiet Recht. Am 7. Dezember 2006 teilte ihr das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) mit, dass sie zur letzten Phase des Auswahlverfahrens, d. h. zu den mündlichen Prüfungen, zugelassen sei, die ab dem 23. Januar 2007 stattfinden würden. Am selben Tag teilte die Beschwerdeführerin EPSO mit, dass sie schwanger und der errechnete Geburtstermin der 11. März 2007 sei. Sie bat darum, ihren Prüfungstermin deshalb zum frühestmöglichen Zeitpunkt vor dem 9. Februar 2007 anzusetzen. In seiner Antwort vom 14. Dezember 2006 erklärte EPSO, dass Bewerberinnen und Bewerber mit der Hauptsprache Deutsch voraussichtlich zwischen dem 1. und dem 8. März 2007 oder zwischen dem 29. März und dem 2. Mai 2007 geprüft würden und es nicht möglich sei, ihr Prüfungsgespräch vor dem 9. Februar 2007 durchzuführen.
2. Am 20. Dezember 2006 erhielt die Beschwerdeführerin eine Einladung zu einem Prüfungsgespräch am 16. April 2007. Mit Schreiben vom 23. Dezember 2006 bat sie EPSO um einen neuen Termin vor dem 9. Februar 2007 bzw., falls dies nicht möglich sei, „hilfsweise" nach dem 30. April 2007. Auf ihre schriftliche Nachfrage vom 18. Januar 2007 teilte ihr EPSO am 19. Januar 2007 mit, dass es wegen des engen Prüfungsrahmens als einzig möglichen Termin den 3. Mai 2007 anbieten könne. Die Beschwerdeführerin nahm dieses Angebot an.
3. Am 3. Mai 2007, acht Wochen nach der Geburt ihres Kindes (das am 7. März 2007 zur Welt gekommen war), legte die Beschwerdeführerin die mündliche Prüfung ab. Am 10. Mai 2007 wurde ihr mitgeteilt, dass sie nicht in die Reserveliste aufgenommen worden sei, weil sie in der mündlichen Prüfung nicht die erforderliche Mindestpunktzahl (25 von 50), sondern nur 24 Punkte erreicht habe.
4. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten erhob die Beschwerdeführerin folgende Vorwürfe:
(1) EPSO habe ihre Bitte um Terminierung der Prüfung vor dem 9. Februar 2007 zu Unrecht abgelehnt.
Zur Begründung dieses Vorwurfs trug sie Folgendes vor:
(a) EPSO sei für die Schwierigkeiten bei der Terminplanung verantwortlich, da sich das Auswahlverfahren verzögert hatte.
(b) Dass sie einen Termin nach der Geburt ihres Kindes akzeptieren musste, sei diskriminierend, da ihr eine angemessene Prüfungsvorbereitung unmöglich gemacht wurde und sie am Prüfungstag mit Schwierigkeiten kämpfen musste, die kein männlicher Bewerber hatte.
(c) EPSO hätte die mündliche Prüfung nicht in die 14-wöchige Mutterschutzfrist nach Artikel 58 des Beamtenstatuts legen dürfen. Diese Frist müsse auf Bewerberinnen in gleicher Weise angewendet werden wie auf Beamtinnen.
(d) EPSO habe für ihre Prüfung am 3. Mai 2007, die im Endeffekt die letzte in diesem Verfahren und die einzige an diesem Tag war, eigens alle Mitglieder des Prüfungsausschusses herbeordern sowie für die Dolmetscher sorgen müssen, d. h. der organisatorische Aufwand wäre auch nicht größer gewesen, wenn das Amt ihre Prüfung auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 gelegt hätte.
(2) EPSO habe ihre Korrespondenz in dieser Angelegenheit nicht ordnungsgemäß bearbeitet.
Zur Begründung dieses Vorwurfs trug die Beschwerdeführerin Folgendes vor:
(a) EPSO sei in seiner ersten E-Mail vom 14. Dezember 2006 und in der Einladung, die sie am 20. Dezember 2006 erhielt, nicht auf ihre spezielle Lage eingegangen;
(b) EPSO habe ihr Schreiben vom 23. Dezember 2006 zu spät und erst auf ihr Nachhaken hin beantwortet; und
(c) EPSO habe bei seinem Alternativvorschlag überhaupt keinen Bezug auf ihre Argumente, weshalb der Termin vor der Geburt deutlich wünschenswerter wäre, genommen.
Die Beschwerdeführerin forderte Folgendes:
5. In Bezug auf die zweite Forderung der Beschwerdeführerin stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO noch nicht genügend Zeit gehabt hatte, sich einen Standpunkt zu erarbeiten. Nach Artikel 2 Absatz 4 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten war diese Forderung daher unzulässig.
6. Die Forderungen (4) bis (6) bezogen sich allgemein auf den Umgang von EPSO mit den Ersuchen der Beschwerdeführerin. Da die Beschwerdeführerin diese Fragen bei ihren vorherigen Kontakten zu EPSO offenbar nicht angeschnitten hatte, vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass auch ihre vierte Forderung nach Artikel 2 Absatz 4 des Statuts des Bürgerbeauftragten unzulässig war. Die fünfte und die sechste Forderung der Beschwerdeführerin allerdings gingen offenbar auf ihre ganz spezifischen persönlichen Erfahrungen zurück. Daher war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass von ihr nicht verlangt werden sollte, in dieser Hinsicht vorherige administrative Schritte bei EPSO vorzunehmen.
7. Daher ersuchte der Bürgerbeauftragte EPSO um Stellungnahme zu den Vorwürfen der Beschwerdeführerin und zu ihren Forderungen (1), (3), (5) und (6).
8. In ihren Anmerkungen zur Stellungnahme von EPSO trug die Beschwerdeführerin erneut ihre zweite Forderung vor, die die Übernahme der Reisekosten betraf. Da EPSO zwischenzeitlich die Reisekosten der Beschwerdeführerin erstattet hatte, jedoch die Übernahme der Reisekosten der Begleitperson ablehnte, bezog der Bürgerbeauftragte den folgenden Beschwerdepunkt und die folgende Forderung in seine Untersuchung ein:
(3) EPSO habe zu Unrecht die Übernahme der Reisekosten für eine Begleitperson verweigert, die während der mündlichen Prüfung das Baby der Beschwerdeführerin betreute.
Zur Begründung dieses Vorwurfs trug die Beschwerdeführerin vor, dass (a) die Anwesenheit der Begleitperson unerlässlich war und (b) ihre Situation mit der eines körperlich behinderten Bewerbers vergleichbar sei, der eine Begleitperson braucht, um an der Prüfung teilnehmen zu können. Die Beschwerdeführerin forderte die Erstattung der Reisekosten für die Begleitperson in Höhe von 78,00 EUR.
9. Im Zuge seiner weiteren Untersuchungen zu dem zusätzlichen Vorwurf und der zusätzlichen Forderung der Beschwerdeführerin ersuchte der Bürgerbeauftragte EPSO auch um ergänzende Auskünfte zu vier Sachfragen, die seiner Meinung nach zu klären waren.
10. Die Antwort von EPSO auf dieses Informationsersuchen wurde der Beschwerdeführerin übermittelt, die dazu Anmerkungen machte.
11. Am 16. Oktober 2008 unterbreitete der Bürgerbeauftragte mit dem vorherigen Einverständnis der Beschwerdeführerin einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung, auf den EPSO am 3. Dezember 2008 antwortete. Diese Antwort wurde der Beschwerdeführerin mit der Bitte um Anmerkungen zugeleitet, die sie am 9. Februar 2009 übersandte.
12. Im Folgenden wird zunächst die Analyse des Bürgerbeauftragten vorgestellt, die zu dem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung führte (A). Ausgangspunkt ist dabei der Vorwurf der Beschwerdeführerin, dass EPSO ihr zu Unrecht die Bitte um einen Prüfungstermin vor der Geburt ihres Kindes abgeschlagen und ihre Korrespondenz nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe. Es folgt eine Prüfung der Forderung nach einem Eingeständnis und einer Entschuldigung. Die Forderungen nach Reisekostenübernahme und nach Annahme einer offiziellen Politik gegenüber Bewerberinnen, die schwanger sind oder gerade geboren haben, werden an gesonderter Stelle behandelt.
13. Danach stellt der Bürgerbeauftragte den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung (B) sowie die Stellungnahme des EPSO und die Anmerkungen der Beschwerdeführerin dazu vor (C). Anschließend beurteilt er die weiteren Entwicklungen nach dem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung (D), ehe er seine Schlussfolgerungen darlegt (E).
(1) Zu Unrecht erfolgte Verweigerung der Bitte einer Bewerberin um einen Prüfungstermin vor der Geburt ihres Kindes
14. Erstens trug die Beschwerdeführerin vor, dass EPSO für die Schwierigkeiten bei der Festsetzung ihres Prüfungstermins verantwortlich sei, weil sich das Auswahlverfahren verzögert hatte. Sie teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie ihre Schwangerschaft in der Annahme geplant habe, die mündliche Prüfung vor der Entbindung absolvieren zu können. Dabei habe sie sich nach dem ursprünglich vorgesehenen Zeitplan für das Auswahlverfahren gerichtet, dem zufolge die mündlichen Prüfungen ab September 2006 stattfinden sollten. Tatsächlich begannen die Prüfungen erst im Januar 2007.
15. In seiner Stellungnahme äußerte sich EPSO nicht zu dieser Verzögerung. In der Antwort auf die ergänzende Anfrage des Bürgerbeauftragten zum Ausmaß und zu den Gründen für die Verzögerung hob EPSO hervor, dass die Organisation des betreffenden Auswahlverfahrens besonders kompliziert gewesen sei, weil es (i) schwierig war, Prüfer für die sehr speziellen Fragen zu finden, die bei den schriftlichen Prüfungen in den 11 laut Bekanntmachung vorgesehenen Sprachen gestellt wurden, und (ii) die Zulässigkeit einer großen Zahl von Bewerbungen (insgesamt 544) geprüft werden musste. Die Dauer des Auswahlverfahrens sei die logische Folge dieser komplizierten Situation. Das Argument der Beschwerdeführerin, dass die beträchtliche Verzögerung nicht gerechtfertigt war, sei unbegründet. Auf die Frage des Bürgerbeauftragten, ob EPSO irgendwelche Maßnahmen zum Ausgleich möglicher nachteiliger Auswirkungen der Verzögerung ergriffen habe, erwiderte EPSO, dass ihm nicht ersichtlich sei, wie die Dauer des Verfahrens zu Nachteilen für die Bewerber hätte führen können. Somit habe kein Bedarf an Ausgleichsmaßnahmen bestanden.
16. Die Beschwerdeführerin trug in ihren Anmerkungen vor, dass sie, wenn die Verzögerung nicht aufgetreten wäre, die mündliche Prüfung ohne Probleme und ohne die hormonellen Nachwirkungen der kurz zuvor erfolgten Entbindung hätte absolvieren können. Somit sei ihr durch die Verzögerung ein eindeutiger Nachteil erwachsen.
17. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass EPSO in der Bekanntmachung des betreffenden Auswahlverfahrens[1] folgenden „vorläufigen Zeitplan" angab: „Die Abwicklung eines Auswahlverfahrens erstreckt sich je nach der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen auf einen Zeitraum von ungefähr neun Monaten ab der Bestätigung der Anmeldung. Informationen hierzu finden Sie auf der Website des Amts für Personalauswahl." Da Anmeldeschluss der 29. September 2005 war und die Beschwerdeführerin am 10. Mai 2007 über das Ergebnis ihrer schriftlichen Prüfung in Kenntnis gesetzt wurde, kann kein Zweifel daran bestehen, dass sich das Auswahlverfahren erheblich verzögerte.
18. Hinzu kommt, dass sich EPSO bei der Begründung der Dauer des Verfahrens nicht auf außergewöhnliche oder unerwartete Umstände berief, sondern auf zwei Sachverhalte, die ihm schon vor Beginn des Verfahrens bekannt gewesen sein mussten. Sowohl die Anzahl der Sprachen, in denen die schriftlichen Prüfungen abgelegt werden konnten, als auch die Anzahl der Bewerbungen, deren Zulässigkeit zu prüfen war, gingen bereits aus der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens hervor. Wären nur die beiden von EPSO angeführten Gründe schuld an der Verzögerung gewesen, hätte von Anfang an ein anderer vorläufiger Zeitplan angegeben werden können.
19. Der Bürgerbeauftragte erkannte an, dass der in der Bekanntmachung enthaltene Zeitplan nur vorläufigen Charakter trug und dass es bei einem allgemeinen Auswahlverfahren mit so vielen Bewerbern und so vielen Sprachen schwierig ist, Verzögerungen zu vermeiden. Entgegen der Auffassung von EPSO liegt jedoch auf der Hand, dass die unerwartet lange Dauer des Verfahrens nachteilige Folgen für die Teilnehmer haben konnte. Jede Teilnehmerin, die ähnliche Pläne wie die Beschwerdeführerin gemacht hatte und sich dabei nach dem vorläufigen Zeitplan richtete, konnte bei dessen Überschreitung in Schwierigkeiten geraten.
20. Daher war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass EPSO im Falle einer so erheblichen Verzögerung besonders aufmerksam auf mögliche Probleme der Bewerber eingehen sollte, die aus dieser Verzögerung resultieren. Dies war der Hintergrund, vor dem der Bürgerbeauftragte untersuchte, wie EPSO mit dem Problem der Beschwerdeführerin umging.
21. Zweitens trug die Beschwerdeführerin vor, es sei diskriminierend gewesen, dass sie einen Prüfungstermin nach der Geburt ihres Kindes akzeptieren musste, da sie sich dadurch nicht angemessen auf die Prüfung vorbereiten konnte und am Prüfungstag mit Schwierigkeiten kämpfen musste, die kein männlicher Bewerber hatte. Insbesondere verwies sie auf den Schlafmangel nach der Geburt ihres Kindes, den Stress und die organisatorischen Probleme beim Reisen mit einem Neugeborenen sowie auf ein als „Stilldemenz" bezeichnetes Phänomen, das nach Aussage einiger Wissenschaftler zu nachlassender Gedächtnisleistung und Konzentrationsstörungen führt und durch Schlafmangel bedingt sein könnte.
22. In seiner Stellungnahme erinnerte EPSO daran, dass eine Diskriminierung dann vorliege, wenn eine Person in vergleichbarer Situation weniger vorteilhaft behandelt wird als eine andere. Die Beschwerdeführerin sei genauso behandelt worden wie alle anderen Bewerberinnen und Bewerber, weil sie ebenso wie diese die Möglichkeit zur Verlegung des Termins hatte, wenn es ihr nicht möglich war, die Prüfung zum vorgesehenen Termin abzulegen. EPSO habe sie davon in Kenntnis gesetzt, dass ein Termin vor dem 9. Februar 2007 nicht in Frage kommen könne.
23. Für die mündlichen Prüfungen würden die Bewerberinnen und Bewerber zu Sprachgruppen zusammengefasst, um das Dolmetschen in die jeweiligen Sprachen abzusichern. Die Dolmetscher seien schon mehrere Wochen vor der Einladung der Bewerber zu beantragen gewesen. In der Zeit bis zum 9. Februar 2007 seien die französisch-, englisch-, dänisch- und schwedischsprachigen Bewerber geprüft worden. Da pro Tag acht Bewerber geprüft werden konnten, sei es absolut unmöglich gewesen, in den Zeitplan ein zusätzliches Prüfungsgespräch zu integrieren, noch dazu in einer anderen Sprache. Daher habe EPSO der Beschwerdeführerin auf ihr Ersuchen vom 23. Dezember 2006 hin den 3. Mai 2007 als neuen Termin angeboten, was ihrem zweiten Vorschlag entsprach. Die Beschwerdeführerin habe diesen Alternativtermin akzeptiert. Somit habe EPSO dem Grundsatz der Nichtdiskriminierung vollkommen Rechnung getragen, wobei auch die organisatorischen Zwänge eines umfassenden mehrsprachigen Auswahlverfahrens zu berücksichtigen waren.
24. Die Beschwerdeführerin betonte in ihren Anmerkungen, dass sie nicht zwei alternative Terminvorschläge unterbreitet habe. Sie habe die Zeit nach dem 30. April 2007 nur deshalb genannt, um klar zu machen, vor welchem Zeitpunkt eine Prüfung absolut undenkbar war. Damit habe sie einem weiteren ungeeigneten Terminvorschlag von EPSO vorbeugen wollen, was durch ihre Formulierung „hilfsweise" klar gewesen sein müsste. Sie habe EPSO schon in ihrem ersten Schreiben, d. h. vor der Terminvergabe, auf ihre Situation hingewiesen. EPSO habe keine konkreten Gründe dafür angegeben, warum es ihrer Bitte nicht nachkommen konnte. Zu dem Argument von EPSO, sie habe ja seinen zweiten Vorschlag akzeptiert, sei festzuhalten, dass ihr zu diesem Zeitpunkt gar nichts anderes übrig blieb, als diesen Termin zu akzeptieren.
25. Auf ein Ersuchen des Bürgerbeauftragten um ausführlichere Auskünfte teilte EPSO mit, dass Dolmetscher mindestens sechs Wochen vor Beginn der Prüfungsgespräche zu beantragen seien, weil auch der Dolmetschbedarf bei anderen, gleichzeitig laufenden Auswahlverfahren zu berücksichtigen sei. Im vorliegenden Fall habe EPSO formell am 14. Dezember 2006 Dolmetscher angefordert, nachdem die Planung der Prüfungsgespräche für die einzelnen Sprachgruppen abgeschlossen war.
26. Auf die Frage des Bürgerbeauftragten, warum es nicht möglich war, vor dem 9. Februar 2007 Prüfungsgespräche in mehr als einer Sprache pro Tag durchzuführen, erwiderte EPSO, dass es die Bewerber in Sprachgruppen einteile, um die Inanspruchnahme von Dolmetschern zu rationalisieren. Es sei üblich, mit den Bewerbern zu beginnen, für die nicht gedolmetscht werden muss; im vorliegenden Fall seien dies die englisch- und französischsprachigen Bewerber gewesen. EPSO habe keine andere Wahl gehabt, als die Beschwerdeführerin für den 3. Mai 2007, den Tag nach dem ursprünglich vorgesehenen letzten Tag der mündlichen Prüfungen, zu laden. An diesem Tag seien noch fünf weitere Bewerberinnen und Bewerber geprüft worden, die ebenfalls den ursprünglich geplanten Prüfungstermin nicht wahrnehmen konnten.
27. In Erwiderung auf die Frage des Bürgerbeauftragten, warum EPSO in Anbetracht der Besonderheiten des Falles der Beschwerdeführerin keine Ausnahme von der Regel machen konnte, dass acht Bewerber pro Tag geprüft wurden, erklärte EPSO, dies sei aufgrund der Arbeitszeitregelung für Dolmetscher nicht möglich gewesen. Diesen Bestimmungen zufolge könnten Dolmetscher vier Stunden am Vormittag sowie weitere vier Stunden am Nachmittag eingesetzt werden, wobei eine obligatorische Pause von eineinhalb Stunden einzuhalten sei. Gemäß dem Zeitplan für die fraglichen mündlichen Prüfungen sei der erste Bewerber zu 9.00 Uhr und der letzte zu 17.30 Uhr einzuladen gewesen. Im Allgemeinen beende der Prüfungsausschuss die Prüfungsgespräche gegen 18.30 Uhr.
28. Die Beschwerdeführerin wies in ihren Anmerkungen darauf hin, dass sie EPSO am 7. Dezember 2006 von ihrer Situation in Kenntnis gesetzt habe, so dass es vor der Beantragung der Dolmetschleistungen am 14. Dezember 2006 hätte prüfen können, ob die Möglichkeit bestand, sie an einem Termin vor dem 9. Februar 2007 entweder als erste Bewerberin am Vormittag oder als letzte Bewerberin am Abend zum Prüfungsgespräch einzuladen.
29. Ausschlaggebend für die Beantwortung der Frage, ob die Beschwerdeführerin anders behandelt wurde als die übrigen Bewerber, war nach Ansicht des Bürgerbeauftragten nicht die Möglichkeit einer Terminverlegung, auf die sich EPSO berief, sondern das von EPSO letztlich unterbreitete Terminangebot. Angesichts dieses Termins lag auf der Hand, dass die Beschwerdeführerin mit Schwierigkeiten konfrontiert war, die bei anderen Bewerbern nicht auftraten, da es für sie organisatorische und psychische Konsequenzen hatte, sich kurz nach der Geburt ihres Kindes auf eine Prüfung vorbereiten und mit einem Säugling reisen zu müssen. Somit stand fest, dass die Beschwerdeführerin anders behandelt worden war als die übrigen Bewerber.
30. Nach ständiger Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs ist eine unterschiedliche Behandlung dann diskriminierend, wenn sie nicht durch objektive Faktoren gerechtfertigt ist[2]. Im Falle der Beschwerdeführerin hätte die unterschiedliche Behandlung vermieden werden können, wenn das Prüfungsgespräch ihren Wünschen entsprechend vor dem 9. Februar 2007 anberaumt worden wäre. Somit musste der Bürgerbeauftragte prüfen, ob EPSO die Möglichkeit gehabt hätte, die Prüfung der Beschwerdeführerin auf einen anderen Termin zu legen.
31. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich mündliche Prüfungen wesentlich flexibler handhaben lassen als schriftliche. Schriftliche Prüfungen müssen für alle Bewerber zum gleichen Zeitpunkt durchgeführt werden, so dass es nur selten möglich sein dürfte, individuellen Wünschen nach Terminänderungen zu entsprechen. Mündliche Prüfungen dagegen erstrecken sich im Allgemeinen über einen längeren Zeitraum, der wie im vorliegenden Fall mehrere Monate umfassen kann. Wie EPSO selbst ausführte, sind in begründeten Fällen gewisse Änderungen am Zeitplan möglich.
32. Der Bürgerbeauftragte war nicht überzeugt von der Darstellung des EPSO, dass keine Möglichkeit bestanden habe, das Prüfungsgespräch der Beschwerdeführerin auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 zu legen. Erstens informierte die Beschwerdeführerin EPSO am 7. Dezember 2006 über ihre Situation, also eine Woche, bevor EPSO Dolmetscher anforderte. Ihr Argument, dass EPSO seine Planung noch hätte ändern können, ist daher nicht von der Hand zu weisen. Selbst für den Fall, dass die interne Planung der mündlichen Prüfungen schon vor der Anforderung der Dolmetscher zu weit fortgeschritten war und keine Änderungen mehr zuließ, fragte sich der Bürgerbeauftragte doch, ob es nicht möglich gewesen wäre, das Prüfungsgespräch der Beschwerdeführerin in einen Block von Prüfungen in einer anderen Sprache zu integrieren. Da EPSO Dolmetscher für das Prüfungsgespräch der Beschwerdeführerin am 3. Mai organisieren konnte, das nicht in den deutschsprachigen Prüfungsblock fiel, war der Bürgerbeauftragte nicht davon überzeugt, dass keine Möglichkeit bestanden hätte, Dolmetscher für einen Termin vor dem 9. Februar 2007 anzufordern. Auch was die Möglichkeit der Abweichung von der Regel anbetraf, dass pro Tag acht Bewerber geprüft wurden, vermochte EPSO den Bürgerbeauftragten nicht zu überzeugen. Vor allem hätten die Arbeitszeitbegrenzungen für Dolmetscher darauf keinen Einfluss gehabt, da bei den englisch- und französischsprachigen Prüfungen offenbar nicht gedolmetscht wurde und für das Prüfungsgespräch der Beschwerdeführerin ohnehin ein anderer Dolmetscher benötigt worden wäre als für die dänisch- und schwedischsprachigen Prüfungen.
33. Da die Beschwerdeführerin selbst EPSO in ihrem Schreiben vom 23. Dezember 2006 darauf hingewiesen hatte, dass der 30. April 2007 der „frühestmögliche Zeitpunkt" für einen Prüfungstermin nach der Geburt ihres Kindes sei, musste es EPSO nach Ansicht des Bürgerbeauftragten klar sein, dass die Beschwerdeführerin diesen Termin nicht als gleichwertige Alternative zu einem Termin vor dem 9 Februar 2007 genannt hatte. In ihrem Schreiben vom 23. Dezember 2006 schilderte sie die „fast unüberwindlichen Schwierigkeiten", die ihrer Meinung nach gegen den letzteren Termin sprachen. Außerdem verwendete sie den Begriff „hilfsweise", womit sie nach Auffassung des Bürgerbeauftragten verdeutlichte, dass der spätere Termin nur für den Fall vorgeschlagen wurde, dass eine Durchführung der Prüfung vor der Geburt ihres Kindes absolut nicht möglich sein würde.
34. Wie die Beschwerdeführerin außerdem vortrug, konnte man ihr nicht vorhalten, dass sie den späteren Termin akzeptierte, da ihr zu diesem Zeitpunkt gar nichts anderes übrig blieb, als ihn zu akzeptieren.
35. In Anbetracht dessen hatte EPSO nach Ansicht des Bürgerbeauftragten nicht zweifelsfrei nachgewiesen, dass keine Möglichkeit bestand, die Prüfung der Beschwerdeführerin auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 zu legen. Die Weigerung von EPSO, die Prüfung entsprechend zu terminieren, konnte also diskriminierend und folglich fehlerhaftes Verwaltungshandeln gewesen sein.
36. Drittens machte die Beschwerdeführerin geltend, dass EPSO ihre Prüfung nicht in die 14-wöchige Mutterschutzfrist nach Artikel 58 des Beamtenstatuts hätte legen dürfen. Diese Frist sollte für Bewerberinnen bei Auswahlverfahren von EPSO ebenso gelten wie für Beamtinnen.
37. EPSO unterstrich in seiner Stellungnahme, dass die Bestimmung, auf die sich die Beschwerdeführerin berief, für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften gelte. In den Verfahrensanweisungen für Auswahlverfahren sei allerdings nicht vorgesehen, dass eine Bewerberin - egal ob Beamtin/Bedienstete oder nicht - während ihres Mutterschaftsurlaubs nicht aufgefordert werden kann, an einer Prüfung teilzunehmen. Da es sich um Mutterschaftsurlaub handele, könne zudem die Situation einer im Berufsleben stehenden Person nicht mit der Situation einer Bewerberin an einem Auswahlverfahren gleichgesetzt werden.
38. In ihren Anmerkungen erklärte die Beschwerdeführerin, das Nichtvorhandensein entsprechender Bestimmungen in den Verfahrensanweisungen für Auswahlverfahren bedeute lediglich, dass für diesen Fall eine Lücke in den Verfahrensanweisungen existiere. In solchen Fällen sei es normale juristische Praxis zu überlegen, ob ähnlich gelagerte Vorschriften analog angewendet werden können. Als junge Mutter befinde sie sich in einer ähnlich gelagerten Situation wie eine junge Mutter, die Gemeinschaftsbedienstete ist, da sie sich ebenso um ein Neugeborenes kümmern müsse. Es sei sogar ein Erst-Recht-Schluss angezeigt, denn wenn schon eine Bedienstete in dieser Zeit zum Schutz ihres berechtigten Interesses, sich um ihr Kind zu kümmern, nicht beschäftigt werden dürfe, müsse erst recht eine Bewerberin an einem Auswahlverfahren, die erst eine solche Rechtsstellung als Bedienstete erlangen will, sich auf diesen Schutz berufen können.
39. Der Bürgerbeauftragte hatte Verständnis für die Auffassung der Beschwerdeführerin, dass es eine Regelung zum Schutz von Bewerberinnen in ihrer Lage geben sollte. Seiner Meinung ist bei Frauen in dieser Situation zweifellos ein Schutzbedarf gegeben. Er hielt es jedoch nicht für erforderlich, das Argument der Beschwerdeführerin, Artikel 58 des Beamtenstatuts könne und solle analog auch auf Bewerberinnen angewendet werden, auf Stichhaltigkeit zu prüfen, da er ja bereits im Zusammenhang mit dem Diskriminierungsvorwurf einen eventuellen Misstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt hatte.
40. Daher war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass er diesem Argument der Beschwerdeführerin nicht weiter nachgehen müsse.
41. Viertens trug die Beschwerdeführerin vor, EPSO habe für ihre Prüfung am 3. Mai 2007, die im Endeffekt die letzte in diesem Verfahren und die einzige an diesem Tag war, eigens alle Mitglieder des Prüfungsausschusses herbeordern sowie für die Dolmetscher sorgen müssen, d. h. der organisatorische Aufwand wäre auch nicht größer gewesen, wenn es ihre Prüfung auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 gelegt hätte.
42. In seiner Stellungnahme führte EPSO erneut aus, dass die mündlichen Prüfungen vor allem wegen der erforderlichen Reservierung von Dolmetschern mehrere Wochen im Voraus geplant werden mussten und es nicht möglich gewesen sei, das Prüfungsgespräch der Beschwerdeführerin auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 zu legen. Am 3. Mai 2007 habe der Prüfungsausschuss außer der Bewerberin noch fünf weitere Bewerberinnen und Bewerber geladen, die ihren ursprünglich geplanten Prüfungstermin nicht wahrnehmen konnten.
43. In ihren Anmerkungen gab die Beschwerdeführerin zu, dass eine Terminierung ihrer Prüfung vor dem 9. Februar 2007 einen organisatorischen und finanziellen Mehraufwand bedeuten konnte. Dies sei jedoch in Kauf zu nehmen, um eine Diskriminierung zu beseitigen.
44. Aus den Anmerkungen der Beschwerdeführerin ging hervor, dass sie die Begründung für ihr viertes Argument nicht aufrechterhielt. Daher war der Bürgerbeauftragte - auch in Anbetracht seiner Feststellungen zum zweiten Argument der Beschwerdeführerin - der Auffassung, dass er diesem Argument nicht weiter nachgehen müsse.
(2) Der Vorwurf der nicht angemessenen Bearbeitung der Korrespondenz und die damit zusammenhängenden Forderungen
45. Zur Untermauerung des Vorwurfs der nicht angemessenen Bearbeitung ihrer Korrespondenz durch EPSO trug die Beschwerdeführerin vor, dass EPSO (i) in seiner ersten E-Mail vom 14. Dezember 2006 und in der Einladung zur Prüfung, die sie am 20. Dezember 2006 erhielt, nicht auf ihre spezielle Lage eingegangen sei; (ii) ihr Schreiben vom 23. Dezember 2006 zu spät und erst auf ihr Nachhaken hin beantwortet habe; und (iii) bei seinem Alternativvorschlag überhaupt keinen Bezug auf ihre Argumente, weshalb der Termin vor der Geburt deutlich wünschenswerter wäre, genommen habe. In diesem Zusammenhang forderte die Beschwerdeführerin, dass EPSO eine ablehnende Entscheidung nicht nur formelhaft begründen, sondern konkret auf die Argumente des Bewerbers bzw. der Bewerberin eingehen solle. Überdies empfand sie es als Ironie, dass EPSO seinen abschlägigen Bescheid mit den Worten „Thank you for your understanding" schloss. Ferner forderte die Beschwerdeführerin, dass EPSO seine Korrespondenz nicht lediglich mit „Ihr EPSO-Team" unterschreiben, sondern den Namen des Sachbearbeiters nennen und eine konkrete Telefonnummer angeben solle.
46. In seiner Stellungnahme versicherte EPSO, dass es sich der Situation, in der sich die Beschwerdeführerin befand, vollkommen bewusst gewesen sei. Aus genau diesem Grunde habe es versucht, einen Termin für die mündliche Prüfung zu finden, der der Beschwerdeführerin weitgehend entgegenkommen sollte. Am 14. Dezember 2006 habe EPSO der Beschwerdeführerin geantwortet, dass es nicht möglich wäre, sie zu einem Zeitpunkt vor dem 9. Februar zur Prüfung zu laden. Sie sei zudem über die Zeiträume informiert worden, in denen die Prüfungsgespräche für die deutschsprachigen Bewerberinnen und Bewerber stattfinden sollten. Das Schreiben der Beschwerdeführerin vom 23. Dezember 2006 sei erst am 3. Januar 2007 registriert worden, weil das Amt zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen war. Laut den Bestimmungen des Kodex für gute Verwaltungspraxis habe EPSO zur Beantwortung ihres genannten Schreibens über einen Zeitraum von 15 Arbeitstagen nach Eingang verfügt. Mit der am 19. Januar 2007 übermittelten Antwort sei EPSO seinen Verpflichtungen in dieser Hinsicht genauestens nachgekommen. Zudem habe die Beschwerdeführerin in ihrem Schreiben vom 23. Dezember 2006 als mögliche Zeiträume für das Prüfungsgespräch den Zeitraum vor dem 9. Februar 2007 - was nicht möglich war, worüber sie bereits in Kenntnis gesetzt worden sei - und den Zeitraum nach dem 30. April 2007 genannt. Mit dem Vorschlag, das Prüfungsgespräch am 3. Mai 2007 durchzuführen, sei EPSO ihrer Bitte nachgekommen.
47. Zur Frage der Standard-Antworten führte EPSO aus, dass zwar die Einladungsschreiben zu den mündlichen Prüfungen Standardcharakter trügen, dies jedoch bei den Schreiben, die an eine Bewerberin oder einen Bewerber mit einem besonderen Anliegen ergehen, nicht der Fall sei. In dem speziellen Fall der Beschwerdeführerin hätten die EPSO-Abteilungen die Gründe, aus denen die Beschwerdeführerin um Änderung des Gesprächsdatums ersucht hatte, zur Kenntnis genommen und ihr die Möglichkeiten für eine solche Änderung mitgeteilt. Die Beschwerdeführerin scheine davon auszugehen, dass EPSO zu ihren Argumenten nicht Stellung bezogen habe, doch die Verlegung des Ladungstermins sei im Gegenteil gerade auf der Grundlage der von ihr vorgebrachten Gründe vorgenommen worden.
48. Hinsichtlich der Unterzeichnung mit „Ihr EPSO-Team" erklärte EPSO, dass Bewerberinnen und Bewerber in einem Auswahlverfahren die Möglichkeit hätten, über ein eigens eingerichtetes elektronisches Postfach Kontakt zu ihm aufzunehmen. Das Vorhandensein einer solchen Einrichtung für die Organisation eines Auswahlverfahrens gestatte es, dass der gesamte E-Mail-Verkehr von dem für das Auswahlverfahren zusammengestellten Team bearbeitet werden kann.
49. In ihren Anmerkungen trug die Beschwerdeführerin vor, dass EPSO sie mit dürren Sätzen abgespeist habe und nicht auf ihre Argumente eingegangen sei. Des Weiteren sei vollkommen klar, dass EPSO von ihrer Situation keine Notiz genommen habe, da der erste ihr vorgeschlagene Termin der 16. April 2007 war und somit nur fünf Wochen nach dem errechneten Geburtstermin lag. Je nach dem tatsächlichen Geburtstermin hätte sich dieser Zeitraum auf drei Wochen nach der Geburt verkürzen können. Selbst nach ihrem Schreiben vom 23. Dezember 2006 habe EPSO nicht zu ihren Argumenten Stellung genommen und sie vielmehr mit einem kurzen Satz beschieden. Dabei sei darauf hinzuweisen, dass es für einen Bewerber mit einer Anfrage wie der ihren einen großen Unterschied macht, wie die Antwort von EPSO mitgeteilt wird. Wäre es für EPSO absolut nicht möglich gewesen, ihrer Bitte nachzukommen, dann hätte sie sich ernster genommen gefühlt, wenn EPSO die organisatorischen Probleme in ihrem spezifischen Fall erläutert hätte, anstatt sich auf Selbstverständlichkeiten wie einen sehr vollen Zeitplan zu berufen. Wäre EPSO so verfahren, hätte sie sich die Beschwerde beim Bürgerbeauftragten sparen können. Bezugnehmend auf die Antwort von EPSO auf ihr Schreiben vom 23 Dezember 2006 fügte die Beschwerdeführerin hinzu, es möge zwar sein, dass die Antwort noch genau die Anforderungen des Kodex für gute Verwaltungspraxis erfüllte, doch sei in einem solchen dringenden Fall eine schnellere Antwort angezeigt gewesen, da sich ihre Bitte auf einen Termin in sehr naher Zukunft bezog.
50. In seinem ergänzenden Informationsersuchen an EPSO erklärte der Bürgerbeauftragte, dass er noch nicht ganz verstanden habe, warum die Einrichtung eines besonderen elektronischen Postfachs für die Korrespondenz im Rahmen eines bestimmten Auswahlverfahrens die EPSO-Mitarbeiter daran hindern sollte, den Bewerberinnen und Bewerbern ihre Namen und ihre Telefonnummern zu nennen. Er erinnerte an die im Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis enthaltenen Grundsätze, dass Beamte in den Beziehungen zur Öffentlichkeit ein zugängliches Verhalten an den Tag legen (Artikel 12) und dass die Organe bei der Bearbeitung von Schreiben von Bürgern den Namen und die Telefonnummer des jeweils zuständigen Bearbeiters angeben (Artikel 14 und 15). EPSO wurde gebeten, seinen Standpunkt in dieser Frage darzulegen.
51. In seiner Antwort erklärte EPSO, der von ihm angewandte Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission sehe vor, dass die Bearbeitung elektronischer Post entsprechend den Leitlinien im Abschnitt „Telefon" erfolgt. Bei der Annahme eines Telefongesprächs habe sich „der Bedienstete mit seinem Namen oder der Angabe seiner Dienststelle" zu melden. In der Antwort, die EPSO von der Mailbox aus erteilte, an die die Beschwerdeführerin geschrieben hatte, sei faktisch die für die Antwort zuständige beantwortende Dienststelle angegeben worden, wie im Kodex vorgesehen. Dies habe nicht die Möglichkeiten der Bewerberin eingeschränkt, sich erneut an die EPSO-Dienststelle zu wenden. Im Gegenteil sei durch die Einsetzung eines Teams gewährleistet, dass die Korrespondenz auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters fristgemäß beantwortet werden kann. Dennoch sei sich EPSO voll und ganz der Bedeutung guter Dienstleistungen für die Bewerberinnen und Bewerber bewusst. In diesem Sinne sei es gute Praxis, in den Antwortschreiben an die Bewerber den Namen des zuständigen Bearbeiters anzugeben. Im Zuge der Einrichtung des künftigen „EPSO Contact Centre", das die Qualität der Dienstleistungen von EPSO weiter steigern soll, habe EPSO daher „mittelfristig" vor, seine Verfahren dahingehend zu ändern, dass der Name des Bearbeiters angegeben wird. Dennoch müssten die Kandidaten ihre Korrespondenz auch weiterhin an spezielle elektronische Postfächer senden, die beim „Contact Centre" eingerichtet werden, um eine optimale Bearbeitung sicherzustellen.
52. In Anbetracht letzterer Aussage erinnerte der Bürgerbeauftragte daran, dass der von EPSO zitierte Kodex der Kommission folgende Bestimmung zum Thema elektronische Post enthält: „Sollte eine Anfrage durch elektronische Post aufgrund ihrer Komplexität einer schriftlichen Anfrage gleichzusetzen sein, so gelten jedoch die Leitlinien für den Schriftverkehr einschließlich der entsprechenden Fristen." Eine weitere Regel lautet: „Im Antwortschreiben ist der Name des zuständigen Bediensteten anzugeben. Ebenfalls ist anzugeben, wie dieser Bedienstete erreicht werden kann." Die E‑Mail der Beschwerdeführerin vom 7. Dezember 2006 war als förmliches Schreiben aufgesetzt und enthielt die vollständige Anschrift sowie die Telefonnummer der Beschwerdeführerin. Wenn EPSO den Kodex der Kommission anwandte, hätte es daher nach Ansicht des Bürgerbeauftragten die E‑Mail der Beschwerdeführerin einer schriftlichen Anfrage gleichsetzen sollen.
53. Der Bürgerbeauftragte erachtete es jedoch nicht für erforderlich, dieser Frage weiter nachzugehen, da EPSO eine Änderung seiner diesbezüglichen Praxis angekündigt hatte. Er stellte mit Zufriedenheit fest, dass EPSO einräumte, dass die Angabe des jeweils zuständigen Bearbeiters der Schreiben von Bewerberinnen und Bewerbern ein Beitrag zur Steigerung der Dienstleistungsqualität wäre, und begrüßte die Absicht des Amtes, diese Angabe routinemäßig zur Verfügung zu stellen. Da EPSO mehrfach darauf hinwies, dass die Korrespondenz der Bewerber an eine spezielle Mailbox zu richten war, schien es sinnvoll hinzuzufügen, dass diese Anforderung nach Ansicht des Bürgerbeauftragten offenbar keine nachteiligen Auswirkungen hatte. Das Argument von EPSO, dass das Mailbox-System eine fristgerechte Beantwortung der Schreiben von Bewerbern selbst bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter gewährleiste, erschien im Gegenteil durchaus einleuchtend.
54. Allerdings war schwer nachvollziehbar, warum die Änderung der Praxis erst im Zuge der Einrichtung des „EPSO Contact Centre" und somit erst „mittelfristig" möglich sein sollte. Soweit der Bürgerbeauftragte dies beurteilen konnte, hätte eine einfache Unterrichtung aller Mitarbeiter von EPSO ausgereicht, um diese Änderung einzuführen. So hätten die Bewerber bei den laufenden Auswahlverfahren von EPSO sofort von dieser deutlichen Anhebung der Verwaltungsstandards profitieren können.
55. Zur Frage der Fristeinhaltung bei der Antwort von EPSO auf das Schreiben der Beschwerdeführerin vom 23. Dezember 2006 ist anzumerken, dass die Antwort auf ein Schreiben entsprechend dem Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission „innerhalb einer Frist von fünfzehn Arbeitstagen ab dem Tag des Eingangs" abzusenden ist. Der Bürgerbeauftragte wusste nicht, wann das Schreiben der Beschwerdeführerin bei EPSO eingegangen war und ab welchem Tag die 15-Tage-Frist zu berechnen war. Allerdings konnte die Tatsache, dass EPSO zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen hatte, seiner Meinung nach keinesfalls eine Fristüberschreitung rechtfertigen. Selbst gesetzt den Fall, dass EPSO die im Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission vorgegebene Frist einhielt, sollte diese Vorgabe doch nicht mechanisch angewendet werden. Vielmehr sollte die Institution die jeweilige Dringlichkeit der Schreiben berücksichtigen, wenn sie ihre Prioritäten für die Beantwortung festlegt. Im vorliegenden Fall war klar, dass die Beschwerdeführerin dringend auf eine Antwort wartete, da sie um Verlegung ihres Prüfungsgesprächs auf einen Termin in sehr naher Zukunft gebeten hatte. Wäre dieser Bitte stattgegeben worden, hätte sie nur noch sehr wenig Zeit für die Prüfungsvorbereitung gehabt.
56. Angesichts des engen Zusammenhangs zwischen dieser Verfahrensfrage und demjenigen inhaltlichen Aspekt der Beschwerde, zu dem ein Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung unterbreitet werden sollte, hielt es der Bürgerbeauftragte jedoch nicht für erforderlich, in dieser Hinsicht weitere Maßnahmen zu ergreifen.
57. In Anbetracht des Standpunkts der Beschwerdeführerin, dass EPSO nicht auf ihre spezielle Lage und auf ihre Argumente eingegangen sei, hielt es der Bürgerbeauftragte für sinnvoll, die Antworten von EPSO wiederzugeben. Die erste Antwort vom 14. Dezember 2006 hatte folgenden Wortlaut:
"Dear candidate, Thank you for your e-mail. The letter indicating the date of your oral test will be published in principle during the week of 18 December. The only indication we can give you is that the candidates whose first language is German will probably do their oral test either between the 1-8/03/2007 or 29/03-02/05/2007. Unfortunately it will not be possible before 09/02/2007. Thank you for your understanding. Best Regards, Your EPSO team". (Sehr geehrte Bewerberin, vielen Dank für Ihre E-Mail. Das Schreiben mit dem Termin für Ihre mündliche Prüfung wird im Prinzip in der Woche vom 18. Dezember ergehen. Zu Ihrer Orientierung können wir lediglich mitteilen, dass die Bewerberinnen und Bewerber, deren Hauptsprache Deutsch ist, die mündliche Prüfung wahrscheinlich in der Zeit vom 1.-8.3. 2007 oder vom 29.3.-2.5.2007 ablegen werden. Vor dem 9.2.2007 besteht leider keine Möglichkeit dazu. Vielen Dank für Ihr Verständnis, Ihr EPSO-Team.)
Die Antwort vom 19. Januar 2007 lautete:
„Sehr geehrte Frau ..., vielen Dank für Ihr Schreiben. Nachdem wir die Möglichkeit, ihr Datum für das Prüfungsgespräch zu ändern, geprüft haben, könnten wir Ihnen nur den 3. Mai, 9h00 vorschlagen, da unser Zeitplan sehr voll ist. Vielen Dank für Ihre Rückbestätigung per E-Mail, ob Sie den vorgeschlagenen Termin einhalten können. Sie werden dann auch ein neues Einladungsschreiben in Ihrer EPSO-Datei innerhalb einiger Tage vorfinden. Mit freundlichen Grüßen, Ihr EPSO-Team."
58. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten handelte es sich dabei nicht um Standard-Antworten, denn sie beruhten auf Angaben der Beschwerdeführerin und enthielten eine Reaktion auf ihre konkrete Bitte. Somit war die Forderung der Beschwerdeführerin, dass EPSO Bewerberinnen und Bewerbern in einer Situation wie der ihren keine formelhaften Antworten erteilen solle, faktisch nicht ausreichend begründet.
59. Dennoch erachtete der Bürgerbeauftragte EPSOs Antworten an die Beschwerdeführerin inhaltlich gesehen für äußerst unbefriedigend. Seiner Ansicht nach hätte es den Grundsätzen der guten Verwaltungspraxis entsprochen, wenn EPSO unter Berücksichtigung der beträchtlichen Verzögerung des Auswahlverfahrens und der E-Mail vom 7. Dezember 2006 die Schwierigkeiten der Beschwerdeführerin anerkannt und sich rasch mit ihr in Verbindung gesetzt hätte, um einen Termin für ihr Prüfungsgespräch zu finden, der für sie annehmbar und trotz des großen Organisationsaufwandes bei diesem Auswahlverfahren machbar war. EPSO hätte sich dessen bewusst sein müssen, dass seine sehr knappe und unpersönliche Antwort die Beschwerdeführerin nicht befriedigen würde und dass eine Bewerberin in ihrer Lage insbesondere die Floskel „Thank you for your understanding" als ironisch empfinden dürfte. Selbst nachdem die Beschwerdeführerin ihre Lage in einem ausführlichen Schreiben vom 23. Dezember 2006 noch eingehender erläutert hatte, ließ ihr EPSO keine persönlichere Behandlung zuteilwerden und verwies nur auf den „sehr vollen Zeitplan" des Auswahlverfahrens, anstatt konkret zu begründen, warum es ihrer Bitte nicht entsprechen konnte.
60. Daher gelangte der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass EPSO die Korrespondenz der Beschwerdeführerin nicht angemessen bearbeitet hatte, da es nicht auf ihre konkreten Argumente eingegangen war, was die Möglichkeiten für die Verlegung ihrer mündlichen Prüfung anbelangte. Dabei handelte es sich möglicherweise um einen weiteren Fall von fehlerhaftem Verwaltungshandeln.
61. In Anbetracht dessen erachtete es der Bürgerbeauftragte nicht für erforderlich, das Argument der Beschwerdeführerin zu prüfen, die Einladung zu einem Prüfungsgespräch am 14. April 2007 lasse klar erkennen, dass EPSO kein Verständnis für ihre Lage hatte.
(3) Die Forderung nach einem Eingeständnis und einer Entschuldigung
62. Die Beschwerdeführerin forderte, dass EPSO die fehlerhafte Behandlung ihrer speziellen Situation eingestehen und sich für die Nachteile entschuldigen solle, die sie gezwungenermaßen in Kauf nehmen musste.
63. EPSO erklärte in seiner Stellungnahme, es könne die Ansicht der Bewerberin, unkorrekt behandelt worden zu sein, nicht teilen. Unter Berücksichtigung der Besonderheiten ihres Falles sowie der beträchtlichen organisatorischen Probleme, die mit der Planung von 283 Prüfungsgesprächen verbunden sind, habe es versucht, ihrer Bitte bestmöglich zu entsprechen.
64. In ihren Anmerkungen blieb die Beschwerdeführerin bei ihrem Standpunkt.
65. Der Bürgerbeauftragte hatte festgestellt, dass EPSOs Weigerung, die Prüfung der Beschwerdeführerin auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 zu legen, sowie die Art und Weise der Bearbeitung ihrer Korrespondenz möglicherweise Fälle von fehlerhaftem Verwaltungshandeln darstellten.
66. In Anbetracht dessen schien die Forderung der Beschwerdeführerin, dass EPSO die fehlerhafte Behandlung ihrer speziellen Situation eingestehen solle, durchaus begründet. Dies wurde in dem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung zum Ausdruck gebracht (siehe unten).
67. Auch die Forderung der Beschwerdeführerin nach einer Entschuldigung schien auf den ersten Blick gerechtfertigt. Indem jedoch der Bürgerbeauftragte seinen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung unterbreitete, ging er davon aus, dass er diese Forderung nicht weiter prüfen müsse, falls EPSO seinen Vorschlag annehmen und damit die Beschwerdeführerin zufriedenstellen würde.
(4) Der Vorwurf der zu Unrecht verweigerten Übernahme von Reisekosten und die damit zusammenhängende Forderung
68. Die Beschwerdeführerin erhob den Vorwurf, dass EPSO zu Unrecht die Übernahme der Reisekosten für die Begleitperson verweigert habe, die während ihrer mündlichen Prüfung ihr Baby betreute. Zur Begründung trug sie vor, dass (a) die Anwesenheit der Begleitperson unerlässlich war und (b) ihre Situation mit der eines körperlich behinderten Bewerbers vergleichbar sei, der eine Begleitperson braucht, um an der Prüfung teilnehmen zu können. Die Beschwerdeführerin forderte die Erstattung der Reisekosten für die Begleitperson in Höhe von 78,00 EUR.
69. In seiner Stellungnahme erklärte EPSO, dass die diesbezüglichen Bestimmungen, d. h. die „Regelung betreffend die Zuschüsse zu den Reise- und Aufenthaltskosten von Personen, die zu schriftlichen Prüfungen und Tests im Fachbereich im Rahmen eines vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) durchgeführten Auswahlverfahrens oder eines anderen Ausleseverfahrens eingeladen werden", lediglich einen Beitrag zu den Reisekosten der eingeladenen Bewerber vorsehen. Dies sei durch einen Beschluss der Verwaltungsleiter vom 15. Februar 2008 bestätigt worden. Zur Information für die Bewerberinnen und Bewerber habe EPSO seiner Einladung zu den mündlichen Prüfungen ein Exemplar der „Regelung" beigefügt. Darüber hinaus habe EPSO der Beschwerdeführerin mit E‑Mail vom 23. Januar 2007 auf ihre konkrete Anfrage hin mitgeteilt, dass die Reisekosten für eine Begleitperson nicht erstattet werden könnten. Da nur die Reisekosten von Teilnehmern der mündlichen Prüfungen übernommen werden konnten, hätte auch die Begleitperson eines behinderten Bewerbers keinen Anspruch auf Kostenerstattung gehabt.
70. Die Beschwerdeführerin machte keine Anmerkungen zu diesem Aspekt der Stellungnahme von EPSO.
71. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die „Regelung", die EPSO seiner Stellungnahme beigefügt hatte, tatsächlich keine Erstattung der Reisekosten Dritter vorsah. Außerdem berücksichtigte er, dass die Organe und Einrichtungen der EU für eine wirtschaftliche Verwendung von Gemeinschaftsmitteln verantwortlich sind.
72. Soweit der Bürgerbeauftragte feststellen konnte, schien es jedoch keine Bestimmungen zu geben, die einer zusätzlichen Kostenübernahme in einem außergewöhnlichen Fall wie dem der Beschwerdeführerin entgegenstehen würden. Er erinnerte daran, dass die Probleme der Beschwerdeführerin durch die Verzögerung des Auswahlverfahrens sowie dadurch verursacht worden waren, dass EPSO ihre Prüfung nicht auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 legte. In Anbetracht dessen und der Geringfügigkeit des Betrags, den die Beschwerdeführerin forderte (78,00 EUR), war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es der guten Verwaltungspraxis entspräche, wenn EPSO diesen Betrag aus Kulanz erstatten würde.
(5) Die Forderung nach einer offiziellen Politik gegenüber schwangeren und stillenden Bewerberinnen
73. Die Beschwerdeführerin forderte ferner, dass EPSO eine offizielle Politik gegenüber Bewerberinnen, die schwanger sind oder gerade geboren haben, annehmen sollte.
74. EPSO wies in seiner Stellungnahme darauf hin, dass es bei den Tests und schriftlichen Prüfungen bereits Sonderregelungen für schwangere bzw. kürzlich niedergekommene Bewerberinnen zur Anwendung bringe. Es halte gesonderte Prüfungsräume für Bewerberinnen vor, bei denen der Termin für die Niederkunft nahe dem Prüfungsdatum liegt, um ihre Sicherheit beispielsweise im Falle einer vorzeitigen Geburt oder einer Evakuierung des Gebäudes zu gewährleisten. Zusätzlich dazu sei ein Stillraum für Bewerberinnen vorgesehen, die vor kurzem entbunden haben. Daher war EPSO der Auffassung, dass es geeignete und angemessene Maßnahmen unter Wahrung der Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und der guten Verwaltung ergriffen habe.
75. In ihren Anmerkungen erklärte die Beschwerdeführerin, dass es für sie interessant gewesen sei zu erfahren, dass solche besonderen Vorkehrungen bereits existierten. Sie frage sich jedoch, wo diese Vorkehrungen aufgeführt sind und warum man sie nicht darüber informierte, als sie EPSO von ihrer Schwangerschaft in Kenntnis setzte. Ein Stillraum wäre für sie von besonderem Interesse gewesen. Sie gehe jedoch davon aus, dass EPSO diese Vorkehrungen auf Ad-hoc-Basis ergreife. Sollte dies bedeuten, dass die betroffenen Bewerberinnen nicht über die vorhandenen Möglichkeiten informiert werden, dann bekräftige sie ihre Forderung nach einer offiziellen Politik von EPSO, die allen Bewerberinnen zugänglich gemacht wird.
76. In Erwiderung auf das Ersuchen des Bürgerbeauftragten um weitere Auskünfte zum Umfang und zur Anwendung der fraglichen Maßnahmen erklärte EPSO, dass auf ausdrücklichen Wunsch von Bewerberinnen in jeder Phase des Auswahlverfahrens (Computertest, schriftliche Prüfungen, mündliche Prüfungen) in vertretbarem Umfang besondere Vorkehrungen getroffen werden können. Ferner wies EPSO darauf hin, dass es im Rahmen des Möglichen einer Verlegung des Termins für die mündliche Prüfung zustimmen würde. Die Vorkehrungen würden sich nach den jeweiligen Bedürfnissen der Bewerberinnen richten.
77. In Erwiderung auf die Frage des Bürgerbeauftragten, wie die Bewerberinnen über diese Maßnahmen informiert wurden, erklärte EPSO, dass der Bekanntmachung zufolge Bewerberinnen oder Bewerber mit einer Behinderung anzugeben hatten, welche Vorkehrungen ihres Erachtens notwendig waren, um ihnen die Teilnahme an den Prüfungen zu erleichtern. Darüber hinaus hätten die Bewerber auf dem Anmeldeformular durch Ankreuzen eines Kästchens angeben können, dass aufgrund einer Behinderung spezielle Vorkehrungen erforderlich waren. EPSOs Politik gegenüber behinderten Bewerberinnen und Bewerbern gelte analog für all jene, die besondere Vorkehrungen für erforderlich halten, um am Auswahlverfahren teilnehmen zu können. Die Bewerberinnen und Bewerber müssten selbst entscheiden, ob sie die Beantragung derartiger Vorkehrungen für angemessen oder notwendig erachten.
78. Die Beschwerdeführerin erklärte in ihren Anmerkungen, dass sie sich durch ihre Schwangerschaft nicht „behindert" gefühlt habe und deshalb das entsprechende Kästchen auf dem Anmeldeformular nicht angekreuzt habe.
79. Eingedenk des Grundsatzes der Gleichbehandlung müssen Bewerberinnen, die schwanger sind oder vor kurzem entbunden haben, in die Lage versetzt werden, an den allgemeinen Auswahlverfahren von EPSO unter Bedingungen teilzunehmen, die den Bedingungen für die anderen Bewerberinnen und Bewerber möglichst nahe kommen. Der Bürgerbeauftragte stellte mit Befriedigung fest, dass EPSO zu diesem Zweck bereits bestimmte besondere Vorkehrungen trifft. Die von EPSO genannten Vorkehrungen erschienen sinnvoll und angemessen.
80. Allerdings konnten diese Maßnahmen keine volle Wirkung entfalten, wenn die betroffenen Bewerberinnen nicht darüber informiert wurden. Daher war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass solche Vorkehrungen nicht nur auf ausdrückliches Ersuchen einer Bewerberin ins Auge gefasst werden sollten, sondern die Bewerberinnen routinemäßig über diese Möglichkeiten informiert werden sollten. Außerdem konnte nicht erwartet werden, dass schwangere Bewerberinnen den Teil des Anmeldeformulars, der Bewerberinnen und Bewerber mit einer Behinderung betraf, analog auf sich beziehen würden. Die implizite Unterstellung, dass eine Schwangerschaft mit einer Behinderung gleichzusetzen oder zu vergleichen sei, war unangebracht, wenn auch wahrscheinlich unbeabsichtigt.
81. Daher vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Forderung der Beschwerdeführerin nach einer offiziellen Politik gegenüber Bewerberinnen, die schwanger sind oder gerade geboren haben, vollkommen berechtigt war.
82. In diesem Zusammenhang erschien es sinnvoll, eine Antwort des Europäischen Parlaments auf eine weitere Bemerkung des Bürgerbeauftragten in einem ähnlich gelagerten Beschwerdefall anzuführen, bei dem es ebenfalls um ein allgemeines Auswahlverfahren ging[3]. Das Parlament hatte den Bürgerbeauftragten über eine Reihe von Initiativen zur Verbesserung der Teilnahmebedingungen für stillende Bewerberinnen informiert:
„Erstens wurde in alle Bekanntmachungen von Auswahlverfahren, die das Parlament direkt organisiert, ein kurzer Abschnitt eingefügt, in dem Bewerberinnen, die sich in einer besonderen Lage befinden (z. B. schwangere und stillende Bewerberinnen) auf die Notwendigkeit hingewiesen werden, den betreffenden Teil des Anmeldeformulars sorgfältig auszufüllen, damit das Parlament alle für notwendig erachteten Vorkehrungen treffen kann. Zweitens hat das Parlament die Einladungsschreiben abgeändert, um die Bewerberinnen daran zu erinnern, dass ihm etwaige besondere Umstände mitzuteilen sind. Drittens kann das Referat Auswahl- und Ausleseverfahren in konkreten Fällen die Prüfungstermine verlegen. Außerdem hat das Parlament EPSO ersucht, die Möglichkeit der Übernahme dieser Praxis bei allen allgemeinen Auswahlverfahren von EPSO zu prüfen."
Der Bürgerbeauftragte ging davon aus, dass die Gespräche zwischen dem Parlament und EPSO über diesen Vorschlag noch nicht abgeschlossen waren.
83. Der Bürgerbeauftragte begrüßte diese Vorschlagsinitiative des Parlaments, die seiner Ansicht nach ein gutes Beispiel für den Austausch bewährter Verfahren unter den EU‑Organen und ‑Einrichtungen war. Daher unterstützte er die Vorgehensweise des Parlaments und vertraute darauf, dass EPSO diesen Vorschlag, auf den es sich auch bei seiner Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung stützen konnte, sorgfältig prüfen würde.
84. Auf der Grundlage der vorstehend geschilderten Analyse unterbreitete der Bürgerbeauftragte folgenden Vorschlag:
EPSO könnte in Erwägung ziehen,
Eingeständnis der fehlerhaften Behandlung der speziellen Situation der Beschwerdeführerin durch EPSO
85. Nach sorgfältiger Prüfung trug EPSO vor, dass es alle angemessenen und vertretbaren Maßnahmen ergriffen habe, um den Wünschen der Beschwerdeführerin weitestmöglich entgegenzukommen. Es erinnerte daran, dass die Organisation mündlicher Prüfungen ein komplizierter Vorgang sei und die Verfügbarkeit von Dolmetschern berücksichtigt werden müsse. Allerdings versicherte es dem Bürgerbeauftragten, dass es sich für gewöhnlich bemühe, so weit wie möglich auf die Wünsche und Belange von Bewerberinnen und Bewerberinnen einzugehen, die besondere Bedürfnisse haben.
86. Die Beschwerdeführerin brachte ihre Enttäuschung über den Standpunkt von EPSO zum Ausdruck. Ihrer Ansicht nach traf das Gegenteil zu, was die häufige und langwierige Korrespondenz in dieser Angelegenheit zeige.
Erstattung von Reisekosten für eine Begleitperson
87. EPSO erinnerte daran, dass die „Regelung", auf deren Grundlage die Reisekosten für Bewerberinnen und Bewerber erstattet wurden, keine Übernahme der Reisekosten von Begleitpersonen bei mündlichen Prüfungen vorsehe und dass die Beschwerdeführerin ebenso wie alle anderen Bewerberinnen und Bewerber darüber informiert gewesen sei. Es sei sich jedoch der Notwendigkeit bewusst, unterstützungsbedürftigen Bewerberinnen und Bewerbern den Zugang zu den Prüfungen zu erleichtern. Daher erkläre es sich bereit, die derzeit geltenden Regelungen für die Reisekostenerstattung zu überprüfen, da sie momentan keine derartigen Ausnahmen zulassen. Auf dieser Grundlage nahm EPSO diesen Teil des Vorschlags des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung an und erstattete der Beschwerdeführerin den Betrag von 78,00 EUR.
88. In ihren Anmerkungen bestätigte die Beschwerdeführerin, dass das Geld an sie überwiesen worden sei, und brachte ihre Dankbarkeit über diese Entscheidung von EPSO zum Ausdruck.
Offizielle Politik gegenüber schwangeren und stillenden Frauen
89. In seiner Stellungnahme zum Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung führte EPSO aus, dass es dem Grundsatz der Gleichbehandlung große Bedeutung beimesse und daher im Bedarfsfall besondere Vorkehrungen für die Bewerberinnen treffe. EPSO berücksichtigte auch die Information des Europäischen Parlaments, auf die der Bürgerbeauftragte in seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung hingewiesen hatte. Davon ausgehend erklärte es sich einverstanden, den Bewerberinnen künftig bei der Bekanntmachung von Auswahlverfahren mehr Informationen zur Verfügung zu stellen.
90. Bei dem neuen elektronischen Antragssystem, das seit März 2009 im Einsatz sei, hätten die Bewerberinnen und Bewerber die Möglichkeit, durch Ankreuzen eines Kästchens auf das Vorliegen besonderer Umstände hinzuweisen, die während der Prüfung Schwierigkeiten verursachen könnten. Ferner würden die Bewerberinnen und Bewerber gebeten anzugeben, welche Vorkehrungen ihrer Ansicht nach notwendig sind, um ihnen die Teilnahme an den Prüfungen zu erleichtern.
91. Die Beschwerdeführerin äußerte sich nicht zu diesem Aspekt der Stellungnahme von EPSO.
92. Wie aus den obigen Ausführungen ersichtlich, wurde der Vorschlag des Bürgerbeauftragten nicht vollständig angenommen. Ein Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung kann nur dann als erfolgreich gelten, wenn sowohl der Beschwerdeführer/die Beschwerdeführerin als auch die Institution ihm in allen Punkten zugestimmt haben. Daher obliegt es dem Bürgerbeauftragten, zu entscheiden, ob weitere Schritte in Bezug auf die in der Beschwerde vorgetragenen Probleme erforderlich sind. Zu diesem Zweck wird der Bürgerbeauftragte nachstehend auf jeden einzelnen Punkt seines Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung eingehen.
93. Der Bürgerbeauftragte stellt mit Befriedigung fest, dass EPSO entsprechend seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung die Reisekosten für die Person erstattet hat, die die Beschwerdeführerin zwecks Betreuung ihres Babys zu der mündlichen Prüfung begleitete. Wie er ferner feststellt, hat EPSO eine Überprüfung der Regeln beschlossen, die im vorliegenden Fall Probleme verursachten, weil sie keine Ausnahmen in besonderen Situationen vorsehen. Der Bürgerbeauftragte hält es für anerkennenswert, dass sich EPSO aktiv um künftige Verbesserungen bemüht.
94. Daher lautet das Fazit des Bürgerbeauftragten, dass kein Anlass zu weiteren Untersuchungen besteht, was diesen Vorwurf und die damit zusammenhängende Forderung angeht.
95. Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Entscheidung von EPSO, die Bewerberinnen künftig bei der Bekanntmachung von Auswahlverfahren auf die Möglichkeit besonderer Vorkehrungen hinzuweisen. Ferner stellt er mit Befriedigung fest, dass EPSO in seiner Antwort auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung auf die Initiative des Parlaments einging.
96. Es ist fraglich, ob der Hinweis, dass auf Antrag der Bewerberinnen besondere Vorkehrungen getroffen werden können, tatsächlich eine solche Politik darstellt, wie die Beschwerdeführerin sie forderte und wie sie im Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung empfohlen wurde. Da kein offizielles Dokument dazu existiert, könnte es sein, dass nicht alle Bewerberinnen über den Umfang der betreffenden Vorkehrungen im Bilde sind. Dennoch kann die von EPSO gewählte Lösung nach Ansicht des Bürgerbeauftragten als zufriedenstellend erachtet werden. Daher sieht er keine Veranlassung für weitere Untersuchungen zu diesem Aspekt des Falles.
97. Der Bürgerbeauftragte bedauert, dass EPSO sich nicht in der Lage sah einzugestehen, dass es der speziellen Situation der Beschwerdeführerin nicht angemessen Rechnung getragen hat. Er ist der Auffassung, dass EPSO ihr ein solches Eingeständnis eindeutig schuldig war. Überdies hätte es nach Ansicht des Bürgerbeauftragten den Grundsätzen der guten Verwaltungspraxis entsprochen, wenn EPSO sich bei der Beschwerdeführerin entschuldigt hätte. Daher lautet sein Fazit, dass der von ihm festgestellte Misstand in der Verwaltungstätigkeit nicht behoben wurde. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass (i) EPSO sich im Hinblick auf die anderen beiden Punkte des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung kooperativ verhielt und dass (ii) die Beschwerdeführerin nicht auf einer Entschuldigung bestand. Daher wäre es nach Ansicht des Bürgerbeauftragten nicht angemessen, diese Frage durch die Unterbreitung eines Empfehlungsentwurfs weiterzuverfolgen. Stattdessen wird er nachstehend eine entsprechende kritische Anmerkung anbringen.
Auf der Grundlage seiner Untersuchung zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit der folgenden kritischen Anmerkung ab:
EPSO weigerte sich zu Unrecht, die Prüfung der Beschwerdeführerin auf einen Termin vor dem 9. Februar 2007 zu verlegen, und bearbeitete ihre Korrespondenz nicht angemessen, indem es nicht hinlänglich auf die konkreten Argumente einging, mit denen sie den Wunsch nach Verlegung ihrer mündlichen Prüfung begründete. Damit liegt ein Misstand in der Verwaltungstätigkeit vor.
Die Beschwerdeführerin und EPSO werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
Straßburg, den 6. Oktober 2009
[1] ABl. C 178 A vom 20.7.2005, S. 3.
[2] Rechtssache 171/88, Rinner-Kühn, Slg. 1989, 2743.
[3] Beschwerde 3278/2004/ELB. Die Entscheidung des Bürgerbeauftragten in dieser Beschwerdesache ist auf seiner Website abrufbar: www.ombudsman.europa.eu/decision/en/043278.htm.
