Решение на Европейския омбудсман за приемане на разпоредби за прилагане(1)

Член 1  : Определения

В настоящите разпоредби за прилагане,

а) "заинтересувана институция" означава институция или орган на Общността, които са обект на жалба или на проверка по собствена инициатива;

б) "статут" означава нормите и общите условия, уреждащи изпълнението на функциите на омбудсмана.

в) във връзка с документи и информация "поверително" означава "да не се предоставя публичен достъп".

Член 2  : Получаване на жалби

2.1 При получаването им, жалбите се класифицират, регистрират и номерират.

2.2 На жалбоподателя се изпраща потвърждение за получаване на жалбата му, в което се посочват регистрационният номер на жалбата и данните на юриста, който отговаря за случая.

2.3 Петиция, изпратена до омбудсмана от Европейския парламент със съгласието на подателя, се разглежда като жалба.

2.4 В подходящи случаи и със съгласието на жалбоподателя, омбудсманът може да препраща жалба до Европейския парламент, за да бъде разгледана като петиция.

2.5 В подходящи случаи и със съгласието на жалбоподателя, омбудсманът може да препраща жалба до друг компетентен орган.

Член 3  : Допустимост на жалбите

3.1 Въз основа на критериите, определени в Договора и в Статута, омбудсманът се произнася дали дадена жалба попада в кръга на неговата компетентност и ако това е така, дали тя е допустима; преди да вземе той може да поиска от жалбоподателя да предостави допълнително информация или документи преди да се произнесе по допустимостта на жалбата.

3.2 В случай, че дадена жалба е извън неговата компетентност или е недопустима, омбудсманът прекратява преписката във връзка с жалбата. Той уведомява жалбоподателя за решението си и за мотивите за него. Омбудсманът може да посъветва жалбоподателя да се обърне към друг орган.

Член 4  : Проверки по допустими жалби

4.1 Омбудсманът решава дали са налице достатъчно основания, които да обосновават извършването на проверка по допустима жалба.

4.2 Ако омбудсманът не установи наличие на достатъчно основания, които да обосновават извършването на проверка, той прекратява преписката във връзка с жалбата и уведомява за това жалбоподателя. Омбудсманът може да уведоми също така заинтересуваната институция.

4.3 Ако омбудсманът установи наличие на достатъчно основания, които да обосновават извършването на проверка, той уведомява за това жалбоподателя и заинтересуваната институция. Омбудсманът изпраща копие от жалбата на заинтересуваната институция и я приканва да представи становище в определен срок, който обичайно не надвишава три месеца. В поканата до заинтересуваната институция могат да се посочват конкретни аспекти или въпроси, повдигнати в жалбата, които да бъдат разгледани в становището.

4.4 Становището не трябва да включва информация или документи, които институцията счита за поверителни.

4.5 Заинтересуваната страна може да поиска до отделни части от нейното становище да бъде даден достъп само на жалбоподателя. Тя трябва ясно да посочи въпросните части и да обясни причината или причините за това искане.

4.6 Омбудсманът изпраща становището на заинтересуваната институция на жалбоподателя. Жалбоподателят има възможност да представи свои бележки на омбудсмана в определен срок, който обикновено не надвишава три месеца.

4.7 Ако счете за необходимо, омбудсманът може да направи допълнителни проверки. Точки 4.3 до 4.6 се отнасят до допълнителните проверки, с изключение на срока за заинтересуваната институция, който е един месец.

4.8 Когато счете за подходящо, омбудсманът може да използва опростена процедура с оглед постигане на бързо решение.

4.9 След като завърши проверките, омбудсманът приключва случая с мотивирано решение и уведомява жалбоподателя и заинтересуваната институция.

Член 5  : Правомощия за извършване на проверки

5.1 При условията, определени в статута, омбудсманът може да изисква от институциите и органите на Общността, както и от органите на държавите-членки, да представят в разумен срок информация или документи, които са необходими за извършването на определена проверка. Те трябва ясно да определят всяка информация или документи, които те считат за поверителни.

5.2 Омбудсманът може да провери преписката на заинтересуваната институция. Заинтересуваната институция трябва ясно да определи всяка информация или документи, които тя счита за поверителни. Омбудсманът може да прави копия на цялата преписка или на отделни документи, съдържащи се в нея. Той уведомява жалбоподателя за извършената проверка.

5.3 Омбудсманът може да изисква длъжностни лица или други служители на институции или органи на Общността да дават показания при определените в статута условия. Омбудсманът може да реши снемането на показанията да се извърши в условията на поверителност.

5.4 Омбудсманът може да изисква от институциите и органите на Общността да му осигурят условия за извършването на проверки на място.

5.5 Омбудсманът може да възлага извършване на проучвания или изготвяне на експертизи, които според него са необходими за успешното извършване на дадена проверка.

Член 6  : Приятелско решение

6.1 Ако омбудсманът установи случай на лошо управление, той осъществява максимално сътрудничество със заинтересуваната институция при намирането на приятелско решение за преустановяване на лошата администрация и удовлетворяване на жалбоподателя.

6.2 Ако омбудсманът счита, че това сътрудничество е било успешно, той приключва случая с мотивирано решение. Омбудсманът уведомява жалбоподателя и заинтересуваната институция за взетото от него решение.

6.3. Ако омбудсманът счита, че е невъзможно да се постигне приятелско решение, или че търсенето на такова решение е било неуспешно, той приключва случая с мотивирано решение, което може да включва критична бележка, или изготвя доклад, съдържащ проект на препоръки.

Член 7  : Критични бележки

7.1 Омбудсманът формулира критична бележка, ако счита, че:

а) заинтересуваната институция вече не е в състояние да преустанови случая на лошо управление и

б) случаят на лошо управление няма общозначими последици.

7.2 Когато омбудсманът приключва случая с критична бележка, той уведомява за това жалбоподателя и заинтересуваната институция.

Член 8  : Доклади и препоръки

8.1 Омбудсманът изготвя доклад, съдържащ проекти на препоръки към заинтересуваната институция, ако счита, че:

а) заинтересуваната институция може да преустанови случая на лошо управление или

б) случаят на лоша администрация има общозначими последици.

8.2 Омбудсманът изпраща екземпляр от доклада и проектите на препоръки до заинтересуваната институция и жалбоподателя.

8.3 Заинтересуваната институция изпраща до омбудсмана подробно становище в срок от три месеца. Становището може да се състои в приемане на решението на омбудсмана и да съдържа описание на предприетите мерки за изпълнение на проектите на препоръки.

8.4 Ако омбудсманът не счита подробното становище за удовлетворително, той може да изготви специален доклад до Европейския парламент във връзка със случая на лошо управление. Докладът може да съдържа препоръки. Омбудсманът изпраща екземпляр от доклада до заинтересуваната институция и жалбоподателя.

Член 9  : Проверки по собствена инициатива

9.1 Омбудсманът може да взема решения за извършване на проверки по собствена инициатива.

9.2 При извършването на проверки по собствена инициатива омбудсманът разполага със същите правомощия с каквито разполага при извършването на проверки по повод на подадена на жалба.

9.3 Процедурата, която важи за проверките по повод на подадена жалба, се прилага по аналогия и за проверките по собствена инициатива.

Член 10  : Процедурни въпроси

10.1 По искане на жалбоподателя, омбудсманът класифицира жалбата му като поверителна. Омбудсманът може да класифицира дадена жалба като поверителна и по собствена инициатива, ако счита, че това е необходимо за защитата на интересите на жалбоподателя или на трети страни.

10.2 Ако счита за целесъобразно, омбудсманът може да предприема мерки за отдаване на предимство при разглеждането на определена жалба.

10.3 В случай на образуване на съдебно производство във връзка с въпроси, които са предмет на проверка от омбудсмана, той приключва случая. Резултатите от извършените от него до този момент проверки се архивират, без да се предприемат по-нататъшни действия.

10.4 Омбудсманът информира съответните национални органи, и по целесъобразност определена институция или орган от Общността за факти от наказателноправно значение, които е узнал в хода на дадена проверка. Омбудсманът може също да информира институция или орган от Общността за факти, които по негово мнение биха дали основание за образуването на дисциплинарно производство.

Член 11  : Доклади до Европейския парламент

11.1 Омбудсманът представя на Европейския парламент годишен доклад за цялостната си дейност, включително за резултатите от извършените от него проверки.

11.2 Освен специалните доклади по член 8.4 по-горе, омбудсманът може да представя на Европейския парламент и други специални доклади, които счита за целесъобразни с оглед изпълнението на задълженията му, произтичащи от Договорите и статута.

11.3 Годишният доклад и специалните доклади на омбудсмана могат да съдържат препоръки, които той счита за целесъобразни с оглед изпълнението на задълженията му, произтичащи от Договорите и статута.

Член 12  : Сътрудничество с омбудсмани и аналогични органи в държавите-членки

Омбудсманът може да работи в сътрудничество с омбудсмани и аналогични органи в държавите-членки с оглед повишаване на ефективността както на собствените му проверки, така и на тези, които се извършват от омбудсмани и аналогични органи в държавите-членки, и осигуряване на по-ефективна защита на правата и интересите, охранявани от правото на Европейския съюз и на Европейската общност.

Член 13  : Право на жалбоподателя да се запознае с преписката

13.1 Жалбоподателят има право да се запознае с образуваната от омбудсмана преписка по подадената от него или нея жалба при условията на член 13.3 по-долу.

13.2 Жалбоподателят може да упражнява правото си да се запознае с преписката на място. Той или тя може да поиска от омбудсмана екземпляр от цялата преписка или от конкретни документи, които се съдържат в преписката.

13.3 Жалбоподателят няма право на достъп до:

а) документи или информация, получени по силата на член 5.1 или 5.2. по-горе, които са определени за омбудсмана като поверителни;

б) доказателства, получени в условията на поверителност по реда на член 5.3 по-горе.

Член 14  : Публичен достъп до документите, които се съхраняват от омбудсмана

14.1 Обществеността има право на достъп до документи, които се съхраняват от омбудсмана и не се отнасят до проверки, при същите условия и ограничения, които са определени в Регламент (ЕО) № 1049/2001(2) относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията.

14.2 Обществеността има право да поиска достъп до документи, свързани с проверка, които се съхраняват от омбудсмана, при условие че жалбата не е класифицирана като поверителна по искане на жалбоподателя или от омбудсмана по силата на член 10.1 по-горе. Не се дава достъп до:

а) документи или информация, получени по силата на член 5.1 или 5.2 по-горе, които са определени за омбудсмана като поверителни;

б) доказателства, получени в условията на поверителност съгласно член 5.3 по-горе;

в) онези части от нейното становище и отговори до последващи проверки, за които съгласно член 4.5 по-горе заинтересуваната институция е поискала да се дава достъп само на жалбоподателя. Жалбоподателят трябва да бъде уведомен за причината или причините, които е дала заинтересуваната страна за това искане;

г) документ, чието разкриване би могло да навреди на текуща проверка.

14.3 Молбите за достъп до документи се подават в писмена форма (писмо, факс или електронно писмо) и трябва да са достатъчно конкретни, за да може да се идентифицира съответният документ.

14.4 Достъп се предоставя на място или чрез предоставяне на копие от съответния документ. Омбудсманът може да определя разумни такси за предоставянето на копия от документи. Методът за изчисляване на всяка такса се разяснява.

14.5 Решенията относно молби за публичен достъп се вземат в рамките на 15 работни дни от получаването им. В изключителни случаи срокът може да се удължи с 15 работни дни; предварително се уведомява лицето, подало молбата, за удължаването на срока и се излагат подробно причините.

14.6 Всеки пълен или частичен отказ на молба за достъп до документ се мотивира.

Член 15  : Езиков режим

15.1 Жалба може да се представи на омбудсмана на всеки от езиците, предвидени в Договора. Омбудсманът не е длъжен да разглежда жалби, които са представени на друг език.

15.2 Производството пред омбудсмана се води на някой от езиците, предвидени в Договора; при производство, образувано по повод на жалба, езикът, на който се води производството, е езикът, на който е формулирана жалбата.

15.3 Омбудсманът определя кои документи трябва да бъдат съставени на езика, на който се води производството.

Член 16  : Публикуване на доклади

16.1 Европейският омбудсман публикува в Официален вестник съобщения относно приемането на годишни и специални доклади и публично оповестява начините, по които всяко заинтересувано лице може да получи достъп до пълния текст на документите.

16.2 Всички доклади или резюмета на решенията на омбудсмана относно поверителни жалби се публикуват във форма, която не позволява да се установи самоличността на жалбоподателя.

Член 17  : Влизане в сила

17.1 Разпоредбите за прилагане, приети на 16 октомври 1997 г., се отменят.

17.2 Настоящото решение влиза в сила на 1 януари 2003 г.

17.3 Председателят на Европейския парламент се уведомява за приемането на настоящото решение. Съобщение в този смисъл се публикува и в Официален вестник .